Тема 2 организация хранения первичных бухгалтерских документов
 Скачать 87.04 Kb.
|
|
Тема 1. 7 первичные документы, приходный кассовый ордер , расходный ,кассовый ордер , кассовая книга. 1 Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации. Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя. таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта. Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях: • оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО; возврат неиспользованных подотчетных денег; получение денег с расчетного счета; возврат заимствованных средств; средства, вносимые в уставный капитал. Форма приходного кассового ордера Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги. При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе. Оформление приходного кассового ордера Приходный кассовый ордер оформляется: • главным бухгалтером; • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер); • Оформление приходного кассового ордера • Приходный кассовый ордер оформляется: • главным бухгалтером; • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер); • Оформление приходного кассового ордера • Приходный кассовый ордер оформляется: • главным бухгалтером; • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер); • Оформление приходного кассового ордера • Приходный кассовый ордер оформляется: • главным бухгалтером; • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее - бухгалтер); • Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. • При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира. • Заполнение бланка приходного кассового ордера • Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом: • квитанции. • На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер • После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе. • При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4). • Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов • Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). • Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. • Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. • Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8). • Сроки хранения приходных кассовых ордеров Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года. 2 расходный кассовый ордер расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации. Форма расходного кассового ордера Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях: • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара». Оформление расходного кассового ордера Расходный кассовый ордер оформляет: • главный бухгалтер; • бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа; • руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем. Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе. Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег. Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается. Порядок заполнения расходного кассового ордера Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре. При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты: • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк; • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация; • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется); • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»; • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк; • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами; • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги; • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.; • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк; • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы. После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками. Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства. В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица. После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы. Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой. Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты. После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4). Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер. При этом следует придерживаться следующего порядка: • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется; • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги. На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге. Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8). налогообложения - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов). Сроки хранения расходных кассовых ордеров Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года. 3 Кассовая книга. Ее строение и порядок ведения. В каждой организации должна вестись кассовая книга и только в единственном экземпляре. Благодаря кассовой книге, бухгалтерия может вести учет всех операций, которые проводятся кассой данной организации по приему или выдаче наличных денег. В виде бланка должна применяться унифицированная форма № КО-4. Установленным порядком ведения кассовой операции, организация имеет право вести кассовую книгу как в электроном виде, так и в ручную. Прежде чем преступить к заполнению кассовой книги, кассиром заполняется титульный страница книги, то есть название учреждения и идентификационный код, затем пронумеровать листы. Кассовая книга представляет собой форму, в которой отображают операции с наличными деньгами, в том числе их поступления и выдачи. Ежегодно необходимо начинать новую книгу. Заполнения происходят ежедневно, после совершения наличными денежных операций. При покупке в магазине журнала установленной формы, производится в начале года нумерация страниц, прошивка и закрепление печатью и заполняется по порядку в ручную. Также кассовая книга может вестись в электроном виде, при этом необходимо распечатывать за каждый день, затем в конце года прошнуровывается, нумеруется, скрепляется печатью и подписью директора, и если есть главного бухгалтера. Кассовая книга представляет собой две части – лист вкладной кассовой книги и отчет кассира. Все записи в кассовой книге нужно производить только шариковой ручкой и только с помощью копировальной бумаги, а второй экземпляр и является отчетом кассира, его отрывают и хранят отдельно. Если же книга ведется в электроном виде, то нужно делать распечатку расходного и приходного кассовых ордеров, вкладного листа и отчета кассира за каждый день, в результате получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы необходимо нумеровать в порядке возрастания с самого начала года, а в последнем месяце во вкладном листе ставится суммарное количество листов за каждый месяц, а на последнем за весь прошедший год – то есть суммарное количество листов в течение всего года. При поступлении денег в кассу оформляется приходный кассовый ордер, в котором отрывная часть является квитанцией к приходному кассовому бланку и подшивают к банковской выписке. При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер. При выдаче денег в банк, выдается ордер и квитанция, которая подшивается к кассе, а ордер к банковской выписке. В организации «ПУ мастер нет кассовых документов и операции по кассе не производятся Тема 1.6( учет денежных средств в кассе и на расчетных счетах) Использование наличных денег при расчетах регламентируется законодательными актами и нормативными документами, представленными следующие правила организации кассового учета: • наличие специально оборудованной кассы, оснащенной охранной сигнализацией; • ведение кассовой книги и применение кассовых документов установленной формы; • обязательное применение ККТ при осуществлении расчетов наличными деньгами; • обязательное хранение свободных денежных средств в кредитных организациях; • строгое расходование наличных денег, полученных из банков на указанные цели; • соблюдение установленного банком лимита наличных денег в кассе. Относительно последнего правила существуют исключения, связанные с тем, что денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день их получения в банке. В целом каждая организация обязана обеспечить сохранность наличных денежных средств в кассе, а также при их доставке из банка или сдаче в банк. Обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации, который обязан создать все условия для этого, в том числе заключить с кассиром договор о полной материальной ответственности, предусматривающий полную ответственность последнего при создании со стороны руководства условий для хранения и учета денег. Таким образом, наличные денежные средства и денежные документы хранятся в кассе — специальном помещении организации, оборудованном зарешеченными окнами, металлической дверью, окошком для выдачи и принятия денег кассиром и сейфом. Выполнение всех фактов хозяйственной жизни, связанных с использованием наличных денежных средств, возложено на кассира, который при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей в виде денежных средств и денежных документов. Все факты хозяйственной жизни, связанные с приемом, хранением и расходом наличных денег и денежных документов, называются кассовыми операциями, порядок осуществления которых регламентируется нормативными актами Банка России. . С учетом данного уточнения ниже представлена информация, раскрывающая порядок документального оформления кассовых операций, являющегося основой для ведения синтетического и аналитического учета фактов хозяйственной жизни, связанных с поступлением и выдачей денежных средств, а также их обобщения в бухгалтерской отчетности. Наличные денежные средства поступают в кассу организации с расчетных и валютных банковских счетов организации, от покупателей, заказчиков, прочих дебиторов, в виде платежей за проданные продукцию, товары (работы, услуги), при возврате ранее выданных сумм и др. Все эти факты должны оформляться кассовыми документами. В частности, для получения денег с расчетного/валютного счетов в банке организации выдается чековая книжка, по которой кассир снимает наличные денежные средства на основании денежного чека, заполненного бухгалтером и подписываемого им вместе с руководителем. В чеке указываются сумма к получению в банке и ее назначение. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием суммы служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах. Принятие поступивших от физических и (или) юридических лиц (в подтверждение принятия денег к учету. Выдача наличных денежных средств из кассы организации осуществляется на основании расходного кассового ордера формы № КО-2 или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и др.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу денег должны быть обязательно подписаны руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными последними. Выдача денег по кассовым ордерам производится только при предъявлении документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты указанного документа и получатель расписывается в получении выданной суммы, указывая дату. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся только в день их составления. После исполнения все кассовые документы погашаются штампом или надписью «Получено» или «Оплачено» во избежание их повторного использования. При выдаче заработной платы, стипендий, премий и др. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях расходный кассовый ордер на каждого получателя не составляется и только по истечении срока выдачи денег по ведомостям, например заработной платы, в течение трех рабочих дней, на общую сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер. При этом в расчетно-платежных или платежных ведомостях против фамилий лиц, не получивших заработную плату в срок, кассир ставит штамп «Депонировано» и на этом основании составляет реестр депонированных сумм для их дальнейшего особого учета. Одновременно с составлением и исполнением приходных и расходных кассовых документов осуществляется их регистрация в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3, предназначенном для контроля наличия, движения и целевого использования денежных средств организации. Если в организации имеется несколько операционных касс, например в торговых организациях, старший кассир должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств формы КО-5, в которой фиксируются суммы, принятые и (или) выданные другим кассирам. Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами. При автоматизации учета она распечатывается в конце месяца, а в конце года брошюруется и заверяется подписями и печатью. Синтетический учет наличия и движения денежных средств в кассе ведется на активном счете 50 «Касса», к которому, согласно Плану счетов и Инструкции по его применению, могут быть открыты субсчета: 50-1, 50-2, 50-3 и др. На субсчете 50-1 «Касса организации» отражаются наличные денежные средства организации, к которому при использовании наличной иностранной валютой, как правило, открываются субсчета для отдельного учета по каждому виду валюты. Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется для учета наличия и движения денежных средств в кассах отделений связи, торговых и транспортных организаций, а субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета имеющихся в кассе организации почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Дебетовое сальдо активного счета 50 отражает сумму свободных денежных средств в кассе на начало/конец месяца, дебетовый и кредитовый обороты, соответственно, суммы, поступившие в кассу и выданные из кассы за месяц, по окончании которого сопоставлением дебетовых и кредитовых оборотов счета 50 выводится конечное сальдо счета, который должен совпадать с остатком кассовой книги. с движением денежных средств в кассе организации 1 учет денежных средств на расчетном счете Счет 51 "Расчетные счета" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях. По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 "Расчетные счета" отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям"). Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Организация может иметь несколько расчетных счетов. Аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется по каждому расчетному счету. Как правило, по каждому открытому расчетному счету в кредитных учреждениях вводятся отдельные субсчета. |