семинар менеджмент. Тема 4 Контроль в системе менеджмента
 Скачать 32.11 Kb.
|
|
Тема 4: Контроль в системе менеджмента Понятие, сущность и необходимость контроля в менеджменте. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный. Этапы процесса контроля. Формы и функции управленческого контроля. Контроль качества продукции. Цели и виды управленческого учета. Признаки эффективного контроля. Специфика контроля использования времени. Роль непосредственного руководителя в организации контроля. Аудит и контроллинг как инструменты контроля. Понятие, сущность и необходимость контроля в менеджменте. Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный. Этапы процесса контроля. Менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответствует тому, что должно быть. Определение контроля следующее: это процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности. Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия. С помощью контроля руководство определяет, правильны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следовательно, создает возможность их устранить, исправить, чтобы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей; он используется для стимулирования успешной деятельности. Таким образом, контроль можно определить и так: это процесс обеспечения организацией своих целей. Функцию контроля выполняет каждый руководитель, это неотъемлемая часть его должностных обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Скажем, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы. Формы контроля очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде наблюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными средствами применяют финансовые и бухгалтерские документы. Между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности существует тесное взаимодействие. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ — методом его проведения. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных отчетов оработе или проводить регулярные совещания и обсуждения проблем, возникающих в фирме или у отдельных работников. Различают такие виды контроля: • предварительный; • текущий; • заключительный (итоговый). Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое написание должностных инструкций, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных — все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так, как задумано. Формы и функции управленческого контроля. Контроль качества продукции Контроль можно определить как процесс, обеспечивающий эффективное достижение цели организации. В функцию контроля входят учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ их причин; разработка мероприятий для достижения поставленных целей. Появление отклонений в деятельности организации от плана может потребовать срочных решений, что осуществляется через рассмотренную функцию координации и регулирования. Таким образом, место и значение контроля определяются тем, что он является способом организации обратных связей, благодаря которым орган управления получает информацию о ходе выполнения его решения. Существует целый ряд подходов к выделению форм контроля. Так, например, выделяют четыре формы: контроль финансовых ресурсов, контроль материальных ресурсов, контроль человеческих ресурсов и контроль информационных ресурсов. Некоторые авторы выделяют следующие формы контроля: производственный контроль: управление запасами, контроль качества, финансовый контроль. Кроме того, выделяют и такие виды контроля, как финансовый, качества продукции, ценообразования, административный (текущий). Здесь присутствуют как функциональный, так и ресурсный подходы. Наряду с вышеуказанными типами контроля следует выделить следующие формы контроля: финансовый, производственный, маркетинговый и контроль качества продукции. Финансовый контроль является основой общего управленческого контроля и осуществляется на основе получения от каждого подразделения финансовой отчетности по стандартным формам. Финансовый контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации - производство, маркетинг и непосредственно самоуправление. Он включает в себя бюджеты, анализ рентабельных и анализ относительных показателей и отдачу инвестиций. Производственный контроль включает в себя шесть функций: Маршрутизация, то есть последовательность операций. Нагрузка, то есть распределение работ. Производственные графики, определяющие время, когда должна производиться каждая операция. Предварительная оценка стоимости выполнения работы. Диспетчирование - процесс текущего упорядочения работы. Отправка, завершающаяся деятельность, в которой проверяется выполнены ли планы. Маркетинговый контроль базируется на: анализе возможностей сбыта; анализе доли рынка; анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом; наблюдении за отношением клиентов. Контроль качества (включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при исполнении, надёжность в эксплуатации) является одним из важных средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке. Поэтому фирмы уделяют особое внимание обеспечению высокого качества продукции, устанавливая контроль на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и кончая определением соответствия выпущенного продукта техническим характеристикам и параметрам не только в ходе его испытаний, но и в эксплуатации, а для сложных видов оборудования – с предоставлением определённого гарантийного срока после установки оборудования на предприятие заказчика. Поэтому контроль качества продукции стал составной частью производственного процесса и направлен не столько на выявление дефектов или брака в готовой продукции, сколько на проверку качества изделия в процессе его изготовления. Контроль качества в масштабах всей фирмы возложен на центральную службу контроля качества, в функцию которой входит разработка качественных показателей по всем видам выпускаемой продукции, методов проверки качества и порядка проведения испытаний, анализ рекламаций и порядок их урегулирования, выяснения причин возникновения дефектов и брака и условий их устранения. Одной из важнейших функций центральной службы контроля является планирование и координация всей работы в области обеспечения качества, установление необходимых связей между службами контроля качества в производственных отделениях предприятий. Цели и виды управленческого учета. Основной задачей управленческого учета является подготовка управленческих отчетов, необходимых исключительно для внутреннего пользования руководителям подразделений, проектов, предприятий в целом, чтобы показать как результаты деятельности, так и этапы их создания К задачам управленческого учета относятся следующие пункты: представление структуры компании, исходя из экономико-управленческого содержания деятельности структурных единиц; анализ состояния капитала в материальной, трудовой и денежной форме в динамике и в удельном содержании их в общем капитале предприятия; нормирование с точки зрения управленческого учета расходов и доходов компании; вычисление различных видов стоимости и маржинальных прибылей по единицам структуры, функциональной деятельности предприятия; ведение контроллинга, связанного с отображением достижения стратегических целей предприятия в оперативной деятельности. Есть при этом различные трактовки, когда управленческий учет включают в контроллинг, мы придерживаемся точки зрения на их тесное взаимодействие; контроль и анализ хозяйственной деятельности предприятия и его структурных единиц; планирование деятельности центров финансовой, продуктовой, проектной, процессной ответственности; планирование экономической деятельности компании в целом; основания для управления рисками в части особенной, присущей только управленческому учету, информации; обоснование для актуализации управленческой учетной политики в связке с другими видами учета; разработка, актуализация отчетных форм и их предоставление заинтересованным в них лицам из числа управленческого персонала, принимающим решения. Виды управленческого учета: Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей. Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям. 1. Производственный учет Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции. 2. Маржинальный учет Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли. 3. Бюджетный учет Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу. 4. Стратегический учет Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе. 4. Признаки эффективного контроля. Специфика контроля использования времени. Признаками эффективного контроля являются: • стратегическая направленность (целеустремленность); • соответствие характеру деятельности предприятия; • своевременность, экономичность, полнота; • справедливость, компетентность, доброжелательность, простота. Эффективный контроль возможен при соблюдении следующих принципов. 1. Адекватность восприятия.Данный принцип означает, что контроль любого вида и в любой проводимой форме должен быть понятен как начальником, так и подчиненным. Если процедура контроля, используемая менеджером, непонятна или громоздка для работников, он должен ее упростить с учетом задач подразделения и доступности для всех членов коллектива. 2. Своевременность.Механизм контроля должен выявлять отклонения без промедления, обо всех нарушениях менеджер должен знать как можно быстрее, чтобы их устранить. 3. Целесообразность и экономичность.Контроль проводится в любом подразделении организации, но масштабы, размах контроля должны соответствовать объемам работы. Затрачиваемые на контроль средства не должны превышать получаемые в результате контроля эффекты. 4. Гибкость контроля.Современные производственные процессы достаточно сложны, а неожиданные обстоятельства могут внести неразбериху даже в идеально отлаженную систему. Поэтому контроль должен строиться так, чтобы были учтены самые неожиданные явления и проблемы. 5. Контроль должен осуществляться на основе индивидуального подхода:число занятых контролем определяется каждый раз индивидуально. Это же касается от дельных способов проведения контроля. 6.При отсутствии контроля недостаточно только установить какие-то отклонения от технологического процесса. Механизм контроля долженнаглядно указать причину, источник нарушения процесса. Нередко контрольные мероприятия приводят к конфликтам. С этой точки зрения наиболее перспективными являются косвенные методы контроля, предполагающие наличие самоконтроля. Самоконтроль возможен, прежде всего, в условиях преобладания групповых форм работ и принятия решений, здорового морально-психологического климата. 5.Роль непосредственного руководителя в организации контроля. С точки зрения психологии контроль — это профессиональная услуга, которую управляющий должен оказывать своим подчиненным, удовлетворяя их стремление к признанию результатов труда, к уверенной безошибочной работе, желание контактировать с руководством и потребность в том, чтобы их воспринимали как ответственных работников. Как только какая-либо деятельность организации оказывается в поле зрения контролирующей системы, рядовой персонал стремится всячески улучшить положение дел именно в этой деятельности. Происходит это по следующим причинам: 1) совершенствование контроля означает, что высшее руководство считает эту сферу важной и заслуживающей особого внимания; 2) стремясь оставить о себе наилучшее впечатление, подчиненные стараются проявить себя в контролируемой сфере деятельности; 3) большинство людей любят видеть результаты своего труда, а контролирующая система позволяет делать их более наглядными. Контроль рассматривается также как синоним интереса к делам работника. Отсутствие контроля менеджера за работой подчиненного означает не максимальное доверие, а отсутствие интереса к этому работнику, да и к его работе в целом. Контроль — это взаимодействие между людьми, один из которых (подчиненный) имеет право на ошибку, а другой (руководитель) — нет. Не “поймать”, “схватить”, “уличить”, а выяснить и помочь — в этом психологическая суть и смысл контроля как управленческого действия. 6. Аудит и контроллинг как инструменты контроля. Контроллинг — система постоянной оценки всех сторон деятельности предприятия, его подразделений, руководителей, сотрудников с точки зрения своевременного и качественного выполнения заданий стратегического плана, выявления отклонений и принятия безотлагательных, энергичных действий, чтобы намеченные рубежи были достигнуты при любых изменениях хозяйственной ситуации[1]. Словарь современных экономических терминов[2] дает следующее определение: “контроллинг — это: 1) инструмент планирования, учета, анализа состояния дел на фирме, используемый для принятия решений на базе компьютеризированной системы сбора и обработки информации; 2) название подразделения фирмы, принятое на промышленных предприятиях в ФРГ, США; 3) система непрерывной оценки разных сторон деятельности компании, ее подразделений, руководителей, сотрудников, охватывающая учет, анализ, контроль как интегральную функцию”. В бизнес-словаре контроллинг определяется как “система эффективного управления предприятием, ориентированная на его долгосрочное функционирование и основанная на внедрение в практику методов и средств современного менеджмента”. Контроллинг можно рассматривать как философию и как инструмент: • контроллинг — философия и образ мышления руководителей, ориентированные на эффективное использование ресурсов и развитие предприятия в долгосрочной перспективе; • контроллинг — ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно-аналитической и методической поддержки руководителей в процессе планирования, контроля, анализа и принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности предприятия. Система контроллинга требует создания информационной системы, организованной на базе управленческого и финансового учета. В настоящее время контроллинг представляет собой информационное обеспечение ориентированного на результат управления предприятием. Аудит (от лат. audit — слушает), или аудиторская проверка, — процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. Чаще всего термин употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности организаций с целью выражения мнения о ее достоверности[3]. Главная цель аудита — выявление финансового положения, состояния фирмы и выработка рекомендаций по их улучшению[4]. Аудит можно также определить как своеобразную экспертизу бизнеса. Аудит (внешний и внутренний) является инструментом контроля. Если вспомнить “контрольный трезубец”, то аудит представляет собой заключительный контроль. Некоторые авторы утверждают, что аудит можно определить как форму последующего контроля достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемых лиц. В рамках теории менеджмента мы рассматриваем аудит, как более широкое понятие. Это может быть проверка разных сфер деятельности организации перед предстоящими внешними проверками. Внутренний аудит оказывает помощь организации в подготовке ее к внешним проверкам. Своевременное выявление недостатков в работе приводит к тому, что они устраняются до проведения внешних проверок. Соответственно уменьшается вероятность выявления ошибок и наступления штрафных или юридических санкций к предприятию. |