ТЕМА_5_Синтетичний_та_аналітичний_облік_ec6f0b1c7e5e09f0db6d9e57. Тема 5 Синтетичний та аналітичний облік
 Скачать 63.92 Kb.
|
|
ТЕМА 5 Синтетичний та аналітичний облік 5.1. Синтетичні та аналітичні рахунки бухгалтерського обліку. Субрахунки. 1 5.2. Принципи організації аналітичного обліку на підприємстві 2 5.3. Зв'язок синтетичного та аналітичного обліку 4 5.4. Узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку 4 5.1. Синтетичні та аналітичні рахунки бухгалтерського обліку. Субрахунки.За способом групування та узагальнення облікових даних відокремлюють такі бухгалтерські рахунки: І порядку (синтетичні); ІІ порядку (субрахунки); ІІІ порядку (аналітичні). Якщо дані рахунку надають можливість аналізувати стан справ по підприємству в цілому, то такий рахунок називається синтетичним. Синтетичні або, як їх ще називають, об'єднуючі рахунки - це балансові рахунки, на яких обліковуються узагальнені дані з економічно однорідних груп засобів, джерел їх утворення, господарських операцій у грошовому вираженні. Синтетичні рахунки на практиці визначені планом рахунків і складаються з двох цифр. Наприклад, рахунок № 30 « Каса», рахунок № 10 «Основні засоби». Система синтетичних рахунків - це система вартісного обліку складових засобів (майна) підприємства. Відповідно до принципу єдиного грошового вимірника інформація, що відображається на синтетичних рахунках, містить тільки вартісну оцінку, яка дозволяє отримати узагальнені дані про різноманітні об'єкти бухгалтерського обліку. Облік, що здійснюється на синтетичних рахунках, називається синтетичним (зведеним). Його дані використовуються при заповненні форм бухгалтерської звітності, передусім складанні балансу, а отже, служать для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства. Таким чином, в балансі відображаються сумарні, вартісні оцінки узагальнюючих показників або дані синтетичних рахунків. Проміжною ланкою між синтетичними та аналітичними рахунками виступаютьсубрахунки. Вони призначені для додаткового, проміжного групування даних про окремі об'єкти обліку в складі синтетичних рахунків. Як і на синтетичних рахунках, на субрахунках відображається інформація тільки в грошовому виразі. Синтетичні рахунки називаються рахунками першого порядку, а субрахунки - рахунками другого порядку. Останні показують, в якій послідовності (групуванні) потрібно відкривати рахунки аналітичного обліку (третього порядку), і виступають середньою ланкою між ними та синтетичними рахунками. За своєю характеристикою субрахунки наближаються до синтетичних рахунків, оскільки включають у себе сукупність аналітичних рахунків, але не мають самостійної кореспонденції з іншими рахунками, що відображається через відповідний синтетичний рахунок. Це дозволяє скоротити номенклатуру синтетичних рахунків, спростити кореспонденцію між ними. З іншого боку, субрахунки можна розглядати як укрупнені позиції аналітичного обліку. Назва і нумерація субрахунків також прописана у Плані рахунків, код субрахунку має вигляд трьохзначного числа. Наприклад, на синтетичному рахунку 67 "Розрахунки з учасниками" міститься узагальнена інформація про всі види розрахунків з учасниками підприємства: за внесками до статутного капіталу, за виплатою дивідендів тощо. Ця інформація деталізується на субрахунках 671 "Розрахунки за нарахованими дивідендами" та 672 "Розрахунки за іншими виплатами". Аналітичний облік ведеться по кожному засновнику в розрізі встановлених субрахунків. Однак для оперативного управління підприємством, здійснення контролю за збереженням і використанням ресурсів проведення узагальненої інформації недостатньо, потрібна детальна інформація про конкретні види засобів, їх джерел, а також господарських процесів. Так, наприклад, підприємство має знати не лише загальну суму дебіторської заборгованості, а мати інформацію щодо кожного дебітора, щоб контролювати стан розрахунків з ними. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних рахунків. Аналітичні рахунки – це рахунки, які відкриваються з метою деталізації інформації про об'єкти, що обліковуються на синтетичному рахунку. Облік, здійснюваний на підставі аналітичних рахунків, називається аналітичним і представляє собою деталізацію синтетичного обліку з метою отримання більшого обсягу інформації для контролю та аналізу господарської діяльності.. Це облік, в якому, крім грошового, застосовують натуральні й трудові вимірники. Наприклад, до синтетичного рахунка "Розрахунки з оплати праці" відкривають аналітичні рахунки за прізвищами працівників, "Адміністративні витрати" — за видами витрат, "Готова продукція" — за видами готової продукції тощо. Аналітичні рахунки та їх кількість за відповідним синтетичним рахунком визначається самим підприємством, залежно від наявності об'єктів обліку і поставлених завдань з деталізації. 5.2. Принципи організації аналітичного обліку на підприємствіОбсяг, оформлення та спосіб ведення аналітичного обліку залежать від характеру діяльності окремого підприємства. Аналітичний рахунок в сільському господарстві буде відрізнятися від його аналога на будівельному, промисловому підприємстві чи в банку. Коли, наприклад, на підприємстві є тільки один склад і за зберігання матеріальних цінностей несе відповідальність одна особа - комірник, тоді до кожного синтетичного рахунку відкриваються аналітичні рахунки за видами матеріалів. Це буде простий (однорівневий) аналітичний облік. Але коли на підприємстві декілька складів і за зберігання матеріалів відповідають декілька осіб, необхідно спочатку відкрити аналітичні рахунки по кожному складу окремо (перший рівень аналітичного обліку), а потім за видами матеріалів (другий рівень аналітичного обліку). Це вже буде складний (багаторівневий) аналітичний облік. Простий ( однорівневий ) аналітичний облік
Складний ( багаторівневий ) аналітичний облік
Правильний аналітичний облік є важливою передумовою раціональної організації бухгалтерського обліку. Для правильного ведення аналітичних рахунків слід дотримуватися наступних правил: кількість аналітичних рахунків визначається потребами підприємства; відображення господарських операцій на синтетичних і на аналітичних рахунках здійснюється за єдиними правилами (тобто, якщо синтетичний рахунок активний, то й аналітичні рахунки активні); відображена на синтетичних рахунках господарська операція може бути деталізована за допомогою аналітичних рахунків, але загальна сума на аналітичних рахунках повинна дорівнювати сумі відображеній на синтетичному рахунку; матеріальні цінності на аналітичних рахунках обліковуються в натурально-вартісному виразі, тобто ведеться кількісно-сумовий облік; по закінченні звітного періоду здійснюється звірення аналітичних рахунків з синтетичними шляхом складання оборотної відомості; Аналітичний облік ведеться в книгах, відомостях або в картках (для розрахунків з працівниками та службовцями заводять особові картки); По аналітичних рахунках складають стільки оборотних відомостей, по якій кількості синтетичних рахунків були відкриті аналітичні; Аналітичний облік ведеться в місцях оперативного використання цих даних (на складі, в коморі і т.д.); Необхідно працювати над максимальним спрощенням порядку ведення аналітичного обліку. 5.3. Зв'язок синтетичного та аналітичного облікуРахунки ІІ та ІІІ порядків існують не самі собою, а лише при певних синтетичних рахунках. Тому рахунки всіх трьох порядків взаємозалежні, що виявляється в такому: Внутрішня будова синтетичних та аналітичних рахунків однакова. Вони мають дві сторони (дебет та кредит), обороти і сальдо; Сальдо на початок місяця за синтетичним рахунком має дорівнювати початковим залишкам аналітичних рахунків, відкритих до цього синтетичного рахунка; Кожна бухгалтерська проводка, що знайшла відображення по дебету синтетичного рахунку, показується по дебету одного з кількох аналітичних рахунків в залежності від змісту. В такому ж порядку здійснюються і кредитові записи; Оборот за дебетом синтетичного рахунка дорівнює сумі дебетових оборотів за відкритими до нього аналітичними рахунками; Оборот за кредитом синтетичного рахунка має дорівнювати сумі кредитових оборотів за відкритими до нього аналітичними рахунками; Підсумкове сальдо за синтетичним рахунком дорівнює сумі підсумкових сальдо за відкритими до нього аналітичними рахунками. 5.4. Узагальнення даних поточного бухгалтерського облікуВідображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками — це поточний бухгалтерський облік. Оскільки баланс завжди характеризує наявність та стан господарських засобів і їх джерел формування у вартісному вимірнику на певну дату, то для поточного відображення змін цих засобів і джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках — за дебетом, на пасивних рахунках — за кредитом. Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця). Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками. Тобто, графічно цей процес можна відобразити наступним чином:  Оборотна відомість (або пробним балансом) - спосіб узагальнення оборотів і залишків рахунків за звітний період, а також засіб зв’язку між балансом і рахунками. Оборотну відомість складають за синтетичними та аналітичними рахунками. Ознайомимося передусім з будовою, порядком складання і призначенням оборотної відомості за синтетичними рахунками. За формою вона представляє собою багатографну таблицю, у першій графі якої записують назву рахунків, а в наступних - дебетові та кредитові залишки на рахунках на початок місяця, обороти за дебетом та кредитом кожного рахунка за місяць, а також залишки на рахунках на перше число наступного за звітним місяця. У кінці оборотної відомості за кожною з граф підбивають підсумки. ОБОРОТНА ВІДОМІСТЬ ЗА СИНТЕТИЧНИМИ РАХУНКАМИ
Як бачимо, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи зведену інформацію про зміни господарських засобів і їх джерел за звітний місяць, а також наявність їх на початок і кінець місяця. Оборотна відомість за синтетичними рахунками має велике контрольне значення для перевірки правильності й повноти облікових записів на рахунках. Характерною особливістю оборотної відомості є те, що вона містить три пари однакових підсумків: — початкових сальдо; — оборотів; — кінцевих сальдо. Тотожність підсумків початкових сальдо випливає з балансового методу. Збіг підсумків дебетових оборотів з підсумком кредитових оборотів рахунків випливають із застосування методу подвійного запису в бухгалтерському обліку. Рівність підсумків кінцевих сальдо за дебетом і кредитом рахунків випливає з двох попередніх рівностей. Якщо підсумок по дебету всіх синтетичних рахунків не збігається з підсумками по кредиту рахунків, то це вказує на помилки в поточному бухгалтерському обліку, причинами яких можуть бути неправильні записи початкових сальдо на активних і пасивних рахунках. Таким чином, за допомогою оборотної відомості за синтетичними рахунками можна виявляти помилки в облікових записах, зумовлені порушенням правила подвійного запису, коли сума операції записана за дебетом одного рахунка, але пропущена за кредитом іншого (або навпаки), або коли за дебетом одного рахунка операція записана в одній сумі, а за кредитом другого в іншій. У цьому разі буде порушено рівність підсумків оборотів за місяць за дебетом і кредитом рахунків в оборотній відомості, а також рівність залишків на них на наступну звітну дату. Якщо ж господарська операція записана на рахунок у неправильній кореспонденції або в неправильній, але однаковій сумі чи була зовсім пропущена або, навпаки, записана двічі, тобто коли помилка виходить за межі порушення правила подвійного запису, оборотна відомість не забезпечує її виявлення. Такі помилки виявляють іншими способами. Зокрема, повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють порівнянням; підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості та з підсумком реєстраційного журналу, де в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійснені за звітний місяць. У разі правильних облікових записів на рахунках підсумок реєстраційного журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумкам оборотів за дебетом і кредитом рахунків в оборотній відомості (систематичний облік). Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції рахунків, виявляють за допомогою первинних документів, що були підставою для складання бухгалтерської проводки, записаної на рахунках. Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу на наступну звітну дату (на перше число наступного за звітним місяця). Підсумкові залишки на рахунках оборотної відомості показують наявність і розміщення господарських засобів (дебетові залишки), а також джерела їх формування (кредитові залишки). Ці залишки рахунків переносять у баланс, в якому рахунки, що мають дебетові залишки, записують в активи, а ті, що мають кредитові залишки, . у пасиви балансу. Проте слід зауважити, що складання балансу - не механічне перенесення в балансову таблицю залишків рахунків, наведених в оборотній відомості. Оборотна відомість містить тільки попередні показники про наявні господарські ресурси та їх джерела на звітну дату. Визначені в ній залишки перевіряють і уточнюють перед складанням балансу. Тому оборотну відомість за синтетичними рахунками називають ще перевірочним балансом. Її показники використовують також для аналізу й оцінки загальних змін господарських ресурсів та їх джерел. Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти та правильності облікових записів і складання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів і джерел їх формування, необхідної для управління діяльністю господарства. Крім оборотних відомостей за рахунками синтетичного обліку на підприємствах складають також оборотні відомості за аналітичними рахунками. Техніка їх складання така сама, як і для оборотних відомостей за синтетичними рахунками. Відмінність полягає в тому, що: за синтетичними рахунками щомісячно складають одну оборотну відомість, а за аналітичними . за кожною групою рахунків, що ведуться до відповідного синтетичного рахунка. аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей ведуть як у натуральних, так і у грошовому вимірнику, тому в оборотних відомостях за аналітичними рахунками таких цінностей передбачені графи для запису їх кількості, ціни й вартості. Для початкового та підсумкового залишків в оборотних відомостях за такими рахунками відводять тільки одну графу, бо кредитового залишку на матеріальних рахунках не може бути. аналітичний облік розрахунків і джерел засобів ведуть тільки у грошовому вираженні, тому в оборотних відомостях за такими рахунками передбачені графи лише для грошового вимірника. на відміну від оборотної відомості за синтетичними рахунками оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку не мають трьох пар однакових підсумків. Це пояснюється тим, що кожну оборотну відомість за рахунками аналітичного обліку складають тільки за одним синтетичним рахунком. В оборотній відомості за аналітичними рахунками початкові й підсумкові залишки залежно від того, якими є рахунки . активними чи пасивними, є дебетовими чи кредитовими. Оскільки записи на синтетичних і аналітичних рахунках роблять паралельно на підставі одних і тих самих документів, то в разі правильних облікових записів підсумки оборотів і залишків в оборотній відомості за аналітичними рахунками мають дорівнювати сумам оборотів і залишку відповідного синтетичного рахунка. Порушення цієї рівності свідчить про наявність помилок в облікових записах. Розглянемо будову оборотної відомості за аналітичними рахунками до синтетичного рахунка «Матеріали». Оборотна відомість за аналітичними рахунками до синтетичного рахунка «Матеріали» за січень 2013 р.
Показники оборотної відомості за рахунками аналітичного обліку свідчать про рух (надходження, витрату) і залишки матеріальних цінностей кожного виду. Підсумки оборотної відомості за цією групою аналітичних рахунків порівнюють з оборотами й залишками синтетичного рахунка «Матеріали». Порушення рівності підсумків за синтетичним рахунком і відкритими до нього аналітичними рахунками в оборотній відомості свідчить про наявність таких помилок: операцію відображено на синтетичному рахунку, але пропущено в аналітичному обліку (або навпаки); на синтетичному рахунку за господарською операцією записано одну суму, а на аналітичних рахунках іншу. Проте якщо операцію відображено не на тих аналітичних рахунках, а у групі синтетичного рахунка, що їх об’єднує, то помилку не можна виявити зазначеним раніше способом. Рівність підсумків рахунків аналітичного обліку та відповідного їм синтетичного рахунка в цьому разі не порушується. Такі помилки виявляють у процесі поточного обліку (наприклад, коли на матеріальному рахунку з’являється кредитове сальдо, якого не може бути) за допомогою документів, що були підставою для записів інвентаризації. Отже, підсумки оборотів і залишків за аналітичними рахунками мають дорівнювати оборотам за дебетом і кредитом, а також залишку синтетичного рахунка, який їх об’єднує. Оборотні відомості за аналітичними рахунками використовують також для одержання детальної інформації про рух і залишки окремих видів засобів та їх джерел, необхідної для контролю й оперативного керівництва. Проаналізувавши цю інформацію, можна встановити, скільки та яких саме матеріальних цінностей надійшло в господарство, скільки їх використано, чи відповідають їх залишки встановленим нормативним запасам, у якому стані перебувають розрахунки з окремими дебіторами та кредиторами тощо. На підставі одержаної інформації приймають управлінські рішення, спрямовані на усунення недоліків, поліпшення роботи підприємства. Отже, оборотні відомості за аналітичними рахунками є способом узагальнення даних аналітичного обліку з метою перевірки правильності облікових записів і одержання інформації, необхідної для оперативного управління. За значної кількості товарно-матеріальних цінностей доцільніше складати сальдові відомості. Вони відкриваються на рік і за кожним видом цінностей містять дані (у натуральних і грошовому вимірниках) про їх залишки на перше число кожного місяця. Показники ж оборотів відсутні, і це значно спрощує їх складання. Контроль за правильністю облікових записів при цьому не погіршується, бо звіряння натуральних і вартісних залишків на рахунках дає такі самі результати, що й звіряння показників оборотних відомостей. Форму сальдової відомості наведено в табл.
Сальдові відомості широко використовують при оперативно-бухгалтерському (сальдовому) методі обліку товарно-матеріальних цінностей. Ще раз зупинимося на особливостях узагальнення даних по синтетичних рахунках. В умовах ведення обліку без застосування комп'ютерних технологій виправдане складання двох форм оборотного балансу - оборотної відомості по рахунках та шахового балансу, який називається також шаховою оборотною відомістю. Шахова оборотна відомість призначена, головним чином, для більш глибокого ознайомлення зі змістом господарських оборотів. Вона застосовується також для перевірки правильності кореспонденції рахунків. Таку назву цей носій інформації одержав через те, що за зовнішнім виглядом він нагадує шахову дошку. Якщо на рахунку записано декілька сум з однаковою кореспонденцією, то у відповідну клітинку шахової оборотної відомості заноситься підсумок всіх таких сум. Інакше кажучи, в кожну клітинку шахової оборотної відомості записується тільки одна сума, що представляє собою підсумок проводок з однаковою кореспонденцією рахунків. Таблиця Шахова оборотна відомість
Шахова оборотна відомість використовується, головним чином, для контролю за правильністю відображення господарських операцій на рахунках, тобто для контролю за кореспонденцією рахунків. Крім того, за допомогою шахової оборотної відомості можна відокремити обороти, що повторюються. Але при наявності великої кількості господарських операцій шахова відомість стає громіздкою та незручною для використання, тому для контролю застосовуються інші носії інформації із застосуванням інформаційних можливостей, закладених в шаховому балансі. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||