Талица. Тема 2_1 Бумага бланк фомуляры (2). Тема Форматы бумаги, бланки документов, образецформуляр Форматы бумаги
 Скачать 59.18 Kb.
|
|
Тема 2.1. Форматы бумаги, бланки документов, образец-формуляр Форматы бумаги Документы изготавливаются и размножаются на бумаге светлых тонов стандартного формата. Форматы делятся на на три ряда: А, В и С. Ряд А – основной, для изготовления писчей бумаги; ряды В и С – дополнительные, для изготовления изделий из бумаги (конверты, карточки, папки, скоросшиватели и т.п.). Каждый ряд делится на классы, обозначающие размер формата бумаги. Так, в ряду А 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А4, А5 и т.д.). Исходный формат – 1 кв.м. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам. Бумажные форматы определяются Международными стандартами ISO . (ISO – International Organization for Standardization) ISO 216:1975 определяет две серии форматов бумаги: A и B; ISO 269:1985 определяет серию C для конвертов; ISO 217:1995 определяет две серии необрезанных форматов бумаги: RA и SRA. Наиболее широко известный формат стандарта ISO — формат A4. Стандарт был принят всеми странами, за исключением Соединённых Штатов и Канады (у них свои стандарты) Таблица размеров для форматов бумаги от 4A0 до А10  Размеры листов формата A
4A0 и 2A0 — DIN 476 высоко габаритные форматы Существуют также форматы бумаги больше чем A0 -это 4A0 и 2A0. Эти форматы не описывают в стандарте ISO 216, но обычно используют для бумаги большого формата. Происхождение этих форматов идет от немецкого стандарта DIN 476, на основе которого был создан ISO 216. В делопроизводстве для изготовления документов используют бумагу формата А4 (297х210), А5 (210х128). В некоторых случаях для больших таблиц, сводных ведомостей, табелей можно использовать бумагу формата А3 (420х297). Размеры указаны в мм. БЛАНК ДОКУМЕНТА – это стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. ВИДЫ БЛАНКОВ: - бланк для письма (для оформления служебных писем) - общий бланк (для всех других видом документов) Реже используются: - бланк конкретного вида документа (кроме письма) - бланк должностного лица Для каждого из этих видов бланков допускается 2 варианта расположения постоянных реквизитов - угловое (флаговое) - здесь постоянные реквизиты (наименование организации – автора документа, наименование структурного подразделения – автора документа, справочные данные организации) размещаются от границы левого поля в левом верхнем углу листа. Этот способ наиболее экономичный по использованию площади листа и удобный для обработки. Длина самой длинной строки реквизита не более 7,5 см; - продольное (центрованное) – здесь постоянные реквизиты располагают вдоль верхнего поля листа центровано, т.е. начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от начала и конца строки. Длина самой длинной сроки реквизита не более 12 см; Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" 1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148). Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. 2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. 3 Бланки документов оформляются, как показано на рисунке. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.  4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков - угловой и продольный. 5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05. Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). 6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.). 7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица - реквизит 07. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица - реквизит 07. 8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на государственном языке (государственных языках) республик - справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик - ниже). Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках - русском и английском или ином иностранном языке. Всякий отдельный документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются РЕКВИЗИТАМИ. ПОСТОЯННЫЙ РЕКВИЗИТ – это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка (например, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации). ПЕРЕМЕННЫЙ РЕКВИЗИТ – это реквизит документа, наносимый при составлении конкретного документа. ДЛИНА РЕКВИЗИТА – это количество печатных знаков, необходимое для записи его на документе. РАБОЧЕЕ ПОЛЕ документа – это площадь листа, предназначенная для заполнения его реквизитами. СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ документа – это площадь листа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения или для нанесения служебных отметок. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ документа – это модель унифицированной формы документа. В формуляре-образце четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, их месторасположение, установлена длина реквизитов на рабочем и служебном полях документа. РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ: - левое – не менее 20 мм от левого края листа; - правое – не менее 10 мм от правого края листа; - верхнее – не менее 20 мм от верхнего края листа; - нижнее – не менее 20 мм от нижнего края листа. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Все реквизиты документа следует располагать на бланке в соответствии с положениями табулятора (пт) (отмечаем эти положения, двигаясь по длине строки от её начала вправо, т.е. от левого поля до правого): «0» пт – левое поле документа (20 мм от левого края листа) «1» пт – абзацный отступ (1,25 см от левого поля документа, т.е. от «0» пт) «2» пт «3» пт «4» пт – середина рабочего поля документа «5» пт «6» пт «7» пт «8» пт – граница правого поля документа (10 мм от правого края листа, т.е. конец строки) Предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов для реквизитов документа: - Times New Roman № 13, 14 - Arial № 12, 13 - Verdana № 12 , 13 - Calibri № 14 и приближенные к ним При оформлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части сложных реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала (в рукописном документе между строчками 1,5 интервала). Между отдельными реквизитами дополнительный интервал, т.е. 2 – 3 межстрочных интервала. Ниже представлен пример «трафарета» на листе формата А4 для оформления рукописных документов с обозначением «положений табулятора» от «0» пт до «8» пт. Для его создания длину строки (от левого до правого поля, т.е. от «0» по «8» пт) делят на равные части кроме «1» пт. Оно сдвинуто влево и находится на расстоянии 1,25 см от границы левого поля (от «0» пт). Таким образом, все столбцы имеют одинаковую ширину, кроме первого и второго. Горизонтальные линии трафарета разлинованы с условным межстрочным интервалом 1,5 с учетом индивидуальной особенности почерка. Задание самостоятельной работы № 2. Выполнить трафарет в соответствии с требованиями ГОСТ (положениями табулятора) для оформления рукописных документов. «0»пт «1»пт «2»пт «3»пт «4»пт «5»пт «6»пт «7»пт «8»пт
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты, которые приведены в ГОСТ Р 7.0.97 – 2016: 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) 02 – эмблема 03 – товарный знак (знак обслуживания) 04 – код формы документа 05 – наименование организации – автора документа 06 – наименование структурного подразделения – автора документа 07 – наименование должности лица – автора документа 08 – справочные данные об организации 09 – наименование вида документа 10 – дата документа 11 – регистрационный номер документа 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 13 – место составления (издания) документа 14 – гриф ограничения доступа к документу 15 – адресат 16 – гриф утверждения документа 17 – заголовок к тексту 18 – текст документа 19 – отметка о приложении 20 – гриф согласования документа 21 – виза 22 – подпись 23 – отметка об электронной подписи 24 – печать 25 – отметка об исполнителе 26 – отметка о заверении копии 27 – отметка о поступлении документа 28 – резолюция 29 – отметка о контроле 30 – отметка о направлении документа в дело Любой конкретный документ будет состоять из определенного набора реквизитов. Все тридцать реквизитов одновременно не могут быть оформлены в одном документе, часть их будет отсутствовать. Оформление реквизитов документа Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, в при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Реквизит оформляют от «0» положения табулятора при угловом расположении постоянных реквизитов (длина строки реквизита при этом не более 7,5 см) или центрованным способом, когда начало и конец строк равно удалены от левого и правого поля листа соответственно (длина сроки реквизита при том не более 12 см). Между строками (если реквизит не умещается на одной строке) – 1 межстрочный интервал. В конце строк слова по слогам переносить не разрешается. В конце реквизита точка не ставится. Реквизит не подчеркивается и никаким иным способом не выделяется. Пример:
или
Наименование структурного подразделения – автора документа располагают ниже наименования организации и оформляют также как и наименование организации – автора документа. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации-автора (номер факса, адрес электронной почты, банковские реквизиты и др.). Этот реквизит имеется только на бланке для письма. Оформляют также как и реквизит «Наименование организации – автора документа». Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме служебных писем, располагается под реквизитами автора документа. Оформляется от «0» положения табулятора при угловом способе и от «3» положения табулятора при продольном способе расположения постоянных реквизитов заглавными буквами в машинописных документах. Не подчеркивается, никаким иным способом не выделяется, точка после реквизита не ставится. Пример:
или
Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата актируемого события. Дату документа оформляют от «0» положения табулятора. На бланках документов место проставления даты отмечено ограничительной горизонтальной чертой. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя цифрами. В конце даты точка не ставится, например, дату 1 сентября 2020 г. следует оформлять следующим образом: 01.09.2020 Некоторые финансовые и бухгалтерские документы допускается датировать комбинированным способом, например: 1 сентября 2020 г. В тексте документа следующие правила написания дат: … 01.09.2020 … 1 сентября 2020 г. … в сентябре 2020 г. … в 2020 году … 2020/21 уч.г. или 2020/21 учебный год … 2008 – 2018 гг. (период времени) Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и пр. Регистрационный номер оформляется от «2» положения табулятора на уровне реквизита «Дата документа» (на бланках место проставления регистрационного номера отмечено ограничительной горизонтальной чертой с символом №) при регистрации документа. Например: № 07 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ. Этот реквизит имеется только на бланке письма, заполняется при оформлении письменного ответа и помогает организации, получившей письмо, найти исходную копию документа, на который прислан ответ. В результате в тексте письма не надо писать: На ваше письмо № хх от 00.00.0000 сообщаем следующее… На бланках место проставления реквизита отмечено ограничительной горизонтальной чертой с символом На № __________________ Например: На № 57 от 10.09.2020 Место составления (издания) документа (населенный пункт в соответствии с принятым административно-территориальным делением) указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных и объяснительных записок и других внутренних информационно-справочных документов. Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если местонахождение организации-автора затруднительно определить из реквизита «Наименование организации – автора документа». Перед городами Москва и Санкт-Петербурга буква г. не ставится. Оформляется от «0» положения табулятора. Например: г.Воронеж пос.Приморский Санкт-Петербург Адресат оформляется на документах, предназначенных для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки и др.); структурному подразделению (распоряжения, указания и пр.); другим учреждениям или частным лицам (письма, справки и пр.). Адресат оформляют от «4» положения табулятора (в правом верхнем углу документа). Адресат может максимально состоять из следующих составных частей, каждая из которых размещается с новой строки, и строки выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки: - Наименование учреждения (в им.п., без предлога В или На) - Наименование структурного подразделения (в им.п., без предлога В или На) - Должность получателя (в дат.п.) - Фамилия и инициалы (в дат.п., перед фамилией допускается употреблять сокращение г-ну или г-же) - Почтовый адрес получателя (не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие или подведомственные организации и постоянным корреспондентам). Например: Завод турбинных лопаток Плановый отдел Старшему экономисту Алексеевой П.И. Профсоюзная ул., д.20, Москва, 117290 При адресовании документа руководителю организации название организации входит в наименование должности руководителя и указывается в дательном падеже. Например: Директору завода «Свет» г-ну Островскому С.О. При адресовании документа руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в им. падеже, ниже – в дат. падеже. наименование должности руководителя структурного подразделения, фамилия и инициалы. Например: Московский государственный университет Декану факультета государственного делопроизводства Котову Р.П. Или Московский государственный университет Декану факультета государственного делопроизводства Котову Р.П. При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно. Например: Директорам школ Московского района Санкт-Петербурга В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. При адресовании документа физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя и его почтовый адрес. При отправке письма по электронной почте почтовый адрес не указывается. При необходимости после наименования организации может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Удостоверение документа – подпись и печать Подпись – обязательный реквизит любого документа. Документ подписывает должностное лицо в пределах компетенции: - в учреждениях, действующих на принципах единоначалия, документ подписывается руководителем учреждения; - документы, принимаемые коллегиальным органом, подписывают председатель и секретарь коллегиального органа; - денежно-финансовые документы подписывают руководитель организации и главный бухгалтер; - акты – все члены комиссии; - договоры – все договаривающиеся стороны. Реквизит Подпись состоит из следующих элементов: - наименование должности лица, подписывающего документ (полное, с указанием полного наименования учреждения, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, без наименования учреждения – на документе, оформленном на бланке) – от «0» положения табулятора; - личная подпись; - расшифровка подписи (инициалы и фамилия) – от «6» положения табулятора на уровне последней строки должности. Например: Вице-президент Ассоциации региональных предприятий подпись П.П.Попов или на бланке Вице-президент подпись П.П.Попов Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директор АО «Луч» подпись А.А.Андреев При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Директор завода подпись А.Б.Васильев Главный бухгалтер подпись П.С.Осипова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Левый столбик: наименование должности от «0» положения табулятора, расшифровка подписи от «2» положения табулятора; в правом столбике: наименование должности от «5» положения табулятора, расшифровка подписи от «6» положения табулятора; Например: Директор завода «Луч» Директор завода турбинных подпись А.И.Градов лопаток подпись П.С.Смирнов При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распорядительным документом. Например: И.о. генерального директора подпись П.П.Павлов Или Исполняющий обязанности генерального директора подпись П.П.Павлов Не допускается ставить косую черту, надпись За перед наименованием должности лица в реквизите Подпись, если документ подписывает иное должностное лицо. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью. Печать проставляют очень аккуратно, не захватывая собственноручной подписи, или в месте, обозначенном МП (место печати), таким образом, чтобы на оттиске четко прочитывались все знаки. |