Тема 4 зад 4. Тема Информационносправочные документы Задание 4
 Скачать 173.1 Kb.
|
|
Тема 4. Информационно-справочные документы Задание №4 Составление и оформление служебных писем. Количество часов:_____8_______ Формируемые компетенции: Разрабатывать технологическую документацию. Инструкция по выполнению: Цель работы: изучить состав реквизитов, требования к тексту и приобрести навыки оформления служебных писем организации. Методические указания Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. Существует много видов деловых писем: письма-напоминания, гарантийные письма, сопроводительные, письма-подтверждения, письма-ответы, письма-извещения, рекламные, письма-запросы. Для оформления писем используют бланки формата А 4 и А 5 чаще всего с угловым, иногда – с продольным расположением реквизитов. Письма оформляют в двух экземплярах – первый отправляют адресату, второй подшивают в дело. Виды служебных писем: • Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.; • Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей; • Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей; Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу; • Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат; • Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинается со слов «сообщаем на Ваш запрос», «извещаем Вас»; • Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о совершаемом факте; • Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату; • Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров и услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и 18 телефон для справок. Обязательными реквизитами письма являются: - наименование организации, - справочные данные об организации, - основной государственный регистрационный номер, - идентификационный номер налогоплательщика, - дата, - регистрационный номер, - адресат, - заголовок к тексту, - текст, - подпись. В письмах также проставляется (при наличии): - эмблема организации, - код организации. В некоторых письмах обязательно должны присутствовать дополнительные реквизиты. Так, в ответных письмах – ссылка на регистрационный номер и дату, в сопроводительных письмах– отметка о наличии приложения, в письмах, содержащих финансовую информацию – подпись главного бухгалтера и печать. Текст письма, как правило, состоит из двух частей: - в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, послужившие основанием подготовки письма; -во второй части излагается основная цель письма – выводы, предложения, напоминания, просьбы и т.д. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Как правило, письма касаются одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Основные требования к изложению текста – лаконичность, последовательность, убедительность, конкретность, отсутствие двусмысленности, полнота, что позволяет избавить от необходимости получения дополнительных разъяснений сути излагаемого вопроса.  Контрольные вопросы: Что такое служебное письмо? Его место в деловой переписке. Какие требования необходимо соблюдать при ведении переписки. Какова структура деловых писем? Классификация деловых писем Перечислите обязательные реквизиты служебного письма. Какие требования предъявляются к написанию текста служебных писем? В каких письмах оформляют отметку о наличии приложения? |