Контроль. Лекция. Контроль в управлении структурным подразделением. Тема. Контроль в управлении структурным подразделением План
 Скачать 53 Kb.
|
|
Тема. Контроль в управлении структурным подразделением План: 1. Значение контроля в управлении. 2. Виды, формы и стадии управленческого контроля 3. Процесс контроля 4. Управление по отклонениям 1. Значение контроля в управлении. Составив план организации, создав ее структуру, заполнив рабочие места и определив мотивы поведения сотрудников, руководство должно быть уверено, что поставленные цели будут достигнуты. Это может быть осуществлено только с помощью функции контроля. Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. По значимости контроль можно поставить на второе место после планирования. Если руководитель ошибся в определении целей, то, как бы он не организовывал и не мотивировал своих сотрудников, это не повысит эффективность деятельности фирмы. Поэтому контроль до-жен способствовать тому, чтобы фактические результаты были как можно ближе к требуемым. Это является целью контроля. В процессе контроля выделяют субъект и объект контроля. Субъект контроля – часть системы управления, осуществляющая контроль (руководитель, орган управления или контроля или специально уполномоченное лицо). Объект контроля – часть системы управления, работу которой проверяют (отдельный сотрудник, подразделение или организация в целом). Сущность контроля заключается в трех основных элементах: - установление контролируемых стандартов деятельности; - измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых получена с помощью контроля; - корректировка технологических, хозяйственных и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями. Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно функционировать. Задачи контроля: Во-первых, контроль позволяет обнаружить во внешней или внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, и своевременно на них отреагировать. Во-вторых, контроль помогает вскрыть неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их устранению. В-третьих, результаты контроля служат основой для оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею. Итак, контроль позволяет избежать неудовлетворительных результатов деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала. Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, заданную приоритетами развития организации. Второстепенные сферы деятельности тщательно проверять часто нецелесообразно, а иногда и вовсе не имеет смысла, так как на это будет отвлекаться много сил и средств. Контроль осуществляется не ради выявления проблем, а для их успешного решений, достижения конкретных результатов, поэтому информация, ненужная для корректировки деятельности, бесполезна, собирать ее не стоит. В то же время необходимо точно знать степень отклонения основных процессов от научно обоснованных стандартов, чтобы иметь возможность провести точный анализ причин и последствий и найти правильные решения. В то же время главная цель контроля — не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой неотъемлемый элемент планирования на всех его стадиях. Эффективный контроль должен увязываться не только с планированием, но и с изменениями в структуре организации и системе управления, поэтому важным его принципом является гибкости иначе он будет запаздывать и окажется бесполезным. Контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сократить до минимума все связанные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации Отсутствие эффекта от контроля свидетельствует о том, что не удается повысить степень владения руководством организации реальной ситуацией 2. Виды и стадии управленческого контроля Различают два основных вида контроля: финансовый и административный. Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовый отдел, бухгалтерия, ревизионные комиссии, наблюдательные советы, а также экономисты и бухгалтеры производственных подразделений Функция контроля значительно усовершенствовалась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации. Административный контроль ведется на всех уровнях управления и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Он осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями. В зависимости от субъекта контроль может быть внешним, внутренним и самоконтролем. Внешний контроль осуществляется различными государственными органами: Роспотребнадзором, пожарной, налоговой инспекцией и т.д. Внутренний контроль осуществляется руководителем предприятия или специально уполномоченным лицом. Например, руководитель подразделения контролирует своевременность выхода работников на работу; бухгалтер – сохранность товарно-материальных и денежных средств, правильность и своевременность сдачи отчетности. Объектом контроля может быть трудовой коллектив предприятия, отдельное подразделение или должностное лицо. Наблюдается закономерность: чем лучше внутренний контроль, тем меньше претензий к данному предприятию будет со стороны органов внешнего контроля. Поэтому руководитель должен осуществлять контроль с того момента, как он сформулировал цели и определил задачи деятельности предприятия. Контроль позволяет выяснить вопросы неопределенности, предупредить возникновение кризисных ситуаций, поддерживать успех деятельности предприятия. Ошибки, допущенные в управлении внутренней средой предприятия, переплетаются с ошибками в оценке внешней среды. Если их своевременно не выявить и не исправить, они могут привести к кризисным ситуациям. Бесчисленные банкротства мелких фирм часто происходят из-за непонимания важности контроля. Ошибки накладываются одна на другую, нарастают и ведут к банкротству. Для того чтобы избежать этого, необходимо изменить свое отношение к контролю. Любая организация обязана вовремя фиксировать свои ошибки и своевременно их исправлять. Не столько страшна сама ошибка, сколькое ее повторение. В зависимости от времени проведения различают три формы контроля: предварительный, текущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактического выполнения в период планирования деятельности. Предварительный контроль осуществляется в трёх направлениях: Предварительный контроль человеческих ресурсов проводится путем установления минимально допустимого уровня образования, стажа работы в требуемой области, проведения проверки документов, рекомендаций, собеседования, психологического тестирования, установления испытательного срока. Он осуществляется сотрудниками отдела кадров при приеме на работу. Цель такого контроля – не допустить в организацию людей, не соответствующих её требованиям. Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем проведения проверки качества поступающих в организацию товаров, выбор поставщиков качественной продукции. Осуществляется такой контроль коммерческой службой, продавцами в процессе приемки товаров по количеству, по качеству. Цель такого контроля: не допустить некачественные товары в продажу. Предварительный контроль финансовых ресурсов основан на составлении бюджета организации, сметы расходов по отдельным операциям, которые позволяют проверить надежность источников поступления финансовых средств и обоснованность предстоящих расходов. При помощи такого контроля устанавливаются также предельные значения затрат по различным статьям расходов, что не позволяет предприятию исчерпать все наличные средства до конца. Цель предварительного контроля финансовых ресурсов: не допустить нецелевого использования финансовых средств. Текущий контроль осуществляется в ходе выполнения работы, как правило, планово. Цель текущего контроля: не допустить крупных отклонений непосредственным руководителем. В процессе текущего контроля измеряются фактические результаты и сравниваются с планами. Цель текущего контроля: не допустить крупных отклонений от плана, обсудить возникшие проблемы и предложения и принять необходимые меры. Заключительный контроль проводится после выполнения работы или после истечения отведенного на работу времени. С помощью заключительного контроля можно получить необходимую для планирования информацию; определить реалистичность планов; выявить проблемы и составить новые планы так, чтобы избежать возникновения подобных проблем. Заключительный контроль способствует мотивации. Заработная плата продавца зависит от того, сколько он продал товаров, а реальный товарооборот определяется в процессе контроля. В зависимости от степени охвата объекта контроля он может быть сплошным и выборочным. Форма контроля зависит от того, кто и как его осуществляет. Личный контроль руководителя: отчет (устный, письменный), проверка документации и т.д. Контроль органа управления или контроля: рассмотрение вопросов на заседании органа управления, контроль исполнения решений. Контроль специально уполномоченного лица: проверка результатов работы секретарем-менеджером по персоналу, его отчет руководителю. 3. Процесс контроля. Для проведения контроля разработана специальная процедура, состоящая из трех этапов. На первом этапе руководство разрабатывает показатели результативности (стандарты) и доводит их до исполнителей. Показатели результативности точно определяют, что должно быть получено и в какие сроки. Они могут быть прямыми (план товарооборота, норматив товарных запасов и др.) и косвенными (удовлетворенность работников работой на данном предприятии). На втором этапе контроля сопоставляются достигнутые результаты со стандартами, определяются отклонения и делаются выводы о том, насколько они допустимы, относительно безопасны или опасны для фирмы. На третьем этапе субъект контроля должен выбрать правильную линию поведения. Если объект контроля действует в пределах стандарта, можно ничего не предпринимать. Если выявлены незначительные отклонения, необходимо осуществить корректирующие действия, а если отклонения значительны – пересмотреть стандарты. 4. Управление по отклонениям Процесс контроля составляет основу управления по отклонениям, которое сегодня в западных фирмах получило довольно широкое распространение. Суть его состоит в том, что все цели, стоящие перед организацией и ее подразделениями, содержащиеся в планах или существующие самостоятельно, формализуются в систему нормативов, отклонения от которых выявляются в результате контроля и служат основой принятия управленческих решений. Отклонения от заданной «траектории движения» возникают потому, что процесс достижения целей является не таким гладким, как хотелось бы. Причинами отклонений могут быть различного рода непредвиденные ситуации, возникающие в процессе выполнения плана, игнорирование исполнителями необходимых действий из-за небрежности, усталости, вызванной перегрузками, некомпетентности, недобросовестности, злоупотреблений. Возникающие отклонения могут быть разными по масштабам и последствиям. Если они незначительны, на них можно вообще не обращать внимания, или подчиненные могут самостоятельно исправить положение, не ставя в известность руководителя. При значительных отклонениях, создающих опасность для развития организации или подразделения, руководителю приходится брать бразды правления в свои руки. Для того чтобы правильно определить момент, когда руководителю нужно вмешаться в дело, отклонения классифицируются по качественным и количественным параметрам, срокам, причинам возникновения, степени опасности с определением критических значений. Если последние превзойдены, возникает необходимость вмешательства руководителя в управленческий процесс. Таким образом, руководитель включается в управленческую деятельность только в серьезных случаях, положившись в остальном на опыт и способности исполнителей. Это позволяет ему не растрачивать на пустяки силы, время и способности, сократить количество принимаемых решений и дать простор творчеству подчиненных. Иными словами, часть своих полномочий по выработке и принятию менее важных и ответственных решений руководитель передает подчиненным, не дистанцируясь от них, а наблюдая за их действиями и при необходимости поправляя. Для того чтобы такая система была эффективной, руководитель должен доверять подчиненным, своевременно поощрять их за успехи и одновременно пресекать попытки переложить на него ответственность за решения. Управление по отклонениям используется для обучения подчиненных, расширения их кругозора, овладения направлениями деятельности фирмы, подготовки к более высоким должностям в будущем. В то же время управление по отклонениям связано с определенными сложностями и негативными последствиями. Оно культивирует у руководителей и исполнителей слишком формальный подход к делу, оценке ситуации, принятию решений. В результате при нехватке информации, возникновении нестандартных ситуаций, особенно связанных с психологическими аспектами поведения персонала, в его реализации могут возникнуть серьезные препятствия. Внедрение управления по отклонениям требует создания специальной системы учета отклонений и оповещения о них руководителя, что ведет к дополнительной бюрократизации управленческого процесса. Наконец, управление по отклонениям во многом исходит из идеи несвойственной деловой жизни стабильности, усыпляет бдительность, особенно в отношении незначительных на первый взгляд отклонений, которые могут иметь самые неблагоприятные последствия. Вопросы для самоконтроля 1. Какова роль контроля в управлении? 2. Почему контроль является обратной стороной планирования? 3. Каковы основные виды контроля с точки зрения времени его осуществления? 4. Сформулируйте цель предварительного контроля? 5. Какова роль текущего контроля в процессе управления? 6. Какие действия может предпринять руководитель по результатам контроля? |