Тема Продвинутые методы обработки текстовых документов
 Скачать 2.96 Mb.
|
|
Фильтрация списков в Excel Имеются две разновидности фильтров Автофильтр и Расширенный фильтр. Автофильтр. Для использования автофильтра надо поставить активную ячейку в область списка или выделить весь список, причем обязательно с заголовками столбцов. По команде Данные Фильтр в строке заголовков таблицы появляются кнопки с раскрывающимися списками значений. В автофильтре можно осуществлять поиск данных по двум правилам сравнения - по точному значению или по условию Можно задать условия для отбора нескольких столбцов независимо друг от друга, фильтрация выполняется по всем условиям одновременно. Все записи, не прошедшие через фильтр, будут скрыты. Отфильтрованные записи можно выделить и скопировать в другое место, очистить содержимое, удалить и т. д. Расширенный фильтр Команда Данные Сортировка и фильтр Дополнительно использует два типа критерия для поиска данных – сравнение и вычисляемый критерий. Здесь необходимо сформировать заранее, до выполнения самой команды фильтрации, специальной области называемой Диапазон условий. Он располагается в нескольких строках и столбцах над списком, следовательно, если вы предполагаете применение расширенного фильтра, то следует над таблицей оставить пустые строки. Условия создаются по следующим правилам: состав столбцов диапазона условий определяется столбцами, по которым задаются условия фильтрации записей, причем порядок их следования безразличен; метки критериев должны точно совпадать с названиями столбцов исходного списка; ниже меток располагаются критерии сравнения типа. Правила формирования множественного критерия (для нескольких полей): если критерии (условия) указываются в каждом столбце, то они считаются связанными условием «И»; если условия записаны в нескольких строках, то они считаются связанными условием «ИЛИ». Вычисляемый критерий представляет собой формулу, записанную в строке условий интервала критериев, которая возвращает логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст, дата, логическая константа), операторов отношения. Когда условия отбора сформированы, мы открываем диалоговое окно расширенного фильтра, в котором задаем область размещения результата отбора записей, область списка (определяется по умолчанию), диапазон условий. Для снятия действия условий фильтрации выполняется команда Данные Сортировка и фильтр Очистить. Сортировка списков в Excel в заданном порядке выполняется с помощью команды Данные Сортировка, предварительно выделив весь список с заголовками столбцов, кроме итоговых строк таблицы, если они присутствуют. Включение заголовков столбцов в область выделения облегчает настройку сортировки, т. к. эти имена можно использовать в качестве ключей сортировки. В противном случае ключами сортировки будут стандартные имена столбцов таблицы Excel. В диалоговом окне, которое открывается командой Сортировка, можно задать до трех ключей с указанием порядка сортировки Сортировка выполняется сначала по первому ключу, затем в строках с совпадающим значением первого ключа – по второму ключу, наконец, в строках с одинаковыми значениями первого и второго ключа – по третьему ключу. Форма данных При установке курсора в область списка и щелчка мышкой на кнопке в панели быстрого доступа Форма на экран выводится форма, в составе которой имена полей – название столбцов списка. С помощью формы можно просматривать записи, вводить новые, удалять, осуществлять отбор записей по критериям. Для просмотра записей используется полоска прокрутки или кнопки <Далее>, <Назад>, выводится индикатор номера записи. При просмотре записей возможно их редактирование. Поля, не содержащие формул, доступны для редактирования, а вычисляемые или защищенные поля не редактируются. При отсутствии кнопки форма Кнопка Office Параметры Настройка Все команды. Структурирование и группировка данных Структура в Excel применяется для группировки и подсчета промежуточных и общих итогов в базе данных. По полю, которое служит критерием группировки, рекомендуется предварительно выполнить сортировку списка. После того как список отсортирован, можно применить команду Данные Структура Промежуточные итоги. По данной команде открывается диалоговое окно Промежуточные итоги. В нем задаются поле, при каждом изменении значения которого будут вычисляться итоговые значения, и операция, которая будет применять к значениям полей, отмеченных в списке Добавить итоги по. Если таблица уже содержит итоговые строки, в нее можно добавить новые итоговые значения, рассчитанные с помощью другой функции. Для этого в окне Промежуточные итоги следует снять флажок Заменить текущие итоги и задать нужное поле и функцию. Два других флажка позволяют размещать итоги под или над строками данных и выводить каждую группу значений данных на отдельном листе. Если промежуточные итоги больше не нужны, то список можно привести в исходное состояние, для этого достаточно щелкнуть на кнопке Убрать все. Команда Итоги позволяет выполнять следующие операции Сумма, Количество, Среднее, Максимальное, Минимальное, Произведение и т. п. Создание структуры Многие типичные электронные таблицы создаются в иерархическом стиле. Например, рабочий лист, предназначенный для ведения бюджета, может содержать столбец для каждого месяца года, после которого помещается столбец с итогами. Для каждой строки статьи расходов итоговый столбец суммирует значения в каждом месячном столбце. В структурах такого рода можно считать, что месячные столбцы подчинены итоговому столбцу, потому что их значения вносят вклад в значение итогового столбца. Чтобы автоматически создать структуру для части рабочего листа, сначала выделите интересующую вас область листа. В меню выберите команду Данные Структура Группировать Создать структуру. Чтобы создать структуру для всего листа, выделите одну ячейку перед выбором команды Создать структуру. Через некоторое время, зависящее от сложности рабочего листа, на экране появится уже структурированный документ. Консолидация данных Другим способом получения итоговой информации является консолидация – агрегирование согласно выбранной функции обработки данных, представленных в исходных областях-источниках. Результат консолидации находится в области назначения. Области- источники могут находиться на различных листах или рабочих книгах. В консолидации может участвовать до 255 областей-источников, а сами источники могут быть закрыты во время консолидации. Для консолидации данных курсор устанавливается в область назначения. Развернуть ленту Данные щелкнуть на кнопке Консолидация, выбирается вариант и задаются условия консолидации. Существуют следующие варианты консолидации: консолидация по расположению для одинаково организованных источников (фиксированное расположение); консолидация по категориям для различающихся по расположению данных; консолидация внешних данных. При консолидации по расположению все источники имеют одинаковое расположение данных источников, что позволяет использовать ссылки на файлы и ячейки для консолидирования таблицы. Данные имеют одинаковую структуру, фиксированное расположение ячеек и могут быть консолидированы с определенной функцией обработки (максимальное, минимальное, среднее значение и т. п.) по их расположению. При консолидации по категориям области-источники содержат однотипные данные, но организованные в различных областях-источниках неодинаково. Для консолидации данных по категориям используются метки строк и столбцов либо как строк, так и столбцов, которые должны совпадать. Метки и консолидируемые данные должны находиться в непосредственной близости друг с другом. При консолидации внешних данных следует нажать кнопку Пролистать, в диалоговом окне Пролистать выбрать файл, содержащий области-источники для добавления к списку, а затем добавить ссылку на ячейку или указать имя блока ячеек. Переключатель Создавать Связи с Исходными Данными создает при консолидации связи области назначения к областям-источникам. |