Тема Продвинутые методы обработки текстовых документов
 Скачать 2.96 Mb.
|
|
РАЗДЕЛ 1. РАБОТА С ТЕКСТОВОЙ И ТАБЛИЧНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ Оглавление Тема 1. «Продвинутые методы обработки текстовых документов».............. 2 Основные термины и понятия ....................................................................... 3 ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT WORD 2007 ............................................................. 5 Стартовое окно ................................................................................................ 5 Кнопка Офис: ................................................................................................... 6 Раскрывающееся меню кнопки Офис: .......................................................... 6 Главное меню: ................................................................................................. 6 Всплывающая подсказка ................................................................................ 7 Панель быстрого доступа ............................................................................... 7 Настройка панели быстрого доступа ............................................................ 7 Изменение состава панели быстрого доступа .............................................. 8 Строка состояния ............................................................................................ 8 Настройка строки состояния: ......................................................................... 9 1. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ....................................................................... 9 Создание нового документа ............................................................................... 9 Сохранение документа ..................................................................................... 10 Форматирование ................................................................................................ 11 Шрифт ................................................................................................................ 12 Абзац ................................................................................................................... 13 Редактирование .................................................................................................. 14 Работа со стилями ............................................................................................. 14 Экспресс-стили Word ........................................................................................ 15 Общий список стилей Word 2007 .................................................................... 16 Создание и изменение стиля ............................................................................ 17 Оформление страниц ........................................................................................ 18 Параметры страницы ........................................................................................ 19 Разрывы страницы и раздела ........................................................................... 19 Фон страницы .................................................................................................... 21 Вид и печать документа .................................................................................... 24 Режим просмотра документа ........................................................................... 24 Дополнительные элементы .............................................................................. 26 Работа с несколькими документами ................................................................ 26 Печать документов ............................................................................................ 27 РЕДАКТИРОВАНИЕ, РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ........................ 29 Рецензирование ................................................................................................. 29 Добавление примечаний ................................................................................... 31 Защита документа ............................................................................................. 31 Сравнение документов ..................................................................................... 33 Колонтитулы и нумерация страниц ................................................................ 33 Настройка колонтитула .................................................................................... 35 Нумерация страниц ........................................................................................... 35 2. РАБОТА СО СТИЛЯМИ И СПИСКАМИ .................................................. 37 Списки ................................................................................................................ 37 Структура документа ........................................................................................ 38 3. СЛОЖНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ............................... 40 Сноски ................................................................................................................ 40 Перекрестные ссылки ....................................................................................... 41 Оглавление ......................................................................................................... 42 Предметный указатель ...................................................................................... 43 Закладки ............................................................................................................. 44 4. ТАБЛИЦЫ ..................................................................................................... 45 Создание таблицы в Word 2007 ....................................................................... 45 Форматирование текста в таблице .................................................................. 48 Сортировка таблицы ......................................................................................... 52 Вычисления в таблицах .................................................................................... 53 Виды встроенных функций .......................................................................... 54 Создание графического примитива ................................................................. 56 Форматирование графического объекта ......................................................... 57 Группировка фигур ........................................................................................... 60 Работа с надписями ........................................................................................... 61 Объекты SmartArt .............................................................................................. 62 Вставка рисунков .............................................................................................. 64 Коллекция Clip Art ............................................................................................ 65 Объекты WordArt .............................................................................................. 66 Диаграммы в Word ............................................................................................ 67 6.ФОРМУЛЫ ......................................................................................................... 69 Тема 2. Продвинутые методы обработки электронных таблиц ................... 73 1. Введение в MS Excel ................................................................................. 73 2. ОСНОВЫ ВЫЧИСЛЕНИЙ ...................................................................... 82 3. РАБОТА С ДИАГРАММАМИ ................................................................ 95 1.4. СПИСКИ В MS EXCEL ....................................................................... 100 Тема 1. «Продвинутые методы обработки текстовых документов» 1. Работа с документами. 2. Работа со стилями и списками. 3. Сложное форматирование документов. 4. Таблицы. 5. Графические объекты. 6. Формулы. Для работы с текстами на компьютере используются программные средства, называемые текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Текстовый процессор во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами - разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов и последующей печати на бумаге. Форма представления текста имеет большое значение. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста. Каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в среду другого существует особый вид программного обеспечения - конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора - получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате. Усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня программы текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации. Все (использовавшиеся ранее и современные) текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, а также степенью сложности для пользователя. Достаточно условно они могут быть разделены на две категории. К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. В список текстовых процессоров этой группы можно включить ChiWriter, T3, Ami Pro, WordPerfect, WordStar 2000, Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word. Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не являются «развитием» форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. Пакеты программ настольной издательской системы (desktop publishing, DTP, или НИС) по сути являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программа настольного издательства позволяет легко менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты. Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести Adobe PageMaker, Adobe FrameMaker, QuarkXPress, Adobe InDesign, Xara Page & Layout Designer. Системы второй группы обычно не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наиболее распространены в этой группе Pageplus, Scribus, Microsoft Publisher. Основные термины и понятия Документы Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками, полями, гиперссылками и т.д. Word позволяет просматривать документ в пяти различных режимах: Обычный режим - позволяет сконцентрировать внимание на текстовой информации, содержащейся в документе. Режим Web-документа - позволяет увидеть, как будет выглядеть документ при просмотре в Интернете. Режим разметки (режим по умолчанию) - позволяет увидеть, как документ будет выглядеть на печати. Режим структуры - отображается схема, используемая для структурной организации документа. Режим чтения - позволяет выполнить масштабирование документа для облегчения его чтения или размещения на экране монитора. Режимы Web-документа и разметки используются для вставки графики, текстовых рамок, изображений, звуков, видео, текста. Символы Каждая буква текста, размещаемого в документе, называется символом. Формат каждого символа может быть задан индивидуально, но чаще форматируются целые слова, строки или абзацы текста. Для каждой буквы может быть изменен шрифт, начертание, размер, положение, интервал, цвет. Кроме того, к тексту могут быть применены некоторые специальные эффекты, например, мерцание или эффект бегущей строки. Абзацы Документ разделяется на абзацы. Для каждого абзаца в отдельности может быть задан требуемый отступ, выравнивание, позиции табуляции и межстрочный интервал. Кроме того, абзац может быть оформлен обрамлением, оттенен фоном или отформатирован как маркированный, нумерованный или многоуровневый список. Страницы Печатные документы разделяются на страницы. Функции форматирования страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию страниц, количество колонок и прочие параметры страницы. Разделы В сложных документах может возникнуть необходимость в использовании более одной группы параметров форматирования. Например, для различных частей документа может понадобиться различный текст колонтитулов или потребуются страницы, на которых текст форматируется как в одну, так и в несколько колонок. В этом случае документ следует разбить на разделы. Каждому разделу соответствует свой набор параметров форматирования. Шаблоны В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании документов, горячих клавишах, пользовательских меню, панелях инструментов и прочей информации. Все новые документы создаются на основе шаблонов. В комплект поставки Word входят десятки предопределенных шаблонов для различных типов документов, включая служебные записки, письма, отчеты, резюме, бюллетени и юридические документы. Пользователь может изменять имеющиеся и создавать новые шаблоны в соответствии с потребностями. Стили и темы Word предоставляет десятки различных функций форматирования, а использование стилей и тем призвано облегчить одновременное применение нескольких параметров форматирования. Стили могут содержать форматы, как символов, так и абзацев. Во всех шаблонах документов хранятся определенные исходные наборы стилей, однако стили могут быть добавлены, удалены или изменены пользователем. Темы представляют собой наборы стилей, согласованных между собой для обеспечения единого вида вэб-страниц и прочих электронных документов. Темы содержат стили символов и абзацев, фоновые рисунки и графику для веб - страниц и сообщений электронной почты. В комплект поставки Word входят десятки предопределенных тем для использования в создаваемых документах. ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT WORD 2007 Стартовое окно Стартовое окно текстового редактора Word 2007 имеет следующий вид: Кнопка Офис Панель быстрого доступа Лента главного меню Вертикальная линейка Вертикальная линейка Строка состояния Горизонтальная линейка Рабочее поле документа Горизонтальная линейка Полоса прокрутки Полоса прокрутки Кнопка Офис: Раскрывающееся меню кнопки Офис: Всю верхнюю часть окна занимает лента главного меню. Выбрав какой- либо его пункт, получаем в свое распоряжение необходимые инструменты, представленные в виде значков. Кнопки меню сгруппированы по функциональным признакам. Главное меню: На панель вынесены наиболее часто используемые кнопки. Если нужной кнопки не оказывается на панели, то ее можно найти, нажав на небольшую стрелочку в правом нижнем углу определенной группы. При этом изначально показывается всплывающая подсказка, которая информирует о предназначении инструментов. Всплывающая подсказка Подобные всплывающие подсказки высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, что значительно упрощает знакомство с меню. Панель быстрого доступа По умолчанию она расположена рядом с кнопкой "Office" выше ленты. На ней размещены кнопки часто выполнимых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. Настроить данную панель можно, нажав на небольшую стрелочку, справа от панели. Настройка панели быстрого доступа Чтобы изменить состав панели быстрого доступа, выберите пункт меню "Другие команды". Откроется окно настроек Word. Нужный раздел "Настройка" при этом будет выбран по умолчанию. Изменение состава панели быстрого доступа Для добавления нужной команды в панель быстрого доступа необходимо ее выделить в левой части списка и нажать кнопку "Добавить". Для удаления ненужной команды, ее надо выделить в правом списке и нажать кнопку "Удалить". Кроме того, здесь же можно указать, будет ли панель иметь заданный вид при открытии всех документов, выбрав из списка пункт "Для всех документов", или только для определенного документа. Строка состояния Находится в нижней части окна программы. По умолчанию в этой строке (в левой части) указываются количество страниц и номер текущей страницы, количество слов, язык ввода текста; (в правой части) - режим просмотра документа, масштаб. |