Служебная документация для внутреннего пользования. Документы для внешнего пользования.. Учебные материалы_9. Тема Служебная документация для внутреннего пользования. Документы для внешнего пользования. Документ
 Скачать 44.42 Kb.
|
|
Тема 9. Служебная документация для внутреннего пользования. Документы для внешнего пользования. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Документ оформляется на бланке. Бланк – лист бумаги с воспроизведенными на нём типографским способом постоянными реквизитами или частями. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями. Различают две категории служебной документации: 1) документы для внутреннего пользования, 2) документы для внешнего пользования. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, документацию этого типа называют служебной. К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: 1) однозначность используемых слов и терминов; 2) нейтральный тон изложения; 3) соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; 4) смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Документы для внутреннего пользования называются обычно управленческими или организационно-распорядительными. Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция). Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.). Приказ – это документ, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия, в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов. Распоряжение – документ, издаваемый руководителем предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации. Акт – это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. Акт оформляется, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение. Докладная записка – документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. Структура объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога "О" ("ОБ") и собственно текст. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка подписывается составителем. Документы для внешнего пользования служат важнейшим средством связи данного предприятия с внешним миром. В зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют на простые (письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение) и контрактные (запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию). Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. 1. Обращаемся к Вам с убедительной просьбой выслать комплектующие и дополнительное оборудование к присланным Вашим заводом двигателям по договору от... № ... 2. На основании нашего телефонного разговора 05.02.20 направляем наши предложения о поставках Вашему предприятию канцелярских товаров. Просьба в двухнедельный срок рассмотреть наши предложения и дать ответ. Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес, и использует стандартные выражения. К последним относятся:  Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержать согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:  1. Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на Вас иск в судебные инстанции. 2. НапоминаемВам (извещаем Вас), что общее собрание членов кооператива состоится... Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения: – Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в... Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в... 1. Уважаемый Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает Вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате. Собрание состоится в актовом зале университета... 1999 г. Вход по пригласительным билетам. Ректорат СПбГТУ Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:  1. Мы признательны Вам за присланное приглашение принять участие в ярмарке. Наше представительство в Праге обязательно свяжется с Вами в ближайшее время относительно условий участия нашей фирмы в ярмарке. 2. Благодарим Вашу фирму за оказанное нашей делегации гостеприимство. Культурная программа была великолепна. Ждем ответного визита. Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами. 1. К письму прилагаем два оригинала и две копии контракта от... №... на закупку сельскохозяйственных удобрений. Просим Вас в трехдневный срок подписать контракт и вернуть нам один оригинал. Приложение: упомянутое на... листах. Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. 1. Подтверждаем получение Вашего письма от... №... Принимаем меры к выполнению заказа* 2. Мы подтверждаем итоги наших предварительных переговоров о поставке Вашему предприятию запланированного количества антрацита. Вопросы для самоконтроля: 1. Какие документы относятся к служебной документации для внутреннего пользования? 2. Каковы особенности и языковые средства указанной документации? 2. Что относится к документам для внешнего пользования? 3. Каковы их особенности и языковые средства? Задание 1. Укажите тип письма, необходимый в следующей ситуации. 1. Вашему предприятию необходимо получить каталог офисной оргтехники. 2. В университете планируют провести научную конференцию на тему «Инновационные методы преподавания учебных дисциплин». 3. Предприятие отправляет партию интерактивных досок. 4. Вы получили письмо от вашего делового партнёра. 5. Ваш университет хочет сотрудничать с университетом ближнего зарубежья. Задание 2. Соблюдая соответствующую структуру, напишите письмо-приглашение на семинар деловому партнеру. Текст письма может начинаться так: «Приглашаем Вас принять участие в работе семинара…», далее следует указать время и место проведения. Программу семинара приложить к письму. Задание 3. Отредактируйте предложения. 1. Благодаря умелого руководства, в истекшем году прибыль возросла почти вдвое. 2. Руководитель предприятием обязан контролировать соблюдение правил техники безопасности. 3. Согласно распоряжения директора вход на завод производится только при предъявлении пропуска. Задание 4. Выберите ситуацию и напишите объяснительную записку. Представьте что вы… 1) Потеряли библиотечную книгу; 2) Пропустили занятия по предмету «Основы права»; 3) Опоздали на выездную предметную олимпиаду; 4) Опоздали на практику; 5) Забыли принести в университет тетрадь с домашним заданием по предмету. Задание 5. Прочитайте текст. Расскажите об основных языковых традициях ОДС и их становлении. Что такое языковой штамп? Языковые традиции официально-делового стиля речи Языковые традиции официально-делового стиля речи и языка документов как его разновидности сформировались много веков назад. Эти устоявшиеся традиции предъявляют определенные требования как к содержанию служебного документа, так и его речевому оформлению. Составителю деловой бумаги и служебного документа следует всегда помнить, что понятность и максимальная точность – это основное требование к их оформлению и содержанию. Именно требование точности и понятности письменной деловой речи приводит к языковому единообразию и стандартности служебных документов. Языковая точность предполагает, прежде всего, однозначность понимания содержания, изложенного в тексте. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. Какие же языковые средства способствуют наиболее точному и понятному изложению содержания? Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. В качестве примеров можно привести множество канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается, а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие. Говорить о штампах можно по отношению к любому стилю речи. Штамп встречается даже в языке художественной литературы: белоствольная березка, извилистая тропинка, чистое поле и др. В публицистике также стандартные события часто отображаются с помощью словесных клише, например: важные события, дружеская встреча, официальный визит и др. Языковой штамп объективно существует и в устной речи. Это, прежде всего, формулы речевого этикета: приветствие, прощание, благодарность, соболезнование, поздравление и другие стандартные этикетные формулы, используемые в стандартных ситуациях. Однако мы часто являемся свидетелями необоснованного проникновения канцелярского штампа из официальной речи в разговорную. По определению К.И.Чуковского, такие включения в живую речь называются "канцеляритом". Они чужды обиходно-бытовой речи, делают ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге "Живой как жизнь" К.И.Чуковский высмеивает устную речь, в которой не к месту используются канцелярские слова. Например, он приводит фразы из разговора двух подруг: Я приобрела (вместо купила) для сына настольную игру. В одном доме со мной проживает (вместо живет) известный поэт. Моя подруга получила жилплощадь (вместо квартиру). Подобные фразы можно услышать и сегодня, поскольку канцелярский штамп продолжает активно вторгаться в разговорную речь. Известно, например, что в деловой речи распространены словосочетания с глаголом "осуществить": осуществить проезд, осуществить полет, осуществить реконструкцию, осуществить строительство. Но если сказать приятелю: "Наконец-то я осуществил ремонт в квартире", то это звучит неестественно и смешно. Итак, в отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа – явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки. Владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста. Составьте вопросы по содержанию текста и задайте их друг другу. Задание 6. Прочитайте текст по ролям. Выполните послетекстовые задания. На завод пришел новичок Леонид Ковшов, выпускник ПТУ, пришел на завод «Стройдеталь» за полчаса до смены. Накануне в отделе кадров ему дали телефон мастера арматурного цеха, на участке которого ему предстояло работать. Минут десять он пытался дозвониться до проходной, пока, наконец, не застал мастера на месте. «Направили ко мне?» – спросил тот. «Через 10 минут планерка – подходи к этому времени», — и повесил трубку. Завод был большой, незнакомый. Только через 15 минут Ковшов разыскал свой цех и участок. Все рабочие уже успели получить задания, и он услышал лишь, как мастер «настраивал» всех на выполнение срочного задания, то уговаривая, то угрожая. Когда все ушли, мастер заметил новичка: «А, это ты? Пойдем к станку». Они долго пробирались по цеху между станками, пока не подошли к станку, который стоял несколько в стороне. Стружка вокруг него была не убрана, инструменты разбросаны, но станок (это было видно) – новый. – Что, приходилось работать на таком? – Нет... – Новенький, только три месяца, как получили. Видишь, сразу тебе доверяем. Вот только не повезло тому, что до тебя здесь работал. Позавчера пошел на обед, а оттуда – в больницу. Пока побудь на его месте, а вернется – посмотрим. Ты прибери пока здесь, подготовь станок, а я минут на двадцать к начальнику цеха сбегаю, после потолкуем, что к чему. Новичок с готовностью принялся за уборку, собрал стружку, разложил инструмент. Но когда подметал пол, его заставил вздрогнуть резкий свист: на него чуть не наехал электрокар. Электрокарщик увидел испуганное лицо, прокричал новичку: «Не зевай, салага!». После этого Ковшов все время оглядывался с опаской. Он уже заметил, что надо остерегаться не только электрокара, но и крана, который часто сновал над головой. Мастер вернулся через полчаса. – Так, говоришь, на таком станке работать не доводилось? Тогда слушай. И он стал рассказывать, какая это хорошая машина, на каком принципе основано ее действие, каковы параметры и характеристики, как нужно ухаживать за станком. Все время через несколько предложений он переспрашивал: «Ясно? Понятно?» – и Ковшов поддакивал. Удовлетворенный такой обстоятельной и доходчивой, по его мнению, беседой, мастер еще раз переспросил: «Понятно?». Получил снова все тот же робкий ответ, ободряюще похлопал новичка по плечу: «Ну вот и начинай. Заготовок тебе хватит, а насчет инструмента спросишь у Терентьича, нашего “старшины”». Новичок хотел спросить, кто такой Терентьич и где его найти, но не осмелился, да и мастер уже его не услышал бы. Работа шла нормально, но с непривычки он все-таки порезал палец. Было не особенно больно, но кровь шла сильно. Поднял голову, хотел спросить, где можно сделать перевязку, но снова не отважился: все сосредоточены – задание срочное, не до него. Кое-как перетянул палец носовым платком и снова принялся за дело. Оторвался от станка неожиданно – заметил, что стало меньше шума. Судя по времени, начался обед, и все без него ушли. Пока он искал, где 15-й цех, в котором находилась столовая, опоздал – смена уже отобедала. Пожалели его в столовой, покормили, чем могли. После обеда все шло, в общем, благополучно. В четыре часа Ковшов собрался было сдавать работу (ему, как подростку, рабочий день положен на час меньше), но мастера не было видно. Мастер подошел к нему лишь в конце рабочего дня, осмотрел, что сделано, похвалил: «Продолжай в том же духе!». И тут же заспешил, ссылаясь на заботы: «Твоя смена кончилась, а у меня, брат, день ненормированный. У Ковшова было к нему много вопросов: хотелось знать, сколько заработал, какая работа будет завтра, но докучать этими мелкими делами, отрывать от более важных он не решился, тем более что мастер уже был далеко, а все рабочие разошлись. Ничего не оставалось больше, как отправиться со своими вопросами домой – до утра. А что будет завтра? Проанализируйте поведение и действия мастера по отношению к молодому рабочему. Дайте психологическую оценку первого рабочего дня новичка. Определите целесообразное поведение и действия мастера в данной ситуации. Задание 7. Деловая игра «Устройство на работу». Правила игры: « Умей слушать и слышать!», «Уважай мнение других!», «Критикуя, предлагай!», «Обсуждаются только идеи и никогда люди», «Следи за временем, соблюдай регламент». ХОД ИГРЫ: Подготовка к разыгрыванию ролей. КОМПЛЕКТ РОЛЕЙ: Ведущий Директор Секретарь Претенденты. Подведение итогов игры, анализ результатов участниками игры. Продолжи фразу: «Сегодня я понял(а), что…»; «Самым трудным для меня было…» и т.д. При проведении деловой игры возможно возникновение следующих трудностей: 1. Участники не вступают в игру или вступают в нее формально. В этом случае ведущему следует проиграть самому или выбрать наиболее инициативных и подготовленных исполнителей. Можно стимулировать игровую деятельность с помощью вопросов типа: "Я думаю действовать так, но сам пока не разобрался. Что вы мне посоветуете?". 2. Игра затягивается, так как участники не могут найти правильное решение. Ведущий должен ввести дополнительные средства, помогающие участникам достичь цели. 3. Игровые действия не развиваются, поскольку участники не могут наладить взаимодействие. В таком случае следует уточнить роли, повторно сформулировать задачи. 4. Игра переходит в конфликтную ситуацию. Ведущий снимает конфликт, ликвидируя предмет спора, или вводит в игру новые данные или новые правила, которые нейтрализуют участников конфликта. Домашнее задание: 1. Прочитайте теоретический материал. 2. Напишите объяснительную записку (об опоздании на работу), заявление (о приеме на работу и предоставлении трудового отпуска). Задания для СРС: 1. Подготовьте презентацию на тему «Служебная документация для внутреннего и внешнего пользования». 2. Подберите образцы двух деловых писем: письмо-сообщение, письмо-напоминание. |