Корпоративные мероприятия и особенности их организации. Теоретические аспекты 4 Понятие и характеристика корпоративного мероприятия. 4

• Название: Теоретические аспекты 4 Понятие и характеристика корпоративного мероприятия. 4
• Дата: 23.01.2023
• Размер: 63.76 Kb.
• Имя файла: Корпоративные мероприятия и особенности их организации.docx
• Тип: Документы; #900217

Оглавление

Введение 0

Глава 1. Теоретические аспекты 4

1.1.Понятие и характеристика корпоративного мероприятия. 4

Глава 2 Особенности организации корпоративных мероприятий 12

2.1. Концепция корпоративных мероприятий 14

2.2. Оформление корпоративных мероприятий 15

2.3. Тайминг и выбор подрядчиков для корпоративных мероприятий 16

2.4.Новый год для компании «Avito» 23

Заключение 24

Список литературы 27

Введение

В современные корпоративные праздники вкладываются большие средства, силы, к их подготовке привлекаются специалисты различных отраслей и сфер деятельности. В современном Российском бизнесе все более явной становится тенденция делегирования ответственности за организацию корпоративных праздников специалистам по связям с общественностью. В литературе по управлению персоналом можно найти массу рекомендаций по управлению корпоративной культурой, однако тема корпоративных праздников в таких изданиях, равно как и в специализированной литературе по PR практически не рассматривается. Тем не менее, корпоративные праздники занимают все более прочные позиции во внутрикорпоративной политике современных компаний, особенно крупных.

Праздник – это мощное средство воздействия на эмоциональный аспект организационной культуры компании. Основной его принцип – это позитивное эмоциональное общение, своего рода, эмоциональный наркотик, так необходимый каждому человеку. «Праздник является мощным терапевтическим средством, направленным на создание у человека ощущения чувства общности со своим коллективом».

Корпоративные мероприятия - одно из самых эффективных средств мотивации сотрудников, является важнейшей частью корпоративной культуры. Корпоративная культура - мощнейший инструмент, работающий на достижение целей фирмы. Независимо от того, декларирована она официально или нет, корпоративная культура - это реальная среда, существующая внутри организации и пронизывающая все отношения между ее сотрудниками и подразделениями. Каким бы ни был повод организации корпоратива: Новый год, 8 марта, открытие нового магазина или ресторана, заключение важной сделки, юбилеи и особые даты в истории фирмы, совместно отмечаемые праздники или значимые события в жизни организации, его основные цели таковы:

• 
  поддержание корпоративного духа и традиций, пропаганда корпоративной культуры;
  
• 
  создание необходимого психологического климата в коллективе и построение эффективных внутрикорпоративных коммуникаций;
  
• 
  мотивирование персонала к выполнению своей работы наилучшим образом, формирование профессиональных и психологических навыков.
  

Актуальность данной работы заключается том, что корпоративные мероприятия являются важным и необходимым элементом корпоративной культуры. Проведение корпоративных мероприятий стало общепринятой практикой и основным методом сплочения коллектива.

Практическая значимость курсовой работы обусловлена тем, что результаты исследования помогут специалистам, директорам, менеджерам формировать благоприятную среду в организации, что будет являться показателем эффективной работы всей организации.

Объектом исследования курсовой работы являются корпоративные мероприятия.

Предметом исследования особенности корпоративных мероприятий.

Цель курсовой работы - изучить теоретическую основу корпоративных мероприятий и их особенности.

В соответствии с поставленной целью были определены следующие задачи для ее достижения:

• 
  рассмотреть понятие корпоративные мероприятия
  
• 
  изучить литературу по данному вопросу
  
• 
  выявить особенности проведения таких мероприятий
  
• 
  изучить концепцию, оформление, тайминг и выбор подрядчиков для подобных мероприятий
  
• 
  рассмотреть необычные мероприятия проведенные ведущими event агентствами
  

Методы исследования: теоретический анализ литературы про корпоративные мероприятия.

Структура работы. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключении. В первой главе раскрываются теоретические аспекты: понятие и характеристика корпоративных мероприятий, сущность корпоративных мероприятий. Во второй главе рассматривается особенности корпоративных мероприятий, типы корпоративных мероприятий, а так же пример проведения мероприятия.

Глава 1. Теоретические аспекты

1. Понятие и характеристика корпоративного мероприятия.

Культура предприятия, или корпоративная культура, является важной составной частью любой фирмы. От нее, в частности, зависит успех и процветание предприятия. Отношения и жизнь коллектива, его история и планы на будущее способны очень сильно влиять на это. Неотъемлемой частью жизни организаций стали корпоративные мероприятия. Все проводимые тренинги, конференции, презентации, семинары, дни рождения компании, празднования Нового Года, 23-го февраля или 8-го марта превратились постепенно в интересные, и самое главное, общие праздники.

Корпоративная культура – это высший уровень развития организационной культуры, проявляющийся в активной роли смысловых систем, определяющих добровольное принятие миссии, ценностей, традиций, норм и правил организации, регулирующих поведение, деятельность, общение и отношения ее работников. Сформировать командный дух – такова одна из целей, достичь которую пытается компания, выстраивая свою корпоративную культуру. Без готовности разделять общие цели, оказывать друг другу помощь и развиваться внутри коллектива, нельзя говорить об успешности мероприятий, направленных на формирование корпоративной культуры. Основные принципы культуры корпорации:

• 
  культурная корпорация – это современная организация по всем факторам культуры (материальным и духовным);
  
• 
  это гармоничная организация, в которой отдельные элементы культуры по уровню развития, по направленности, по идеям, целям, задачам, способам достижения целей соответствуют друг другу;
  
• 
  это организация, живущая по закону, а не «по понятиям»;
  
• 
  это опирающаяся на современные достижения наук социально-экономическая и техническая система;
  
• 
  это организация, в которой людей воспринимают как главную ценность, а, следовательно, организуют взаимодействие между людьми и группами на психологическом уровне, поскольку самое ценное в человеке – его душа (такой взгляд на работников корпорации, или точка зрения, или нравственная позиция руководителя или подход, может быть назван системным социально-психологическим подходом);
  
• 
  это развивающая организация, строящая свои отношения с субъектами внутренней и внешней среды на основе понимания их системной сущности и уникальности и не жалеющая усилий на получение все новых и новых знаний о деловых партнерах и сотрудниках для их лучшего понимания.
  

Корпоративная культура выполняет множество важных для организации позитивных функций. Одна из важных функций организационной культуры связана с формированием ценностно-ориентационного единства в организации. Ценностно-ориентационное единство выступает как один из основных показателей сплоченности, фиксирующей степень совпадения индивидуальных целей и ценностей с организационными (коллективными) ценностями. Высокая степень ценностно-ориентационного единства является также значимым фактором повышения эффективности совместной деятельности, формирование благоприятных отношений.

Корпоративная сплоченность – показатель отношений в организации, характеризующий: преданность ее членов друг другу и организации в целом, их готовность пожертвовать своими интересами ради других членов организации.

Очевидно, что кооперация между членами организации, взаимопомощь при достижении целей тем значительнее, чем сплочённее организация. Члены сплоченной организации работают просто в силу самого членства в данной организации (принадлежность к ней расценивается как вознаграждение). Как правило, чем более сплоченной является организация, тем выше результат ее работы. Важной характеристикой эффективной работы организации является дух кооперации, который сплачивает членов организации таким образом, что они работают вместе как единая команда, цементируя взаимодействия между членами организации. Это может быть достигнуто на основе веры в действенность и полезность усилий и действий организации; чувства общности организации; принятия организационных ценностей и норм; чувства доверия и защищенности; свободного обмена информацией; открытого выражения чувств, пристрастий и предпочтений; разрешения конфликтов всеми членами организации; низкого уровня управленческих ошибок, отказов от работы, отказов от проявления активности.

Одним из основных методов сплочения коллектива является проведение корпоративных мероприятий в организации.

Корпоративные мероприятия - важный инструмент формирования корпоративной культуры организации. Они поднимают мотивацию сотрудников, способствуют сплочению коллектива, а также выявляют основные проблемы в организации, то есть используются как инструмент организационной диагностики.

В каждой компании существует своя внутренняя политика, в соответствии с которой определяется, какие мероприятия проводить.

Корпоративные мероприятия (корпоративный event) – это понятие все сильнее входит в жизнь каждой компании. Корпоративный event может эффективно решать такие задачи, как: сформировать у новичков корпоративные установки, раскрыть способности и личные качества работников, сплотить коллектив и укрепить корпоративный дух. Корпоративный event предоставляют исключительную возможность донести позиции компании напрямую до сотрудников.

Грамотно организованный корпоративный event может существенно повысить успешность компании, ведь эффективность работы персонала непосредственно зависит от благоприятной обстановки в коллективе.

Проведение корпоративных мероприятий должно осуществляться под руководством профессиональной команды, которая возьмет на себя все хлопоты по организации каждого этапа мероприятия. Часто эффективное проведение корпоративных мероприятий зависит от уровня подготовки персонала, но еще более вероятной причиной успеха организованного мероприятия являются мелочи.

Корпоративные мероприятия предоставляют уникальную возможность донести идеи компании непосредственно до ваших сотрудников, но также они могут послужить эффективным инструментом внешнего маркетинга, ведь вы всегда может пригласить на ваши корпоративные мероприятия: центральных клиентов и партнеров. Этим обеспечите лояльность приглашенных, дадите им почувствовать свою важность.

Корпоративные праздники – совместное проведение досуга сотрудниками и членами их семей, партнерами и клиентами, позволяющие в непринужденной атмосфере, отбросив привычные формальности, установить личностные контакты и на этом позитивном фоне сформировать или закрепить чувство причастности к общему делу.

Проведение корпоративных праздников на сегодняшний день стало общепринятой практикой. Праздничная атмосфера красиво оформленного зала в корпоративных цветах компании и праздничный стол, демонстрируют значимость каждого сотрудника, а награждение лучших в перерывах между выступлениями артистов, несомненно, повысят производительность сотрудников.

Хотя слово праздник и подразумевает под собой радость, веселье, свободу и беззаботность, но в значении словосочетания корпоративный отдых надо учитывать множество мелких моментов. Часто компании закладывают в свой годовой бюджет проведение подобных мероприятий, т.е. планируют их заранее.

Корпоративный отдых является важным и необходимым элементом корпоративной культуры. Немало слов сказано руководителями предприятий и организаций и все они сходятся в одном едином мнении в том, что правильно организованный праздник очень положительно влияет на создание здоровой атмосферы в коллективе и повышение работоспособности сотрудников.

Корпоративный отдых нужен для того, чтобы лучше узнать друг друга: людей посмотреть и себя показать. В напряженной обстановке офиса, где каждая минута на счету и повод для душевного разговора выпадает не часто, трудно увидеть истинный характер и пристрастия коллег. Ведь работа – не место для личных эмоций.

При правильной организации корпоративная вечеринка станет мощным мотивационным стимулом для Ваших сотрудников, объединит их в одну сплоченную команду и создаст заряд хорошего настроения на долгое время. О корпоративном отдыхе в наше время много говорят, часто пользуются его преимуществами и очень любят этот вид общения. И это естественно, ведь день, проведенный на природе в компании любимых сотрудников, дарит настроение на несколько недель вперед.

Таким образом, корпоративные праздники – философия корпоративных отношений, непрямая реклама стабильности, уверенности и надежности компании. Корпоративные праздники – инструмент создания и воспитания коллектива, вложенные средства в которые становятся инвестициями в будущее компании.

2. 
   Формы и функции корпоративных мероприятий
   

Корпоративные мероприятия разделяются на внутренние и на внешние. Внутренние это события, в которых принимают участия только лишь работники фирмы. В некоторых случаях в проведение подобного мероприятия приглашаются члены семьи и друзья. Главная задача - сближение коллектива, поощрение работников.

У мероприятий, направленных на внешнюю среду цели совершенно иные: выказывание внимания партнерам также вовлечение новых, как правило, в подобных случаях принимает участие только руководство фирмы.

Формы проведения корпоративного торжества урезана только воображением организатора, однако, как правило, обусловливается корпоративной культурой. Более популярная – отдых в ресторане либо в ином развлекательном заведении, когда накрыты столы, также предусмотрена увеселительная программа. Так же немаловажно не забывать, что корпоративный праздник — это никак не просто веселье в его базе обязана находиться конкретная задача, например, введение новой стратегии, преодоление разногласий среди сотрудников, объединение главного или областного офиса в цельную команду и т.д.

В случае, когда праздник носит массовый либо широкомасштабный вид, требует согласованности работы множества служб, применяются услуги внешнего агентства либо специальной фирмы. Аспектом при подборе ассистента организации торжества должен быть опыт и присутствие собственных ресурсов. Опыт сможет помочь исключить очевидных ошибок и синхронизировать работу абсолютно всех персон, участвующих в мероприятии. Присутствие собственных ресурсов сможет помочь уменьшить стоимость.

Корпоративные мероприятия имеют следующие свойства:

• 
  наличие единой цели;
  
• 
  совместное осознание участия сотрудников фирмы;
  
• 
  определенное место и время проведения;
  
• 
  функциональная обособленность (дополнение к непрерывному процессу работы);
  

Корпоративные мероприятия можно классифицировать следующим образом:

• 
  Деловые (дилерские форумы, конференции, конгрессы, деловые завтраки и др.).
  
• 
  Учебные, образовательные (семинары, тренинги).
  
• 
  Презентационные (пресс-релизы, публикации).
  
• 
  Развлекательные (корпоративные праздники и вечеринки).
  
• 
  Командообразующие (курсы, испытания, внутрикорпоративные мероприятия для развития командного духа).
  
• 
  Торжественные (банкеты, фуршеты, приемы VIP - гостей и клиентов).
  
• 
  Спортивные (соревнования).
  
• 
  Общественные (благотворительные и рекламные акции).
  
• 
  Корпоративные мероприятия могут быть разовыми (юбилеи) или периодическими (ежемесячные, ежегодные).
  

При разработке корпоративного мероприятия обязательно учитывается:

• 
  период проведения корпоративного мероприятия
  
• 
  цели и задачи, желаемый результат
  
• 
  целевая аудитория (состав участников, социальный статус, возрастные группы, личные предпочтения)
  
• 
  бюджет корпоративного мероприятия (общий или в расчете на участника)
  
• 
  рамки, ограничения, особые предпочтения, связанные с традициями и прочее.
  

Корпоративное мероприятие - это любое событие в жизни компании, которое не связано с выполнением профессиональных задач и в котором участвуют ее сотрудники. Совместный выезд на экскурсию, спортивные соревнования, общий тренинг, какой-то праздник - все это может стать корпоративным мероприятием.

Формами корпоративных мероприятий могут быть:

• 
  спортивные соревнования - одна из любимых форм корпоративных мероприятий в «мужских» коллективах. Здесь важно обеспечить вовлеченность всех сотрудников в процесс: предложить несколько видов спортивных соревнований различной сложности. А для тех, кто предпочитает «оставаться на трибуне», предложить выступить в роли активных болельщиков с использованием «кричалок» и других форм поддержки;
  
• 
  вручение премий - это могут быть как серьезные номинации из серии «Сотрудник года», «Открытие года», «Трудолюбие года», «Событие года» или номинации с юмором: «Каприз года», «Фраза года», «Недоразумение года».
  

Для успеха этой формы проведения важно соблюдать следующие принципы: включенность всех сотрудников в определение лауреатов и номинантов и наличие «памятных» призов (статуэтки, дипломы с названием номинации);

• 
  выездные корпоративные тренинги - особенность этой формы проведения в том, что удается успешно совместить приятное с полезным. Проблема в том, что не многие тренинговые компании могут предложить такую форму обучения, которая будет создавать веселую и радостную атмосферу наряду с передачей знаний и развитием навыков.
  

Задачи таких тренингов могут быть разными - сформировать команду, получить навыки, провести организационную диагностику (выявить области в управлении персоналом, которые нуждаются в коррекции).

Таким образом, определение «сверхидеи» мероприятия - один из наиболее важных компонентов. Чтобы не ошибиться в выборе, окончательное решение должен принимать один человек, руководствующийся своим видением данного события.

Вовлеченности можно добиться только тогда, когда все действия организаторов корпоративного мероприятия направлены на то, чтобы людям понравилось событие, которое организовано.

Крайне необходимо, чтобы сотрудники вовремя и «без потерь» смогли попасть на праздник.

Хороший праздник организован таким образом, что каждый ощущает себя участником этого события, и ни у кого не создается впечатления, что его заставляют что-то делать. Кроме того, праздник должен прорабатывать существующие в фирме конфликты и проблемы, а не подавлять их и не вытеснять. Само собой, противоречие не исчезнет.

Итак, корпоративный праздник - это не просто мероприятие, а особая часть внутренней субкультуры компании. С помощью умело проведенного праздника можно пронести красной нитью все корпоративные ценности и установки. При проведении корпоративного праздника необходимо учесть четыре основных тенденции: обязателен повод, отдельная подготовка, финансирование, что является вполне закономерным и анализ результатов. Последний этап самый важный. Ибо все собираются не просто повеселиться и обсудить текущие проблемы, а глубже разобраться в специфике компании, что-то открыть для себя, сделать какие-то выводы. Естественно, для лучшего достижения результатов требуется грамотная организация праздника.

Глава 2 Особенности организации корпоративных мероприятий

Праздники всегда были и остаются важным средством формирования и утверждения общности, способствует социализации человека. На заре человечества праздники выступали в качестве одного из факторов зарождения и развития художественной культуры и ориентированного на нее эстетического сознания. Позднее они постоянно выбирают в себя опыт искусства, по-своему используют его средства, а иногда объединяют различные виды художественной культуры в сложном синтезе.

Праздник есть антитеза будней с их трудом и заботами, это проявление особой, празднично свободной жизни, отличной от жизни будничной, каждодневной. «Праздник» обозначает определенный период времени (час, день или дни), когда не занимаются делами. Оно характеризует такое свободное время, когда что-то отличают, к примеру, определенное событие, которое необходимо выделить из потока других событий. Праздник нуждается в особой душевной или психической настроенности, он и усиливает ее, причем значение этой настроенности сводится к тому, чтобы осуществить в структуре сознания некие превращения, невозможные в обычные, занятые трудом дни. С недавних пор и до нашего времени с понятием праздника связывается не просто свободное от работы время, не просто отдых, а свободное время в значении важного социально-культурного акта, создающего общечеловеческие ценности.

Это мероприятие необходимо, прежде всего, для создания в коллективе дружеского, человеческого контакта и ощущения «сопричастности» общей цели, идее. Праздник также несет в себе функцию «фиксации успеха», он как бы «закрепляет» на оси времени последние достижения, позволяя «поднять их на щит» и, что немаловажно, продемонстрировать партнерам, конкурентам и самим себе во всей красе.

Главное преимущество корпоративных праздников - прекрасная организация, предоставляющая участвующим в них работникам возможность свободного, беззаботного общения в кругу своих коллег и близких. Таким образом, «корпоративные праздники являются одним из самых эффективных способов налаживания системы внутрифирменных коммуникаций». Однако, необходимо всегда помнить: ничто так не портит впечатление, как не вовремя поданный автобус, нехватка мест, недостаток призов, плохо работающие микрофоны. Поэтому во время подготовки к празднику важно продумать все детали.

В первую очередь праздник-это эмоции, радостные ощущения, впечатления, которые мы уносим с собой после завершения события и которые остаются в нашей душе. Это и есть тот «носитель», который по прошествии длительного времени будет напоминать нам о том, что мы действительно побывали на выдающемся событии, и оно повлияло на наше мироощущение и на всю нашу жизнь.

Сегодня в event-менеджменте возрастает интерес к оригинальным решениям. Вот названия праздников, которые говорят сами за себя:

• 
  гусарский бал;
  
• 
  ретро-шоу;
  
• 
  диско-шоу;
  
• 
  латино-шоу;
  
• 
  джаз;
  
• 
  рок-н-ролл»;
  
• 
  русско-цыганское шоу;
  
• 
  народное шоу;
  
• 
  украинское шоу;
  
• 
  ковбойские игры.
  

Варианты мест для проведения мероприятия рассматриваются с учетом нескольких аспектов - местоположения, комфортабельности и лояльной ценовой политики.

Это могут быть музеи, театры, рестораны, теплоходы, клубы, лесной массив, другой город, другая страна.

Конечно, концепция праздника и место его проведения должны быть связаны друг с другом самым тесным образом.

2.1. Концепция корпоративных мероприятий

Многие организаторы интуитивно чувствуют, что можно делать, а чего - нельзя, что украсит мероприятие, а что - испортит. Так же, например, за рулем автомобиля вы иногда «просто чувствуете», как нужно действовать, не задумываясь о правилах вождения. Но правила вождения все-таки существуют, как и правила проведения мероприятий.


Довольно часто мероприятия проводятся с использованием различных концепций. Что такое концепция мероприятия?

Концепция, или концепт - определенный способ понимания (трактовки) какого-либо предмета, явления или процесса; основная точка зрения на предмет; руководящая идея для систематического освещения.

В идеале концепция - это некий социальный план действия, как, например, «экологическое мероприятие». Концепция необязательно должна содержать в себе идею альтруизма и заботы обо всем человечестве. Но все равно, концепция - это Идея с большой буквы, а не просто набор номеров и декораций, объединенных некой общей темой. Примерно так бывает в ресторанах - оформление зала и форма официантов готовят вас к тому, что вы сможете заказать мексиканскую еду, однако ресторан не стремится вас менять и понуждать к действиям.

Далеко не все мероприятия нуждаются в концепции. Очень часто концепция является избыточным элементом. Например, деловая конференция, как правило, проходит без специальной креативной составляющей (хотя иногда и в необычном формате - ток-шоу, телемоста, «поединка» или «битвы»). Или мероприятие предназначено для очень узкой группы постоянных партнеров, у которых ваша концепция может вызвать раздражение, а все что им нужно - личный, неформальный подход и безупречная организация, соответствующая их статусу.

Концепция - это правила игры. Концепция моментально задает целый комплекс правил, позволяя тем самым экономить ресурсы, - вам достаточно сказать всего лишь несколько слов в приглашении. Потом понадобятся уточнения, аниматоры, актеры, программа вечера, ведущий, но очень многое уже удалось донести до аудитории с помощью одного-двух слов.

Концепция - это территория мероприятия. Концепция формирует внутреннее пространство и время мероприятия. Она дает гостю представление о том, как вы преобразовали внутреннее пространство мероприятия и какие элементы будут в программе. Концепция дает понимание сценария. Помните, что в нашей обычной жизни концепций нет! И само ее появление означает для человека выход за границы обыденности.

Концепция - это усиление эмоций. Концепция усиливает коммуникацию в качестве художественного средства. Художественные произведения позволяют нам ощутить эмоции, заставляют нас переживать, борются с нашим равнодушием. Концепция мероприятия несет такую же функцию - усиливает эмоции, управляет переживаниями. Чтобы человек испытал эмоции, нужно придумать историю с кульминацией и развязкой, целый мир с законами и внутренним пространством. И этот мир, и эта история должны быть убедительными и не фальшивыми.

2.2. Оформление корпоративных мероприятий

Если мероприятие подразумевает декорацию площадки, то чаще всего выбираются помещение с минимальным количеством декора (занавесок, люстр и т.п.), так как такие помещение труднее переделать под настроение вечеринки. Лучше выбирать «коробки» с нейтральным цветом стен, полов, потолков. Таким помещениям можно придать любую атмосферу, которую только можно представить.

Оформление площадки на прямую связанно с задуманной концепцией мероприятия. Будет странно оформить деловую встречу «с глаза на глаз» в мексиканском стиле. В первую очередь важно понять и прочувствовать настроение мероприятия.

Оформление площадки так же зависит и от самой площадки, от количества приглашенных гостей, от программы питания и развлекательной программы. Не стоит допускать того, что среднего размера помещение, с достаточным количеством приглашенных гостей, с банкетными столами, и местом для развлекательной программы будет сильно перегружено декорациями. В первую очередь это не безопасно, в случае чрезвычайной ситуации. Во вторую, это просто не удобно при передвижении гостей по площадке.

Так же декораций не должно быть очень мало, помещение не должно казаться пустым.

Разновидностей оформление множество, все ограничивается лишь фантазией. Добиться желаемого эффекта оформление можно и воздушными шарами, и необычными световыми решениями. Иногда именно площадка праздника, сама среда, в которой мы его организуем, диктует нам то или иное видение мероприятия оформление места действия может претендовать на весьма значимую роль в нашем, событии.

Пиротехнические эффекты, лазерные шоу, сценические декорации на экране - все эти высокие технологии активно используются для визуального ряда на праздниках.

3. Тайминг и выбор подрядчиков для корпоративных мероприятий

Есть несколько видов тайминга – это поминутное расписание работы всех служб. Для самих организаторов делается самый полный тайминг, в нем расписаны все этапы монтажа, демонтажа и самого мероприятия, так как очень часто подготовка площадки к мероприятию начинается за несколько дней до начала крупного мероприятия.

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия.

Первое, с чего всегда надо начинать, – четко спросить у себя:

Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию).

Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).

Какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров).

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя.

Когда цели ясны, надо найти исполнителя. Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности).

3. Поиск площадки

После того, как определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты, увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других – шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

При выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

4. Детальное планирование мероприятия.

Теперь, когда известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено мероприятие, длящееся несколько дней. Присутствуют следующие пункты:

Дата и время.

Конкретный этап мероприятия: например, соревнования в академии приключений, подготовка к расселению в пансионате, расселение в пансионате, конференция, свободное время, банкет, круглые столы, шашлыки, отъезд и т.д.

Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.

Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось.

Описание – краткое описание самого мероприятия.

Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия.

Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап.

Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам.

План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя.

Программа мероприятия и план конференции для гостей.

Табличка с расселением по номерам (кто и где живет).

Список мобильных телефонов дилеров.

Список номеров машин гостей – для передачи на охрану.

Таблички и указатели.

Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда.

Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать).

Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам.

Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет.

План проведения банкета.

Список номинаций для награждения на банкете.

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей.

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта. Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия).

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке еxеls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Пожар нужно предотвратить, а не тушить.

Важный момент – нельзя забыть перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия.

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились, и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды. Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают. Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, подведение итогов.

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря, то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Организация мероприятий-это в первую очередь работа с людьми, поэтому она такая не предсказуемая, поэтому важно быть готовым ко всему, заранее предугадывать любые форс мажоры.

Важная часть организации — мероприятия-это создание тайминга.

Для создания тайминга лучше начать с самого начала: название мероприятия, дата, место, время, действие, ответственный, комментарий.

В графе «Время» ставится время, в которое планируется производить те или иные действия по проекту. В графе «Место» ставится название места, где будут проходить действия в указанное ранее время. В графе «Действие» прописывается то, что должно происходить по плану в это время в указанном месте. В графе «Ответственный» указывается менеджер или другое ответственное лицо организации. Если необходимо здесь же указывается контактный номер телефона либо e-mail. В графе «Комментарии» может быть указана любая дополнительная, которая будет вспомогательной для выполнения мероприятия.

Также существует тайминг для клиента. Этот документ включает в себя информацию по пунктам, касающихся непосредственно происходящего на самом мероприятии, и в него не входит информация, являющаяся технической. Заказчику не стоит писать, когда осуществляется монтаж и демонтаж, кто отвечает за поставку оборудования, и в какое время завезут подиум для награждения. В тайминге для заказчика нужно прописать только пункты, которые важны для него: время начала мероприятия, место его проведения, время начала тех или иных активностей (спортивных, развлекательных, деловых), написать тайминг питания (в зависимости от формата проекта), время выступления официальных лиц и начала церемоний, а также время подачи транспорта для трансфера участников.

Создание иорганизация мероприятия– это, своего рода, большая стройка или сложный ремонт, где в голове нужно удержать десятки деталей, согласований, смет и факторов, которые иногда прямо противоречат друг другу, но должны как-то складываться в единую идеальную картинку.

Важность команды, которой можно доверить часть работы, и которая не подведет в ответственный момент неоспорима. Часть задач будут выполнять подрядчики. Хорошие ведущие, ответственные артисты, расторопные декораторы со вкусом, вкусный и надежный кейтеринг и административный персонал, качественные технические работники – это не весь список лиц, которые обычно вовлечены в подготовку рядового ивента. Как же не ошибиться в работе с подрядчиками?

Прежде всего всегда нужно составлять очень конкретное описание технического задания. Нужно составить план задачи для себя, а после еще более детально для подрядчиков, указав все цифры и размеры, все предпочтения, которые есть у организатора или у клиента, все цвета, которые есть в логотипе компании и т.д.

Чем более детальным и конкретным будет описание технического задания, тем лучше. Важно предоставить примеры работ (референсы) – фото, видео, чертежи, планы и рисунки, для лучшего понимания подрядчиком.

Для составления списка потенциальных подрядчиков в том или ином направлении используются все доступные способы: собственная база подрядчиков, наработанная годами, рекомендации коллег и партнеров, а также топ-10 поисковых систем. Внимательно изученное портфолио подрядчиков: фото, видео материалы отзывы о его работе, вставляем в список.

Только имея выбор из 10-20 потенциальных партнеров возможно сделать действительно правильный выбор.

После сравнения всех представленных вариантов, взвешивания всех положительных и отрицательных факторов, а также после небольшого внутреннего совещания наконец можно сделать выбор и выбрать того "Единственного" или даже иногда разделить задачу между несколькими подрядчиками.

3. Новый год для компании «Avito»

Avito — интернет-сервис для размещения объявлений о товарах, вакансиях и резюме на рынке труда, а также услугах от частных лиц и компаний, занимающий второе место в мире и первое в России среди онлайн-классифайдов. Товары, предлагаемые к продаже на «Avito», могут быть новыми и бывшими в использовании. На ноябрь 2019 года на «Avito» было размещено более 59 млн активных объявлений.

Avito является частью OLX Group, принадлежащей южноафриканской компании Naspers, которая объединяет сайты объявлений в разных странах мира. В России компания действует через свою дочернюю фирму ООО «КЕХ еКоммерц», головной офис которой расположен в Москве. Численность персонала на декабрь 2020 года составляет более 2200 человек.

Именно для Avito, требовательных и современных представителей IT-сообщества, в 2018 году event-агентство, которое больше 17 лет называлось «Подъежики», входило в топ-50 лучших event-агентств мира и вырастило десятки специалистов, победами которых гордится вся отрасль, на данный момент имеет название «WORLDS», организовало новогоднее мероприятие, прошедшее в клубе Cition Hall.

Для сотрудников компании, на этот вечер превратившихся в персонажей любимых фильмов, мультфильмов и комиксов, организаторы подготовили поистине космическое шоу, а все пространство клуба было заполнено зонами с квестами и играми.

Данное мероприятия носило развлекательный характер, оно было нацелено на сплочение сотрудников данной организации. Работником представилась возможность провести свой досуг среди единомышленников, поучаствовать в квестах, проявить креативность в создании костюма. Такие мероприятия так же служат для формирования групп внутри коллектива, урегулирования конфликтов и мотивации персонала.

Организаторы праздника креативно подошли к оформлению площадки, концепция мероприятия заключалась в том, чтобы перенести мир интернет-реальности в атмосферу и возможно создать свой фантазийный мир. Концепция-альтернативная вселенная Avito. На новогоднее торжество были приглашены музыканты Иван Дорн и NOIZE MC, возможно это одна из причин почему для мероприятия был выбран именно клуб «Cition Hall», рассчитанный на 5000 человек и с наличием сцены. В центре площадки находились цилиндрические экраны, дающие возможность осуществить идею с дополнительной реальностью.

Новогодний праздник для компании Avito, на мой взгляд, отличный пример корпоративного мероприятия для большой и не обычной организации. Так же пример отлично спланированного организаторами мероприятия, ведь праздник такого масштаба невозможно хорошо провести без верного подбора персонала и подрядчиков, без точного составления тайминга, без определенных навыков и внимательного контроля каждого аспекта мероприятия.

Заключение

Подводя итог проделанной работе, в соответствии с поставленными задачами, можно сделать следующие выводы:

1. 
   Корпоративное мероприятие - это любое событие в жизни компании, которое не связано с выполнением профессиональных задач и в котором участвуют ее сотрудники. Совместный выезд на экскурсию, спортивные соревнования, общий тренинг, какой-то праздник - все это может стать корпоративным мероприятием.
   
2. 
   Корпоративное мероприятие необходимо, прежде всего, для создания в коллективе дружеского, человеческого контакта и ощущения «сопричастности» общей цели, идее. Также несет в себе функцию «фиксации успеха», оно как бы «закрепляет» на оси времени последние достижения, позволяя «поднять их на щит» и, что немаловажно, продемонстрировать партнерам, конкурентам и самим себе во всей красе.
   
3. 
   В идеале концепция - это некий социальный план действия, как, например, «экологическое мероприятие». Концепция необязательно должна содержать в себе идею альтруизма и заботы обо всем человечестве. Но все равно, концепция - это Идея с большой буквы, а не просто набор номеров и декораций, объединенных некой общей темой.
   
4. 
   Важная часть организации — мероприятия-это создание тайминга. Есть несколько видов тайминга – это поминутное расписание работы всех служб. Благодаря таймингу проще контролировать ход мероприятия.
   
5. 
   Разновидностей оформление множество, все ограничивается лишь фантазией. Главное в оформление-это прямая зависимость от концепции и целей мероприятия.
   

Корпоративные мероприятия-это неотъемлемая часть корпоративной культуры. По средствам корпоративных мероприятий возможно достичь ряд целей:

• 
  помочь новым сотрудникам влиться в коллектив (актуально, если в компании произошли глобальные штатные перемены, много новичков);
  
• 
  вознаградить сотрудников за успехи в работе, отметить окончание отчетного периода или крупного проекта;
  
• 
  повысить лояльность сотрудников к компании, сформировать положительный эмоциональный капитал; мотивировать сотрудников на работу;
  
• 
  сплотить коллектив, научить персонал совместно работать над решением задач;
  
• 
  разрешить конфликтные ситуации между сотрудниками;
  
• 
  оценить сотрудников, выявить будущих руководителей, сформировать команду под новый проект;
  
• 
  познакомить друг с другом персонал разных подразделений;
  
• 
  сообщить сотрудникам об обновлениях в работе компании: новой миссии или гимне, ребрендинге или слиянии двух компаний;
  
• 
  привлечь потенциальных сотрудников (внешний пиар мероприятия и отзывы действующих сотрудников в соцсетях или на других площадках привлекают кадры со стороны).
  

Корпоративные мероприятия не обязательно направлены только на сотрудников, их также проводят для повышения лояльности партнеров и демонстрации успешности компании.

Таким образом, обобщив все сказанное ранее, можно кратко сформулировать некий метод создания корпоративного праздника.

Последовательное выполнение следующих шагов приведет к созданию корпоративного мероприятия:

Принятие решение о празднике. Постановка целей, задач. Выбор целевой аудитории. Продумывание системы анализа эффективности праздничного мероприятия.

Выбор организатора праздника. В зависимости от масштаба мероприятия, пожеланий сотрудников и выделенного бюджета, можно провести мероприятие своими силами или обратиться в компанию, специализирующуюся на организации праздников.

Полноценное взаимодействие режиссера праздника и его инициатора строится на взаимном доверии и обоюдном желании создать эффективный корпоративный праздник.

Проведение праздника очень часто становится «импровизацией на тему написанного сценария» по причине возникновения непредвиденных ситуаций. Помня также о том, что праздник нельзя отрепетировать или исправить, что он проводится только один раз, нужно при любых складывающихся обстоятельствах провести его ярко, незабываемо и эффектно.

Список литературы

1. 
   Демин, Д. Корпоративная культура: Десять самых распространенных заблуждений / Д. Демин. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 154 c.
   
2. 
   Макеев, В.А. Корпоративная культура как фактор эффективной деятельности организации / В.А. Макеев. - М.: Ленанд, 2017. - 248 c
   
3. 
   Лайкер, Д. Корпоративная культура Toyota: Уроки для других компаний / Д. Лайкер. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 354 c
   
4. 
   «Великолепные мероприятия», Александр Шумович 2006
   
5. 
   «Организация деловых встреч и мероприятий» Робина Крейвина. 2008
   
6. 
   https://wrlds.ru/cases/avito (13.12.2020)
   
7. 
   https://vk.com/away.php?utf=1&to=https%3A%2F%2Fwww.e-xecutive.ru%2Fmanagement%2Fbiznes-liderstvo%2F344169-Istoriya-industrii-event-management-ukhodit-v-beskonechnost (27.11.2020)
   
8. 
   https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/korporativnye-meropriyatiya/ (01.12.2020)
   
9. 
   http://styleproject.ru/blog/novosti/kak-sostavit-tajming-meropriyatiya/ (01.12.2020)
   
10. 
    https://kirulanov.com/korporativnaya-kultura-v-sovremennom-biznese/ (28.11.2020)