Теоретические основы организации документооборота в органах внутренних делthe theoretical basis for the organization
 Скачать 2.13 Mb.
|
|
43 АДМИНИСТРАТИВНОЕ ПРАВО. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПОЛИЦИИ 2020’ 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ THE THEORETICAL BASIS FOR THE ORGANIZATION OF DOCUMENT CIRCULATION IN BODIES OF INTERNAL AFFAIRS ALEKSANDER YU. VOLSKY (Department of Ministry of the Interior of Russia “Shushenskii”, Shushenskoe, Krasnoyarsk region, Russia) А.Ю. ВОЛЬСКИЙ (Межмуниципальный отдел МВД России «Шушенский», Россия, Красноярский край, пгт. Шушенское) avolskij@yandex.ru УДК 34.06 Аннотация: являясь органами государственной власти, органы внутренних дел выполняют важ- ные задачи по поддержанию правопорядка в стране, охране прав и законных интересов граждан, пресечению и предупреждению преступности. Деятельность сотрудников органов внутренних дел должна быть должным образом оформлена и задокументирована. В статье рассматриваются норма- тивное регулирование делопроизводства, осуществляемого в органах внутренних дел, теоретические разработки, позволяющие систематизировать документооборот. Рассматривается классификация документооборота, виды его нормативной регламентации с учетом особенностей, присущих орга- нам внутренних дел. Особое внимание уделяется характеристике электронного документооборота как способа упорядочить работу органов внутренних дел, систематизировать ее и упростить работу с документами рядовым сотрудникам органов внутренних дел. Выявляются основные проблемы введения электронного документооборота в системе органов внутренних дел, и делаются выводы о необходимости их комплексного решения. Ключевые слова: органы внутренних дел, делопроизводство, документооборот, подразделение делопроизводства и режима. Для цитирования: Вольский А.Ю., Кравцова Е.А. Теоретические основы организации докумен- тооборота в органах внутренних дел // Вестник Белгородского юридического института МВД России имени И.Д. Путилина. 2020. № 1. С. 43–47. Abstract: as public authorities internal Affairs agencies perform important tasks to maintain law and order in the country, protect the rights and legitimate interests of citizens, and prevent and suppress crime. Activities carried out by employees of internal Affairs bodies must be properly documented and documented. The article deals with the normative regulation of office work carried out in the internal Affairs bodies, theoretical developments that allow to systematize the document flow, carry out its systematization and improvement. Various classifications of document circulation, types of its normative regulation are considered, taking into account the features inherent in the internal Affairs bodies. Special attention is paid to the characteristics of electronic document management as a way to streamline the work of internal Affairs bodies, systematize it and simplify the work with documents for ordinary employees of internal Affairs bodies. The main problems of the introduction of electronic document management in the system of internal Affairs bodies are identified and conclusions are made about the need for their comprehensive solution. Keywords: internal Affairs bodies, office management, document management, division of office management. ELENA A. KRAVTSOVA, Candidate of Law (Putilin Belgorod Law Institute of Ministry of the Interior of Russia, Belgorod, Russia) Е.А. КРАВЦОВА, кандидат юридических наук (Белгородский юридический институт МВД России имени И.Д. Путилина, Россия, Белгород) 543375@mail.ru 44 2020’ 1 АДМИНИСТРАТИВНОЕ ПРАВО. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПОЛИЦИИ For citation: Volsky A.Yu., Kravtsova E.A. The theoretical basis for the organization of document circulation in bodies of internal Affairs // Vestnik of Putilin Belgorod Law Institute of Ministry of the Interior of Russia. 2020. № 1. P. 43–47. К аждая организация, каждое учреждение, не- зависимо от вида деятельности, работает с документами, которые оформляют эту деятель- ность, служат подтверждением ее осуществле- ния, выступают в качестве доказательств со- вершения той или иной операции. Документы являются основанием для принятия управлен- ческих решений, бухгалтерского учета, кадрово- го обеспечения организации. Неисполнение или неэффективная организация исполнения доку- ментов может привести к недостижению целей создания организации и ее полной неуправля- емости. Поэтому надлежащее осуществление документооборота очень важно для любой ор- ганизации. Не являются исключением и органы внутренних дел. Более того, именно в органах внутренних дел, исходя из важности задач, воз- ложенных на данные органы, правильное веде- ние документооборота является не только по- казателем результативности их деятельности и средством отчетности, но и напрямую влияет на обеспечение и реализацию прав и свобод граж- дан России. Учитывая важность ведения документаль- ного оформления деятельности организаций, документооборот должен быть четко регла- ментирован. Регламентация документооборота осуществляется по нескольким направлениям. Л.А. Кобелькова выделяет такие элементы ре- гламентации документооборота, как стандарти- зация, законодательное регулирование, разра- ботка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия [5, с. 112]. В целом соглашаясь с ее мнением, считаем необходимым отметить также, что не- маловажную роль в организации документообо- рота играет разработка внутренних локальных нормативных документов организации. В настоящее время в России действует не- сколько общих стандартов осуществления дея- тельности по созданию, обороту и хранению документов. С 1 января 2020 года вступил в действие Национальный стандарт Российской Федерации по управлению документами 1 . Дан- ным документом введены понятия и принципы осуществления документооборота в организа- 1 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информа- ции, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. (утв. приказом Росстандарта от 26.03.2019 № 101-ст). – Москва: Стандартинформ, 2019. циях. Наряду с ним продолжает действовать Национальный стандарт Российской Федера- ции по делопроизводству 2 , который дает опре- деление основным понятиям, используемым в делопроизводстве (в том числе само понятие делопроизводства). В отношении делопроизвод- ства, ведущегося государственными органами, существуют общие правила и требования к до- кументам 3 , которые получили свое дальнейшее закрепление и уточнение на отраслевом уровне с учетом специфики задач, стоящих перед тем или иным государственным органом. В орга- нах внутренних дел делопроизводство ведется по общим правилам делопроизводства с уче- том особенностей, установленных приказами МВД России № 360 4 и 623 5 , Инструкцией по де- лопроизводству в органах внутренних дел 6 , меж- ведомственными соглашениями и договорами, локальными нормативными актами и другими документами. Деятельность любого органа внутренних дел осуществляется на основании единоначалия. По- этому общее руководство документооборотом, как и любой другой деятельностью, осуществля- ется начальником органа внутренних дел. Также специально для работы с документами в любом 2 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотеч- ному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). – Москва: Стандартинформ, 2014. 3 Государственная система документационного обеспече- ния управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). – Москва: Главархив СССР, 1991. 4 Приказ Министерства внутренних дел Российской Фе- дерации от 30 июня 2016 г. № 360 «О порядке организации работы по представлению органами, подразделениями и организациями системы МВД России сведений по вопросам делопроизводства, рассмотрения обращений граждан и ор- ганизаций, состояния защиты государственной тайны». До- кумент опубликован не был. 5 Приказ Министерства внутренних дел Российской Феде- рации от 26 сентября 2018 г. № 623 «Вопросы организации информационно-аналитической работы в управленческой деятельности органов внутренних дел Российской Федера- ции». Документ опубликован не был. 6 Приказ Министерства внутренних дел Российской Фе- дерации от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструк- ции по делопроизводству в органах внутренних дел Рос- сийской Федерации» [Электронный ресурс]. Доступ из СПС «Гарант». 45 АДМИНИСТРАТИВНОЕ ПРАВО. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПОЛИЦИИ 2020’ 1 органе внутренних дел созданы и функциониру- ют подразделения делопроизводства и режима. Они являются самостоятельными структурными подразделениями. Руководит подразделением инспектор, в подчинении которого находятся де- лопроизводители. Делопроизводители должны соответствовать квалификационным требова- ниям, в число которых входит наличие специ- альной подготовки по делопроизводству, работе с обращениями граждан, режиму секретности, знания об организации служебно-управленче- ской и организационной деятельности органов внутренних дел, о нормативных актах, регулиру- ющих осуществление делопроизводства, и нор- мативных актах в сфере защиты государствен- ной тайны. Если наличие самостоятельного подразделения по делопроизводству и режиму штатным расписанием органа внутренних дел не предусмотрено, то его функции приказом на- чальника органа внутренних дел возлагаются на конкретного сотрудника. Специалисты подразделения делопроизвод- ства и режима осуществляют прием и регистра- цию документов, поступающих в орган внутрен- них дел, передачу их начальнику для изучения и распределения между подчиненными, контроли- руют их исполнение, отправляют исходящую до- кументацию, ведут номенклатуру дел, проводят их опись, обеспечивают их сохранность и унич- тожение по истечении сроков хранения. Помимо группы делопроизводства и режима любой из сотрудников органов внутренних дел в соответствии со своими служебными обязан- ностями оформляет и исполняет необходимую документацию. В связи со спецификой деятельности в орга- нах внутренних дел делопроизводство в органах внутренних дел можно классифицировать по нескольким основаниям. По такому основанию, как направленность делопроизводства, его мож- но разделить на общее и специальное. Общее делопроизводство направлено на организацию внутренней деятельности органов внутренних дел. Оно характерно для всех государственных организаций, направлено на кадровое, финан- совое, управленческое, хозяйственное обеспе- чение деятельности организации. Специальное делопроизводство направлено на реализацию задач, возложенных на конкретный государ- ственный орган. Для органов внутренних дел специальное делопроизводство заключается в составлении уголовно-процессуальных, адми- нистративно-процессуальных, оперативно-ро- зыскных документов, направленных на реше- ние задач по охране общественного порядка, раскрытие и предупреждение правонарушений (преступлений). С точки зрения секретности делопроизвод- ство в органах внутренних дел можно разде- лить на секретное и несекретное. Большинство документов, которые используются в деятель- ности органов внутренних дел, а также явля- ются результатом такой деятельности, несе- кретные. Однако в некоторых случаях, исходя из специфики своей деятельности, сотрудники органов внутренних дел сталкиваются со све- дениями, составляющими государственную или служебную тайну. При работе с содержащими такие сведения документами ведется секретное делопроизводство. По носителям документооборот можно разде- лить на документарный, электронный и смешан- ный. В последнее время все большее предпочте- ние отдается электронному документообороту. Это связано с тем, что такой документооборот при его правильной организации выстраивает более прозрачную и эффективную систему кон- троля за исполнением документов, их система- тизации, отчетности и обобщения. Изучая опыт применения в организациях элек- тронного документооборота, ученые указывают на его явные преимущества перед бумажным документооборотом. Так, В.А. Никишин указы- вает, что «применение элементов электронного документооборота стало эффективным управ- ленческим инструментом, который создает прин- ципиально новые возможности повышения опе- ративности в работе с документами, улучшения качества информационного обеспечения руково- дителей и специалистов» [9, c. 4]. И.П. Прищеп в качестве достоинств электронного документо- оборота называет его прозрачность, повышение уровня защиты данных (при необходимости), по- вышение уровня исполнительской дисциплины, легкость контроля за исполнением документов [10, c. 16]. В последнее время органы внутренних дел, как и другие государственные организации, постепенно переводятся на электронный до- кументооборот. К документным системам, осу- ществляющим электронный документооборот, предъявляются особые требования. В соответ- ствии с упомянутым выше Национальным стан- дартом Российской Федерации по управлению документами системы документооборота долж- ны соответствовать таким требованиям, как на- дежность, безопасность, системность, соответ- ствие нормативным документам, способность осуществлять в них управление документами, распределение уровня доступа к системе меж- ду участниками процесса создания документов, пользователями и лицами, осуществляющими управление документами. Соблюдение выше- перечисленных требований особенно актуально 46 2020’ 1 АДМИНИСТРАТИВНОЕ ПРАВО. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПОЛИЦИИ для органов внутренних дел, поскольку они об- ладают значительным массивом информации, составляющей личную тайну граждан (ст. 17 Фе- дерального закона «О полиции») 7 В системе МВД России переход на элек- тронный документооборот вызвал ряд про- блем, о которых говорят современные ученые. Так, А.О. Астахова отмечает, что одной из су- щественных проблем электронного оборота системы МВД России является проблема со- хранности документов, защиты их от взлома и внесения несанкционированных изменений [2, c. 96]. А.В. Ермолаева указывает на пробле- му поиска необходимой информации и необхо- димость ее систематизации при осуществлении электронного документооборота [3, c. 45]. В ка- честве трудностей применения электронного документооборота выделяется также проблема низкой квалификации сотрудников, которые не всегда в достаточной степени владеют техни- ческими средствами [6, c. 42]. Также к сложно- стям перехода на электронный документообо- рот можно отнести невозможность проведения отдельных операций в электронный документо- оборот, поскольку для их совершения требуется наличие электронной подписи сотрудников, ко- 7 Федеральный закон от 07.02.2011 № 3-ФЗ (ред. от 02.12.2019) «О полиции» // Собрание законодательства Рос- сийской Федерации. 2011. № 7. Ст. 900. торая имеется только у небольшого количества сотрудников органов внутренних дел. В частно- сти, к таким операциям можно отнести кадровое производство, которое требует ознакомления сотрудников с вынесенными в отношении них приказами под подпись. Кроме того, следует отметить психологиче- скую неготовность многих руководящих работ- ников к переходу на электронный документо- оборот, что приводит к проведению двойной работы подчиненными, которые вынуждены оформлять документы как в электронном, так и в бумажном варианте. Резюмируя вышесказанное, можно отметить, что организация документооборота в органах внутренних дел является важным аспектом, напрямую влияющим на выполнение государ- ственно важных задач, стоящих перед органа- ми внутренних дел. Процесс работы с докумен- тами в органах внутренних дел достаточным образом проработан как на доктринальном уровне, так и на уровне нормативно-правово- го регулирования. Однако на практике ведение делопроизводства вызывает проблемы, причем основное большинство из них связано с введе- нием электронного документооборота. Данные проблемы не имеют быстрого и одномоментно- го решения. Они должны решаться комплексно, на основании современных практических и тео- ретических разработок. 1. Astakhova A.O. Kharakteristika dokumentatsionnogo obespecheniya v sisteme organov vnutrennikh del // Nauchnyi kontent. 2019. № 2. S. 95–107. 2. Gubareva T.V., Tonoyan A.A. Sistemy avtomatizatsii deloproizvodstva organov gosudarstvennogo upravleniya // Trudy Bratskogo gosudarstvennogo universiteta. Seriya: Ekonomika i upravlenie. 2014. T. 1. S. 3–9. References Литература 1. Астахова А.О. Характеристика документационного обеспечения в системе органов внутренних дел // Научный контент. 2019. № 2. С. 95–107. 2. Губарева Т.В., Тоноян А.А. Системы автоматизации делопроизводства органов государственного управления // Труды Братского государственного университета. Серия: Экономика и управление. 2014. Т. 1. С. 3–9. 3. Ермолаева А.В. К вопросу организации управления документами в органах исполнительной власти регионального уровня // Делопроизводство. 2018. № 2. С. 45–52. 4. Караваев А.А. Актуальные вопросы законодательного закрепления электронного документооборота с целью внедрения его в деятельность органов внутренних дел // Вестник Воронежского института МВД России. 2011. № 4. С. 163–168. 5. Кобелькова Л.А. Документация в информационном обществе: проблемы оптимизации документооборота // Отечествен- ные архивы. 2011. № 6. С. 112–114. 6. Кузнецов С.Л. Новые требования к системам управления документами и электронным архивам // Делопроизводство. 2018. № 4. С. 41–49. 7. Ларин М.В., Янковая В.Ф. Электронные документы и научно-методическое обеспечение управления ими в делопроиз- водстве и архиве // Отечественные архивы. 2014. № 3. С. 43–48. 8. Лукашева Н.Н. Некоторые вопросы организации делопроизводства // Научный вестник Крыма. 2017. № 5 (10). С. 22. 9. Никишин В.А. Электронный документооборот как инструмент эффективного руководства // Научные труды КубГТУ. 2014. № 3. С. 1–5. 10. Прищеп И.П., Зимина Л.В. Основные понятия электронного документооборота, преимущества и недостатки использо- вания перед традиционным документооборотом // Экономическая среда. 2017. № 1 (19). С. 15–18. 11. Труничкина Е.И. Современное делопроизводство // Современное развитие экономических и правовых отношений. Образование и образовательная деятельность. 2015. № 14. С. 253–256. 47 АДМИНИСТРАТИВНОЕ ПРАВО. АДМИНИСТРАТИВНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПОЛИЦИИ 2020’ 1 3. Ermolaeva A.V. K voprosu organizatsii upravleniya dokumentami v organakh ispolnitel’noi vlasti regional’nogo urovnya // Deloproizvodstvo. 2018. № 2. S. 45–52. 4. Karavaev A.A. Aktual’nye voprosy zakonodatel’nogo zakrepleniya elektronnogo dokumentooborota s tsel’yu vnedreniya ego v deyatel’nost’ organov vnutrennikh del // Vestnik Voronezhskogo instituta MVD Rossii. 2011. № 4. S. 163–168. 5. Kobel’kova L.A. Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: problemy optimizatsii dokumentooborota // Otechestvennye arkhivy. 2011. № 6. S. 112–114. 6. Kuznetsov S.L. Novye trebovaniya k sistemam upravleniya dokumentami i elektronnym arkhivam // Deloproizvodstvo. 2018. № 4. S. 41–49. 7. Larin M.V., Yankovaya V.F. Elektronnye dokumenty i nauchno-metodicheskoe obespechenie upravleniya imi v deloproizvodstve i arkhive // Otechestvennye arkhivy. 2014. № 3. S. 43–48. 8. Lukasheva N.N. Nekotorye voprosy organizatsii deloproizvodstva // Nauchnyi vestnik Kryma. 2017. № 5 (10). S. 22. 9. Nikishin V.A. Elektronnyi dokumentooborot kak instrument effektivnogo rukovodstva // Nauchnye trudy KubGTU. 2014. № 3. S. 1–5. 10. Prishchep I.P., Zimina L.V. Osnovnye ponyatiya elektronnogo dokumentooborota, preimushchestva i nedostatki ispol’zovaniya pered traditsionnym dokumentooborotom // Ekonomicheskaya sreda. 2017. № 1 (19). S. 15–18. 11. Trunichkina E.I. Sovremennoe deloproizvodstvo // Sovremennoe razvitie ekonomicheskikh i pravovykh otnoshenii. Obrazovanie i obrazovatel’naya deyatel’nost’. 2015. № 14. S. 253–256. (статья сдана в редакцию 09.01.2020) |