система управления персоналом. Теоретические основы. Организации учета и анализа расчетов с подотчетными лицами
 Скачать 4.87 Mb.
|
 Рис. 2. Диалоговое окно документа «Авансовый отчет» Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной. Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807). Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму установленного образца и после утверждения отчета проводят. При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для "валютных" - субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 "Прочие доходы и расходы". Таким образом, было выяснено, что ООО «Акватрейд» выдает денежные средства в подотчет на командировочные расходы и на оплату различных хозяйственных нужд. Первичные документы заполнены верно, по установленным типовым формам. Приложенные к авансовому отчету товарные чеки, кассовые чеки, накладные и квитанции отвечают требования, предъявляемым учетным законодательством к первичным учетным документам, так как содержат обязательные реквизиты. Разноска корреспондирующих счетов выполнена верно. Используя регистры учета по счету 71 - главную книгу и анализ счета проведена сверка отражения авансовых отчетов на счете. Сальдо по счету и аналитическому учету совпадает, все данные отражаются правильно, вовремя и с соблюдением методологических рекомендаций по бухгалтерскому учету. 3. Анализ расчетов с подотчетными лицами .1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными лицами на предприятия В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятию часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету не представляется возможным. Покупка небольших партий товара и некоторые операционно-хозяйственные расходы осуществляются через лиц, как правило, работников предприятия, которым выдаются наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации. Рассмотрим методику анализа расчетов с подотчетными лицами на примере. С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») аналитическую таблицу 3.1. Таблица 3.1. Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами
Данные таблицы 3.1 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2005 году приходилось 3,2% всей кредиторской задолженности. Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2005 года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма. Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2005 год показало, что, действительно, работником Сидоровым В.Н. 20 сентября 2005 года была взята подотчет сумма в размере 50 тыс.рублей для приобретения канцтоваров. Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Сидорова В.Н. истек 23 декабря 2005 года. Тем не менее, в связи с тем, что Сидоров В.Н. находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка: Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» - 50000 рублей, То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Сидоровым В.Н. Далее на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» рассмотрим состав подотчетных лиц (таблица 3.2). Таблица 3.2. Данные о составе подотчетных лиц в 2007 году
Данные, приведенные в таблице 3.2, свидетельствуют о том, что наибольший объем средств, выделяемых под отчет в 2007 году приходился на двух сотрудников предприятия: начальника отдела материально-технического снабжения Орлова С.Н., что связано с необходимостью приобретения различных материалов, осуществлением общехозяйственных расходов; начальника отдела сбыта Трофимову Н.А., что связано с осуществлением командировочных расходов. Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 25/2007-К от 28 декабря 2006 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет. Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» таблицу 3.3. Таблица 3.3. Направления использования подотчетных сумм в 2007 году
Таким образом, группировка сведений о направлении расходования подотчетных сумм позволяет определить - на какие нужды в основном направлялись подотчетные суммы в 2007 году. Так, согласно данным, приведенным в таблице 3.3, подотчетные суммы в основном направлялись на: общехозяйственные расходы (63,83%). Это расходы для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом: административно-управленческие расходы, затраты по приобретению канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, по оплате мелкого ремонта, арендная плата за помещения общехозяйственного назначения, расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п. услуг; расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов (15,74%). Это расходы на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары и т.п. ценностей организации; расходы, связанные с нуждами основного производства (14,29%). Это прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции, выполнением работ и оказанием услуг. Практически все авансовые отчеты, представленные лицами, которым, выдавались подотчетные суммы, представлены в соответствии с предъявляемыми к отчету требованиями и приложением всех документов, подтверждающих произведенные расходы. Между тем, специалистом производственного бюро Тихомировым С.В., представлены документы на приобретение товарно-материальных ценностей на общую сумму 13230,5 рублей без приложения товарного чека. В то же время, отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за что предусмотрены штрафы от 5000 до 15000 рублей и выше. При принятии документов к учету бухгалтером был выдан НДС расчетным путем из стоимости материальных ценностей, приобретенных Тихомировым С.В. в розничной торговой сети. Анализ подотчетных сумм, выданных Трофимовой Н.А., начальнику отдела сбыта предприятия, показала, что в сентябре месяце Трофимовой Н.А. были нарушены сроки сдачи авансового отчета по командировке - вместо положенной сдачи авансового отчета 20 сентября (после возвращения из командировки), отчет сдан 26 сентября. Между тем, срок отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от сроков отчета по авансам, выдаваемым на хозяйственные нужды и составляет - три рабочих дня со дня возвращения из командировки. Кроме того, анализ первичных документов показал, что был нарушен и порядок выдачи подотчетных сумм. Так, 17 апреля 2007 года, начальнику организационно-контрольного отдела Иванову В.Г. была выдана подотчетная сумма в размере 5500 рублей, тогда как авансовый отчет о расходовании ранее полученных подотчетных сумм был представлен только 19 апреля 2007 года. Указанная сумма была выдана без предварительно составленной сметы расходов. В то же время Порядком ведения кассовых операций установлено, что выдача подотчетных средств производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, суммы выдаются на основе утвержденной сметы расходов. Таким образом, анализ кредиторской задолженности с подотчетными лицами, отражаемы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», показал, что на предприятии имеются нарушения при проведении расчетом с подотчетными лицами. В целях устранения выявленных в ходе анализа нарушений, необходимо разработать рекомендации по совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами. .2 Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с подотчетными лицами В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Между тем действующая законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов. Проведенный нами в пункте 3.1 анализ расчетов с подотчетными лицами выявил следующие недостатки в учете и анализе расчетов с подотчетными лицами: ) Неправильное оформление авансовых отчетов - неполный комплект документов. В качестве документов, подтверждающих расходы, к авансовому отчету, должны прилагаться кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, командировочные удостоверения, транспортные документы, накладные, другие первичные документы. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. Так, кассовый чек содержит сведения о продавце (его наименование и ИНН), иногда сумму НДС и общую сумму покупки, а в товарном чеке указывается фактический перечень приобретенных товаров. Таким образом, товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом. В случае отсутствия или оформления с нарушениями первичных документов, подтверждающих произведенные подотчетным лицом расходы, у предприятия нет оснований списывать потраченные суммы с работника. Кроме того, стоимость материальных ценностей, приобретенных по таким документам, и фактически не принятым организацией к учету, включается в доходы физического лица, с которых необходимо удержать налог на доходы физического лица (НДФЛ). Поэтому в случае неполного комплекта документов к авансовому отчету, отсутствующий товарный чек возможно заменить актом, составленным представителями организации, и оприходовать приобретенное имущество. В акте необходимо отразить - что именно и для каких целей было приобретено. |