система управления персоналом. Теоретические основы. Организации учета и анализа расчетов с подотчетными лицами
 Скачать 4.87 Mb.
|
 Рис. 1. Организационная структура ООО «Акватрейд» Секретарь совмещает работу офис-менеждера и кадровика - ведет учет личных дел работников предприятия. Операторы выдувной установки занимаются производством утеплителя, однако при наличии достаточного количества товара на продажу и заказа на оказание услуг, эти работники выполняют утепление помещений. При этом если в определенный момент времени требуется и производить утеплитель на продажу и производить утепление помещений, общество нанимает работников для производства утеплительных работ со стороны по разовым гражданско-правовым договорам. Бухгалтерский учет на предприятие ведется в соответствие с единым методологическими основами и правилами, установленными Законом «О бухгалтерском учете» и Положение о введение учета и отчетности в РФ, Планом счетов бухгалтерского учета и положениями, регулирующими порядок учета различных объектов бухучета, а также Учетной политикой предприятия. Бухгалтерский учет организации представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации, их движении путем непрерывного, сплошного и документального учета всех хозяйственных операций в соответствии с требованиями и на основании действующего законодательства РФ. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и его руководство несет руководитель предприятия, через неукоснительное обеспечение выполнения всеми подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований бухгалтерской службы в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений. Бухгалтерский учет на предприятии ведется бухгалтерией в составе 2-х человек - главного бухгалтера Сергеевой О.В. и бухгалтера-кассира. Бухгалтер кассир осуществляет кассовые операции и разноску первичной документации в программу учета. Главный бухгалтер контролирует работу бухгалтера-кассира, составляет регистры учета, рассчитывает налоги, составляет отчетность и заполняет налоговые декларации. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций. Он предоставляет оперативную информацию пользователям (по указанию руководителя и/или действующим ведомственным или российским нормативным актам по этим вопросам), составляет в установленные сроки финансовую отчетность, проводит экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия совместно с другими подразделениями и службами по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления и мобилизации внутренних резервов. Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем предприятия документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются не действительными и к исполнению сотрудниками организации не принимаются. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и участвует в формировании учетной политики, несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности в соответствии с должностной инструкцией. Рабочий план счетов составлен на основе типового плана счетов бухгалтерского учета РФ и содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. Учет на предприятии ведется в программе «1С: Бухгалтерия», учет заработной платы ведется в этой же программе, что является недостатком, однако в настоящий момент, поскольку общество несет убытки, говорить о покупке новой версии программы, либо специальной программы для учета кадров и заработной платы не приходится. Единственным положительным моментом является маленькая численность сотрудников - 7 человек на конец года, что позволяет детально контролировать правильность начисления заработной платы и отчислений от фонда оплаты труда. Однако если в дальнейшем предприятие планирует развиваться и увеличивать штат сотрудников, следует позаботиться о приобретении программы учета заработной платы, например, «Камин 2.0». Преимущества данной программы в том, что она позволяет детально изучить порядок начисления всех налогов с заработной платы. Вывести большое количество регистров, автоматически заполнять декларации и в дальнейшем производить автоматическую выгрузку на внешний носитель, для сдачи в налоговую инспекцию. Проведем анализ деятельности ООО «Акватрейд». Для анализа используем данные бухгалтерской отчетности общества за 2006 и 2007 года. В таблице 2.1 по данным бухгалтерской отчетности приведены основные показатели деятельности. Как видно из таблицы и произведенных расчетов, валюта баланса уменьшилась за год на 728 тыс. руб. или на 33,78%. Наибольшую долю в активах предприятия занимают оборотные активы, при этом на конец отчетного периода доля оборотных активов снизилась на 4,48% за счет увеличения суммы основных средств предприятия. Темп роста основных средств общества составил 202,08%, а снижение общей валюты баланса произошло за счет снижения оборотных активов предприятия на 776 тыс. рублей. Снижение оборотных активов произошло за счет снижения товарных и материальных запасов предприятия на 1162 тыс. рублей. У общества увеличилась дебиторская задолженность и денежные средства. Пассивы общества представлены собственным капиталом и краткосрочной задолженностью. Уставный капитал общества остался неизменным, изменение собственного капитала происходит за счет изменения нераспределенной прибыли. Таблица 2.1. Структура бухгалтерского баланса ООО «Акватрейд» за 2007 год. (тыс. руб.)
Долгосрочных пассивов общество не имеет, но у ООО «Акватрейд» имеется задолженность по кредитам и займам, а также кредиторская задолженность. Задолженность по займам увеличилась к концу года, а кредиторская задолженность снизилась. В начале года наибольшую долю в кредиторской задолженности занимает задолженность перед поставщиками и подрядчиками, а в конце года - задолженность по налогам и сборам. Рассмотрим форму 2 - отчет о прибылях и убытках предприятии за 2007 год. Данные обобщим в таблице 2.2. Таблица 2.2. Показатели финансового результата ООО «Акватрейд» за 2006-2007 гг.
Как видно из таблицы, выручка от реализации увеличилась на 34,75% или на 824 тыс. рублей, темп роста себестоимости при этом составил 162,94%. Таким образом, в 2007 году общество получило убыток в сумме 441 тыс. рублей. Если в 2006 году чистая прибыль общества составила 61 тыс. рублей, то в 2007 году за счет больших расходов, помимо себестоимости, общество получило убыток в сумме 1594 тыс. рублей. Уменьшилась фондоотдача основных средств на 2,88, оборачиваемость товарных запасов повысилась. За 2007 год численность работников снизилась на 2 человека, увеличилась производительность труда и средняя заработная плата. В таблице 2.3 по данным бухгалтерского баланса (приложение 2) приведем показатели платежеспособности и финансовой устойчивости исследуемого предприятия за 2006-2007гг. Таблица 2.3. Показатели платежеспособности и финансовой устойчивости ООО «Акватрейд» за 2006-2007 гг.
Коэффициент автономии показывает удельный вес собственных средств в общей сумме источников финансирования, у ООО «Акватрейд» на данный коэффициент не достигает нормы, но наблюдается его повышение на конец 2007 года. Коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными источниками показывает, какая часть оборотных активов финансируется за счет собственных источников, у ООО «Акватрейд» данный коэффициент составляет соответственно 0,109 и 0,124 в каждом исследуемом периоде, и не достигает пределов нормы. Коэффициент финансовой устойчивости показывает, какая часть активов финансируется за счет устойчивых источников, у ООО «Акватрейд» данный коэффициент не соответствует норме, но также наблюдается тенденции его повышения Коэффициент финансирования показывает, какая часть деятельности финансируется за счет собственных, а какая за счет заемных средств. Значение этого коэффициента также не достигает нормального и увеличивается к концу 2007 года. Коэффициент капитализации показывает, сколько заемных средств организация привлекла на 1 тыс. руб. вложенных в активы собственных средств. У ООО «Акватрейд» данный коэффициент значительно превышает нормальное значение, однако наблюдается тенденция снижения. Коэффициент текущей ликвидности показывает, какую часть текущих обязательств по кредитам и расчетам можно погасить, мобилизовав все оборотные средства. В нашем случае, коэффициент не достигает рекомендованного нормативного значения, но достаточно приближен к нему. Положительной тенденцией можно отметить увеличение данного коэффициента на 0,031 в 2007 году. Коэффициент срочной ликвидности показывает, какая часть краткосрочных обязательств организации может быть немедленно погашена за счет средств на различных счетах, в краткосрочных ценных бумагах, а также поступлений по расчетам с дебиторами. Коэффициент срочной ликвидности ООО «Акватрейд» также как и коэффициент текущей ликвидности не достигает рекомендованного нормативного значения. Коэффициент абсолютной ликвидности показывает, какую часть краткосрочной задолженности организация может погасить в ближайшее время за счет денежных средств и краткосрочных ценных бумаг. Полученный коэффициент абсолютной ликвидности в ООО «Акватрейд» увеличился на 0,080 и составил 0,188, тогда как критерий нормативного значения составляет от 0,2 до 0,3. Таким образом, исчисленные коэффициенты позволяют сделать вывод не совсем благополучном положении общества. ООО «Акватрейд» не хватает ликвидных средств для погашения долгов и повышения устойчивости. Для выхода из кризисной ситуации обществу можно рекомендовать изыскивать пути снижения себестоимости и прочих расходов. Работникам службы снабжения следует находить новых поставщиков, с более низкими ценами на товары, широким ассортиментом. Покупать товары, большими партиями используя кредитные линии. Также эффективным инструментом выхода из кризисной ситуации может оказать повышение цен на товары, поскольку продукция довольно специфичная и конкуренция незначительная. 2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Акватрейд» Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ООО «Акватрейд» предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Чаще всего в ООО «Акватрейд» под отчет наличные деньги выдаются: в качестве аванса на командировочные расходы; на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.). Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды. Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку") (см. Приложение 5). Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" - Приложение 6). Для каждого работника должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. В ООО «Акватрейд» служебное задание не оформляется, поскольку Минфин России занял позицию, что составление двух документов (приказа о командировании и командировочного удостоверения) является нецелесообразным. Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников. После завершения командировки сотрудник ООО «Акватрейд» оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки. К авансовому отчету (Приложение 7) прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие фактически произведенные расходы (Приложение 8). На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ООО «Акватрейд». Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в таблице 2.4. Таблица 2.4. Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в ООО «Акватрейд»
Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия ООО «Акватрейд» соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Так, пункт 11 Порядка запрещает: выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам; передавать подотчетные суммы от одного работника другому. При выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71: Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма. Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию ООО «Акватрейд» авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику). Целесообразность расходов проверяется и утверждается руководителем организации. Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения такого срока. Так учетной политикой ООО «Акватрейд» установлен срок в 1 квартал. Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника: Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет. Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку: Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги. Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей": Дебет 94 Кредит 71 - отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма. Бухгалтерия ООО «Акватрейд» может удержать эту сумму из заработной платы работника: Дебет 70 Кредит 94 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника. Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами (таблица 2.5). Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в ООО «Акватрейд» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. В ООО «Акватрейд» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71. Таблица 2.5 Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в ООО «Акватрейд»
Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в ООО «Акватрейд». Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в программе предусмотрен документ "Авансовый отчет" - рис. 2 (меню: "Документы - Авансовый отчет".) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||