Делопроизводство. Т.В. Кузнецова. Учебник для вузов Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнитидана, 2001. 359 с. Isbn 5238001932

• Название: Учебник для вузов Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др. Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнитидана, 2001. 359 с. Isbn 5238001932
• Анкор: Делопроизводство. Т.В. Кузнецова.doc
• Дата: 12.02.2017
• Размер: 3.07 Mb.
• Имя файла: Делопроизводство. Т.В. Кузнецова.doc
• Тип: Учебник; #2619
• страница: 47 из 47

Библиографический список

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных доку­ментов на бумажных носителях // Секретарское дело, 1999, № 3, с. 30.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес­кое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо­бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

6. Документы, и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли­хачев. - М.: Экономика, 1991, 271 с.

7. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. Изд. 4-е, исправ­ленное и доп. — М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1999, 256 с.

10. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

11. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион­ные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.

13. Организация работы с документами: Учеб. /В .А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Ор­джоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

14. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.

15.Рахманин Л..В. Стилистика деловой речи и редактирование слу­жебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с.

16. Санкина Л.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н. В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.

17. Составление и оформление служебных документов. Практиче­ское пособие для коммерческих фирм, общественных организа­ций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецо­вой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 224с.

18. Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, 362 с.

19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144 с.

20. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.

21. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. — М.: Инфра-М, 1999, 272 с.

22. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Коммен­тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа­ции. Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,1999, 232 с.

23. Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства прави­тельственных учреждений России XVI—XVII вв. — М.: МГИАИ, 1985, 102с.

24. Журнал «Делопроизводство».

25. Журнал «Секретарское дело».

Приложения

Приложение 1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ*




* Оформение документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30—97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организаци­онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Научная книга, 1998, с. 71.
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации орга­низаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, ка­питальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологи­ческого проектирования; численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льго­ты; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хра­нения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (об организации; структурном подразделении; премиро­вании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и тд.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, поме­щений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 2

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ*

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению докумен­тов. — М.: Научная книга, 1998, с. 72.
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве­дение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст­ве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод­ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля­цию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при­читающейся заработной плате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.
Приложение 3

ОБРАЗЦЫ РЕДАКТОРСКОЙ ПРАВКИ (ПРАКТИКУМ)

1. 
   Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государ­ственную лицензию), поступившего на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого сту­денту необходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтверждающий его обучение в другом вузе (зачётная книжка или ака­демическая справка).
   

Отредактированный вариант:

Студент из другого высшего учебного заведения (имеющего государст­венную лицензию), поступивший на общих основаниях (по конкурсу), имеет право на перевод на бесплатную форму обучения. Для этого студенту не­обходимо представить в деканат личное заявление и документ, подтвер­ждающий его обучение в другом вузе (зачётную книжку или академиче­скую справку).

Редакторская правка заключается в уточнении падежных форм существительных. В тексте нарушена грамматическая связь между определяемым словом «студент» и согласованным определением-причастием «поступивший». Оба они должны стоять в форме имени­тельного падежа.

Редактор изменил падеж слов, заключенных в скобки и раскры­вающих значение дополнения «документ». Поскольку существительное «документ» имеет форму винительного падежа («представить доку­мент»), то и заключенные в скобки приложения должны использовать­ся в том же падеже.
2. Студент имеет право на обучение по индивидуальному плану. Для этого ему необходимо подать личное заявление в деканат. На заседании Совета факультета рассматривается вопрос о предоставлении студенту индивидуального плана обучения. После положительного решения на осно­вании заявления с визой декана и выпиской из решения Совета факуль­тета составляется приказ, который представляется в учебный отдел в 5-ти дневный срок с момента решения Совета факультета.
Отредактированный вариант:

Студент имеет право обучаться по индивидуальному плану. Для этого необходимо подать личное заявление в деканат. Вопрос о предос­тавлении права на обучение по индивидуальному плану рассматривается на заседании Совета факультета. В случае положительного решения составляется приказ, основанием для которого служит заявление сту­дента с визой декана и выписка из решения Совета факультета. Приказ представляется в учебный отдел в пятидневный срок с момента решения Совета факультета.

В данном случае редакторская правка направлена прежде всего на уточнение смысла. Совет факультета рассматривает вопрос не о пре­доставлении индивидуального плана обучения, а о том, чтобы разре­шить студенту заниматься по такому плану. Кроме того, желательно разбить первое предложение на две части: каждая содержит самостоя­тельное высказывание. Изменение предлога («в случае» вместо «по­сле») существенно уточняет смысл. Дело в том, что Совет факультета может принять как положительное, так и отрицательное решение. Наконец, неверным было написание слова «пятидневный». Сложные прилагательные, в состав которых входят корни числительных, могут записываться с использованием цифр: 20-метровый, 100-процентный, 5-дневный. Дефис ставится между корнями. Падежные окончания, находящиеся в середине слова, буквами не обозначаются. Поскольку прилагательное «пятидневный» содержит однозначное число, оно не относится к числу длинных, трудных для восприятия слов и не требу­ет словесно-цифровой записи.
3. Четыре подобных автомата обслуживают несколько тысяч человек.

Правка зависит от смысла высказывания. Прежде всего следует вы­яснить, о чем идет речь: об обслуживании людей автоматами или авто­матов людьми, — и после этого использовать пассивную конструкцию.
Отредактированный вариант:

Четыре подобных автомата обслуживаются несколькими тысячами человек. Или: Четырьмя подобными автоматами обслуживаются несколь­ко тысяч человек.
4. Во исполнение приказа намечены меры по его выполнению.
Отредактированный вариант:

Намечены меры по выполнению приказа.

Редактор избежал использования однокоренных слов. Смысл выска­зывания не изменился.
5. Вторые профессии — смежные профессии, не меняя своего основного вида профессиональной деятельности, необходимы особенно в бригадах.
Отредактированный вариант:

Вторые, или смежные профессии, которые осваиваются без изменения основного вида деятельности, особенно необходимы в бригадах.

Деепричастный оборот может использоваться не во всех предложе­ниях. Называемое им добавочное действие должно соотноситься с ос­новным действием, производимым лицом-подлежащим. В данном слу­чае это условие не выполняется. Поэтому редактор отказывается от деепричастия и употребляет предложную конструкцию с отглагольным существительным. Уточнен также порядок слов.
6. Для этой цели наша фирма использует имеющиеся подсобные по­мещения.
Отредактированный вариант:

Для этого наша фирма использует подсобные помещения. Или:

С этой целью фирма использует подсобные помещения.

«Для цели» — сочетание слов, противоречащее литературной норме. Предлог «для» сам по себе имеет целевое значение. Слово «имеющие­ся» делает текст избыточным. Кроме того, очевидно, что фирма не мо­жет использовать помещения, которых нет.
7. Общему отделу обеспечивать Управление копией всех нормативных документов.
Отредактированный вариант:

Общему отделу обеспечивать Управление копиями всех нормативных документов.

Поскольку речь идет не об одном документе, а о множестве, слово «копия» должно использоваться в форме множественного числа.
8. В программе обучения учитываются пожелания слушателей, кото­рые присылаются совместно с подтверждением о согласии принять уча­стие в работе курса.
Отредактированный вариант:

В программе обучения учитываются пожелания слушателей, при­сылаемые вместе с подтверждением согласия принять участие в ра­боте курса.

Если не заменить придаточное определительное причастным оборо­том, возникает комичная двусмысленность: «...слушателей, которые присылаются...». Предлог «совместно с» желательно использовать, ко­гда речь идет о деятельности, осуществляемой общими усилиями с кем-либо. Если же объединяются не лица, а неодушевленные предметы, надо употреблять предлог «вместе с». Грамматическая норма не допус­кает формулировки «подтверждение о чем-либо» — следует говорить: «подтверждение чего-либо».
9. Следует обеспечить повышение личной ответственности планово-финансовых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за использованием бюджетных средств.
Отредактированный вариант:

Следует обеспечить повышение ответственности планово-финансо­вых, бухгалтерских и юридических служб, их совместный контроль за ис­пользованием бюджетных средств.

«Личной» может быть названа лишь ответственность лица — кон­кретного человека. Службы несут коллективную ответственность.
10. Для молодых специалистов и специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная 2-х годичная программа, позволяющая адаптировать специалиста к отрасли, опреде­лить его профессиональные качества и привить фирменные традиции.
Отредактированный вариант:

Для выпускников вузов и других специалистов, впервые пришедших на работу в данную отрасль, предусматривается специальная двухго­дичная программа, позволяющая адаптировать работника к отрасли, определить его профессиональные качества и привить ему уважение к традициям фирмы.

Редактор избежал повторения слова «специалисты», поскольку словосочетание «молодой специалист» синонимично словосочетанию «выпускник высшего учебного заведения». Во втором случае сущест­вительное «специалист» заменено словом «работник», которое в данном контексте выступает в качестве его синонима. «Двухгодич­ный» — прилагательное, которое нежелательно записывать с исполь­зованием цифр. «Привить традиции» — ненормативное словосочета­ние. Традиции вообще не могут стать свойством одного человека — они существуют в коллективе, в отрасли в целом. Конкретная лич­ность может научиться уважать традиции фирмы. Называть их «фирменными» нежелательно, чтобы не вызывать у читателя ассо­циаций с фирменной одеждой и фирменной аппаратурой.




Приложение 6

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) МИНИСТЕРСТВА (ВЕДОМСТВА) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ*




* Данное Положение может быть применено для создания экспертных служб министерств и ведомств субъектов Российской Федерации, других учреждений, хранящих документы государственной части Архивного фонда Российской Фе­дерации, имеющих подведомственную сеть организаций.
УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 17.03.98 № 19

Приказом Федеральной архивной службы России (Росархив) от 17.03.98 № 19 утверждено «Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации».

Министерствам и ведомствам Российской Федерации рекомендова­но на основе Примерного положения разработать индивидуальные по­ложения о центральных экспертных комиссиях и по согласованию с Росархивом ввести их в действие.

Центральные экспертные комиссии создаются для того, чтобы обеспечить сохранность ценных исторических документов, образую­щихся в деятельности федеральных органов государственной власти, организацию и проведение методической работы по экспертизе ценно­сти документов и отбору их на постоянное государственное хранение.

Правовыми основаниями разработки и внедрения Примерного по­ложения о ЦЭК является то, что Росархив, согласно Положению о Госу­дарственной архивной службе России (ныне Федеральная архивная служба России), обязан обеспечивать государственное регулирование развития архивного дела в стране, осуществлять межотраслевую коорди­нацию деятельности государственных и ведомственных архивов и кон тролировать соблюдение законодательства Российской Федерации в об­ласти архивного дела.* Его главными задачами являются формирование, обеспечение сохранности и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроиз­водства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.




* Законодательную базу архивного дела России составляют Федеральный закон «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах» (1993 г.) и аналогичные законы субъектов Россий­ской Федерации.
Министерства и ведомства обязаны в течение определенного вре­мени сохранять ценную документацию, вышедшую из оперативного использования в управлении, в ведомственных архивах. Право опреде­лять ценность документов на основании их экспертизы принадлежит Федеральной архивной службе, для чего она разрабатывает и утвержда­ет типовые перечни документов, подлежащих передаче на государст­венное хранение; федеральные органы государственной власти разраба­тывают и утверждают по согласованию с Росархивом ведомственные перечни документов со сроками хранения.

Федеральные органы власти (за исключением специально оговоренных в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации» органов, ко­торые осуществляют хранение документов на особых условиях) хранят документы в течение 15 лет, а затем в упорядоченном виде, в соответствии с требованиями архивной обработки, передают их в федеральные государ­ственные архивы.

Эти документы включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.

Центральная экспертная комиссия министерства (ведомства) осущест­вляет организационно-методическое руководство и контроль за всеми процедурами определения ценности документов, обеспечения их сохран­ности и учета, архивной обработки и описания, передачи документов из делопроизводства в ведомственный архив, передачи документов на госу­дарственное хранение.
1. Общие положения
1.1 Постоянно действующая ЦЭК создается для:

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хра­нение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в министерстве, ведомстве, их структурных подразделениях,* в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях;** осуществления методического руководства и координа­ции деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных отрас­левых организаций и учреждений.




* В структурных подразделениях центрального аппарата министерства, ведомства могут быть созданы экспертные комиссии, работающие под методическим руко­водством ЦЭК.

** Далее вместо «подведомственные государственные учреждения, организации и предприятия» употребляется «подведомственные государственные организации».
1.2 Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве федерального министерства, ведомства. Решения Ко­миссии вступают в силу после их утверждения руководством министер­ства, ведомства. В необходимых случаях (см. п. 2.8. и 2.9 Положения) решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или ут­верждения соответствующим учреждением системы Федеральной ар­хивной службы России (Росархив).

1.3 Персональный состав ЦЭК назначается приказом руководителя министерства, ведомства из наиболее квалифицированных сотрудников основных структурных подразделений под председательством одного из заместителей руководителя.

В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) — секретарь комиссии, представитель дело­производственной службы министерства, ведомства, представитель со­ответствующего архивного учреждения.

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций.

1.4 В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством России, основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами федерального министерства, ведомства, нормативно-методическими документами Росархива, положением о ЦЭК министерства, ведомства.

В соответствии с настоящим примерным положением федераль­ное министерство, ведомство разрабатывает конкретное положение о своей ЦЭК, которое после согласования с Росархивом утверждается приказом руководителя министерства, ведомства одновременно с ут­верждением персонального состава ЦЭК.

2. 
   Функции ЦЭК
   

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1 Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, обра­зующихся в процессе деятельности министерства, ведомства и подве­домственных им организаций.

2.2 Рассматривает предложения и в установленном порядке пред­ставляет свои решения об изменении или уточнении сроков хране­ния документов, предусмотренных действующими нормативно-мето­дическими пособиями, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методичес­кими пособиями.

2.3 Осуществляет методическое руководство работой ЭК структур­ных подразделений и ЭК подведомственных организаций своей отрас­левой системы.

2.4 Рассматривает предложения и выносит рекомендации по мето­дическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5 Организует и координирует работу по подготовке нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе НТД и спецдокументации) в министерстве, ведомстве и подведомственных им организациях.

2.6 Оказывает содействие и методическую помощь в работе специа­листов отрасли:

• по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и орга­низациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, запи­сей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

• по выявлению и возврату в Россию документов по истории Рос­сии и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

• по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников отрасли всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.7 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

• сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе спецдокументации;

• перечней проектов, проблем (тем) научно-технической докумен­тации постоянного срока хранения;

• актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

• актов об утрате или неисправимом повреждении документов по­стоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

• описей на документы по личному составу;

• графиков подготовки и передачи документов на госхранение;

• нормативно-методических пособий по работе с документами (пе­речней документов со сроками хранения, классификаторов, ин­струкций по делопроизводству, номенклатур дел, памяток и пра­вил по работе с документами);

• отраслевых списков видов учреждений и организаций, являю­щихся и не являющихся источниками комплектования Архив­ного фонда Российской Федерации.

2.8 Представляются на рассмотрение в Росархив:

• предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

• перечни документов со сроками хранения;

• отраслевые списки видов подведомственных учреждений и орга­низаций, являющихся и не являющихся источниками комплек­тования Архивного фонда Российской Федерации;

• акты на уничтожение документов, созданных до 1945 г. включи­тельно;

• положения о ЦЭК и центральном архиве;

• примерные и типовые номенклатуры дел;

• инструкции по делопроизводству.

2.9 Представляются в соответствующие архивные учреждения на ут­верждение:

• описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специ­альная документации);

• перечни проблем (тем) научно-технической документации посто­янного срока хранения;

• перечни документов, подлежащих передаче в госархивы, на со­гласование;

• номенклатуры дел министерства (ведомства);

• описи дел по личному составу.

2.10 Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников центрального аппарата и подведомственных учрежде­ний консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприя­тий по повышению их деловой квалификации.
3. Права ЦЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структур­ным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирова­ния дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, по­рядка упорядочения и оформления документов и др.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений ми­нистерства, ведомства, подведомственных организаций:

• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незакон­ного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

• документы, необходимые для определения сроков хранения до­кументов.

3.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений министерства, ведомства, руководителей подведомствен­ных организаций о качестве и сроках подготовки документов к архивно­му хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности доку­ментов, о причинах утраты документов.

3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомствен­ных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.

3.5 Информировать руководство министерства, ведомства и подве­домственных организаций по вопросам своей компетенции.

3.6 Представлять в установленном порядке министерство, ведомство в учреждениях Федеральной архивной службы России.
4. Организация работы ЦЭК
4.1 ЦЭК федерального министерства, ведомства работает в контакте с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве.*
* ЦЭК министерств и ведомств субъектов Российской Федерации работают с органами Росархива на местах, с соответствующими госархивами.
4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному руководством мини­стерства, ведомства.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все за­седания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются право­мочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При раз­делении голосов поровну решение принимают председатель ЦЭК и руководство федерального министерства, ведомства (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря ко­миссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секрета­ря комиссии.
Приложение 7

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 19.01.1995 №2

1. Общие положения
1.1 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов (определению сроков их хранения), отбору дел на хранение и уничтожение создается действующая на постоянной основе эксперт­ная комиссия (ЭК) организации.

1.2 Экспертная комиссия является совещательным органом при руководителе организации, который утверждает принятые комиссией решения.

1.3 В своей работе ЭК руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, перечнями докумен­тов со сроками хранения и настоящим положением.

1.4 Председателем экспертной комиссии является один из замести­телей руководителя организации, секретарем — заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя органи­зации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих струк­турных подразделений организации, включая представителя делопроизвод­ственной службы (канцелярия, секретариат, общий отдел и т. п.).
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, состав­ляемых после завершения этой работы.

2.4 Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упо­рядочением документов в структурных подразделениях организации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов, подготовке их к архивному хранению, а также по разработке номенклатур дел и других нормативно-методических доку­ментов, регламентирующих деятельность архива и делопроизводствен­ной службы организации.

3.2 Организует ежегодный отбор документов на хранение и уничто­жение.

3.3 Рассматривает и принимает решения об одобрении (утверждении):

• проектов номенклатур дел (сводной и по структурным подразде­лениям организации);

• описей на дела постоянного хранения, на документы по личному составу, а также на дела временного (свыше 10 лет) хранения, под­лежащие передаче в архив организации;

• описей на дела, подлежащие передаче на государственное хране­ние в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (эти описи затем направляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного ар­хивного учреждения);

• актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальней­шему хранению;

• предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий (видов) документов, установленных действующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных пе­речнями (предложения в установленном порядке направляются на рассмотрение соответствующего учреждения Государственной ар­хивной службы).

3.4 Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом (ответственным лицом) осуществляет контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений и качеством подготовки документов к передаче в архив организации.

Организует инструктаж, оказывает консультативно-методическую и практическую помощь работникам организации и подведомственных ей учреждений по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:

4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структур­ным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопро­сам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизвод­стве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел по­стоянного хранения и по личному составу, упорядочения и оформле­ния документов.

4.2 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных Подразделений о состоянии работы по отбору и подготовке дел к ар­хивному хранению, обеспечению их сохранности и учета, о выполне­нии действующих требований по оформлению документов и формиро­ванию дел в делопроизводстве.

4.3 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представите­лей Государственной архивной службы и других организаций.

4.4 ЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачест­венно и небрежно подготовленные документы.

4.5 Информировать руководство организации по вопросам, отно­сящимся к компетенции комиссии.

Содержание

Предисловие 3

1. Основные понятия 4

2. Возникновение и развитие отечественного делопроизводства 11

2.1. Делопроизводство в Древнерусском государстве (X—XI вв.) и в период феодальной раздробленности (XI—XV вв.) 11

2.2. Приказное делопроизводство (XVI—XVII вв.) 11

2.3. Делопроизводство в учреждениях России XVIII в. (коллежское делопроизводство) 14

2.4. Делопроизводство в учреждениях России XIX — начала XX вв. (министерское делопроизводство) 17

2.5. Государственное делопроизводство в советскую эпоху 20

3. Современное государственное регулирование делопроизводства 25

3.1. Законодательное регулирование делопроизводства 25

3.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства 26

4. Оформление управленческих документов 29

4.1. Общие требования 29

4.2. Форматы бумаги и поля 31

4.3. Бланки документов 33

4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов 36

4.5. Требования к изготовлению документов 47

5. Составление документов 49

5.1. Требования к тексту документа 49

5.2. Подготовка документов на компьютере 53

6. Особенности языка и стиля служебных документов 62

6.1. Нормы официально-делового стиля 62

6.2. Редакторская правка служебных документов 74

7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 79

7.1. Организационные документы 79

7.2. Распорядительные документы 85

7.3. Протокол 89

7.4. Информационно-справочные документы 95

8. Организация службы делопроизводства 103

8.1. Общие требования 103

8.2. Организационные формы работы с документами 104

8.3. Типовые организационные структуры службы делопроизводства 105

8.4. Задачи и функции службы делопроизводства 106

8.5. Функции структурных подразделений службы делопроизводства 107

8.6. Должностной и численный состав службы делопроизводства 109

8.7. Нормативная регламентация службы делопроизводства 110

8. 8. Условия труда 116

9. Организация документооборота 118

9.1. Проблема совершенствования документооборота 118

9.2. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация 119

9.3. Основные правила организации документооборота в учреждении 121

9.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов 124

9.5. Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами 126

9.6. Правила обработки исходящих документов 128

10. Регистрация документов 129

10.1. Значение и задачи регистрации документов 129

10.2. Общие правила регистрации документов 130

10.3. Формы регистрации документов 131

10.4. Автоматизированные системы регистрации 133

11. Информационно-справочная работа по документам 137

12. Контроль за исполнением документов 140

12.1. Значение и виды контроля 140

12.2. Формы контроля. Сроковая картотека 142

12.3. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов 143

13. Работа с письмами и обращениями граждан 146

14. Организация текущего хранения документов 151

14.1. Номенклатура дел 151

14.2. Формирование дел 157

14.3. Хранение дел 159

15. Подготовка дел к архивному хранению 161

15.1. Экспертиза ценности документов 161

15.2. Оформление дел 165

15.3. Составление описей дел 167

15.4. Порядок передачи дел в архив 168

16. Хранение документов в электронной форме 170

16.1. Систематизация документов 170

16.2. Обеспечение сохранности документов в электронной форме 171

16.3. Архивное хранение 173

Перечень нормативных актов 176

Библиографический список 178

Приложения 179