Учебное пособие Предисловие
 Скачать 1.36 Mb.
|
2. Правила оформления делового письмаСуществуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: • юридическую силу письма; • качественное и своевременное составление и исполнение письма; • организацию оперативного поиска писем. При подготовке письма используются следующие реквизиты: 01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное); 02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ); 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04. Код организации; 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07. Код формы документа; 08. Наименование организации; 09. Справочные данные об организации; 11. Дата документа; 12. Регистрационный номер документа; 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа; 15. Адресат; 17. Резолюция (при поступлении письма в организацию); 18. Заголовок к тексту; 19. Отметка о контроле; 20. Текст документа; 21. Отметка о наличии приложения; 22. Подпись; 24. Визы согласования письма; 25. Оттиск печати (гарантийные письма); 26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма); 27. Отметка об исполнителе; 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. Отметка о поступлении документа в организацию; 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит 01, 02 – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно. Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Реквизит 04, 07 – Код организации и Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000. Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000. Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо. Наименование организации указывается в именительном падеже. Например: ЗАО «Кристалл» или Генеральный директор ООО «Граф» Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов. Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. Например: ЗАО «Кристалл» ул. Кирова, 3, офис 14, г. Новосибирск, 630010, факс: 661217, E-mail: Crystal@nm.ru Реквизит 11 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является: • дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок); • дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); • дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов). Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.04.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 8 апреля 2005 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2005.01.08. (в основном в международной переписке). Реквизит 12 – Регистрационный номер документа. Это порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов или исполнителей ит. п. Например: 10-3/12 (10 – порядковый номер документа, 3 – номер структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре дел). Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно. Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа. Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Например: На№ 120-10/12 05.04.2005 Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей: • наименование учреждения, организации (в именительном падеже); • наименование структурного подразделения (в именительном падеже); • указание должности получателя (в дательном падеже); • инициалы и фамилия (в дательном падеже); • почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Директору ЗАО «Эра» Г. В. Петрову Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»: 1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Завод «Кристалл» Отдел маркетинга Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом: Директору ЗАО «Развитие» П. Н. Фролову Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем: Начальнику отдела кадров П. С. Григорьеву 2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Например: Управление начального профессионального образования Отдел кадров гл. специалисту Г. В. Сидорову При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например: Российский государственный гуманитарный университет Историко-архивный институт Зав. кафедрой археологии Проф. А. Д. Степанскому 3. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. Например: Руководителям предприятий Красноярского края Администрациям районов, городов Омской области 4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес. Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов. На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку. При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв – тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например: The Municipal Court of Seattle 600 Third Avenue /MS SEATLE, WEASHINGTON 98104 USA Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес. Например: Mr. A. Widmar, chairman, Coke and Son Ltd LONDON SWK 48 C ENGLAND Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например: Mr. Luis Serrano Correcher 34 Call Alcala 6a pl. (Servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA Реквизит 17 – Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. На письмах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Например: А. С. Черняеву к 12.05. 2005 Личная подпись 07.05.2005 Если срок исполнения письма является типовым или он указан в тексте самого письма и, следовательно не требуется его специального указания в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Например: А. Б. Веберу А. А. Галкину Личная подпись 03.04.2005 Резолюция переносится службой делопроизводства в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции. Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части. Реквизит 18 – Заголовок к тексту. Включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («оком?»). Например: О сроках поставки продукции Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно. Реквизит 19 – Отметка о контроле. Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль». Реквизит 20 – Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту. В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает», «фирма считает возможным»). Подробно о текстах писем будет изложено в следующем разделе этой темы. Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. 1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 1 экз. 2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например: Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие. Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал. 3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Например: Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес 4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например: Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в 3 экз. 5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Гарантийное письмо ОАО «Заря» от 25.10.2005 № 25/10 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз. Реквизит 22 – Подпись. Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка. Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Например: Генеральный директор Личная подпись Н. И. Сергеев 2. Когда письмо подготовлено несколькими организациями, то подписывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне. Например: 3. При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Директор подпись А. В. Ковалев Главный бухгалтер подпись В. Л. Петрова При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности и обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам». Федеральный закон от 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создал правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности. Реквизит 24 – Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером). В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости – должность визирующего. Например: Главный бухгалтер Личная подпись И. И. Петров 21.02.2005 Проект письма с визами согласования направляется для подписания руководителем. Для письма, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого письма. Реквизит 25 – Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на гарантийных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации. Организация должна иметь печать со своим наименованием. Реквизит 26 – Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: • заверительную надпись «Верно»; • должность лица, заверившего копию; • личную подпись; • расшифровку подписи (инициалы, фамилия); • дату заверения. Например: Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись М. В. Колосов 07.04.2005 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (при направлении документа в другую организацию). Реквизит 27 – Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например: И. В. Петров 45-34-67 Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа). Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров. Например: Семенова 925-83-54 Экз. 1 – в адрес Экз. 2 – в отдел 04 Экз. 3 – в отдел 06 Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты. Например: В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2005 08.05.2005 подпись И. Иванко Или Решено протоколом согласования 12.08.2005 Вдело 03–05. 16.01.2005 подпись М. Черняк Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа. Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты. Например: Вх. № 0001 03.02.2005 Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Схема расположения реквизитов служебного письма представлена на рис. 1. Рис. 1. Расположение основных реквизитов на бланке служебного письма Бланки делового письмаБланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер. При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать: • Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий); • эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); • код организации; • наименование организации; • справочные данные об организации; • дату документа; • регистрационный номер документа; • ссылку на регистрационный номер и дату документа; • место составления или издания документа (при необходимости). ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально. Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа. Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов) Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20. В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4). Рис. 2 Рис. 3 Рис. 4 Оформление письма с помощью персонального компьютераПодготовка документов в настоящее время чаще всего ведется на компьютере, который повсеместно оттеснил пишущую машину и стал основным средством печатания и редактирования документов. Использование компьютера позволяет выявлять и изучать большой объем информации при подготовке текста документа, сократив при этом время по сбору необходимых данных, исключать многократную перепечатку в процессе подготовки документа и поднять культуру внешнего оформления документа. В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которых нет утвержденных форм, то работники сами могут разработать свои трафаретные или типовые тексты-шаблоны. Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т. п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации. Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например: Направляем справку (место для заголовка) Приложение: на________л. в______экз. Директор Т. Д. Петров Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию. Текстовые редакторы имеют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как это затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2–3 шрифтов одновременно. Для этого чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплекс русской версии Windows 95, 98, Nt4, 2000, Me, XP шрифты Times New Roman, Courier New. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установи т. д.полнительно один-два русских шрифта. Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно, содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки. При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари – синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках – англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др., позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову. При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее: Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например: Директору ООО «Заря» Л. И. Петрову Реквизи т. д.кумента отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. От границы левого поля печатают реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись». Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал. При оформлении писем на двух страницах вторая должна быть пронумерована. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница». |