Учет поступления товаров в аптеку

• Название: Учет поступления товаров в аптеку
• Дата: 20.01.2022
• Размер: 47.37 Kb.
• Имя файла: 3.1.docx
• Тип: Документы; #337404

УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ ТОВАРОВ В АПТЕКУ

Прием товаров и тары должен производиться в точном соответствии с ГОСТами, техническими условиями, особыми условиями поставки и др. по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка в первичных документах.

Прием товаров по количеству единиц и массе нетто осуществляется на месте (в аптеке) с привлечением представителя поставщика (до вскрытия тары). При этом делается пометка о времени начала и окончания приема товаров.

Если обнаружились расхождения между фактическим количеством и качеством поступивших ценностей и соответствующими данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, заведующий аптекой, а при его отсутствии - первый заместитель создает комиссию, которая составляет акт по форме N 2-АП.

При приеме товаров, доставленных навалом, материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, возвращаемой шоферу или экспедитору, подтверждая факт приема товаров, проставляют штамп по форме N 1-АП, заверяют своей подписью, а при отсутствии штампа ставят печать аптеки.

При доставке поставщиком в аптеку товаров, упакованных в ящики, контейнеры, мешки или другие виды упаковки, опломбированные и опечатанные, материально ответственные лица на всех экземплярах накладных подтверждают факт приема по количеству мест своими подписями и печатью. В случае расхождения (если оно имело место) между фактическим наличием товаров и данными накладных делается отметка о времени начала и окончания приема товара.

При доставке поставщиком товаров в аптеку кроме проверки массы брутто и количества мест представитель аптеки может потребовать вскрытия тары и проверки массы нетто, количества товарных единиц в каждом месте.

В случае обнаружения недостачи или повреждения груза, принимаемого аптекой на станции железной дороги, водной пристани или в аэропорту, приемщик груза должен потребовать от администрации транспортной организации составления коммерческого акта. При этом необходимо, как и в случае возникновения сомнения в полноценности прибывшего груза (вследствие подмочки, длительного нахождения в пути и т.д.), вскрыть соответствующие товарные места груза для проверки его содержимого, выявить фактический размер ущерба и включить все отклонения, связанные с указанными случаями, в коммерческий акт.

Все поступившие в аптеку товары приходуются и регистрируются в журнале регистрации поступления товаров по группам по форме N 5-АП. По окончании месяца итоги журнала подсчитываются по двум ценам (розничным и оптовым).

Учет движения товаров (включая рецептурную и материальную посуду, коробки) осуществляется в аптеке только в стоимостном выражении по продажной стоимости. Медикаменты, подлежащие предметно-количественному учету, учитываются обособленно в количественном выражении в журнале учета ядовитых, наркотических, дефицитных медикаментов и этилового спирта по форме N 10-АП.

Заведующий аптекой ведет учет товаров в регистре (ведомости), который является одновременно и товарным отчетом по форме N 25-АП. Отчет составляется в двух экземплярах.

Полученные материальные ценности, по которым составлен акт о бое, браке и порче, приходуются за итогом счета аптеки по форме N 72-АП на счете 004 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".
Оформление документов на поступивший товар. Для оформления поступившего товара применяются унифицированные формы первичных документов (формы с N Торг-1 по N Торг-14), утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций". Приемка товаров осуществляется материально-ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов поставщика, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной (ТТН), железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). Если товар доставляется, например, автомобильным транспортом непосредственно на склад покупателя, то материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее печатью своей организации. Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от: - места приемки; - характера приемки (по количеству, качеству, комплектности); - от наличия или отсутствия сопроводительных документов поставщика и соответствия их договору купли-продажи.
Порядок оформления требований-накладных на товар. Порядок оформления требований-накладных в аптечную организацию на получение лекарственных препаратов для медицинских организаций (в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н) (см. текст в предыдущей редакции)
3.1. Для обеспечения лечебно-диагностического процесса медицинские организации получают лекарственные препараты из аптечной организации по требованиям-накладным, утвержденным в установленном порядке.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
Требование-накладная на получение из аптечных организаций лекарственных препаратов должна иметь штамп, круглую печать медицинской организации, подпись ее руководителя или его заместителя по лечебной части.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
В требовании-накладной указывается номер, дата составления документа, отправитель и получатель лекарственного препарата, наименование лекарственного препарата (с указанием дозировки, формы выпуска (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т.п.), вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и т.п.), способ применения (для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.п.), количество затребованных лекарственных препаратов, количество и стоимость отпущенных лекарственных препаратов.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
Наименования лекарственных препаратов пишутся на латинском языке.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
Требования-накладные на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются на отдельных бланках требований-накладных для каждой группы препаратов.
Медицинские организации при составлении заявок на наркотические средства и психотропные вещества списков II и III должны руководствоваться расчетными нормативами, утвержденными в установленном порядке.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.2. Требования-накладные структурного подразделения медицинской организации (кабинета, отделения и т.п.) на лекарственные препараты, направляемые в аптечную организацию, оформляются в порядке, определенном пунктом 3.1 настоящей Инструкции, подписываются руководителем соответствующего подразделения и оформляются штампом медицинской организации.
При выписывании лекарственного препарата для индивидуального больного дополнительно указывается его фамилия и инициалы, номер истории болезни.
(п. 3.2 в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.3. Стоматологи, зубные врачи могут выписывать за своей подписью требования-накладные только на лекарственные препараты, применяемые в стоматологическом кабинете, без права выдачи их пациентам на руки.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.4. Требования на ядовитые лекарственные средства, кроме подписи стоматолога или зубного врача, должны иметь подпись руководителя учреждения (отделения) или его заместителя и круглую печать медицинской организации.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.5. Требования-накладные на отпуск частнопрактикующим врачам лекарственных препаратов (за исключением наркотических средств и психотропных веществ списков II и III, а также лекарственных препаратов, содержащих эти средства и вещества) оформляются в порядке, определенном п. 3.1 - 3.4 настоящей Инструкции, на основании договора купли-продажи между частнопрактикующим врачом и аптечной организацией и лицензии на медицинскую деятельность, выданной в установленном порядке.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.6. В аптечных организациях требования-накладные лечебно-профилактических учреждений на отпуск наркотических средств и психотропных веществ списков II и III хранятся в течение 10 лет, на отпуск иных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, - в течение 3-х лет, остальных групп лекарственных препаратов - в течение одного календарного года.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.7. Требования-накладные медицинских организаций должны храниться в аптечной организации в условиях, обеспечивающих сохранность, в сброшюрованном и опечатанном виде и оформляться в тома с указанием месяца и года.
(в ред. Приказа Минздравсоцразвития России от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.8. По истечении срока хранения требования-накладные подлежат уничтожению в присутствии членов создаваемой в аптечной организации комиссии, о чем составляются акты, формы которых предусмотрены приложениями N 3 и 4 к настоящей Инструкции.
(в ред. Приказов Минздравсоцразвития России от 25.09.2009 N 794н, от 20.01.2011 N 13н)
(см. текст в предыдущей редакции)
В соответствии с пунктом 3.1 утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.02.2007 г. N 110 «Инструкции о порядке выписывания лекарственных препаратов и оформления рецептов и требований-накладных» (в ред. от 26.02.2013) для обеспечения лечебно-диагностического процесса медицинские организации получают лекарственные препараты из аптечной организации по требованиям-накладным, утвержденным в установленном порядке.

Требование-накладная на получение из аптечных организаций лекарственных препаратов должна иметь штамп, круглую печать медицинской организации, подпись ее руководителя или его заместителя по лечебной части.

В требовании-накладной указывается номер, дата составления документа, отправитель и получатель лекарственного препарата, наименование лекарственного препарата (с указанием дозировки, формы выпуска (таблетки, ампулы, мази, суппозитории и т.п.), вид упаковки (коробки, флаконы, тубы и т.п.), способ применения (для инъекций, для наружного применения, приема внутрь, глазные капли и т.п.), количество затребованных лекарственных препаратов, количество и стоимость отпущенных лекарственных препаратов.

Требования-накладные на лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, выписываются на отдельных бланках требований-накладных для каждой группы препаратов.

Указания на необходимое количество экземпляров при оформлении требования-накладной на лекарственные препараты действующее законодательство не содержит.

Письмом Минздравсоцразвития РФ от 12.07.2007 г. N 5435-РХ доведены «Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации», пунктом 20.2 которых установлено, что при документальном оформлении движения лекарственных средств в учреждениях здравоохранения, имеющих аптеку, Требования-накладные выписываются в двух экземплярах. Первый экземпляр требования-накладной остается в аптеке, а второй - у материально ответственного лица отделения (кабинета) при отпуске ему лекарственных средств.

По нашему мнению, при оформленити требований-накладных медицинских организаций в аптечную организацию, требования-накладные также следует оформлять в 2-х экземплярах, один из которых передавать в аптеку, а другой оставлять в медицинской организации.

Заметим, что порядок оформления требований-накладных на медицинские изделия действующим законодательством не установлен. По нашему мнению, медицинские изделия медицинская организация может закупать на основании договоров купли-продажи в обычном порядке без оформления требований-накладных.
Учёт реализации товаров. Оплата счетов на товар.

Процесс расхода товаров в фармацевтической организации можно разделить на 2 части: оптовая и/или розничная реализация (товарооборот); прочий документированный расход (или выбытия). В этом случае формула товарного баланса принимает вид:   Он + П = Р + В + Ок   где Р – реализация (оптовая и/или розничная), В – выбытия. Оптовые фармацевтические предприятия осуществляют реализацию товаров в соответствии с заключенными договорами купли-продажи, комиссии, поставки, мены и т.д. Для повышения эффективности управления процессом реализации фармацевтическая торговая организация может использовать прием структурирования товарооборота по составным частям, используя различные признаки. Например, оптовые организации могут использовать такие признаки, как географический, характер потребителя (другие оптовые предприятия, аптечные организации, лечебно-профилактические учреждения и др.), условия реализации (форма договорных отношений) и т.д. На товар, отпускаемый из отдела экспедиции аптечного склада, составляют комплект сопроводительных документов в соответствии с условиями поставки (одного или иногородняя), выбранным видом транспорта обильный, железнодорожный, водный или воздушный), особенностями продукции. Реализация товаров розничными аптечными организациями может быть разделена в соответствии с типом покупателя на 2 вида: реализация товаров конечным потребителям (населению) реализация товаров институциональным потребителя (организациям). Тип покупателя влияет на документальное оформление операций по реализации товаров. Традиционно аптечным предприятием оперативный учет с использованием внутриведомственных форм первичной учетной документации ведется по составным частям каждого вида реализации, при этом используют натуральные (количественные) и денежные измерители. Кроме этого, учет реализации может быть организован в выделенных организационных единицах (отделы рецептурно-производственный, готовых лекарственных форм, безрецептурного отпуска и др.); отдельным ассортиментным группам (лекарственные препараты, предметы ухода за больными, косметическая продукция, оптика и др.). Реализация товаров конечным потребителям делится на 3 составные части. 1. Оборот по амбулаторной рецептуре – особый вид продажи, причина которого определяется медицинскими работниками (промежуточными потребителями лекарственных препаратов), выписавшими рецепт на экстемпоральную или готовую лекарственную форму. При учете экстемпоральных лекарственных форм за единицу принимается одна рецептурная пропись независимо от входящих в нее ингредиентов и их количества.   Готовые лекарственные формы (ГЛФ) ежедневно учитываются по стоимости (только бесплатные и льготные учитываются ежедневно и по количеству, и по стоимости). В случае автоматизированного учета движения товаров также появляется возможность ежедневного учета количества всех отпущенных ГЛФ.   За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают оригинальную единичную упаковку в готовом для отпуска населению виде. Сумма выручки фиксируется в «Журнале учета рецептуры», «Кассовой книге» и расходной части «Товарного отчета» материально-ответственного лица.   Для количественного учета ГЛФ за любой период времени (чаще квартал) при отсутствии автоматизированных средств попредметного учета каждой реализованной ассортиментной позиции можно использовать условный расчетный метод, который заключается в том, что в течение 5 дней в начале периода и 5 дней в конце периода определяют количество и стоимость готовых лекарственных форм, отпущенных населению.   С помощью этих данных рассчитывают среднюю стоимость одной ГЛФ в изучаемом периоде. Получив из «Журнала учета рецептуры» стоимость готовых лекарственных средств за весь период и зная среднюю стоимость одной ГЛФ, рассчитывают количество ГЛФ в этом периоде.   При учете бесплатных и льготных рецептов дополнительно к названным первичным документам по экстемпоральным и готовым лекарственным формам составляется «Сводный реестр», на основе которого аптечная организация, осуществившая отпуск товаров декретированным группам населения на бесплатных и льготных условиях, выписывает счет для оплаты лекарственных препаратов. К счету прилагается первый экземпляр «Сводного реестра» и первые экземпляры рецептов формы № 148-1/у-88.   Счета регистрируются в «Реестре выписанных покупателям требований-накладных (счетов)» (форма № А-2.22).   2. Оборот по безрецептурному отпуску учитывается в денежном измерителе. Величину оборота определяют по данным контрольно-кассовой ленты как выручку отдела безрецептурного отпуска и фиксируют в «Кассовой книге», а также расходной части «Товарного отчета» материально ответственного лица.   3. Оборот мелкорозничной сети может учитываться как с использованием только денежного измерителя, так и с использованием денежного и натурального измерителей. Отпуск товаров в мелкорозничную сеть проводят по требованиям-накладным, выписываемым заведующим аптечным киоском или пунктом. Выручка мелкорозничной сети ежедневно сдается в кассу аптеки, что оформляется приходным кассовым ордером и отражается в «Кассовой книге».   Реализация товаров институциональным потребителям включает 2 составные части:   оборот по стационарной рецептуре, где, как и в обороте по амбулаторной рецептуре, выделяют лекарственные формы, изготавливаемые по требованиям лечебно-профилактических учреждений, и готовые лекарственные формы; оборот по мелкооптовому отпуску, который включает весовой отпуск (ангро), т.е. отпуск в результате однократного отмеривания или отвешивания товара (без деления на дозы), а также прочий отпуск готовых товаров аптечного ассортимента. К основным документам оперативного учета реализации товаров институциональным потребителям относятся: «Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями» (форма № А-2.19), в котором для каждого покупателя открывается отдельный лицевой счет или коллективный счет; «Накладная-требование» ведомственной формы № А-2.20; «Счет» или «Счет-фактура»; «Реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов)» (форма № А-2.22); «Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам» (форма № АП-23) служит для ежемесячной выверки взаиморасчетов между аптекой и потребителями-организациями; «Товарный отчет» материально-ответственного лица. Оплата счетов на товар. Счет на оплату товара: реквизиты и данные Как и в любом до­ку­мен­те, в блан­ке счета на опла­ту то­ва­ра долж­ны со­дер­жать­ся как рек­ви­зи­ты, иден­ти­фи­ци­ру­ю­щие сам счет, так и дан­ные, на ос­но­ва­нии ко­то­рых ожи­да­ет­ся опла­та. К рек­ви­зи­там счета на опла­ту то­ва­ра в блан­ке от­но­сят­ся: на­зва­ние до­ку­мен­та «Счет на опла­ту»; дата до­ку­мен­та; номер счета. При­ня­тая у пред­при­я­тия по­став­щи­ка ну­ме­ра­ция вы­став­лен­ных сче­тов на опла­ту то­ва­ров может быть сквоз­ной в те­че­ние года либо при боль­шом ко­ли­че­стве по­сто­ян­но вы­став­ля­е­мых сче­тов ос­но­вы­вать­ся на ко­ди­ров­ке но­ме­ра до­го­во­ра и по­ряд­ко­вом но­ме­ре счета по до­го­во­ру или дру­гих удоб­ных для са­мо­го пред­при­я­тия прин­ци­пах. Дан­ные, ко­то­рые ука­зы­ва­ют­ся в счете, долж­ны со­дер­жать ин­фор­ма­цию, поз­во­ля­ю­щую кли­ен­ту — по­лу­ча­те­лю счета опла­тить его без даль­ней­ших уточ­не­ний. Для этого в бланк для счета на опла­ту то­ва­ра вклю­ча­ют­ся сле­ду­ю­щие поля: дан­ные о пла­тель­щи­ке-по­ку­па­те­ле; дан­ные о по­лу­ча­те­ле-по­став­щи­ке; бан­ков­ские рек­ви­зи­ты для опла­ты; на­име­но­ва­ние и ко­ли­че­ство под­ле­жа­щих опла­те то­ва­ров; цена за еди­ни­цу каж­дой по­зи­ции счета; ито­го­вая сумма к опла­те; сумма НДС в слу­чае на­ли­чия. Ска­чать счет на опла­ту то­ва­ра (за­пол­нен­ный бланк) Также в счете на опла­ту то­ва­ров ука­зы­ва­ют­ся общее ко­ли­че­ство на­име­но­ва­ний то­ва­ров и сумма про­пи­сью по ана­ло­гии с пла­теж­ны­ми до­ку­мен­та­ми, что ско­рее яв­ля­ет­ся тра­ди­ци­ей, чем обя­за­тель­ным усло­ви­ем при­ня­тия счета к опла­те. Счет на оплату товара: информация о сторонах Ин­фор­ма­ция о сто­ро­нах сдел­ки в счете на опла­ту то­ва­ра долж­на со­дер­жать дан­ные про­дав­ца, поз­во­ля­ю­щие по­ку­па­те­лю офор­мить пла­теж­ный до­ку­мент по пе­ре­чис­ле­нию средств на счет по­став­щи­ка, так как имен­но это и яв­ля­ет­ся целью, с ко­то­рой вы­став­ля­ет­ся счет. Ин­фор­ма­ция о самом кли­ен­те-по­лу­ча­те­ле счета долж­на поз­во­лять опре­де­лить, что этот счет ад­ре­со­ван имен­но ему. В самом блан­ке неко­то­рые поля могут фор­маль­но огра­ни­чи­вать­ся по длине, что умень­шит ве­ро­ят­ность воз­мож­ных оши­бок. Ин­фор­ма­ция о по­ку­па­те­ле Контр­агент На­име­но­ва­ние поля Огра­ни­че­ние по кол-ву зна­ков Юри­ди­че­ское лицо На­име­но­ва­ние юр. лица 160 Адрес — ИНН 10 КПП 9 Ин­ди­ви­ду­аль­ный пред­при­ни­ма­тель ИП и пол­но­стью фа­ми­лия, имя, от­че­ство 160 Адрес — ИНН 12 Фи­зи­че­ское лицо Пол­но­стью фа­ми­лия, имя, от­че­ство 160 Адрес — Ин­фор­ма­ция о про­дав­це Юри­ди­че­ское лицо На­име­но­ва­ние юр. лица 160 Адрес — ИНН 10 КПП 9 Ин­ди­ви­ду­аль­ный пред­при­ни­ма­тель ИП и пол­но­стью фа­ми­лия, имя, от­че­ство 160 Адрес — ИНН 12 Бан­ков­ские рек­ви­зи­ты про­дав­ца Юри­ди­че­ское лицо, Ин­ди­ви­ду­аль­ный пред­при­ни­ма­тель На­зва­ние банка 160 Кор­ре­спон­дент­ский счет 20 БИК 9 Рас­чет­ный счет 20

Учёт тары, вспомогательных материалов, основных средств

Учет тары. Тара одноразового пользования (однооборотная) в аптеке не учитывается (не приходуется) независимо от того, что стоимость ее наряду со стоимостью товара включена в счет поставщика.

Постоянная тара, служащая для хранения товара, учитывается в аптеке как имущество. Стеклянная аптекарская посуда, включая материальную посуду, в которой готовят или фасуют лекарственные средства в аптеке, учитывается как товар.

Оборотная тара, возвращенная поставщику или сданная тарособирающей организацией, а также выбывшая по другим причинам, списывается в аптеке в расход в товарном отчете по среднеучетным ценам на основаниях, аналогичных порядку оформления и учета движения товаров.

Учет фасовочных и лабораторных работ. Для учета проводимых аптекой работ по расфасовке медикаментов, а также заготовке сложных стандартных лекарственных средств ведутся раздельные книги учета фасовочных и лабораторных работ по форме N 11-АП. Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписаны.

В книге учета фасовочных работ медикаменты регистрируются по сериям и наименованиям, указывается количество единиц фасовки, их цена и стоимость изготовленной продукции. Записи в книгах подтверждаются подписями лиц, производивших и принявших расфасованные медикаменты.

В конце месяца работники, ответственные за изготовление и фасовку, в книгах лабораторных и фасовочных работ подсчитывают количество единиц жидкостей, сыпучих веществ, дозированных порошков, мазей, готовых лекарственных средств, таблеток, ампул, драже и т.п.  и подписываются. Выявленная разница приходуется или списывается в расход по отчету на основании справки по форме N 12-АП.

Учет вспомогательных материалов. Учет вспомогательных материалов (моющих, дезинфицирующих и пр.) в аптеке осуществляется на карточках складского учета материалов по форме М-17 и в оборотных ведомостях, а их движение отражается в отчете аптеки по форме N 25-АП в стоимостном выражении по ценам приобретения.

Списание израсходованных вспомогательных материалов производится по справке о нормативном расходе вспомогательных материалов по форме N 53-АП. Вспомогательные материалы, использованные на обработку стеклянной аптекарской посуды (полученной от населения), стирку халатов, обработку рук и другие операции по содержанию помещения и оборудования, списываются по акту о списании средств на хозяйственные нужды по форме N 57-АП.

Учет основных средств, санспецодежды, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Использование основных средств, поступивших в аптеку, осуществляется на основании документов поставщиков, акта на изготовление предмета и сдачу его в эксплуатацию.

В аптеке составляется акт приемки-передачи основных средств по форме ОС-1, который передается в бухгалтерию. В бухгалтерии на поступившие основные средства заполняются инвентарные карточки учета основных средств для зданий и сооружений по форме ОС-6.

Для описания пришедших в негодность основных средств комиссией, назначенной руководителем учреждения, составляется акт по типовой форме ОС-4, на ликвидацию автотранспортных средств - по типовой форме ОС-4а.

Имущество, выбывшее вследствие полной изношенности или ввиду передачи по распоряжению вышестоящей организации другому учреждению, списывается в расход.

При передаче или приеме отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств составляется акт по типовой форме ОС-3.

Расчет амортизационных отчислений по основным средствам производится ежемесячно равными долями по форме N 54-АП.

Учет малоценного инвентаря осуществляется на карточках учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов по типовой форме МБ-2.

Санспецодежда, выдаваемая работникам аптеки бесплатно (халаты, колпаки), учитывается в ведомости учета приемки и возврата санспецодежды по типовой форме МБ-7. В ведомости указываются дата, фамилия, имя, отчество работника, занимаемая должность, наименование выданных предметов санспецодежды, их количество, срок выдачи, расписка в получении, отметка о возврате (дата).

На каждый предмет санспецодежды, выданной работнику аптеки, наносится несмываемой краской штамп, воспроизводящий номер аптеки, год и месяц выдачи.

При увольнении работник должен сдать числящуюся за ним санспецодежду, спецобувь и другие ценности материально ответственному лицу аптеки.

Выбытие и списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов, санспецодежды оформляется актами по типовым формам МБ-4 и МБ-8.

Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов по типовой форме МБ-4 составляется при их поломке и утере в одном экземпляре, а по вине работника аптеки - в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в централизованную бухгалтерию к удержанию, а второй экземпляр остается в аптеке.

Для оформления списания морально устаревших, изношенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов, санспецодежды, спецобуви применяется акт на списание по форме МБ-8, который составляется в одном экземпляре.

В акте при списании санспецодежды и спецобуви комиссия отмечает, подлежит ли данная одежда списанию в связи с ее полной изношенностью или устанавливается дополнительный срок носки. Если она списывается в связи с полной изношенностью, то в акте указывается дата выдачи ее в эксплуатацию. Списание санспецодежды следует производить равномерно по истечении срока ее службы.

По окончании месяца (квартала) составляется отчет о движении основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов по форме N 56-АП, который представляется в бухгалтерию с отчетом аптеки. В тех случаях, когда за отчетный период движения этих ценностей не имелось, отчеты в централизованную бухгалтерию не представляются.

При организации и ведении бухгалтерского учета следует учитывать требования нормативной базы. К основным документам, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского учета, относятся:

- Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями от 23.07.98);

- Федеральный закон от 29.12.95 N 222-ФЗ "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства";

- Федеральный закон от 29.10.98 N 164-ФЗ "О лизинге";

- Приказ Минфина России от 29.07.98 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации";

- Приказ Минфина России от 09.12.98 N 60н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98)";

- Приказ Минфина России от 25.11.98 N 56н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "События после отчетной даты" (ПБУ 7/98)";

- Приказ Минфина России от 25.11.98 N 57н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Условные факты хозяйственной деятельности" (ПБУ 8/98)";

- Приказ Минфина России от 15.06.98 N 25н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/98)";

- Приказ Минфина России от 03.09.97 N 65н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/97)";

- Приказ Минфина России от 13.06.95 N 50 "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/95)";

- Приказ Минфина России от 20.12.94 N 167 "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет договоров (контрактов) на капитальное строительство" (ПБУ 2/94)";

- Положение по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Приложение к Письму Минфина СССР от 18.10.79 N 166).
В Методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации», утвержденных Минздравом РФ 14 мая 1998 года №98/124 (далее Методические рекомендации №98/124) приведены формы документов, которые используются при приеме, продаже лекарственных средств.

Согласно пункту 1.1.1. Методических рекомендаций №98/124 все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании них ведется бухгалтерский учет.

Формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы для внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета в розничных аптечных учреждениях (пункт 1.1.4. Методических рекомендаций №98/124).

Первичные учетные документы являются основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета, они должны содержать обязательные реквизиты:

• 
  наименование документа;
  
• 
  дату составления документа;
  
• 
  наименование организации, от имени которой составлен документ;
  
• 
  содержание хозяйственной операции;
  
• 
  измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  
• 
  наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
  
• 
  личные подписи указанных лиц.
  

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.

При поставке лекарственных средств в аптеку поставщик обязан предоставить товаро - сопроводительные документы:

• 
  товарно-транспортные накладные по форме №А-1.13,
  
• 
  сопроводительный (упаковочный) лист по форме №А-1.14,
  
• 
  упаковочный вкладыш по форме №А-1.15 и другие.
  

Лицо, ответственное за прием лекарственных средств в аптечном учреждении, на всех предоставленных документах ставит штамп (печать аптеки) и подпись.

На товаросопроводительных документах, которые остаются в аптеке, ставится штамп приема по форме №А-1.1. далее эти документы прикладываются к товарному отчету.

Если лекарственные средства поступают в аптеку не в том количестве, которое указано в сопроводительных документах, либо не соответствуют по качеству, в этом случае оформляется акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара по форме №А-1.2. Акт должен быть составлен в присутствии представителя поставщика лекарственных средств, если по каким либо причинам представитель не может присутствовать при приемке ЛС, тогда приглашаются представители незаинтересованной стороны, которые обязаны иметь удостоверение по форме №А-1.3. Удостоверение представителя прилагается к акту, который составляется в трех экземплярах: первый экземпляр передается в арбитраж для предъявления иска поставщику лекарственных средств; второй - прилагается к приемному акту и передается в бухгалтерию: третий – передается поставщику лекарственных средств.

Если лекарственные средства поступили в аптеку без счета поставщика, то при их приемке оформляется акт о приеме медицинского товара, поступившего без счета поставщика по форме №А-1.4, который составляется в двух экземплярах: первый экземпляр прилагается к отчету материального лица; второй - остается у лица, принимавшего лекарственные средства.

В Методических рекомендациях №98/124 есть специальные документы для оформления закупки лекарственного сырья. Эти документы должны использовать все аптечные учреждения, в том числе и коммерческие.

При приеме лекарственного растительного сырья у населения, необходимо заполнить приемную квитанцию (форма №А-1.5). Такая квитанция выписывается лицом, ответственным за заготовку сырья, в трех экземплярах: первый экземпляр служит одновременно расходным кассовым ордером, на основании которого из кассы выдаются деньги за сырье; второй - прилагается к отчету материально-ответственного лица; третий - выдается заготовителю.

После приема лекарственного сырья, оно передается на анализ, если анализ положительный, то его нужно принять к учету как товар, при этом, составляется акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья по форме №А-1.6 в двух экземплярах: первый экземпляр служит основанием для принятия к учету сырья как товара и прилагается к товарному отчету; второй - остается в аптечном учреждении.

Акт составляется комиссией, в состав которой входят руководитель аптечного учреждения, материально-ответственное лицо, отвечающее за заготовку растительного сырья, провизор-технолог либо фармацевт. Если аптека осуществляет лабораторные и фасовочные работы с закупленным лекарственным сырьем, то составляется журнал лабораторных и фасовочных работ (форма №А-2.7), который используется для учета и контроля за выполнением данных работ, за принятием к учету или списанием сумм по разницам в стоимости, сданных в работу медикаментов и изготовлением продукции из них и так далее.

Для составления отчета сотрудника аптеки, ответственного за прием лекарственных средств, заполняется журнал регистрации счетов поступления товаров по группам по форме №А-1.8. Для осуществления контроля за реализацией лекарственных средств по срокам их годности составляется стеллажная карточка по форме №А-1.9.

Данные по наркотическим лекарственным средствам, психотропным, сильнодействующим и ядовитым веществам, этиловому спирту, необходимо дополнительно отражать в Книге учета наркотических и других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету по форме №А-2.3 Методических рекомендаций №98/124.

Согласно пункту 1.2.3. Методических рекомендаций №98/124 при продаже лекарственных средств:

«учет готовых лекарственных средств, отпущенных населению, ведется на основе натуральных измерений в денежном выражении по кассовым контрольным лентам (на основании Положения по применению контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением), а также по требованиям - накладным лечебно - профилактических учреждений, по выписанным покупателям счетам, по счетам мелкорозничной сети при безналичном расчете».

Если лекарственные средства реализуются оптом, то аптечному учреждению необходимо вести журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями по форме №А-2.19.

ДОКУМЕНТЫ НАКОПИТЕЛЬНЫЕ - в бухгалтерском учете документы, которые составляются (накапливаются) по мере совершения однородных хозяйственных операций за определенное время (декада, месяц). Д.н. составляют для уменьшения числа документов по хозяйственным операциям, которые повторяются в организации многократно в течение короткого периода. К Д.н. относятся лимитно-заборные карты, авансовые отчеты, журнал регистрации поступления товаров по группам, товарный отчет (приходная часть) и др. [c.51]
Товарный отчет. Отчет аптеки за месяц
Для подведения итогов хозяйственной деятельности аптечной ор­ганизации за определенный истекший период (месяц, квартал, год) составляется отчетность.

Отчетность - это система обобщающих показателей, которые характеризуют хозяйственно-финансовую дея­тельность аптечной организации или информация, полученная в ре­зультате обобщения данных учета.

Требования, предъявляемые к отчетности: своевременность со­ставления и предъявления в адреса, предусмотренные законодательст­вом РФ; точность и достоверность; доступность и экономичность.

Отчетность по срокам составления и представления классифици­руется на;

- периодическую - отчетность материально-ответственных лиц (кассо­вый отчет, отчет мелкорозничной сети и отчет о хозяйственно-финансовой деятельности аптеки АП-72);

- годовую (бухгалтерская отчетность).

В договоре о материальной ответственности указывается, что ма­териально-ответственные лица обязуются в установленном порядке и сроки по утвержденным формам представлять отчетность о движении товарно-материальных ценностей и денежных средств. Первый экзем­пляр отчета вместе с приходными и расходными документами, общее число которых указывается в отчете, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально-ответственного лица.

Месячный отчет аптеки ф. АП-72 составляется в двух экземпля­рах и состоит из одиннадцати разделов:

1. Реестр движения денежных средств и инкассация выручки отражает движение денежных средств в кассе организации и суммы переведенной выручки в банк, составляется на основании обобщения ежедневных кассовых отчетов.

2. Субрасчетный (текущий) счет отражает движение безна­личных денежных средств на счетах в учреждениях банка.

3. Товарный отчет материально-ответственных лиц.

Первая часть (лицевая сторона) отражает движение товара, тары и других ма­териальных ценностей; вторая часть - Отчет о движении тары (обо­ротная сторона). Лицевая сторона товарного отчета начинается с от­ражения остатка на начало отчетного периода по всем учетным груп­пам (товар, тара, вспомогательные материалы, лекарственное расти­тельное сырье). Затем на основании первичных учетных документов отражается приход по всем учетным группам в денежном измерителе, причем товары - по двум ценам, остальные учетные группы по ценам приобретения. По окончании всех записей подводится итог прихода по каждой учетной группе. Далее отражается расход по всем учетным группам на основании первичных учетных документов, причем реа­лизация товаров населению, ЛПУ и др. организациям - только по роз­ничным ценам, а прочий документированный расход товара (выбы­тие) - по двум ценам. По окончании всех записей подводится итог расхода. По формуле товарного баланса выводится остаток на конец отчетного периода по всем учетным группам: Ок = Он + Приход – Расход.

Вторая часть товарного отчета отражает движение оборотной тары по наименованиям в натуральном и денежном измерителях. Суммар­ные итоги по движению тары на лицевой и оборотной стороне отчета должны совпадать.

4. Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам отражает взаиморасчеты с покупателями на осно­вании Журнала учета оптового отпуска и расчетов с покупателями.

Выводится дебиторская (долг в пользу аптеки) и кредиторская (долг за аптекой) задолженности.

5. Реестр выписанных покупателям (лечебным учреждениям и другим организациям) счетов по отпущенным им из аптеки то­варам представляет собой опись всех счетов (накладных) по товарам, отпущенным из аптеки ЛПУ и прочим организациям. Итог отражает сумму реализации товаров ЛПУ и прочим организациям. Составляется этот раздел на основании выписанных счетов (накладных) и дол­жен соответствовать данным Журнала учета оптового отпуска и рас­четов с покупателями.

6. Движение товаров и выручки по прикрепленной мелкороз­ничной сети отражает движение товаров и выручки по всем мелкорозничным точ­кам и составляется на основании товарных отчетов по мелкорознич­ной сети.

7. Регистрация розничных оборотов отражает в хронологической последовательности все обороты по реализации товаров населению (по амбулаторной рецептуре, по безрецептурному отпуску, но мелко­розничной сети). В итоге выводится общая сумма реализации товаров населению.

8. Отчет о движении основных средств отражает движение числящихся на балансе аптечной организации основных средств на основании первичных учетных документов по приходу и расходу с указанием стоимости и количества конкретных объектов. Если в тече­ние месяца не было движение основных средств, то этот раздел мо­жет не составляться.

9. Оборотная ведомость на лекарственное растительное сырье и прочие материальные ценности. В этом разделе в натураль­ном и денежном измерителе по заготовительным ценам отражается движение принятого ЛРС по каждому наименованию (остаток на на­чало отчетного периода, приход, расход и остаток на конец ответного периода).

10. Справка о заработной плате отражает сведения о начислен­ной заработной плате, о сумме удержаний, о суммах невыплаченной заработной платы, начисленном едином социальном налоге.

11. Перечень документов, прилагаемых к отчету.

Месячный отчет ф. АП-72 является конечным (сводным) доку­ментом первичного учета в аптечной организации, на основании его составляется отчет в виде бухгалтерского баланса.

По данным отчета о хозяйственно-финансовой деятельности апте­ки рассчитывается финансовый результат от реализации товаров (прибыль или убыток от реализации).

Для построения товарных отчётов необходимо:

1.Проверить наличие и номера приходных документов, входящих в товарный отчет (приходные товарные накладные и протоколы поставщиков согласования оптовых цен на ЖНВЛС.

2. Проверить соответствие оптовой торговой надбавки и НДС в товарной накладной поставщика и соответствующей ей розничной торговой надбавки.

3. Проверить наличие круглых печатей (поставщика и аптеки) в приходных и возвратных накладных и протоколах поставщиков согласования оптовых цен на ЖНВЛС.

4. Для внутриаптечных накладных проверить наличие подписей и печатей двух аптек.

5. Проверить наличие приходно-кассовых ордеров за весь период ТО.

6. Сформировать и распечатать товарный отчет.

7. Разложить накладные строго по порядку, как в товарном отчете, сравнить розничную сумму аптечной накладной с розничной суммой этой же накладной в товарном отчете.

8. Подобрать квитанции к приходному кассовому ордеру (с печатями и подписями) строго по порядку и строго по суммам.

9. Акты переоценки, акты списания, накладные по внутриаптечной переброске, накладные на возврат товара поставщику, если эти документы отражены в товарном отчете, прикладывать непосредственно к распечатанному товарному отчету (перед всеми накладными).

10. Когда документы к товарному отчету подобраны, распечатать отчёты по приходу и расходу товара (сводные таблицы) по аптеке за текущий период.

11. Проверить сумму Прихода по товарному отчету и сумму по распечатанному «Приход по аптеке».

12. Проверить сумму Расход по товарному отчету и сумму по распечатанному «Расход по аптеке».

13. Суммы прихода и суммы расхода должны совпадать во всех документах аптеки.

14. После проверки всех показателей закончить оформление ТО подписями материально-ответственных лиц, указать дату составления и количество подобранных документов, поставить печать, прошить ТО вместе с документами.