Курсовая работа. Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ооо Новпласт)
 Скачать 3.16 Mb.
|
1.1 Сущность и основы расчетов с подотчетными лицамиБольшая часть денежных расчетов экономических субъектов осуществляется в безналичном порядке – посредством списания денежных средств со счетов, открытых в коммерческих банках, с аккредитивов и чековых книжек. Тем не менее, иногда, появляется необходимость осуществления расчетов наличными деньгами. Как правило, наличными деньгами осуществляется оплата материальных запасов при их приобретении в розничной сети и оплата командировочных расходов. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными деньгами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам [30]. Следовательно, к основным видам расходов, связанных с расчетами с подотчетными лицами, относятся: хозяйственные расходы; командировочные расходы; представительские расходы; расходы на приобретение горюче – смазочных материалов (ГСМ ). Различные вопросы, связанные с выдачей подотчетных сумм и оформлением расчетов по ним, регламентируются отдельными нормативно-правовыми актами, но не в одном из них не содержится определение подотчетных сумм. Рассмотрев научную точку зрения можно представить следующие определения ученых экономистов, таких как Нестеров С.Е., Гуляева С.Р. Нестеров С.Е дает следующее определение подотчетным суммам – это суммы, выданные в установленном порядке должностным лицам авансом на предстоящие операционные, административно-хозяйственные и командировочные расходы. При этом должностные лица в установленные сроки представляют обоснованный отчет о произведенных расходах и возвращают неиспользованные суммы. Гуляева С.Р. считает, что подотчетные суммы представляют собой денежные средства, выдаваемые штатным сотрудникам организации на хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Порядок их выдачи, подтверждения их использования, возврата неиспользованных средств является общим независимо от целей, на которые они выданы. Исключением являются отдельные положения гражданского и трудового законодательства, которыми могут устанавливаться особые правила. Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны абсолютно для любой организации любой организационно-правовой формы собственности [20]. Кассовые операции – расчеты наличными деньгами – необходимы не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и иных выплатах. Абсолютная ликвидность денежных средств делает наличные денежные средства весьма привлекательным инструментом для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материальных запасов, а при определенных условиях – и некоторых видов основных средств, таких как вычислительная техника, оборудование, отдельных групп объектов нематериальных активов. В современных условиях хозяйствования широкое использование наличных денег для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а при определенных условиях – и для уменьшения полученного дохода и соответственно от уплаты налогов. Поэтому расчеты наличными денежными средствами, как правило, являются объектом повышенного внимания при проведении контрольных мероприятий, соответствующими службами, в том числе налоговыми органами. В организациях, имеющих структурные подразделения, весьма широко используется форма расчетов с работниками по заработной плате и прочим выплатам через подотчетных лиц (так называемых раздатчиков). Также расчеты наличными деньгами через подотчетных лиц практикуются при оплате задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам. Прежде чем выдать подотчетные суммы, необходимо определить правила расчетов с подотчетными лицами в организации, а также оформления хозяйственных операций [17]. Порядок выдачи и списания подотчетных сумм определяется в учетной политике организации. До начала любых операций с подотчетными суммами работодателю следует определить и утвердить приказом или распоряжением: список подотчетных лиц, которым могут быть выданы наличные денежные средства как подотчетные суммы; порядок представления отчета, определения срока, на который выдаются подотчетные суммы; список лиц, уполномоченных поручать производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм. Кроме этого, руководителем организации издается приказ, регламентирующий проведение расчетов с подотчетными лицами. В приказе в обязательном порядке отражаются следующие позиции: перечень должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственные, канцелярские, представительские и иные расходы. Следует помнить, что приказом не назначаются лица, имеющие право получать под отчет суммы на командировочные расходы, право получения денежных сумм на командировочные расходы возникает после подписания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку; срок, на который выдаются денежные средства под отчет; предельный размер подотчетных сумм. Для каждой статьи расходов, а также для различных подотчетных лиц могут быть установлены дифференцированные лимиты. Размер аванса на командировочные расходы ограничивается расчетной величиной, которая складывается из стоимости проезда, стоимости найма жилого помещения, (оплаты гостиницы) суточных и иных расходов, определенных целями поездки в командировку. Оплате подлежат также расходы за бронирование места в гостинице, билетов для проезда [25]. Суточные выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (в том числе за время вынужденной остановки в пути). К иным расходам относятся такие, как приобретение материальных ценностей, оплата телефонных переговоров, а в случае поездки на служебном автомобиле – приобретение ГСМ, запчастей, оплата услуг по ремонту, проезд по платным автомобильным дорогам, оплата за стоянки автомобиля и другие непредвиденные расходы. Для возможности признания таких расходов в целях налогообложения в приказе следует указать целевое использование выданных денежных средств для использования командированным работником. Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Как правило, в этом случае размер подотчетной суммы определяется из расчета продолжительности командировки (суточные и расходы на оплату найма жилого помещения в месте командировки) и стоимости проезда. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по данным расчетам. При выдаче раздатчиками подотчетных сумм для выплаты заработной платы следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс. В соответствии со ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате [3]. Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из заработной оплаты работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Если с подотчетным лицом производятся расчеты по оплате труда с использованием банковской карты, то возврат подотчетной суммы может быть оформлен как удержание. В этом случае при начислении заработной платы сумма задолженности организации перед работником уменьшается на размер остатка подотчетной суммы и на банковскую карту перечисляется уже уменьшенная сумма обязательства. Никаких дополнительных бухгалтерских записей в этом случае оформлять не следует [12]. Сумма перерасхода (в разрешенных случаях) оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счета учета расчетов с подотчетными лицами и кредиту счета учета денежных средств в кассе. Подобная ситуация может иметь место, когда сумма фактически произведенных расходов оказалась больше суммы выданного аванса. При расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным для осуществления хозяйственных расходов, проведения расчетов и приобретения активов обстоятельства для ведения налогового учета, как правило, не возникают – материальная выгода или дополнительный доход подотчетным лицом получены быть не могут, так как неизрасходованные суммы подлежат возврату в кассу или удержанию. |