ИС управления проектами. Удк 005. 8338. 28 Информационные системы управления проектами
 Скачать 256.04 Kb.
|
|
Формула менеджмента Выпуск №1, 2020 УДК 005.8/338.28 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ Сафонова Анна Александровна, Белорусский национальный технический университет, г. Минск, Республика Беларусь E-mail: subdominantka@gmail.com Куксачева Ольга Николаевна, Белорусский национальный технический университет, г. Минск, Республика Беларусь E-mail: olga.kuksacheva99@gmail.com Научный руководитель: Карпович Виктор Францевич, Белорусский национальный технический университет, г. Минск, Республика Беларусь E-mail: karpovich_vf@list.ru Аннотация. Данная статья посвящена рассмотрению информационных систем управления проектами, которые в настоящий момент являются неотъемлемой частью успешного осуществления проектов различной степени сложности. В статье освящены история их развития, функционал и классификации по различным признакам. Перечислены и проанализированы основные программные продукты, даны рекомендации по их применению в различных условиях и для проектов разного масштаба. Abstract. This article is devoted to the consideration of project management information systems, which are currently an integral part of the successful implementation of projects of various degrees of complexity. The article highlights the history of their development, functionality and classification by various characteristics. The main software products are listed and analyzed, and recommendations are given for their application in various conditions and for projects of different scales. Ключевые слова: информационные технологии, управление проектами, информационные системы управления проектом, программное обеспечение, Microsoft Project. Key words: information technology, project management, project management information systems, software, Microsoft Project. Информационная система управления проектом представляет собой комплекс организационно-технологических, методических, технических, 21 Формула менеджмента Выпуск №1, 2020 программных и информационных средств, обеспечивающих поддержку и повышение эффективности управления проектом [1]. В процессе реализации проекта его участникам приходится сталкиваться с большими массивами информации, необходимостью корректировки графиков работ, ресурсным, стоимостным и регрессионным анализом, финансовым моделированием, решением ряда других задач. Сложность и большие объемы выполняемых расчетов при ограниченности по времени требуют от менеджмента проекта использовать в своей деятельности современные информационные технологии. Наиболее часто информационные технологии применяются в целях: – информирования заинтересованных сторон проекта; – разработки альтернативных моделей реализации проекта; – анализ результатов проекта; – стресс тестирования портфеля проектов; – выведения на рынок [3]. Следует отметить, что программные решения применяются на любой стадии исполнения проекта и позволяют сделать его максимально эффективным и целесообразным. Развитие информационных систем управления проектами происходило в несколько этапов. На начальном этапе, при отсутствии ЭВМ, использовались методы динамического программирования. Их использование предоставляло разработчикам возможность разработать такую модель проекта, которая была бы достаточно мощной для учета множества факторов управления проектами. Но одновременно с этим, введение данной модели было бы целесообразно, чтобы затраты на её создание были сопоставимы со стоимостью проекта. Методы динамического программирования были основаны на построении критического пути, который базируется на принципах оптимальности – любая часть оптимального пути между вершинами графа сама является оптимальным путем между соответствующими вершинами. Из-за дороговизны первых ЭВМ, а также их малой мощности, сетевой план часто оказывался не выполненным, так как не было возможности внести оперативные корректировки в критический путь. Развитие ЭВМ сделало возможным использование метода критического пути в любой момент реализации проекта, благодаря чему создана новая технология оценки и уточнения проекта PERT [9]. Продуктом этой системы являются подготовленные управленческие решения о сроках выполнения работ и рациональном использовании ресурсов, что позволяет одновременно оптимизировать проект по двум параметрам: ресурсам и времени. Суть технологии PERT заключается в том, что модель проекта, составленная на основе первоначального сетевого плана, используется для информационной поддержки оперативного принятия решений по управлению проектом в сложных ситуациях. Она предполагает определение критического пути в любой момент. Учёт календаря и распорядка рабочего времени соответствует методу критического пути, однако в случае с ресурсами необходимо применять другой подход. Для отыскания оптимальных решений 22 Формула менеджмента Выпуск №1, 2020 относительно ресурсов в первую очередь решают задачу без учёта ограничений по ним, а затем определяют периоды, когда ресурсов недостаточно, и переносят работы, испытывающие дефицит, на более поздние сроки. По мере совершенствования персональных компьютеров и увеличения их мощности, увеличивалось и количество задач, которые менеджеры могли бы решать при помощи необходимого программного обеспечения. Для того, чтобы информационные системы, используемые для управления проектами, могли показать достоверный результат, необходимо постоянно корректировать данные о проекте в ходе его реализации. Ранние версии программного обеспечения позволяли решать эту проблему путём копирования или импорта данных, однако оставалась проблема синхронизации и своевременного обновления. Для решения этого вопроса была разработана архитектура «клиент- сервер», которая позволяет клиентам и серверам совместно работать над выполнением приложений. При этом клиенты посылают запросы на серверы, которые выполняют основную часть работы и отправляют результат клиентам для последующей выдачи пользователям. В среде «клиент-сервер» множество клиентов могут одновременно работать с хранящимися на сервере данными и совместно использовать информацию. Большинство систем «клиент-сервер» используют базы данных и системы управления ими, что позволяет всем участникам иметь постоянный доступ к данным, полученным во время планирования, что существенно увеличивает эффективность исполнения проекта. Современные информационные системы управления проектами представляют собой комплексное программное обеспечение, основными функциями которого являются: – средства проектирования структуры работ по проекту; – средства планирования по методу критического пути; – средства планирования ресурсов; – стоимостной анализ; – средства контроля за ходом выполнения проекта; – средства составления отчётов, построения графиков, диаграмм [2]. Информационная система управления проектами должна совмещать в себе функционал, который позволит ей адаптироваться для работы с проектами в организации. Функционал, которым должна обладать система, включает: – автоматизация всех процессов; – единое информационное пространство; – документооборот; – оптимизация всех процессов в организации; – планирование и прогнозирование принимаемых решений. В качестве основных требований можно выделить управление сроками проекта, его стоимостью, коммуникациями, содержанием, рисками и ресурсами. Выполнение этих требований позволит информационной системе управлять проектом на протяжении всего жизненного цикла. Существует несколько классификаций программного обеспечения для управления проектами: 23 Формула менеджмента Выпуск №1, 2020 1. По стоимости: – недорогое – до 1000 долл. США; – дорогое – 1001 долл. США и более. 2. По функционалу: – возможность удалённой работы; – совместимость проекта с другими программными решениями; – анализ проекта; – автоматизация. Информационные системы управления проектами с возможностью автоматизации проекта позволяют значительно упростить работу над проектом и облегчить труд менеджера проекта. В настоящее время в области управления проектами существует более 20 IT-решений. Краткая характеристика наиболее часто применяемых и перспективных из них будет приведена ниже. Microsoft Project – самая распространённая система управления проектами. Имеет три модификации: – Standart – для индивидуального использования; – Professional – обеспечивает дополнительные возможности по анализу проекта и планированию ресурсов; – Project Server – платформа для организации группового и корпоративного решений по управлению. Может подойти для планирования и контроля небольших проектов новичкам и непрофессионалам из-за простоты ее интерфейса. OpenPlan – система планирования и контроля крупных проектов и программ. Располагает мощными средствами ресурсного и стоимостного планирования, эффективной организацию многопользовательской работы, возможностью создания масштабируемого открытого решения для предприятия. Данная система предлагает решения по управлению проектами масштаба корпорации, разбивая его на компоненты, более легко поддающиеся планированию и контролю. SureTrak – программный продукт, ориентированный для выполнения небольших проектов или фрагментов крупных работ. Подходит для управления несложными проектами в небольших компаниях. COMFAR – разработанная ООН система, позволяющая получить графическую информацию о результатах при варьировании ряда исходных данных: объема реализации, производственных издержек, процентов за кредит и др. Программа широко используется банками, финансирующими промышленное развитие, консультационными учреждениями, поставщиками оборудования и учебными заведениями. SpiderProject – система с мощными алгоритмами, большим количеством дополнительных функций и применением практического опыта. Важное преимущество её также в том, что она учитывает особенности, потребности и приоритеты рынка стран СНГ. В зависимости от версии может использоваться как для управления отдельными проектами, так и для управления самыми престижными проектами в крупнейших корпорациях. 24 Формула менеджмента Выпуск №1, 2020 1C–Рарус: Управление проектами – программное решение, которое, являясь частью пакета 1C: Предприятие, интегрируется с любыми его конфигурациями. Существует возможность адаптации системы под предприятие, есть инструменты для управления рисками, построения диаграмм, распределения ролей и создания бизнес-задач. Однако недостатком является высокая цена данного продукта. Подходит для ведения крупного, среднего и малого бизнесов, имеются программы для государственных структур. Также имеются готовые решения для автоматизации отраслей, таких как пищевая промышленность, строительство, транспортная логистика, гостиничный бизнес и др. Адванта – удобная и функциональная платформа для построения диаграммы Ганта, составления расписания, контроля исполнителей, ведения электронного архива документов, планирования платежей и контроля оплат, ведения протоколов совещаний. Из недостатков можно выделить ограничение количество участников – до 50. Подходит как для управления бизнесом крупных и средних компаний, так и для управления отдельными проектами. Поскольку данная система не требует высокого уровня знаний в программировании, то пользователь сам может настроить все необходимые параметры и ее с легкостью могут использовать все участники проекта. Система Advanta может использоваться в холдингах, промышленных и производственных предприятиях, проектно-строительных организациях, инжиниринговых и ИТ-компаниях, финансовых компаниях и государственных структурах.Она может быть интегрирована со всеми действующими системами организации. Ровертаск – простая система управления проектами, которая предлагает выставление приоритетов, оценку эффективности, обмен файлами и назначение ролей. Память в облачном хранилище не ограничена. Применяется для управления малым бизнесом, бизнес-процессами, проектами, командой, задачами. Преимуществами данной системы можно назвать простоту в использовании, возможность управлять несколькими проектами одновременно и отслеживать их выполнение, а также видимость конкретного проекта только для необходимых сотрудников. Лучше всего подходит для ведения отдельных проектов, а также для управления малым бизнесом. Все вышеперечисленные программные решения основаны на использовании технологии PERT. Эти программы составляют ядро математического обеспечения технологии управления проектами, но ни одна из них не может обеспечить в полном объеме решение задач стоящих перед менеджментом проекта, поэтому необходимо использовать комплексный подход и пользоваться средствами управления БД, оптимального планирования, статистического анализа, организации документооборота, учёта, экономического анализа. Также стоит учитывать тот факт, что программный продукт должен быть тщательно подобран для соответствующего проекта. Ответственный подход к выбору программного обеспечения может помочь более грамотно распределить финансовые вложения и расширить функционал. Вместе с тем, 25 Формула менеджмента Выпуск №1, 2020 тенденцией современности стало быстрое развитие, а значит, что и информационное обеспечение не должно отставать. Этот тренд позволяет разработчикам дополнять и дорабатывать модули своих продуктов, что расширяет их функционал и позволяет решать всё более сложные и комплексные задачи. Список использованных источников: 1. Информационные технологии управления проектами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://lib.sale/upravlenie-proektami-knigi/233- informatsionnyie-tehnologii-upravleniya-27986.html (дата обращения: 06.03.2020) 2. Информационные технологии управления проектами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://studfile.net/preview/5854248/page:13/ (дата обращения: 11.03.2020) 3. Информационные технологии в управлении проектами // Справочник [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://spravochnick.ru/menedzhment/ upravlenie_proektami/informacionnye_tehnologii_v_upravlenii_proektami/ (дата обращения: 10.03.2020) 4. Программное обеспечение для управления проектами // Проект «Управление 3000» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://bizoffice.ru/ projects/programmnye-produkty/programmnoe-obespechenie-dla-upravlenia- proektami.html (дата обращения: 05.03.2020) 5.Система управления проектами Rovertask [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://rovertask.com/ru/ (дата обращения: 11.03.2020) 6. Система управления проектами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://www.advanta-group.ru/ (дата обращения: 09.03.2020) 7. Хорошилова О.В., Журавель А.Ю. Характеристика информационных технологий, используемых в управлении проектами [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/harakteristika-informatsionnyh- tehnologiy-ispolzuemyh-v-upravlenii-proektami/viewer (дата обращения: 09.03.2020) 8. Информационные технологии и системы в проекте // Портал образовательных ресурсов [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:// wiki.vspu.ru/workroom/pi51/%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%86%D0%B8% D1%8F_5 (дата обращения: 09.03.2020) 9. Светлов Н.М., Светлова Г.Н. Информационные технологии управления проектами / Н.М.Светлов, Г.Н. Светлова // Учебное пособие для студентов экономических специальностей – 2007. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://window.edu.ru/resource/356/62356/files/mptutor2005.pdf (дата обращения: 11.03.2020) 26 |