НСПК. ДОУА, 2 ЧАСТЬ. Вопрос 14 в комплексной работе - Порядок выбора системы электронного документооборота. Комплексное задание вопрос 14. Универсальной системы электронного документооборота, которая подходила бы всем организациям без исключений, не существует
 Скачать 19.26 Kb.
|
|
Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками. Универсальной системы электронного документооборота, которая подходила бы всем организациям без исключений, не существует. Процесс выбора СЭД будет уникален для каждой отдельно взятой компании, ведь он должен учитывать все особенности организации, которая в дальнейшем и будет пользоваться этим решением. Этап выбора СЭД является ключевым во всей цепочке процесса, т.к. именно на этом этапе выбирается технологическая платформа и дальнейший исполнитель. Очень важно подойти к выбору ответственно и потратить достаточно времени на детальный и комплексный анализ возможных решений и их поставщиков. Ошибки при выборе СЭД напрямую влияют на успешность реализации проекта. Среди основных этапов выбора СЭД выделяют: инициацию проекта, формирование общих требований к СЭД, выбор решения и поставщика, согласование выбранного решения и предлагаемых условий поставщика с руководством. Заканчивается процесс выбора СЭД подписанием договора на разработку и внедрение СЭД. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью. Лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, необходимо определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы: Бизнес-требования Требования к программному обеспечению Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам. Бизнес-требования включают в себя следующие разделы: пользователи системы хранилище данных работа с документами работа с бизнес-логикой Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Обобщенный список требований 1. БИЗНЕС-ТРЕБОВАНИЯ Идентификация пользователей 1. Аутентификация защищенность протокола связи интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей 2. Авторизация возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей 3. Разграничение прав доступа к документам возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей делегирование прав доступа к документу от одного лица другому Хранилище документов 1. Производительность хранилища данных зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей 2. Поиск документов поиск по полям документа контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам 3. Архивация документов вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение) 4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных 5. Репликация данных только для чтения с возможностью сохранения изменений Работа с документами 1. Работа с типами документов создание новых типов наличие конструктора форм справочные (подстановочные) поля история документа отслеживание версий документов 2. Конвертация документов сканирование импорт из других форматов файлов 3. Электронная подпись Работа с бизнес-логикой 1. Маршруты движения документов 2. Задания (задачи) для пользователей 3. Работа с пользовательскими сценариями 2. ТРЕБОВАНИЯ К ПРОГРАММНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ Требования к ресурсам 1. Операционная система 2. СУБД необходимость приобретения сторонней СУБД 3. Зависимость от сторонних продуктов наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы 4. Аппаратная часть производительность компьютеров Стоимость продукта 1. Стоимость дополнительного программного обеспечения СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение 2. Закупка нового оборудования 3. Затраты на обучение персонала 4. Затраты на подготовку готового решения Удобство сопровождения 1. Документация соответствие документации текущей версии продукта наличие электронных обучающих материалов освещенность вопросов расширения системы 2. Возможности расширения системы 3. Техническая поддержка системы Удобство использования 1. Простота выполнения базовых операций пользователя доступность управляющих элементов количество элементарных операций для выполнения действий Таким образом, СЭД подбирается всегда индивидуально под требования и задачи определенной организации. |