21702022010 - копия. Уо белорусский государственный экономический университет
 Скачать 377 Kb.
|
|
3. Организация делопроизводства Вся документация ООО «МВ-строй» оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в которой утверждены общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. В ходе подготовки проекты исходящих документов ООО «МВ-строй» совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Организован так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают оперативными средствами и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях. Подготовленные таким образом проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений. Исполнитель обязан проверить наличие необходимых виз и приложений, правильность оформления и составления документа. С целью упорядочения процедуры подписи документов на ООО «МВ-строй» составлен перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В перечнях также указано, кто и какие документы визирует и утверждает. Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправленной корреспонденции:
Документы передаются в канцелярию полностью отформатированными и имеют пометку о категорийности почтового отправления (кроме почтовых отправлений). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для указания недостатков. На письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку. Форма журнала регистрации исходящих документов ООО «МВ-строй»
Исходящие документы регистрируются в канцелярии после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания Документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях. Порядок прохождения и подготовки исполнения входящих документов. Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя:
Прием, регистрация и исполнение входящих документов.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено". Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку "Лично", которые передаются адресату. Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация. После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии. Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка "Документы (листы, приложения) затребованы" с указанием даты запроса. После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления. На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется. Входящие документы регистрируются в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Зарегистрированные документы передаются из канцелярии на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей - ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в канцелярии. Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов. При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в канцелярии с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается. Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в ООО «МВ-строй», могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив. Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой. Сначала документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые части. Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации. На ООО «МВ-строй» используется Перечень документов, не подлежащих регистрации, согласно инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь
Задача предварительного рассмотрения документов состоит в том, чтобы отправить документ непосредственно структурному подразделению или лицу, которое принимает по нему решение или исполняет его, или на рассмотрение руководству. При этом руководствуются
Предварительное рассмотрение и распределение документов целесообразно осуществлять до их регистрации. Знакомясь с содержанием поступивших документов, работник, выполняющий эту работу, определяет, кому и куда передать тот или иной документ. При этом следует исходить не столько из указания адресата на документе (так как в большинстве своем корреспонденция адресуется руководителю учреждения), сколько из содержания документа. На ООО «МВ-строй» установлен специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует отправлять. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение. Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Термин «Документы» используется в заголовке:
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения. Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел. В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка. Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно. Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются. В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы. Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.). В процессе формирования дел заголовки могут уточняться. Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры. Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д. Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту; Правила формирования ООО «МВ-строй» дел:
Располагаются документы внутри дела в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования. По окончании каждого делопроизводственного года (то есть в I квартале очередного года) в номенклатуре делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) по форме, приведенной в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству. В ней указывается количество заведенных в течение года дел с разными сроками хранения:постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заверяется лицом, ответственным за архив. 4. Состояние организации бухгалтерского учета в организации. Предприятие ООО «МВ-строй» обеспечено практически всеми видами справочной и нормативной документации, в первую очередь такими как: Внутренние и внешние документы, то есть составленные внутри предприятия или вне его. Также: а) распорядительные документы; б) исполнительные документы; в) комбинированные документы; г) документы бухгалтерского оформления. Например, распорядительные: доверенность, наряд — документы, являющиеся приказом или распоряжением; исполнительные или оправдательные: накладная, акт, ордер, ведомость — создаются в момент совершения действия; комбинированные документы одновременно содержат и приказ, и исполнение: накладная-наряд, заказ-наряд; документы бухгалтерского оформления могут быть составлены только бухгалтером: справки, расчеты. Первичными документами — это накладные, акты, ордера, счета-фактуры; и сводными — товарные отчеты, кассовые отчеты, авансовые отчеты и т. д. Разовые и накопительные документы. Разовые оформляются на одну хозяйственную операцию, например приходно-кассовый ордер, а накопительные отражают несколько однородных разовых операций в порядке их совершения, например накопительные ведомости. На основании классификации документов на предприятии «МВ-строй» составляется график движения документов на предприятии — документооборот. Факт совершения хозяйственной операции на предприятии ООО «МВ-строй» подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции на ООО «МВ-строй» , связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. В первичных учетных документах ООО «МВ-строй» стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые банковские документы не допускается. Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык. Первичные учетные документы составляются на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация изготавливает за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры. После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр). Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. По внешнему виду учетные регистры ООО «МВ-строй» представляют собой:
По видам производимых записей регистры ООО «МВ-строй» делятся на:
Записи в первичных документах производятся средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае предприятие изготовляет за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством. Учетная политика на предприятии ООО «МВ-строй» , разработана главным бухгалтером и утверждена руководителем в соответствии с законодательством. Положение об учетной политике включает в себя все необходимые аспекты. Главный бухгалтер- организовывает работу подотчетного персонала. Бухгалтер по учету заработной платы - начисляет заработную плату работникам предприятия, начисляет отпускные, больничные листы. Кроме этого отвечает за правильное и своевременное отчисление в фонды социального страхования. Бухгалтер кассир - ведет счета по учету денежных средств на расчетном счете и в кассе. Кроме этого, выполняет функции кассира предприятия, выдает и принимает денежные средства в кассе. Бухгалтерская отчётность - завершающий этап учётного процесса. Бухгалтерская отчётность отражает состав имущества и источники его формирования, включая имущество филиала. Перечень форм бухгалтерской отчетности и порядок формирования показателей бухгалтерской отчетности для коммерческих и некоммерческих организаций (кроме банков и иных небанковских финансово-кредитных организаций) устанавливает Министерство финансов Республики Беларусь. Налоговую отчетность, включающую расчеты по налогам, декларации и другие формы устанавливает Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь в соответствии с действующим законодательством. Налоговая отчетность представляется налоговым инспекциям по месту регистрации организации. Бухгалтерская отчетность ООО «МВ-строй» состоит из:
Основной контроль за исполнением служебных обязанностей работников бухгалтерии ООО «МВ-строй» выполняет главный бухгалтер. Он руководит сотрудниками бухгалтерии и организует их работу, а также следит за повышением их квалификации, оказывает информационную и методическую поддержку руководителям отделов и прочим работникам компании по всем вопросам бухгалтерского учета, отчетности, контроля и анализа деятельности, обеспечивает своевременное и полное перечисление всех налогов, сборов, взносов и прочих обязательных платежей в бюджет и во внебюджетные социальные фонды, а также сумм возврата займов и кредитов, погашения задолженности по ссудам и прочим кредитным обязательствам. Он следит за правильностью начисления и выплаты заработной платы сотрудникам, осуществляет документальные ревизии в подразделениях компании. 5. Ознакомление с организацией труда персонала предприятия. В соответствии с законом Республики Беларусь от 23 июня 2008 г. № 356-З «Об охране труда» На предприятии ООО «МВ-строй» обеспечена безопасность при эксплуатации территории, производственных зданий (помещений), сооружений, оборудования, технологических процессов и применяемых в производстве материалов, химических веществ, а также эффективную эксплуатацию средств индивидуальной и коллективной защиты. Принимаются меры по предотвращению аварийных ситуаций, сохранению жизни и здоровья работающих при возникновении таких ситуаций, оказанию потерпевшим при несчастных случаях на производстве необходимой помощи, их доставке в организацию здравоохранения; Осуществляется подготовка (обучение), инструктаж, переподготовка, стажировка, повышение квалификации и проверка знаний работающих по вопросам охраны труда в порядке, установленном Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом; Выполняется информирование работающих о состоянии условий и охраны труда на рабочем месте, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся средствах индивидуальной защиты, компенсациях по условиям труда; Обеспечены на каждом рабочем месте условия труда, соответствующие требованиям по охране труда; Обеспечен режим труда и отдыха работников, установленный законодательством, коллективным договором, соглашением, трудовым договором; Предоставлены работникам, занятым на производстве с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, связанных с загрязнением или выполняемых в неблагоприятных температурных условиях, специальную одежду, специальную обувь и другие необходимые средства индивидуальной защиты, смывающие и обезвреживающие средства в соответствии с установленными нормами; Осуществляется постоянный контроль за соблюдением нормативных правовых актов по охране труда; Оплата труда и премирования персонала ООО «МВ-строй» На предприятии «МВ-строй» используется несколько видов оплаты труда работников. Повременная форма оплаты труда базируется на количестве отработанного времени и качестве (квалификации) затраченного труда. Она применяется на работах, где невозможно или нецелесообразно использование сдельной оплаты, и рассчитывается с помощью тарифных ставок и должностных окладов. Повременная форма реализуется в виде простой повременной и повременно-премиальной систем оплаты. При простой повременной системе заработок зависит от количества отработанного времени и тарифной ставки (оклада) за единицу рабочего времени, а при повременно-премиальной системе – к тарифной заработной плате добавляется премия за достижение установленных количественных и качественных показателей в работе. Исходя из механизма оплаты повременная форма стимулирует, прежде всего, повышение квалификации работающих и укрепление дисциплины труда. При простой повременной системе заработная плата работнику (ЗПпвн) за определенный отрезок времени может быть определена следующим образом: ЗПпвн = m * Т где m - часовая (дневная) тарифная ставка рабочего соответствующего разряда; Т – фактически отработанное на производстве время. При повременно-премиальной системе заработная плата работника (ЗПпвп) может быть определена по следующей формуле:  где р – размер премии в процентах к тарифной ставке за выполнение установленных показателей и условий премирования; k – размер премии за каждый процент перевыполнения установленных показателей и условий премирования, %; n – процент перевыполнения установленных показателей и условий премирования. Надбавки предусматриваются для стимулирования высокой творческой активности персонала, повышения занятости и качества работы, производительности труда и эффективности производства. Надбавки устанавливаются в процентном отношении от суммы должностного оклада работников. За выполнение особо важной и ответственной работы работникам может быть установлена надбавка на время выполнения указанной работы. Указанная надбавка по своему характеру является ограниченной по сроку действия то есть устанавливается на определенный срок. В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 ноября 1999 г. № 1748 «О дополнительных мерах материального стимулирования высокопроизводительного и качественного труда» для предприятий государственной формы собственности при заключении контрактов рекомендовано ввести следующие показатели премирования. Для рабочих основного производства: - при стимулировании роста производительности труда - выполнение норм выработки (в натуральных, трудовых, стоимостных показателях), снижение трудоемкости продукции, высокоэффективное использование новой техники и прогрессивной технологии; - при стимулировании улучшения качества продукции, работ, услуг - бездефектное изготовление продукции и сдача ее с первого предъявления, сокращение случаев возврата недоброкачественной продукции, отсутствие претензий к качеству продукции (рекламаций), работам, услугам со стороны служб технического контроля и потребителей; - при стимулировании снижения материальных затрат - экономия сырья, материалов, топливно-энергетических ресурсов, запасных частей, уменьшение потерь, отходов на единицу продукции по сравнению с фактически достигнутым уровнем прошлого года; - для рабочих, занятых обслуживанием основного производства, - обеспечение бесперебойной и ритмичной работы оборудования, увеличение коэффициента его использования, межремонтного периода эксплуатации и сокращение затрат на обслуживание и ремонт; - для руководителей, специалистов и служащих внутрипроизводственных подразделений организаций главным направлением стимулирования должно стать их премирование за фактическое улучшение результатов работы на том участке производства, на котором трудится конкретный работник (увеличение производства продукции, в том числе на экспорт, производительности труда, экономия материальных и трудовых затрат, снижение себестоимости и др.); - стимулирование аппарата управления, общезаводских служб, центральных лабораторий и других функциональных подразделений должно осуществляться по основным показателям премирования, отражающим как результаты работы данного подразделения, так и организации в целом. Оплата труда руководителей ООО «МВ-строй», их заместителей, а также руководителей относительно самостоятельных подразделений может осуществляться в процентах от прибыли предприятия. Однако чаще применяется комбинированный вариант оплаты руководителей: оклад плюс надбавки и премии в зависимости от прибыли или ее составляющих, непосредственно зависящих от деятельности соответствующего руководителя. Для руководителей и специалистов производственных подразделений помимо премий за рост эффективности устанавливают также премии за выполнение производственных заданий и этапов работ. Величина этих премий исчисляется в зависимости от ритмичности производства с учетом качества продукции, оцениваемого по рекламациям, повторным проверкам, потерям у потребителей. 6.Ознакомление с автоматизацией учетных работ. Учетный процесс - осуществление учетных работ в определенной последовательности, по отдельным стадиям, тесно связанным между собой и предоставляющим единую систему. Построение учетного процесса неразрывно связано с организацией бухгалтерского учета на предприятиях независимо от форм собственности и организационно - правовых форм, которые можно рассматривать как совокупность действий лиц, на которых возложена обязанность по управлению бухгалтерским учетом и его конкретным ведением, по достижению внутренней упорядоченности, согласованности, взаимодействия элементов учетного процесса. Учитывая вышеизложенное, можно отметить, что основными элементами учетного процесса являются: документация, документооборот, технология обработки учетных данных, отчетность, инвентаризация, структура и функции бухгалтерского аппарата. Понятие «учетный процесс» выделилось в современных условиях благодаря многолетнему теоретическому и практическому опыту работы предприятий и организаций различных форм собственности. В соответствии с государственной системой норм и правил организации и ведения бухгалтерского учета при формировании учетного процесса следует помнить что : а) организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. Рабочий план счетов бухгалтерского учета утверждается организацией на основе Плана счетов бухгалтерского учета. б) бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык; в) для ведения бухгалтерского учета в организации формируется учетная политика, предполагающая имущественную обособленность и непрерывность деятельности организации, последовательность применения учетной политики, а также временную определенность фактов хозяйственной деятельности. Учетная политика организации должна отвечать требованиям полноты, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности; г) в бухгалтерском учете организации текущие затраты на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг и затраты, связанные с капитальными и финансовыми вложениями, учитываются раздельно. При организации бухгалтерского учета необходимо установить наиболее рациональное взаимоотношение производственных подразделений (бригад, цехов и т.п.) с бухгалтерией. Эти взаимоотношения должны обеспечить получение необходимой информации для контроля за ходом процессов воспроизводства и управления хозяйственной деятельностью организации и ее сегментов. Для определения объема и характера бухгалтерской информации следует выявить направления и характер учетных работ путем определения штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между отдельными работниками бухгалтерии. Рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата означает составление перечня всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление нормы времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. План организации бухгалтерского учета включает: план документации и документооборота; план инвентаризации; рабочий план счетов и проект их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда и повышения квалификации работников бухгалтерии; план проверок и ревизии; план организации бухгалтерского архива. Программные средства, используемые в качестве инструментария поддержки планирования и организации производства на ООО «МВ-строй» , можно разделить на следующие классы:
|