![]()
Управление
технической документацией
Централизованный электронный архив на отечественной платформе предоставит оперативный доступ к технической документации в электронном виде для всех заинтересованных служб и специалистов.
Внедрение системы существенно сократит стоимость хранения бумажных документов, обеспечит их сохранность и исключит риски безвозвратной утери оригиналов. За счет минимизации обращения к бумажным фондам и повышения доступности информации значительно увеличится эффективность производственных процессов
![]()
Преимущества использования
электронных архивов
Система существенно увеличивает скорость доступа к технической информации и автоматизирует процессы профильного документооборота. Консолидированный электронный архив объединяет различные типы документов – конструкторскую, проектно-сметную, научно-исследовательскую, эксплуатационную, сопроводительную, что обеспечивает непрерывность производственного цикла, формирование необходимых подборок документов и оперативное представление информации для процессов разработки и обслуживания.
Для систематизации и удобной навигации разрабатывается оптимальная структура хранения и поиска: по классификаторам и справочникам, атрибутам и ключевым словам, по принадлежности к изделию или проекту, по привязке к любой сопутствующей документации.
Безопасность документов обеспечивается за счет версионности и разграничения прав доступа, а также благодаря встроенным средствам репликации и защиты. Современная архитектура системы предоставляет возможность хранения неограниченного объема информации без потери производительности и работы с любыми форматами данных – скан-копиями, справочной информацией, файлами из систем проектирования, офисными приложениями, графикой. Наряду с этим, в системе может быть реализован функционал автоматизации учета бумажного архива.
Схема взаимодействия Электронного архива
Гибкие инструменты интеграции позволяют взаимодействовать с любыми внешними приложениями и информационными системами (СЭД, MDM, CAD/CAM, PLM/PDM, ERP), синхронизировать деятельность подразделений и предприятий холдинга, создать единую базу эталонной справочной информации. Электронный архив централизует учет и хранения всего многообразия технической информации компании как в электронном, так и в бумажном виде. Формирует оперативный электронных фонд востребованной информации и страховой электронный фонд долговременного хранения.
![]()
Быстрый
старт
Внедрение решения производится по методике быстрого старта, которая предполагает оперативное развертывание типовых конфигураций. Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме. Методика быстрого старта позволяет сразу получать выгоды от использования электронного архива, поэтапно увеличивая функциональность решения.
Типовая конфигурация содержит наиболее востребованный набор функций, оптимизирована для простого внедрения и обладает возможностями кастомизации. В отличие от коробочных решений такая конфигурация легко масштабируется и дорабатывается под индивидуальные требования клиента. При необходимости решение может быть оперативно тиражировано на другие производственные площадки или подразделения холдинга. Для функционального расширения базовой системы предусмотрены специализированные модули, которые выбираются в зависимости от поставленных задач.
Например, интеграция с ERP/CAD/CAM, хранение других типов документов, индивидуальная разработка структуры хранения и карточки документа, внедрение ролевой модели, автоматизация бизнес процессов и т.д.
В случае реализации комплексного проекта, внедрение разбивается на этапы и уже после первого использователи сразу получают возможность работать с документами.
![]()
![]()
Гибкость
внедрения
Предлагаются различные схемы оплаты и лицензирования платформы. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.
Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива.
![]()
Функциональные преимущества
![]()
Для сотрудников
Существенное повышение скорости доступа к информации, ускорение процессов обмена и использования документации, удобное формирование подборок документов
Исключение времени ожидания на предоставление документов заинтересованным сотрудникам — все необходимое есть в системе
Повышение эффективности функциональных процессов — создание единой среды разработки и управления информацией за счет интеграции электронного архива с системами проектирования, учетными системами, базами данных предприятия и другим смежным программным обеспечением
Автоматизация работы сотрудников архивной службы — внедрение централизованного учета бумажного архива
Доступность документации для всех заинтересованных сотрудников и подразделений сразу же после загрузки в систему электронного архива
Для предприятия
Централизация и систематизация хранения документов и данных — скан копии, электронные документы и справочная информация хранятся в единой системе
Повышение эффективности производственных процессов - специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде, возможность постоянного обращения к ключевой информации на всех стадиях разработки
Сокращение издержек на содержание бумажных документов, оптимизация хранения и учета архивного фонда, автоматизация процессов передачи документов в архив
Безопасность документов и данных, а также исключение риска порчи и безвозвратной утраты бумажных документов за счет создания электронного страхового фонда
Рост прозрачности бизнес-процессов и продуктивности взаимодействия подразделений, подрядчиков и территориально-удаленных филиалов в рамках единой системы электронного архива
Функциональные возможности
![]()
Удобная загрузка документов в систему:
Встроенный модуль сканирования позволяет загружать документы в единичном или потоковом режиме и управлять любыми сканирующими устройствами. Для оптимизации обработки больших объемов используются инструменты OCR распознавания, штрихкодирования и массового редактирования.
Также реализован контроль дубликатов документов – автоматическая сверка атрибутивной информации и данных штрихового кода при вводе новых документов
![]()
Быстрый поиск
документов в системе:
Промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию за доли секунды по любым сочетаниям запросов – одной строкой по тексту документов и индексной информации или с помощью поисковых форм.
Поиск настраивается в соответствие с атрибутивной информацией документов и структуры хранения. Доступен иерархический поиск по рубрикаторам, например, по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые загружаются из внешних информационных систем. Возможен поиск по топографической информации бумажного архива, смешанный поиск по любым комбинациям индексных значений.
![]()
Надежное хранение документов в системе:
Для каждого документа или пакета документов в системе создается индексная карточка, содержащая все необходимые реквизиты. Объем хранилища неограничен, современная архитектура электронного архива не теряет в производительности и легко выдерживает любые нагрузки. В системе предусмотрена работа с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов.
Документы различных подразделений или типов хранятся в отдельных разделах, для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы.
При каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию. Настраиваются политики доступа и ролевые модели (поддержка LDAP).
Дополнительно МТ Сервис предлагает комплексную услугу:
по единовременному сканированию и наполнению электронного архива документами на этапе внедрения решения. Также мы готовы осуществить поставку профессионального сканирующего оборудования собственной разработки для оснащения участков текущей оцифровки
Российская ECM-платформа (enterprise content management - управление корпоративным контентом) нового поколения, на базе которой строятся решения по автоматизации и управлению документами любого уровня: от локального электронного архива до распределенной корпоративной системы. Система включена в реестр отечественного программного обеспечения
Платформа ЭЛАР Контекст отвечает всем российским и международным стандартам, система предназначена для построения решений любого уровня. При необходимости доступна версия сертифицированная ФСТЭК по НДВ-4 и в МО РФ для размещения документов с грифом до «совершенно секретно».
![]()
Дополнительные возможности
Готовые модули интеграции с внешними информационными системами: MDM, CAD/CAM, PLM/PDM, СЭД, ERP, CRM, в том числе SAP MDM, SAP HR, SAP ТОРО, 1С и другие
Модуль автоматизации бизнес-процессов для разработки, согласования, внесения изменений и контроля исполнения процессов.
Модуль формирования отчетности, который легко настраивается под показатели в различных разрезах: эффективность системы, KPI и т.д. |
Скачать 42.27 Kb.