Урок 2. Кадровое делопроизводство. Урок Кадровое делопроизводство
 Скачать 264.4 Kb.
|
|
Урок 2. «Кадровое делопроизводство» Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на раз- работку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего вре- мени, расчетов по оплате труда. 2.1.Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции: оформление приема на работу; внутреннее перемещение работников; увольнение; регулирование отношений между руководителем и сотрудниками; организация трудового процесса; иные. Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач. Его основные цели представлены в таблице: Направление кадро- вой работы Выполняемые задачи Учетно-контрольное прием, учет, увольнение персонала. Планово-регулятивное подбор, перемещение, адаптация работни- ков. Отчетно- аналитическое изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов. Координационно- информационное подготовка, обучение, переподготовка пер- сонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудя- щихся; архивная и справочная деятельность. Организационно- методическое документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство. Документальное ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персони- фицированного учета; оформление больничных, пенсионных сви- детельств и т. д. 2.2.Обязательные документы ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов. К ним относятся: Устав Основной учредительный документ. В нем про- писана правовая форма предприятия, учредители, сфе- ра деятельности, порядок приема и увольнения руко- водителя, его полномочия. Многие внутренние норма- тивные акты компании составляются на основании по- ложений Устава. Правила распорядка труда (далее — Правила) Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обя- занности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, про- чие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мне- ния по поводу принятия документа. В организа- циях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой рас- порядок Инструкция о защите персо- нальных данных Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требо- вания, обязательные для выполнения при обра- ботке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хране- ния. Персональной считается информация об отдель- но взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных. Статья 87. Хранение и использование персо- нальных данных работников Положение об охране труда Оно находится в отделе кадров. Каждого работ- ника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране тру- да. График Применяется в компаниях со сменным графиком сменности труда. Документ является срочным и действует опре- деленный период на усмотрение работодателя. Бумаги по нормированию труда В них отражаются необходимые временные за- траты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. 2.3.Нормативные акты После принятия руководителя, устанавливается количество должно- стей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности пред- приятия готовится штатное расписание. Для оформления документа обычно используют бланк унифициро- ванной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работо- датель вправе корректировать расписание на свое усмотрение. В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки. На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно пред- ставляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, рас- порядку дня и т. д. Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны. Документ должен включать следующие позиции: сведения о юр. лице: название, адрес, телефон, ФИО и должность ру- ководителя; данные паспорта сотрудника; должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и ра- бочего места (основное или дополнительное); перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности; сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков; рабочий график, оплата переработки; причины для прекращения действия договора и иные условия; подписи и реквизиты сторон, печать предприятия. Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала. Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля Для формирования кадрового учета удобно использовать следую- щую пошаговую инструкцию: Подготовка не- обходимого Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтова- ры и т. д. Обязательно потребуется кадровая про- грамма, например, «1С: ЗУП» и справочная право- вая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законода- тельства и получат доступ к необходимым доку- ментам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. Оформление ру- ководителя Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он при- нимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, кото- рым он назначает сам себя. Назначение от- ветственного за кад- ровую работу В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют допол- нительное соглашение и приказ. Составление внутренних актов Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К ло- кальным документам относятся бумаги, перечис- ленные выше (раздел «Нормативные акты»). Документирова- ние приема персонала На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данны- ми и трудовой деятельностью (трудовое соглаше- ние, приказ о приеме, личная карточка). Заполнение тру- довых книжек В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Ра- ботодатель обязан завести новую книжку на со- трудника, который ранее никогда не работал. Тру- довые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. 2.4.Как ведётся учёт Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот. Для этого необходимо сделать следующее: разработать внутреннюю нормативную базу; подготовить штатное расписание для каждой единицы штата; произвести штатную расстановку; подготовить трудовые соглашения; разработать формы по личному составу; оформить карточки Т-2; утвердить бланки заявлений для сотрудников; подготовить внутренние приказы. Все кадровые действия должны подтверждаться первичной документа- цией. Их перечень закрепляется в нормативных актах. Дополнительные моменты Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правиль- но оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документа- цию. Штатное расписание и отпуска Одним из обязательных типовых документов, которые должны суще- ствовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3). В нем содержатся следующие данные: список структурных подразделений и должностей; количество единиц штата по каждой должности; оклады, надбавки по должностям; фонд зарплаты организации. Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводить- ся также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглаше- ниях и штатном расписании должны совпадать. Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями. График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предостав- ления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Ис- ключение составляют льготники. График отпусков включает следующие реквизиты: название подразделения; наименование должности; ФИО и табельный номер труженика; число дней отпуска; даты ухода в отпуск по плану и факту; основание переноса отпуска, предположительная дата. За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распо- ряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре мож- но подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подго- товку общего графика. Оформление сотрудников Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов. Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем: регистрация в специальном журнале заявления от соискателя; ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами; оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторо- нами; выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации; оформление и регистрация приказа в книге учета; заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора); передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику. Виды документов по личному составу, которые имеют унифицирован- ные формы Рекомендации по порядку При построении системы кадрового делопроизводства изначально сле- дует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а ка- кие нужны для конкретной сферы деятельности. К необходимым бумагам относятся: распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.); кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.); карточки Т-2; трудовые; соглашения; В прочие обязательные бумаги входят следующие: штатное расписание; положение по ОТ; журнал регистрации командировок; правила внутреннего распорядка; прочие. Должностные инструкции и коллективный договор вести не обязатель- но, однако эти документы есть почти у каждого работодателя. После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юр. лица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о по- рядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за ра- боту в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ноч- ную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в но- вую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал. Состава и количество требуемых должностей отражает штатное распи- сание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на осно- вании норм ТК РФ. Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, ди- ректор или ответственный исполнитель расписываются, ставится пе- чать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения. Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность. |