Автоматизация учета на предприятии. В настоящее время всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию

• Название: В настоящее время всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию
• Дата: 25.10.2018
• Размер: 1.86 Mb.
• Имя файла: Автоматизация учета на предприятии.doc
• Тип: Документы; #54559
• страница: 1 из 3

Введение

В настоящее время всё больше организаций стремиться автоматизировать рабочий процесс и использовать электронную информацию. Сейчас хранение, поиск и доступ к информации стали важным явлением не только для людей тесно связанных с деятельностью в сфере компьютерных технологий, но и входит в работу обычных людей. Это помогает им сократить временные, материальные и даже физические затраты на поиск, приобретение, хранение, обмен различными материальными и нематериальными ресурсами.

На складе ООО «Торнадо Киров» до сих пор для поиска необходимых данных по тому или иному товару просматривают огромные папки с документами, а если данные потеряны по какой-либо причине, тогда приходится восстанавливать информацию заново. Иногда результаты были напрасными из-за недостатков самой организации хранения информации.

С развитием прогресса и компьютерного рынка программного обеспечения, на предприятии появилась необходимость создания программного продукта способного сократить человеческие затраты и усилия, а главное оперативно выдавать результат необходимый работнику, а также заменить большие архивы на структурированное хранение в электронном виде.

Для данной системы важным фактором являются технические характеристики оборудования (объемы и скорости накопителей информации, типы процессоров) – от этого зависит результат и производительность такой системы. Еще одним важным фактором является как хорошо организованная база данных, так и сам пользовательский интерфейс.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени зав.складом и отдел закупок тратят на оформление различной документации и отчетов.

Поэтому в настоящее время все более актуальным становится автоматизация видов деятельности людей путем создания специализированных информационных систем на базе электронной вычислительной техники. В данном дипломном проекте разработана информационная система для учета движения товаров на складе ООО «Торнадо Киров». Эта программа увеличивает оперативность работы сотрудников склада, отдела закупок, позволяет быстро занести в компьютер нужную информацию и дать развернутый ответ о любом товаре (поступление товара, расход товара, наличие товара на складе и т.д.). Она уменьшает работу с бумагами сотрудников организации, храня большие объемы информации в базе данных, в которой можно быстро найти любую интересующую информацию всего за несколько секунд.
1. Аналитическая часть

В данной главе необходимо рассмотреть задачи, которые будет выполнять разрабатываемая информационная система, изучить аналоги и прототипы, выявить их достоинства и недостатки. А так же выбрать СУБД, среду программирования для создания ИС и операционную систему.

1.1. Задачи, решаемые складом

Оптовый склад ООО «Торнадо Киров» принимает партии товаров от поставщиков и отпускает его клиентам мелкими партиями. Продукция поступает непосредственно с заводов-изготовителей и реализуется клиентам, нуждающимся в данном виде товаров. Организация осуществляет транспортировку продукции с производства на базу, ее складирование, хранение и отгрузку клиентам.

Требуется вести количественный и стоимостной учет поступающих и отпускаемых товаров, поставщиков и клиентов, формировать приходные и расходные накладные.

Основными задачами складского учета являются:

• 
  обеспечение сохранности и контроля за движением и правильным использованием всех материальных ценностей;
  
• 
  соблюдение установленных норм запасов и расходов;
  
• 
  своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации в установленном порядке;
  
• 
  получение точных сведений об их остатках, находящихся на складах учреждений.
  

1.2. Техническое задание на проектирование

Цель работы - разработка ИС для учета движения товаров в ООО «Торнадо Киров».

Предполагается, что использовать эту систему будут работники предприятия: отдел закупа, отдел сбыта, зав.складом, занимающиеся учетом товаров на складах, и оприходованием вновь поступивших товаров.

Работникам предприятия приходится выполнять большое количество действий по поиску сводной информации по предприятию в целом. Выполнение этой работы вручную требует значительного времени.

Разрабатываемая информационная система позволить значительно уменьшить время работы сотрудников и упростит процесс получения различной сводной информации.

Система разрабатывается на основе заказа от ООО «Торнадо Киров.

Данная программа должна выполнять следующие задачи:

• 
  организовать хранение, обработку данных и вывод на печать;
  
• 
  максимально уменьшить затраты труда на обработку информации;
  
• 
  иметь удобные формы ввода-вывода с хорошим интерфейсом для пользователя;
  
• 
  исключить вероятность допущения арифметических и логических ошибок;
  
• 
  контролировать действия пользователя при работе с программой и сообщать ему о допущении ошибки и возможности её исправления;
  
• 
  выводить на печать определенные формы документов (накладная, книга складского учета, инвентарный список основных средств);
  
• 
  организовать создание отчетов и документов.
  

1.3. Эффективность внедрения ИС

Существует ряд показателей эффективности ИС, которые отражаются на результатах деятельности, за счет повышения уровня управления, оперативности принимаемых решений. К ним относятся:

• 
  повышение оперативности и актуальности информации;
  
• 
  сокращение сроков решения отдельных задач и принятия управленческих решений;
  
• 
  повышение качества информации, ее точности, детальности;
  
• 
  получение принципиально новых аналитических возможностей;
  
• 
  снижение количества времени, затрачиваемого на подготовку документов, скорость выдачи выходных документов;
  
• 
  усилие контроля, предотвращение злоупотреблений;
  
• 
  повышение качества труда за счет сокращения рутинных операций.
  

Оценить эффективность применения ИС можно с помощью прямых и косвенных показателей. Прямые (или экономические) показатели дают оценку автоматизации в денежном выражении, включают в себя определение затрат на разработку и эксплуатацию ИС (то есть определение полной стоимости владения ИС), определение денежного потока, высвобожденного за счет ИС. Косвенные показатели позволяют оценить эффект применения ИС в конкретной предметной области деятельности.

Эффективность ИС включает не только экономический эффект от внедрения и функционирования ИС, но и такие характеристики, как надежность, простота обращения, легкость модификации, снижение затрат на разработку и эксплуатацию.

1.4. Задачи, решаемые разрабатываемой системой

ИС для учета движения товаров на складе - информационная система, предоставляющая всю оперативную информацию, необходимую для управления складом в режиме реального времени.

В ИС заложен широкий функционал для учета товара и других задач складского учета. При этом программа удобна в использовании и даже непрофессиональному пользователю в ней легко работать и ориентироваться.

Программа снабжает работающего целым рядом обобщающих и аналитических отчетов, которые помогают быстро и легко найти любую интересующую информацию в простой для понимания экранной форме.

Возможности программы позволяют формировать и печатать следующие виды отчетов:

1. 
   отчет о движении товаров, с возможностью подробной детализации по отдельным видам товаров, поставщикам, складам, состоянии товаров в промежутках между датами;
   
2. 
   отчет об остатках товаров в разрезе всех имеющихся складов;
   
3. 
   складские документы (акты списания, накладные на отпуск материала со склада, транспортные накладные, товарные накладные, инвентаризационные ведомости, заявки на получение материалов со склада);
   
4. 
   многие другие отчеты.
   

Все вышеперечисленные отчетные формы дают возможность быстро и эффективно управлять товарными потоками, своевременно контролировать остатки и формировать заказ необходимого товара.

Также ИС для учета движения товаров на складе предлагает ряд таких полезных для пользователя возможностей, как:

1. 
   учет основных товарных операций:
   

• 
  приход
  
• 
  расход
  
• 
  возврат
  
• 
  инвентаризация.
  

2. 
   многоуровневая номенклатура;
   
3. 
   учет товаров:
   

• 
  по категориям товаров;
  
• 
  по дополнительным параметрам и признакам.
  

4. 
   оперативные данные:
   

• 
  товарный запас (остатки);
  
• 
  товарооборот.
  

5. 
   единицы измерения товаров на складе. В справочниках материалов, товаров и продукции предусмотрена гибкая возможность использования любых необходимых единиц измерения: штуки, килограммы, литры, миллилитры, граммы и т.д.
   
6. 
   хранение необходимых дополнительных характеристик о товаре:
   
   • 
     срок годности;
     
   • 
     поставщики;
     
   • 
     другие
     

7. формирование прайс-листов.

1.5. Обзор аналогов и прототипов

1. 
   1С: Предприятие.
   

Система программ "1С: Предприятие" предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

"1С: Предприятие" представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.



Надежность и безопасность

Программа содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

• 
  возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации,
  
• 
  специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок,
  
• 
  установка запрета на редактирование печатных форм документов,
  
• 
  "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.
  

Гибкость и настраиваемость

Любая из программ серии 1С: Предприятие может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

• 
  редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
  
• 
  изменять экранные и печатные формы документов;
  
• 
  создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;
  
• 
  редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;
  
• 
  редактировать свойства справочников: изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода и другое;
  
• 
  создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах;
  
• 
  создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;
  
• 
  описывать поведение элементов системы на встроенном языке.
  

Открытость и доступность

1С: Предприятие содержит разнообразные средства для связи с другими программами. Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой. Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF. Также 1С: Предприятие поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

• 
  управлять работой других программ, используя встроенный язык 1С:Предприятие, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;
  
• 
  получать доступ к данным 1С: Предприятие из других программ;
  
• 
  вставлять в документы и отчеты 1С: Предприятие объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы;
  
• 
  размещать в документах и отчетах рисунки и графики.
  

Развитые средства администрирования

1С: Предприятие включает средства, позволяющие администратору системы:

• 
  вести список пользователей системы;
  
• 
  назначать пользователям пароли на вход в систему;
  
• 
  назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
  
• 
  формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;
  
• 
  просматривать список работающих пользователей.
  

1.5.2. СБИС++ Складской учет

Ведение складского учёта включает в себя решение следующих вопросов:

1. Организация складской картотеки.

Основой для хранения информации о товарах и материалах является справочник Номенклатуры. Справочник является иерархическим, то есть может содержать папки, уровень вложенности которых может быть любым. При этом карточка номенклатуры содержит подробную информацию о товаре, необходимую как для бухгалтера, так и для сотрудников отдела продаж и поставок. А именно: история цен, характеристики, объём, вес, габариты, изображение (фото). Для удобства эта информация расположена на отдельных вкладках карточки.

В справочнике Склады создаются фактические склады организации. При большом количестве складов их можно разместить по папкам, поскольку справочник складов тоже является иерархическим.

На каждом складе, может оказаться не вся, а лишь часть номенклатуры. Поэтому в справочнике Складская картотека на верхнем уровне показываются склады и группы складов, а дальнейшая вложенность представляет собой номенклатуру, используемую на данном складе

2. Учет движения ТМЦ на складе.

Движение товарно-материальных ценностей на складе отражается первичными документами: приходными и расходными накладными, внутренними перемещениями, актами переоценки и инвентаризации. Посредством этих документов оформляется:

• 
  приход на склад;
  
• 
  реализация или списание;
  
• 
  возврат товара;
  
• 
  передача с одного склада на другой;
  
• 
  переоценка;
  
• 
  инвентаризация склада.
  

Для каждого первичного документа существует список унифицированных печатных форм.

3. Расчет себестоимости.

Способ расчёта себестоимости может быть определен для каждого склада в отдельности. В программе поддерживаются все стандартные способы расчёта себестоимости:

• 
  средняя себестоимость;
  
• 
  первый пришел – первый ушел (FIFO);
  
• 
  последний пришел – первый ушел (LIFO).
  

Кроме того, поддерживаются следующие специфические способы:

• 
  минимальная себестоимость;
  
• 
  максимальная себестоимость;
  
• 
  в алфавитном порядке по теме прихода;
  
• 
  в обратном порядке по теме прихода;
  
• 
  средняя себестоимость по виду собственности.
  

4. Формирование цен.

Предусмотрена достаточно удобная система формирования цен.

Для каждого товара на карточке может быть указано как минимум 3 цены.

Предусмотрена встроенная система скидок, которая при необходимости может быть дополнена.

Существует возможность определять скидки и надбавки на товар или группы товаров для лица или группы лиц.

При выписке расходной накладной программа автоматически рассчитывает отпускные цены с учётом предоставленной скидки или надбавки.

5. Складские отчёты

Представлен целый комплекс отчётных форм по складу, ориентированный на получение практически любых данных и способный удовлетворить требования самого взыскательного пользователя. Вот далеко неполный список предлагаемых отчётов:

• 
  оборотные ведомости;
  
• 
  справки о продажах и поставках;
  
• 
  ведомость остатков;
  
• 
  отчёты по партиям;
  
• 
  разнообразные справки по одной карточке;
  
• 
  отчёт по отгрузке и оплате;
  
• 
  различные справки о движении товаров и материалов в самых произвольных множественных разрезах: по поставщикам, по покупателям и т.д.
  

Для всех этих отчётов определяются параметры выборки, которые создают дополнительные возможности для пользователя в получении информации:

• 
  Устанавливается диапазон дат, для которого строится отчёт;
  
• 
  Отчёт может строиться как по всем складам, так и по конкретному складу, по отдельной его группе или произвольно отобранной позиции;
  
• 
  Возможна детализация отчёта как по вертикали, так и по горизонтали, например, остатки по складам, где склады являются колонками;
  
• 
  Отчёты могут строиться непосредственно по текущей карточке или папке картотеки.
  

6. Дополнительные возможности

В задаче реализован целый ряд дополнительных возможностей:

• 
  резервирование товара;
  
• 
  независимая группировка и организация данных в прайс-листы и складской картотеке;
  
• 
  работа с комплектами и упаковками;
  
• 
  учёт товара по срокам годности и партиям прихода;
  
• 
  ввод документов на основании, с копированием наименований;
  
• 
  включение дополнительных расходов в стоимость товаров;
  
• 
  быстрый перерасчёт себестоимости за период
  

Рассмотренные выше аналоги, действительно хорошие, удобные в обращении, многофункциональные программы, однако они имеют недостатки. Основным недостатком можно назвать высокую стоимость приобретения, внедрения и сопровождения. Что является непозволительным в данный момент для ООО «Торнадо Киров».

Среди прочих недостатков является то, что обе эти системы рассчитаны на массового клиента, а значит, в перечень функций входят в основном стандартные, предписываемые законодательством операции, которые выполняются всеми, или большинством предприятий страны. Однако при внедрении часто возникают такие ситуации, когда система, несмотря на свою гибкость, не может осуществить те или иные нестандартные действия, выполнение которых принципиально важно для пользователя.

Поэтому было принято решение разработать собственную информационную систему для учета движения товаров на складе ООО «Торнадо Киров». Что обеспечит относительно невысокую стоимость заказываемого продукта, выполнение специфических задач, удобный пользовательский интерфейс, удовлетворяющий требованиям данной организации и, естественно, выполнение программой ее основных функций.