Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорт. В соответствии с приказом 242 от 12. 05
 Скачать 394 Kb.
|
1.1.1 Основание для разработки. Основанием для автоматизации формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия является приказ № 242 от 12.05.2004 об упорядочении использования служебного автотранспорта. Данный приказ утвержден генеральным директором ОАО “Кузбассэнерго”. Цель приказа – усиление контроля за порядком выделения и использования служебного автотранспорта в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”. По приказу менеджерам устанавливается лимит на использование служебного автотраспорта в часах, который действует на квартал. В соответствии с данным приказом необходимо ежеквартально предоставлять отчет начальнику хозяйственного обеспечения об использовании служебного автотранспорта менеджерами предприятия. Также по приказу № 242 от 12.05.2004 на 25 число текущего месяца в отношении каждого работника составляется отчет о балансе использования лимита. В случае перерасхода лимита моточасов в отчетном периоде менеджер пишет служебную записку с обоснованием причин отклонения. Первый заместитель генерального директора распоряжается о прекращении либо увеличении лимита.Полное наименование темы разработки – автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия за выбранный период. Краткое наименование темы разработки – автоматизация формирования отчета. 1.1.2 Назначение разработки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна выдавать результаты не более чем за минуту, использовать не более чем 14 МБайт памяти оперативного запоминающего устройства или 4 Мбайт в сжатом виде. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться на компьютерах с системным блоком типа Pentium IV с объемом памяти опeративного запоминающего устройства 512 Мбайт. Компьютер должен быть оснащен дисплеем, клавиатурой, мышью, жестким диском, дисководом для гибких дисков, CD-ROM дисководом, принтером, подходящими и функционирующими с вышеописанным системным блоком. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться на персональном компьютере с установленной на нем для надежной работы данной программы лицензированной программой 1С: Предприятие 7.7, Бухгалтерский учет редакция 3.6 фирмы 1С. Для надежной работы программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходима бесперебойная работа системы предприятия 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С, бесперебойная работа операционной системы, на которой используется программа и исправные аппаратные устройства компьютера. Также необходимо выполнение пользовательской инструкции по программе. Для безопасности программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия доступ к сиcтеме 1С: Предприятие должен осуществляться при вводе пароля пользователя компьютера, на котором установлена данная программа. Также ввод пароля должен осуществляться при включении компьютера. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия не должна допускать изменение или редактирование итоговых данных в отчете по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в виде видеокадра в ЭВМ бухгалтером. 1.1.3 Требования к программному изделию. 1.1.3.1 Требования к функциональным характеристикам. Для хранения данных о выполненных автоуслугах каждого менеджера программа должна обеспечивать ввод и выбор в ЭВМ фамилии, кода заказчика менеджера, даты, суммы и количества фактических часов каждой автоуслуги, даты счет-фактуры за выполненные автоуслуги, наименование контрагента автотранспортных услуг. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод, выбор и хранение номера и даты приказа; пункта приказа, в котором содержится установленный лимит; даты установления лимита и лимит менеджеров; фамилии, должности, табельного номера и кода заказчика каждого менеджера по содержанию приказа № 242 от 12.05.2004 и всех последующих приказов такого же содержания. В случае изменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод и хранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна обеспечивать ввод и выбор необходимых реквизитов отчета: фамилии начальника хозяйственного отдела (лицо, которому предоставляется отчет), фамилии заместителя главного бухгалтера (лицо, утверждающего отчет) и период времени формирования отчета. Для формирования результатов программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна подсчитывать количество фактических часов и сумм автоуслуг за выбранный период времени, отклонение фактических часов автоуслуг от лимита по каждому менеджеру; выводить подсчитанные итоги с фамилией, лимитом каждого менеджера и остальными реквизитами для отчета, включая имя исполнителя формирования данного отчета, на экран монитора; предоставлять возможность распечатать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия на принтере. 1.1.3.2 Требования к надежности. При сбое в аппаратных устройствах компьютерах или остановке работы операционной системы время восстановления работы программы должно включать в себя время перезагрузки операционной системы, запуска системы 1С: Предприятие и повторного ввода несохраненных данных или время устранения неполадок в аппаратных устройствах компьютера. Также для безошибочной работы программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходимо следование персонала инструкции пользователя по работе данной программы. 1.1.3.3 Условия эксплуатации. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна использоваться при условиях, установленными в соответствии с Санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами “Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы” СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, или при соблюдении “Инструкции по охране труда при работе с персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в исполнительном аппарате ОАО “Кузбассэнерго”” № 293/1. Для работы в программе по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходим один сотрудник предприятия ОАО “Кузбассэнерго”, имеющий образование по специальности “бухгалтер” и квалификацию оператора ПК. 1.1.3.4 Требования к составу и параметрам технических средств соответствуют требованиям, установленным в пункте 1.1.2. 1.1.3.5 Требования к информационной и программной совместимости. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна разрабатываться на встроенном языке программирования системы 1С: Предприятие, так как данная программа будет использовать информационную базу системы 1С: Предпритие. На компьютере должно быть установлено следующее программное обеспечение: операционная система Windows 98/XP или более новые совместимые версии Windows, лицензионная система 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С редакции 3.6 с конфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5” и установленными компонентами: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет; антивирусная лицензионная программа для проверки дискет и дисков от сбоев в компьютере, например, Антивирус Касперского Personal PRO от ЗАО “Лаборатория Касперского”. Данные, необходимые для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия, должны поступать в компьютер с бумажных носителей, храниться и обрабатываться на физическом уровне. Передачи данных программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия по сети не требуется. Разработанная программа формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна включаться в текущую, рабочую конфигурацию 1С: Предприятие. 1.1.3.6 Требования к маркировке и упаковке. Упаковка программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должны представлять собой футляр для хранения диска CD-R, на котором хранится данная программа. В футляре должен находиться вкладыш, на котором указывается дата окончания разработки программы, фамилия разработчика, полное наименование программы и предприятия, в котором будет использоваться программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. 1.1.3.7 Требования к транспортировке и хранению. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна храниться в виде эталонной копии на диске CD-R у разработчика данной программы. При порче работающей программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия на предприятии ОАО “Кузбассэнерго” с эталонной копии делается еще одна копия на несколько дискет, CD-R или CD-RW для новой загрузки копии данной программы на компьютер предприятия. При транспортировке эталонной копии диск должен находиться в футляре для CD-R дисков во избежание поломки или порчи диска. 1.1.4 Требования к программной документации. В течение разработки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна быть составлена и оформлена следующая документация: пояснительная записка, описание программы, руководство пользователя. 1.1.5 Технико-экономические показатели. Расчет технико-экономических показателей не производится. 1.1.6 Стадии и этапы разработки. Порядок работ по разработке программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия следующий: Технический проект: Разработка технического проекта: Разработка структуры входных и выходных данных; Разработка алгоритма решения задачи; Определение формы представления входных и выходных данных; Определение семантики и синтаксиса языка; Разработка структуры программы; Утверждение технического проекта: Разработка плана мероприятий по разработке и внедрению программы; Разработка пояснительной записки; Рабочий проект: Разработка программы: Программирование и отладка программы; Разработка программной документации: Разработка описания программы; Разработка руководства пользователя; Испытания программы: Проведение предварительных испытаний и приемо-сдаточных испытаний; Корректировка программы и программной документации по результатам испытаний; Внедрение: Подготовка и передача программы: Подготовка и передача программы и программной документации для сопровождения; Сопровождение программы; Сроки разработки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия – 50 дней. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия должна разрабатываться Жилковой О. А, студенткой Кемеровского профессионально-Педагогического колледжа группы Пр-031. 1.1.7 Порядок контроля и приемки. Программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия перед внедрением на ее использование должна сдаваться в сектор методологии и автоматизации бухгалтерского учета для тестирования, где проверяется правильность работы данной программы с реальными данными по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. При сдаче программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в сектор методологии и автоматизации бухгалтерского учета данная программа должна удовлетворять всем выше описанным требованиям. При прохождении проверки программы по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия в секторе методологии и автоматизации бухгалтерского учета программа должна быть включена в рабочую конфигурацию 1C: Предприятие на компьютере бухгалтера в секторе по расчетам с дебиторами и кредиторами. 1.2 Пояснительная записка 1.2.1 Технические характеристики. Сведения о лимите, дате установления лимита, дате установления и номере приказа об упорядочении использования служебного автотранспорта, пункта приказа, в котором содержится установленный лимит, а также фамилия, должность, табельный номер и код заказчика каждого менеджера вводятся в ЭВМ перед формированием отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. В случае изменения лимита на определенный квартал программа по формированию отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия обеспечивает ввод и хранение фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал. Сведения о каждой автоуслуги менеджеров и других отделов предприятия: дата номер счет-фактуры, наименование контрагента автотранспортных услуг, дата и количество часов автоуслуги, фамилия код заказчика менеджера - вводятся в ЭВМ при каждом поступлении на предприятие счет-фактуры по оказанным автоуслугам и прилагающихся к ней ведомости-реестра и талонов заказчиков к путевым листам. В список имен пользователей системы 1С: Предприятия вводится фамилия с инициалами пользователя данного компьютера и системы 1С: Предприятия и телефон отдела пользователя. Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия вводятся необходимые реквизиты: фамилия начальника хозяйственного обеспечения, фамилия заместителя главного бухгалтера и период времени, за который необходимо составить данный отчет. После этого происходит формирование отчета. Сначала происходит выборка счет-фактур за дату счет-фактуры, которая входит в период, выбранного пользователем для формирования отчета, и с наименованием контрагента ЗАО АТП “Кузбассэнерго ”. При этом к периоду времени, выбранному пользователем, прибавляется месяц, так как в счет-фактуре за определенную дату могут содержаться сведения об автоуслугах, оказанным раньше даты счет-фактуры. Потом из файлов с выбранными датами счетов-фактур выбираются фамилии менеджеров, на которых установлен лимит, и одновременно выбираются даты автоуслуг, которые входят в выбранный пользователем период времени без прибавленного месяца. Происходит выбор лимита из файла, в котором содержатся данные из приказа, по табельному номеру и коду заказчика менеджера и подсчет лимита, если были изменения лимита или на должность менеджера бал поставлен новый сотрудник. Дальше происходит вычисление суммы и количества фактических часов автоуслуг, отклонение фактических часов от лимита по каждому менеджеру. Сформированный отчет дополняется реквизитами, которые ввел пользователь для формирования отчета: периодом времени, за который сформирован отчет, фамилией начальника хозяйственного обеспечения, фамилией заместителя главного бухгалтера. Также отчет дополняется следующими реквизитами: названием отчета, номером и датой установления приказа, которые выбираются из файла с данными о приказе об упорядочении использования автотранспорта, фамилией исполнителя формирования отчета и номером телефона сектора исполнителя, которые выбираются из данных, введенных в список пользователей системы 1C: Предприятие. Технические и программные средства, которые использует бухгалтер, описаны в разделе технического задания в пункте 1.1.2 и подпункте 1.1.3.5. Входные данные, используемые в программе по формированию отчета: счет-фактура и ведомость реестр за выполненные работы от ЗАО автотранспортного предприятия “Кузбассэнерго”, приказ об упорядочении использования служебного автотранспорта № 242 от 15.05.04. Перечисленные документы показаны в приложении А “Входная информация”. Выходные данные, используемые в программе по формированию отчета: отчет “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””. Пример этого документа показан в приложении Б “Выходная информация”. Блок-схема алгоритма решения задачи показана в приложении В “Блок-схема алгоритма решения”. 1.2.2 Ожидаемые технико-экономические показатели. Технико-экономические показатели не высчитываются. 1.3 Описание программы 1.3.1 Общие сведения. Наименование программы указано в пункте 1.1.1 технического задания. Программное обеспечение, необходимое для функционирования программы описано в пункте 1.1.3.5 технического задания. Программа написана на встроенном языке системы 1С: Предприятие 7.7 для SQL фирмы 1С редакции 3.6 с конфигурацией “Бухгалтерский учет 4.5” 1.3.2 Функциональное назначение. Функциональное назначение программы по формированию отчета соответствуют требованиям, указанным в пункте 1.1.3.1 технического задания. Перед формированием отчета вводятся заранее сведения с приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов такого же содержания, дата счет-фактуры и сведения ведомости-реестра за выполненные услуги определенного периода времени, за который необходимо сформировать отчет по использованию автотранспорта менеджерами предприятия. 1.3.3 Описание логической структуры. Алгоритм программы описан в пункте 1.2.1 пояснительной записки. Составные части программы и функции составных частей: Формирование справочника в электронном виде “Приказы использования автотранспорта” для хранения следующих данных: дата и номер приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов такого же содержания, пункт приказа, в котором содержатся данные об установленных лимитах, дата установления лимита (Модуль ФормирПриказов). Формирование справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика, табельного номера, должности и лимита менеджера. Этот справочник является подчиненным справочнику в электронном виде “Приказы использования автотранспорта”, то есть для каждого элемента справочника “Приказы использования автотранспорта” существует отдельный справочник “Лимит использования автотранспорта” (Модуль ФормирЛимитов). Формирование справочника в электронном виде “Увеличения лимита” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал (Модуль ФормирУвеличЛим). Формирование документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций” для хранения следующих данных: наименование контрагента автотранспортных автоуслуг (ЗАО АТП “Кузбассэнерго”), дата счет-фактуры, количество часов, сумма и дата автоуслуги, фамилии и кода заказчика менеджера (Модуль ФормирДокум). Формирование отчета “Использование автотранспорта” для ввода следующих данных: периода формирования отчета, фамилии начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера; подсчета количества часов, сумм автоуслуг и отклонения фактических часов от лимита за выбранный период; выдачи на экран и принтер подсчитанных итогов с фамилией каждого менеджера и его лимита, фамилией исполнителя из списка пользователей данной системы 1С: Предприятие и телефона отдела исполнителя, фамилией отдела хозяйственного обеспечения, фамилией заместителя главного бухгалтера (Модуль ФормирОтчет). Схема взаимосвязи модулей программы показана в приложении Г. 1.3.4 Используемые технические средства. Технические средства, используемые для работы программы по формированию, отчета соответствуют техническим средствам, описанным в пункте 1.1.2 технического задания. 1.3.5 Вызов и загрузка. Загрузка программы по формированию отчета происходит по сети объединением рабочей конфигурации 1С: Предприятие, на которой работает бухгалтер сектора по расчетам с дебиторами и кредиторами, и конфигурации с программой по формированию отчета с компьютера, на котором работает инженер сектора внедрения и эксплуатации программного обеспечения. Объединение конфигураций описано в рабочей документации на 1С: Предприятие “Конфигурирование и администрирование” часть I глава 4 “Работа с конфигурацией”. Программа по формированию отчета вызывается из главного меню системы 1С: Предприятие. 1.3.6 “Входные данные”. Документы, с которых в ЭВМ вводятся данные, указаны в пункте 1.2.1 пояснительной записки. Общие сведения о приказе № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов соответствующего содержания вводятся в файл “Справочник “Приказы использования автотранспорта””. Структура этого файла показана в таблице 1.1. Таблица 1.1 – Структура справочника в электронном виде “Приказы использования авторанспорта”
| ||||||||||||||||||||||