Контр. ДОУ. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание
 Скачать 37.27 Kb.
|
|
2. Классификация документов по различным признакам (по видам дея-тельности, наименованию, месту составления, содержанию, форме, происхождению и т.д.). Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: -административным вопросам; - материально-техническому снабжению; - планированию; - оперативной деятельности; - бухгалтерскому учету; -подготовке и расстановке кадров; - финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. По наименованию: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д. По способу фиксации информации документы бывают: -письменные(рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), -графические и -фото-, фоно-, кинодокументы. По степени сложности - простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос; -сложные - освещается несколько вопросов. По степени гласности: - открытые (несекретные); -документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально». По юридической силе документы подразделяют на - подлинные Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. -подложные. По срокам исполнения документы классифицируются на -срочные - документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». -несрочные. По происхождению документы классифицируют на -служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, -личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб). По срокам хранения документы делятся на -документы временного. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. - постоянного срока хранения. По степени обязательности документы бывают -информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, -директивные– обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы -индивидуальные, -типовые, -трафаретные, -примерные - унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии. Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем. Существуют следующие разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной печатью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, телеграмма, посылаемая на отдельном бланке, и т.д. Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграммы. Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ. При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета. Текст излагается кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если при этом не искажается содержание, например: отрицание «НЕ» пропускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:
Только словами указывают знаки: тире, восклицательный и вопросительный знаки, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (номер или нр). Текст над чертой печатают крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала. Все цифровые данные в тексте, в том числе даты, следует писать словами, чтобы избежать искажений при передаче. Сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках, в нумерации домов, индексах документов. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (тчк). Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, предпочтение отдается коротким словам, которые должны быть нейтральными по стилю и конкретными по значению (во избежание двусмысленности). Текст печатают без абзацев. Переносы слов и исправления не допускаются (14). Вторую часть телеграммы (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. Она содержит следующие реквизиты:
Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Адресат от текста отделяется 3-4 интервалами. Телеграмму печатают на чистом листе бумаги или на лицевой стороне бланка в трех экземплярах, на одной стороне листа. Первый экземпляр передают на телеграф, второй - подшивают в дело, третий – передают в бухгалтерию. При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц. Телеграмма, адресованная в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывается только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера: для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях. Обязательными реквизитами телефонограммы являются:
В телефонограмме следует передавать только краткую и срочную информацию. В тексте должно быть НЕ более 50 слов. Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Для записи телефонограмм используются листы бумаги формата А5 (или А6). В организации могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов. Факсимильное сообщение (факсограмма, телефакс, факс) – это обобщенное название документов, полученных по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. В последнее время факс получил довольно широкое распространение, посколькупо способу передачи информации обладает очевидным преимуществом перед другими: он позволяет со скоростью телефонограммы передать и получать любые виды документов с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, рисунков, фотографий. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4, поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для переписки между деловыми партнёрами, организациями. Факсы для исходящих документов оформляются аналогично деловому письму, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. 22. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан. Регистрация, учет и порядок рассмотрения обращений. Контроль за исполнением обращений и учёт их исполнения. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве. При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. На конверте нужно проставить штамп о поступлении и дату поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» – передать адресату. Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю организации, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети организации руководству или непосредственной исполнителю. Существуют законодательно установленные сроки и способы обработки документов. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Если в организации необходимо разработать дополнительные условия сроков и способов обработки и передачи документов, то они указываются в локальном нормативном акте, который доводиться до всех работников с неукоснительным их выполнением. Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству организации. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству организации в день их поступления. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале (карточке) (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя или по договоренности между руководителями подразделений. О передаче документа в ходе исполнения уведомляется служба ДОУ, которая делает об этом отметку в РКФ. Регистрация обращений граждан имеет две особенности. Во-первых, регистрации подлежат все без исключения обращения граждан. При этом они должны регистрироваться в течение трех дней с момента поступления в организацию. Во-вторых, регистрационный номер включает начальную букву фамилии автора обращения и порядковый номер поступающего обращения в пределах календарного года. Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан в данной организации. В случае направления обращения в различные организации по одному и тому же вопросу, все они будут переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении данного вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения должны быть учтены под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера через дробь. Например: Н-413/1, Н-413/2. В случае повторного обращения, ему присваивается очередной порядковый номер, но в регистрационной форме делается отметка повторно и подбирается вся предшествующая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом. Распространенной регистрационной формой для обращения граждан является регистрационно-контрольная карточка (РКК). Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в организацию: руководитель знакомится с содержанием обращения, пишет резолюцию. Если обращение содержит ряд вопросов, которые могут решить несколько компетентных органов, то в течение семи дней с момента регистрации, направляются копии обращения в другие соответствующие органы или должностным лицам. Орган или должностное лицо, переадресовавший обращение, могут запрашивать документы или материалы о результатах рассмотрения письменного обращения, но при этом не разрешается направлять адресату решение или действие (бездействие), которое может быть обжаловано гражданином. Исключение составляют только суды, органы дознания или предварительного следствия. При рассмотрении обращений, если руководитель может сразу принять решение, то он отражает его в резолюции. Секретарь (или исполнитель) составляет и оформляет ответ заявителю. Если требуется мнение специалистов, запросы в другие организации и др., руководитель назначает в резолюции исполнителя (исполнителей), а документ передается на исполнение. Подготовка проекта ответа на обращение осуществляется исполнителем, назначенным руководителем организации в резолюции. Проект ответа должен готовиться очень тщательно, а принимаемое решение опираться на законодательство РФ, всестороннее изучение всех обстоятельств и причин, побудивших гражданина направить обращение. При подготовке ответа при необходимости исполнитель посылает запросы в другие организации. Установлено законом, что ответ на запрос должен быть подготовлен и выслан в течение 15 дней. Запросы составляются в трех экземплярах: один направляется по назначению в адрес, второй – автору обращения, третий помещается в дело. Автору обращения может быть направлено только письмо-уведомление о направлении запросов в другие организации для принятия решения по его обращению. Важно помнить, что контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений ведется за каждый полученным обращением. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. При осуществлении контроля за исполнениями обращений граждан необходимо в первую очередь знать сроки исполнения полученных обращений. Это сроки установлены ст. 12 от 02.05.2006 № 59-ФЗ. Ответ гражданину должен быть дан в течение 30 дней со дня регистрации. Если по каким-либо уважительным причинам подготовка ответа затягивается, в исключительных случаях закон разрешает продлить срок исполнения обращения еще на 30 дней с уведомлением об этом гражданина. И так из выше сказанного максимальный срок подготовки и направления ответа заявителю составляет 60 дней. Если для принятия решения требуется направить запросы в другие компетентные организации или органы государственной власти, такие обращения ставятся на особый контроль. В этом случае в организации на всех РКФ, а также на самом обращении проставляется штамп и пишется слово «Контроль» или буква «К». Предложения, заявления, жалобы, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают только руководители, ответственные за правильное рассмотрение писем граждан. При большом потоке поступающих обращений сложно своевременно контролировать без применения современных компьютерных технологий. В настоящее время существует достаточно много компьютерных программ, позволяющих осуществлять контроль обращений граждан. 32.Ситуация Вы работаете в торговом отделе крайпотребсоюза. 12 марта текущего года, в 10 часов в актовом зале крайпотребсоюза состоится выставка-продажа копировальной техники. Вы организатор выставки-продажи. Задание:
Недостающие реквизиты оформите произвольно. Уважаемые дамы и господа! Мы рады пригласить Вас на выставку - продажу копировальной техники, которая состоится в актовом зале Крайпотребсоюза 12.03.2018 г. с 10 часов до 17 часов. Наша компания представит на выставке как традиционное оборудование для оперативной полиграфии, так и оборудование для специальных видов печати. На нашем стенде мы представим: - ксероксы, - струйные принтеры, - лазерные принтеры, - МФУ. Мы будем рады видеть Вас в числе наших гостей и надеемся, что посещение этого мероприятия окажется для Вас всесторонне полезным. С уважением, Сергеева Ольга Владимировна ОАО «Вега» Директору Крайпотребсоюза Г. Рязань, ул. Лесная, д.34, оф. 8 Иванову С.П. Тел. 8-900-568-90-87 01.03.2018 Исх. № 23 Уважаемый Сергей Петрович! 30.02.2018 г. от Вас пришло письмо - приглашение для участия в выставке - продаже копировальной техники. Мы рассмотрели его и подтверждаем свое согласие на участие в выставке – продаже. С уважением директор ОАО «Вега» Петров Н.Н.Петров |