Реферат Деловые совещания. Подготовка, проведение, принятие решений. Реферат. Виды деловых совещаний
 Скачать 156.85 Kb.
|
|
Введение Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение — это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, неприятие того или иного контрагента, достичь желаемого коммерческого результата. В деловом общении важную роль играют совещания. От их успешного проведения зависит не только престиж людей и фирм, но также и сама возможность продолжения деловой деятельности. Для достижения успеха в области деловых совещаний необходимо иметь представление об их видах и всевозможных правилах их проведения. Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение деловых совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В данной работе мы разберем как правильно подготовиться к деловому совещанию, провести его и завершить. Виды деловых совещаний Деловое совещание проводится, когда существует необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе проблемных ситуаций, принятии необходимых производственных решений. По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными. Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими задачами. Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания — это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации. Подготовка к проведению делового совещания Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения. Существует ряд несложных правил, соблюдение которых позволяет значительно повысить эффективность совещаний. Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания. Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений. Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффективного совещания является численность его участников. Лучше сократить количество присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения. Оптимальный вариант - 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: тем, чьи вопросы уже обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники приглашаются на соответствующее время. Некоторых сотрудников можно «держать на телефонном расстоянии», т. е. вместо того, чтобы приглашать кого-либо на всякий случай, его просят находиться на своем рабочем месте безотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону. Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков. Тема совещания - это предмет обсуждения. Чем точнее он сформулирован, тем больше шансов получить нужный результат. Лучше обозначить темы конкретно и в активном ключе. Например, вместо формулировки «Рост затрат в прошлом году» целесообразно записать: «Что сделать, чтобы снизить наши затраты?» Цель совещания - это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на самом совещании. Подготовка всех необходимых материалов. Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее. Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация прений. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопросам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов. Подготовка помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка помещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воздуха, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.). Организация пространственной среды. Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников так, чтобы люди видели друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Следует позаботиться и о совместимости персонала. При равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже те, кто сидит рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались визави те, кто может эмоционально сорваться и помешать рассмотрению вопросов. Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование. Протокол — это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях. Проведение делового совещания Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло. Проведение совещания во многом определяется фигурой председательствующего, являющегося своеобразным «дирижером оркестра». Если оркестр играет правильно, то дирижер ведет его. Но как только кто-то из музыкантов допустил сбой, дирижер останавливает игру и делает замечания, и так до тех пор, пока не прозвучит нужная мелодия. Для того чтобы обеспечить на совещании процесс принятия высококачественных решений без излишних непроизводительных затрат, руководитель должен устранить мешающие барьеры. Источники удачного или неудачного совещания находятся в трех сферах: 1) личностных особенностях участников 2) взаимодействии участников между собой 3) организации самого процесса совещания. Типовая модель участников совещания. В ходе совещания руководитель неизбежно столкнется с типовой моделью участников обсуждения. В соответствии с типовой реализацией поведения участников вырабатывается стратегия их нейтрализации. В обсуждении могут встретиться следующие типовые проявления. 1. «Агрессор» - критикует всех подряд, принижает статус других, не соглашается с тем, что предлагается. Целесообразно ставить перед ним вопрос «А вы что предлагаете?» и напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи. 2. «Блокировщик». Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены. Надо тактично напоминать ему, что он уходит в сторону, напоминать о цели и предмете обсуждения, задавать вопросы типа: «То, что вы говорите, относится к этому обсуждению?» 3. «Удалившийся». Не хочет участвовать в обсуждении, рассеян, разговаривает на личные темы. Следует предложить ему высказаться и внести свои предложения: «Какие предложения есть у вас?» или «А вы что думаете по поводу…?». 4. «Ищущий признания». Хвастается, много говорит, утверждает свой статус. Имеет смысл ставить его на место вопросами: «То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения данного вопроса?». 5. «Прыгающий с темы на тему». Постоянно меняет тему разговора. Надо останавливать его вопросами типа: «Мы разве закончили рассмотрение проблемы?» 6. «Доминирующий». Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими. Надо спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: «Ваше предложение - лишь только одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения». 7. «Повеса». Тратит время собравшихся, пуская пыль в глаза, рассказывает смешные истории, беспечен, циничен. Следует спрашивать: соответствуют ли его высказывания теме совещания. 8. «Адвокат дьявола». Для них все спорно. Хорошо то, что, обвиняя, они часто докапываются до истины. Плохо то, что они отнимают слишком много времени и наносят немало ран. На совещание следует приглашать не более одного из них. 9. «Государственные мужи». Эти продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Таким государственным мужем должен быть руководитель совещания Порядок выступлений должен быть такой, чтобы очередность была обратной авторитету и положению выступающего. Тогда над участниками с низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег Роль председательствующего. Главная цель председателя на совещании - найти по всем вопросам повестки дня оптимальные решения за минимальное время. Для этого ему нужно обеспечить отдачу каждого участника и придать конструктивный характер обсуждаемого в целом. Для эффективного проведения совещания председатель должен соблюдать ряд основных правил: 1. Необходимо контролировать словоохотливых. Почти на каждом совещании найдется человек, которому требуется много времени, чтобы сказать очень мало. Нацеленный на оперативность председатель должен намекнуть ему на необходимость быть лаконичным. Если видно, что человек собирается выступать долго, то можно предложить ему представить свои соображения в письменной форме. Если же надо остановить его в самый разгар речи, то существует один полезный прием – выбрать какую-нибудь фразу (неважно, какую именно), произнесенную выступающим, чтобы прервать его и дать слово другому: «Неизбежный спад – это очень интересно. Петров, а вы согласны с тем, что спад неизбежен?» 2. Необходимо вызывать на разговор молчунов. На правильно проводимом совещании большинство людей будут молчать большую часть времени. Молчание может указывать на согласие человека, на то, что пока ему нечего сказать, или он хочет подождать и послушать, прежде чем высказаться самому – ничто из этого председателя беспокоить не должно. Но есть два вида молчания, которые ему следует прерывать: а) Молчание из-за неуверенности в себе. Порой человеку есть, что сказать, но он не знает, как будут восприняты его слова, поэтому удерживает мысли при себе. Пытаясь вызвать на разговор подобного человека, важно показать интерес и выразить одобрение (хотя не обязательно согласие), чтобы поощрить такие выступления в дальнейшем; б) Молчание из враждебности. Это не враждебность к идеям, но к председателю, совещанию и способу, посредством которого принимаются решения. Полная отстраненность от процесса часто бывает симптомом того, что человек испытывает некую обиду. Внимательно присмотревшись, можно заметить, что его скрытое раздражение и недовольство готовы выплеснуться наружу, а это намного лучше, чем держать их внутри. 3. Нужно защищать слабых. Мнения подчиненных могут вызвать несогласие со стороны начальства, что вполне понятно. Но если оно достигает такой степени, что подчиненным предлагают лишить права голоса, то совещание существенно ослабляется. В таком случае председателю придется прибегнуть к профилактической мере – взять за правило хвалить полезные моменты выступлений подчиненных. Он также может делать письменные заметки по высказываемым идеям (всегда плюс для участника совещания) и затем ссылаться на них в ходе дискуссии (двойной плюс). 4. Необходимо поощрять столкновение идей. Но в то же время необходимо препятствовать столкновению личностей. Хорошее совещание – это не серия диалогов между участниками и председателем, а захватывающий каждого поток дискуссий и дебатов, в котором председатель лишь направляет, наблюдает, зондирует, стимулирует и суммирует, но главным образом - позволяет другим тщательно прорабатывать идеи. Важно помнить, что совещание – это арена для соперничества идей, а не людей. 5. Нельзя высмеивать предложения. Специалисты по совещаниям подразделяют все, что мы говорим, на вопросы, ответы, положительные и отрицательные реакции. Вопросы ожидают, а ответы дают только три типа откликов: информацию, мнения и предложения. В любой современной организации именно предложения содержат зерна будущих успехов. Хотя на практике реализуются лишь немногие из них, почти каждому необходимо дать шанс. Беда в том, что предложения осмеять куда легче, чем факты или мнения. Если люди сталкиваются с тем, что их предложения провоцируют негативную реакцию в виде смеха или резкой критики, они скоро прекратят их вносить. А если на совещании к тому же происходит борьба авторитетов, то внесение кем-то предложения – очень удобная возможность осадить автора. Это настолько просто, что гарантирует совершенно бесплодные совещания. Выход в том, чтобы председатель внимательно выслушивал и тепло принимал любые предложения и как можно резче подавлял рефлекс их высмеивания. Этого можно достичь, требуя от насмешника или критика немедленно выдвинуть лучшее предложение. Редкое предложение в своем первоначальном виде способно устоять перед насмешкой: от председателя требуется выделить в нем все лучшее и с помощью других участников превратить в нечто работоспособное. 6. Необходимо выслушивать вышестоящих лиц в последнюю очередь. Зачастую бывает так, что стоит какому-то руководящему лицу высказаться по теме, как все низшие по положению умолкают. Воспользовавшись этой иерархией в своих целях, председатель может получить широчайший спектр различных точек зрения и идей. Однако следует помнить, что младшие, которые начинают дискуссию, должны высказываться только в рамках своего личного опыта и компетенции. 7. Необходимо закончить совещание на ноте достижения. Даже если последний пункт в повестке дня остался нерешенным, председатель, когда закрывает совещание и благодарит группу, может сослаться на предыдущий пункт, с которым присутствующие хорошо поработали. Если совещание не является регулярным, то прежде чем разойтись, нужно назначить время и место следующей встречи. Пара минут, потраченных на запись в ежедневнике, позволит сэкономить несколько часов, которые секретарь потратит на звонки по телефону, особенно если количество участников больше пяти. Протоколирование и другие особенности. По ходу совещания необходимо вести протокол. Если нет специального секретаря или диктофона, то это могут делать по очереди сами участники. Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его реализацию и сроки выполнения. Через каждые 40-45 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны в двух отношениях. Во-первых, это физиологически необходимый отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных «кулуарных» беседах так или иначе продолжается работа над темой совещания и легче достигаются договоренности. Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия в виде подведения итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить - все устали и торопятся уйти. Но именно на этом конечном этапе могут затеряться хорошие идеи и действия. Поэтому опытные организаторы совещаний стремятся к концу заседания по возможности "разрядить обстановку" и, сконцентрировав волевым усилием внимание участников, обязательно совершают следующие действия: - резюмируют итоги обсуждения; - озвучивают принятые решения и намеченные меры; - фиксируют, кто и что будет выполнять в соответствии с принятыми решениями; Очень важно зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений. - благодарят участников и призывают к продолжению интеллектуальной работы над обсуждавшейся проблемой: умные и нестандартные мысли имеют обыкновение приходить и после заседания. Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение и контроль за исполнением. Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Совещание завершается точно в назначенное время. Таким образом руководитель обеспечит себе репутацию умелого организатора и опытного ведущего. Завершая совещание, необходимо поблагодарить участников за участие в работе, сотрудничество в совместном решении проблемы и высказать в позитивном смысле несколько итоговых фраз. При необходимости надо уточнить возникшие неясности и ответить на все вопросы. Окончание заседания не означает, однако, полного завершения работы над проблемой. Далее следует "постсовещательный" период, в котором следует осуществить: - анализ хода и результатов совещания; - составление и рассылку заинтересованным лицам краткого протокола результатов; - контроль выполнения принятых решений; - внесение коррективов, дополнений или изменений в принятые решения по результатам их реализации; - включение невыполненных пунктов решения в повестку дня следующего заседания. Если же итоги всей представленной выше работы оказываются малоудовлетворительными, то, скорее всего, причинами низкой эффективности совещания стали: - недостаточная подготовка совещания, слабая организация; - неоптимальный состав участников; - низкая заинтересованность участвовавших в обсуждении и решении проблемы; - неразрешенный конфликт интересов участвовавших сторон, не выявленные опасения затрагиваемых решением лиц и коллективов; - нечеткая формулировка проблем, предложенных к обсуждению; - хаотичный и малопродуктивный ход обсуждения; - поиск причин и виновных в проблеме преобладал над поиском конструктивных решений; - нечетко оформлено распределение обязанностей и ответственности за выполнение коллективных решений и пр. Постоянная работа руководителя над выявлением и устранением подобных причин является единственно надежным способом повышения эффективности совещательной практики. Преимущества и недостатки деловых совещаний Преимущества: - в ходе обсуждения рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы; - усиливается ответственность и взаимопонимание между участниками совещания; - участникам совещания дается возможность свободного обмена мнениями по проблеме; - в процессе выработки решения используется значительный объем информации и знаний; - имеется возможность принятия обоснованных, конкретных решений. Недостатки деловых совещаний: - размывание ответственности за принимаемые решения; - велико влияние сильных личностей (не на пользу качеству принимаемых решений); - процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших, по сравнению с другими видами управленческой деятельности, затрат времени и средств. Так, опросы показывают, что менеджеры, в зависимости от уровня управления, от 50 до 80% своего времени проводят на совещаниях и конференциях. При этом многие совещания имеют весьма низкую эффективность. Причины низкой эффективности совещаний состоят в том, что совещания подчас бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. Заключение Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив. Совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на основные положения подготовки и проведения деловых совещаний. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход. Основным условием на пути к успеху делового совещания является личность председателя. Роль этого человека в проведении собрания весьма и весьма велика. Его задача заключается в том, чтобы правильно организовать совещание, помочь группе прийти к наилучшему заключению или решению наиболее эффективным способом: он должен разъяснять и уточнять, продвигать дискуссию вперед и подвести участников к резолюции, которую каждый поймет и примет как общее волеизъявление, даже если отдельные члены будут с ней не согласны. Его истинный источник авторитета у группы – это сила приверженности общей цели и умение помочь группе в ее достижении. Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. |