менеджмент. менджмент Сысоева 19.05. Виды специальных событий и технология их проведения
 Скачать 24.82 Kb.
|
|
Практическое занятие Тема: Виды специальных событий и технология их проведения ПРЕЗЕНТАЦИЯ Презентация — общественное представление чего- либо нового, недавно появившегося, созданного, например книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Перечислим виды презентаций: 1. Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п.). Цели — формирование имиджа фирмы в деловых кругах, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы на рынке товаров или услуг, реклама фирмы. 2. Презентация товара Цель — создание знаний о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписанием магазина и т. д., достижения в предпочтении марки и т. п. 3. Презентация проекта Предполагает информирование людей, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. 4. Презентация плана будущих работ Объект — будущие работы организации или личности. Цели: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью продвижения объекта презентации критическому анализу и изменению. 5. Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет) Цель — ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Презентация представляет собой некую промежуточную (или синтетическую) форму специальных событий, соединяющую в себе элементы пресс-конференции и представительского приема. На презентацию приглашаются журналисты. Круг приглашаемых также включает партнеров, инвесторов, спонсоров и кредиторов, постоянных и корпоративных клиентов, чиновников и депутатов, экспертов. На пресс-конференции информацию дают организаторы, на презентации удачным моментом будет и выступление гостей с речью об организации. Речи на презентации, в отличие от интервью и встреч, носят более массовый характер, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы. Если на пресс-конференции желательно использование изобразительного ряда (слайды, видеосюжеты, компьютерные презентации и т. п.), то на презентации это обязательный, особо акцентированный момент. Презентуется новая продукция, новый офис, проекты и программы, поэтому без изображений, образцов, демонстраций презентация лишается смысла. Как и на пресс-конференции, на презентации гостям должны вручаться раздаточные информационные материалы, возможно — образцы продукции. На пресс-конференции угощение является только жестом гостеприимства — на презентации оно особо акцентировано, хотя может быть и не столь существенным, как на приеме. Как и на приеме, на презентации возможна культурная программа: концерт, выставка, живая музыка, приветствие артистов. Обычно собственно презентация занимает 1,5-2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1- 2 часа. Сценарный план презентации довольно стандартен: Представление гостей и хозяев; Демонстрация образцов продукции, видео-, фотоматериалов; Краткое сообщение по теме презентации; Ответы на возникшие вопросы; Выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить); Вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов; Банкет, фуршет или прием; Культурная программа. Презентация — это коммуникационный процесс. Термин «процесс» определяется как серия действий, то есть ему присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы влияют на характер общения и исход презентации. Презентатор — лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий является центральной фигурой, он несет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения. Сообщение — непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории. Аудитория — лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и количество определяются организаторами презентации заранее. Можно выделить следующие шаги по подготовке презентации: Планирование презентации. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории. Компоненты презентации. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов. Непосредственно подготовка речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов. Подготовка к ответам на вопросы аудитории. Выбор места проведения презентации. Планирование задает схему последующих действий, собирая все факторы и обстоятельства в фокус, вокруг которого состоится сама презентация. Разработка плана презентации предполагает сбор всей необходимой информации, поиск и формулировку свежих идей, важных как для подготовки, так и для проведения презентации. Факторы, которые важно учитывать при подготовке презентации и разработке плана ее проведения, включают: Природу и тип презентационного события; Частоту проведения — как часто проводились презентации по этой теме перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках, в этом месте; Знакомство организаторов с аудиторией и предметом; Происхождение — запрос на презентацию; Представительство — кем должна проводиться презентация, воспринимается ли данный человек аудиторией как частное лицо или как представитель некоего сообщества; Потенциальную выгоду — то, что организация собирается извлечь в случае успеха презентации. При разработке плана презентации организаторам полезно задавать следующие вопросы: Почему эту презентацию следует провести? Кто будет присутствовать на презентации? Что будет служить ожидаемым исходом? Когда следует начать презентацию и когда закончить? Как именно начать подготовку? Где собрать материал для моей презентации? Анализ цели Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия аудитории с презентующим. Цель презентации – заинтересовать. В основном презентация состоит из обычной речи, которую необходимо тщательно подготовить. Презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, затем вы представляете аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Цель презентации - информирование или анализ. Презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая презентация представляет собой собрание определенной группы людей для прослушивания документа, после чего присутствующие задают вопросы (необходимость понимания и уточнения некоторых данных). Цель презентации - убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно такая презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла, о чем идет речь, затем вы представляете аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Анализ аудитории. Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Аудитория — это еще один базовый элемент презентации, и, так как именно для нее речь и предназначена, именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Лучшего результата можно добиться, если знать характеристики будущей аудитории и использовать полученные данные в подготовке презентации и выступлений на ней. Сначала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение становится невозможным. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией, они помогут выбрать лучший путь для подготовки и проведения эффективной презентации. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения? Интересуют ли аудиторию темы, посредством которых вы хотите убедить ее принять участие в конкретном действии? Какой у аудитории уровень понимания, образованность? Насколько она информирована о тех темах, с которыми вы собираетесь ее ознакомить? Знает ли аудитория лично организаторов и ведущих? Уважает ли она их? Планирование выступления. Сделайте вашу презентацию доступной для понимания. Для максимального эффекта и достижения намеченных целей после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение. Первый шаг — это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться выступление, своеобразный стержень, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Стоит попытаться сформулировать главную идею в одно предложение. Второй шаг — приступить к планированию структуры выступления, она должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и ресурсом времени выступления. Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации. Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключение коротко повторите основные части выступления и главную мысль. Если ваша цель — развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта: жесткой структуры тут быть не может. Если же цель — анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей, используйте естественный (по оговоренной очередности) порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива, и, наоборот, подходите к основным аргументам осторожно, если чувствуете сопротивление. Третий шаг — Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Четвертый шаг — Объясните аудитории, как вы собираетесь организовать свое выступление, и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4, даже если речь или презентация довольно длинная. Пятый шаг — Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, поэтому сократите до минимума такого рода информацию. |