модкль 9ю. Внешнего пользования
 Скачать 475.01 Kb.
|
|
СЛУЖЕБНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ДЛЯ ВНУТРЕННЕГО И ВНЕШНЕГО ПОЛЬЗОВАНИЯ Служебная документация для внутреннего пользования: приказ, акт, докладная записка, объяснительная Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, документацию этого типа называют служебной. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: однозначность используемых слов и терминов; нейтральный тон изложения; соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий» направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов. Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации. Акт – это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Докладная записка – документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д. В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о /об/ (например, О создании совместного предприятия. Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п. В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами. В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные. Простые деловые письма К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения. 1.Творческое задание. Игра «Найди слово» https://learningapps.org/myapps.php https://learningapps.org/display?v=pu337ohtv19 Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения Приводим образцы других писем-сообщений: 1. Доводим до Вашего сведения, что последний срок оплаты предоставленных Вам фирмой услуг – 1 марта. По истечении этого срока мы будем вынуждены подать на Вас иск в судебные инстанции. 2. Напоминаем Вам (извещаем Вас), что общее собрание членов кооператива состоится... 3. В продолжение нашей переписки высылаем каталоги выпускаемой нами продукции. 4. В ответ на Ваш факс от... сообщаем, что наша делегация выезжает для ознакомления с Вашим предприятием... 5. В дополнение к нашему телефонному разговору уведомляем, что согласны снизить тариф на автомобильные перевозки на 10%. Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения: – Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить..., принять участие в... Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы можете посетить..., принять участие в... При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты. Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы ее выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.п.) на пишущей машинке или от руки. Рекламация (претензия) – документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора, т.е. рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и другим условиям контракта. Рекламация обычно включает в себя три части: 1) основание для предъявления претензии; 2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы); 3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественным или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых убытков и упущенной выгоды. 1.Творческое задание. Игра «Найди слово» https://learningapps.org/myapps.php https://learningapps.org/8285475 Задание 2 Составьте акт, приказ. 3.Творческое задание. Дайте дефиницию ПП. (по картинкам), составьте предложения и определите главные и второстепенные члены предложения: А) С дружись, а за . Б) -х гонять — ни не поймать. В) Где , там и . Г) На , как на , а не подымай! Задание 4 Напишите рекламацию, письмо-приглашение. 5. Творческое задание. Докладная записка — это служебный документ, который составляется, когда нужно донести до руководителя важную информацию: например, о том, что кто-то из работников бездельничает, нарушает дисциплину или позволяет себе некорректное поведение. Чтобы работника привлекли к ответственности, записка должна быть оформлена по определенным правилам. Работа с отмеченными в тексте словами: Фонетический разбор; 3 ПП; Стих рассказать или песню спеть. https://www.youtube.com/watch?v=aBGQOXh8m34 1.Творческое задание. Игра «Найди слово» https://learningapps.org/myapps.php https://learningapps.org/display?v=p99jqr6u319 Задание 6 Напишите объяснительное, заявку. 7.Творческое задание. Игра: «Больше слов» Из букв одного слова создаем новые слова. Подгруппы за определнное время соревнуются в составлении новых слов. Данное слово – «РЕКЛАМАЦИЯ». ІІІ Задание на дом: Учить правила |