внутренний аудит. доклад внутренний аудит. Внутренний аудит системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала предприятия
 Скачать 21.04 Kb.
|
|
Внутренний аудит системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала предприятия Введение в действие положений стандарта ГОСТ Р 54934-2012/ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007 создало условия для активного и добровольного внедрения высшим руководством отечественных промышленных предприятий риск-ориентированных подходов в сфере охраны труда. Рассмотрим процедуру проведения внутренних аудитов — важнейшего элемента функционирования современных систем менеджмента, направленных на обеспечение безопасности труда и охрану здоровья персонала предприятий. Для оценки эффективности функционирования системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала (далее — система менеджмента), а также соответствия системы требованиям стандарта ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007 в организации через запланированные интервалы времени проводится внутренний аудит. С этой целью создается группа внутреннего аудита системы менеджмента. Аудит как неотъемлемый элемент системы менеджмента, представляет собой систематический (на постоянной основе), независимый и документируемый процесс получения объективной информации с целью установления степени выполнения мероприятий по всем вопросам управления профессиональной безопасностью и здоровьем, и предоставления информации высшему руководству для анализа и принятия решений в сфере обеспечения профессиональной безопасности и сохранения здоровья персонала предприятия. Мероприятия в рамках внутреннего аудита системы менеджмента, как правило, проводится аудиторской группой, формирующейся из числа работников предприятия. В ряде случаев организации при проведении аудита системы менеджмента привлекают для методического руководства специалистов специализированных, сторонних организаций. Проведение внутренних контрольных мероприятий в сфере охраны труда позволяет на практике реализовывать механизмы обратной связи в системе менеджмента, которые предусмотрены положениями стандарта ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007. Регулярное проведение аудита позволяет руководству предприятия осуществлять непрерывные улучшения функционирования и способствуют поддержанию высокой эффективности системы менеджмента. ФУНКЦИОНАЛ РУКОВОДИТЕЛЯ ГРУППЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Обычно ответственность за создание и организацию по проведения внутренних аудитов в области обеспечения профессиональной безопасности и охраны здоровья персонала предприятия возлагаются высшим руководством предприятия на руководителя системы менеджмента. Для проведения внутренних аудитов в организации на постоянной основе назначается руководитель и утверждается состав аудиторской группы. Приказом высшего руководства по предприятию утверждается и вводится в действие «Положение о Руководителе группы внутреннего аудита системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала». Руководитель группы внутреннего аудита системы менеджмента, как правило, имеет двойное подчинение — иерархически подчиняется высшему руководству предприятия, функционально — выполняет поручения и взаимодействует с руководителем системы менеджмента. В своей деятельности руководитель группы внутреннего аудита системы менеджмента должен руководствоваться законодательством РФ, положениями локальных актов предприятия в области охраны труда персонала, а также приказами высшего руководства. Руководитель группы внутреннего аудита системы менеджмента осуществляет свою деятельность на основе планирования аудиторских проверок в соответствии с Программой аудита и графиком проведения плановых аудиторских проверок системы менеджмента. При назначении руководителя группы внутреннего аудита системы менеджмента учитываются образование, компетенции, личные и деловые качества данного специалиста предприятия. Руководитель аудиторской группы должен иметь высшее образование, необходимые личные и деловые качества, а также стаж работы на данном предприятии и (или) на аналогичных предприятиях соответствующей отрасли экономики не менее трех лет. Кроме того, руководитель группы аудита должен пройти обучение по охране труда для руководителей и специалистов. Ответственность за подготовку и проведение аудиторских проверок несут руководитель аудиторской группы и руководители проверяемого подразделений предприятия. По итогам проведения аудита системы менеджмента руководитель аудиторской группы оформляет и представляет высшему руководству предприятия и руководителю системы менеджмента соответствующий отчет, содержащий результатами внутреннего аудита. Руководителем аудиторской группы разрабатывается Программа и планы внутреннего аудита системы менеджмента, которые согласовываются с Руководителем системы менеджмента и утверждается высшим руководством предприятия. Для проведения внутренних аудитов в организации не реже одного раза в год разрабатываются и вводятся усовершенствования в методы проведения аудита, а также вносятся необходимые коррективы в Программы внутреннего аудита системы менеджмента. СОСТАВ ГРУППЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Персональный состав группы внутреннего аудита формируется руководителем системы менеджмента на основе тщательного отбора. Важнейшие принципы формирования аудиторской группы — компетентность ее членов и независимость от проверяемых подразделений предприятия. Руководитель и члены аудиторской группы должны пройти обучение по программе «Внутренний аудит систем менеджмента предприятия». Члены сформированных аудиторских групп должны соответствовать определенным требованиям к их компетенции (см. рис. 1). Члены аудиторских групп должны постоянно повышать компетентность на специализированных семинарах и курсах повышения квалификации, принимать участие в аудитах в качестве стажера, проводимых опытными коллегами. ОБЪЕКТЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА Программа внутреннего аудита системы менеджмента охватывает все аспекты функционирования системы менеджмента: — подтверждение соответствия системы менеджмента требованиям стандарта ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007»; — оценку результативности достижения целей и задач управления профессиональной безопасностью и охраны здоровья персонала предприятия; — оценку выполнения мероприятий в рамках функционирования системы менеджмента и своевременности их корректировки; — политику предприятия в сфере управления профессиональным здоровьем и безопасностью; — вовлеченность персонала предприятия в функционирование системы менеджмента; — обязанности и ответственность персонала в рамках действующей системы менеджмента; — компетентность и подготовку персонала предприятия в сфере охраны труда; — документы системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала; — порядок движения информационных потоков на предприятии; — планирование, развитие и осуществление корректирующих мероприятий по результатам предыдущих аудитов; — реализуемые на предприятии предупредительные и регулирующие меры; — управление изменениями в рамках функционирующей системы менеджмента; — предупреждение аварийных ситуаций на предприятии, готовность к ним и реагирование на них; — снабжение и подрядные работы; — мониторинг состояния действующей системы менеджмента и оценка ее результативности; — результаты расследований связанных с работой инцидентов, травм, профессиональных заболеваний и их воздействие на деятельность по управлению профессиональным здоровьем и безопасностью; — результативность предупредительных и корректирующих действий, и так далее. Внутренний аудит системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала проводится в подразделениях на регулярной основе, не менее одного раза в год. В ряде случаев, на предприятии может быть принято решение о проведении внепланового внутреннего аудита системы менеджмента Рис. 2. Основания для проведения внеплановых аудитов системы менеджмента. Цели аудиторской проверки включают: — определение степени соответствия системы менеджмента или ее частей критериям аудита; — оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям локальных актов предприятия; — оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей; — идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента. При подготовке к аудиторской проверке учитываются следующие факторы: — достаточность и наличие необходимой информации для планируемого аудита; — наличие контакта с руководителем подразделения; — наличие времени и необходимых ресурсов. Планируемая аудиторская проверка функционирования системы менеджмента в конкретном подразделении предприятия согласовывается с руководителем проверяемого подразделения (срок проведения, наименование участков). ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА Члены аудиторской группы готовят и анализируют информацию, относящуюся к распределению ответственности, готовят рабочие вспомогательные документы для регистрации результатов аудита: — опросные листы персонала и планы выборок для аудита; — формы для регистрации данных, подтверждающих свидетельства, выводы аудита и протоколы совещаний. Внутренний аудит функционирования системы менеджмента в конкретном подразделении предприятия начинается с предварительного совещания, на котором руководитель аудиторской группы: — представляет руководителю проверяемого подразделения и участникам проверки членов аудиторской группы подтверждает и разъясняет программу проверки, в т.ч. цели и объем; — сообщает об этапах аудита; — решает с руководителем проверяемого подразделения организационно-технические вопросы проведения аудиторской проверки (уточняется состав представителей из числа персонала проверяемого подразделения, обеспечение членов аудиторской группы рабочими местами, необходимой документацией и другими необходимыми средствами); — информирует о методах составления отчета, включая классификацию несоответствий; — информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен; — информирует о системе рассмотрения апелляций по проведению или заключениям по результатам аудита. Руководитель аудиторской группы согласовывает порядок обмена информацией в ходе аудита между аудиторской группой и проверяемым подразделением. В ходе проведения аудиторской проверки осуществляется работа с документами проверяемого подразделения в области обеспечения профессиональной безопасности и сохранения здоровья работающего персонала. В рамках аудита документов проводятся следующие мероприятия: — проверка осведомленности и вовлеченности работников в функционирование системы менеджмента в области обеспечения профессиональной безопасности и сохранения здоровья; — проверка наличия должностных инструкций персонала (с разделом об обязанностях в обеспечения профессиональной безопасности и сохранения здоровья); — проверка наличия в подразделении нормативных правовых документов по безопасности труда; — подбор документов, подтверждающих проведение анализа процессов управления безопасностью труда и охраны здоровья персонала в подразделении; — проверка наличия документов, содержащих оценку результативности и эффективности мероприятий по управлению профессиональной безопасностью и сохранению здоровья работников; — обобщение документов, содержащих результаты предыдущих аудиторских проверок; — формирование составление перечня технологических операций и видов работ, которые связаны с выявленными высокими рисками для здоровья и безопасности персонала и формирование пакета документов по ним; — обобщение документации, содержащей сведения о состоянии помещений и соответствующего оборудования (энергоснабжение, вентиляция, обогрев, средства пожаротушения и т.д.). Проверка документаций в рамках внутреннего аудита системы менеджмента в подразделении предприятия проводится по следующим направлениям: — выявление соответствия внешнего вида документа (номенклатура, нумерация, соответствие названия, обозначения, структурного построения, адресности, системности и простоты документа и т.д.) требованиям, установленным на предприятии; — подтверждение наличия подписей лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердивших документ с указанием дат подписания; — подтверждение использования точных и однозначных терминов и определений; — определение наличия условий для функционирования системы менеджмента (деятельность, документальные требования к деятельности и ее результатам, обученный персонал, ресурсы, документирование процесса (деятельности), способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса); — определение комплектности документации и ее полноты; — установление фактов санкционированного внесения изменений в документацию и своевременности такого внесения; — установление фактов несанкционированного внесения изменений в документацию; — определение необходимости внесения изменений в документацию. В ряде случаев руководитель группы внутреннего аудита может отложить анализ документов до начала проведения аудита на месте, если это не нанесет ущерба результативности проведения аудита. Если документация будет признана неадекватной (имеется много несоответствий и несанкционированных внесений изменений), то об этом ставится в известность руководитель подразделения. Далее принимается решение о продолжении или о приостановке аудита до тех пор, пока проблемы с документацией не будут разрешены. Вся информация, указывающая на возможность несоответствия/уведомления, фиксируется независимо от того, входит она в программу аудиторской проверки или нет. По результатам проверки документов и записей руководитель группы внутреннего аудита может корректировать контрольные мероприятия. Весь процесс получения информации и ее использования для анализа и принятия решений контролируются руководителем группы внутреннего аудита, который может при необходимости внести изменения в программу аудита и в задания членам группы в ходе проверки для оптимального достижения целей аудита. На данном этапе анализируются полученные результаты с целью возможности включения их в отчет об аудите, а также ранжирования полученных результатов аудита по степени значимости. Перед началом проверки руководитель группы внутреннего аудита проводит краткое совещание, на котором: — утверждает план аудита, — до членов группы аудита доводится план аудиторской проверки; — согласует каналы для обмена информацией между членами группы: — предоставляет возможность участникам от проверяемого подразделения задать вопросы; — уточняет роль сопровождающих лиц и наблюдателей. Сопровождающие лица из состава работающего персонала проверяемого подразделения должны обеспечивать контакты членов аудиторской группы и работников проверяемого подразделения, назначать время для бесед, способствовать посещению определенных мест производственной зоны подразделения, обеспечивать безопасность членов аудиторской группы, от имени проверяемого подразделения обеспечивать освидетельствование результатов аудита, а также предоставлять разъяснения и оказывать аудиторской группе помощь при сборе информации. В ходе проведения внутреннего аудита системы менеджмента в подразделении предприятии применяются различные методы сбора фактической информации Рис. 3. Источники сбора информации для проведения внутреннего аудита системы менеджмента. Одним из главных источников сбора информации для проведения внутреннего аудита системы менеджмента являются результаты устных опросов и заполненные работниками проверяемого произведения контрольные листы. Опросы работников из состава персонала проверяемого подразделения предприятия должны быть направлены на деятельность, соответствующую области аудита. Интервьюирование работников проводится в обычное рабочее время и, где это возможно, непосредственно на рабочем месте. Опрашиваемое лицо должно быть психологически подготовлено к опросу. Необходимо объяснить причину опроса и цель формирования соответствующих записей. Результаты опросов должны быть обобщены и проанализированы в беседе с опрашиваемым лицом. При необходимости данные опросных листов могут быть завизированы опрашиваемым работником и лицом, проводившим опрос. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ АУДИТА В ходе проверки (на определенных этапах) и по ее окончании члены аудиторской группы собираются в отдельном помещении и проводят совещание для анализа результатов аудита. Выводы по результатам аудиторской проверки указывают на соответствие или несоответствие системы менеджмента критериям аудита, определяют возможности для улучшения. Соответствия критериям аудита должны быть обобщены с указанием мест и процессов в подразделении, которые подвергались аудиту. Выводы, полученные в отношении проверяемых объектов согласно плану аудита, а также подтверждающие их свидетельства, должны быть задокументированы. Несоответствия и подтверждающие их свидетельства, полученные в ходе проведения аудита, должны быть задокументированы и классифицированы (ранжированы). Несоответствия должны быть проанализированы вместе с представителями проверяемого подразделения для подтверждения объективности свидетельств, полученных в ходе проведения внутреннего аудита системы менеджмента. Обязательно следует устранить возникшие разногласия во мнениях по свидетельствам аудита и/или выводам аудита, а неразрешенные проблемы документально оформить. До заключительного совещания аудиторская группа должна: — рассмотреть выводы аудита и другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита; — согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита; — подготовить рекомендации (если это предусмотрено целями аудита); — обсудить действия по результатам аудита (если это входит в план аудита). Заключения по результатам аудита должны описывать: — степень соответствия системы управления охраной труда критериям аудита; — результативность внедрения, поддержания и улучшения системы менеджмента; — возможности процесса анализа со стороны высшего руководства для обеспечения постоянной пригодности системы менеджмента, ее адекватности, результативности и улучшения. Если это определено целями аудита, заключения по результатам аудита могут включать рекомендации относительно улучшений взаимоотношений в бизнесе (предпринимательской деятельности), сертификации/регистрации или дальнейшей деятельности по аудиту. Целью заключительного совещания, председателем которого должен быть руководитель группы внутреннего аудита системы менеджмента, является представление выводов и заключения по аудиту с тем, чтобы они были признаны проверяемым подразделением, и, при необходимости, были согласованы сроки по мероприятиям Плана корректирующих и предупреждающих действий. Участники заключительного совещания должны представлять всю аудиторскую группу и другие стороны. Руководитель аудиторской группы (если это необходимо с его точки зрения) должен изложить свое мнение руководителю проверяемому подразделению относительно сложившихся во время аудиторской проверки ситуаций, которые могут уменьшить доверие к заключениям по результатам аудита. Заключительное совещание считается официальным, если по его итогам составлен протокол с визами присутствующих на совещании должностных лиц. Любые разногласия по выводам и /или заключению по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемым подразделением должны быть обсуждены и, по возможности, разрешены. Если единого мнения достичь не удалось, то разногласия должны быть задокументированы. Если это предусмотрено целями аудита, то руководителем аудиторской группы представляются рекомендации по улучшению работы системы менеджмента с соответствующим указанием на то, что они не носят обязательного характера. По окончании процедуры проведения внутреннего аудита должен быть подготовлен и представлен вниманию высшего руководства предприятия и руководителя системы менеджмента соответствующий «Отчет о проведении внутреннего аудита системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья персонала». За подготовку и содержание отчета по аудиту отвечает руководитель группы внутреннего аудита. Отчет по аудиту должен содержать полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и должен включать следующую информацию: — цели внутреннего аудита; — область внутреннего аудита (указание о проверенных участках, местах, процессах и охватываемый период времени); — основание для проведения внутреннего аудита; — дату и место проведения внутреннего аудита в подразделении; — критерии внутреннего аудита системы менеджмента; — выводы внутреннего аудита системы менеджмента; — заключения и рекомендации по результатам внутреннего аудита системы менеджмента. Дополнительно по решению руководителя группы внутреннего аудита в отчет должны быть включены: — план проведения внутреннего аудита; — список представителей проверяемого подразделения; — итоги проведения внутреннего аудита, включая сведения о неопределенностях и/или любые встретившиеся препятствия при проведении проверок, которые могут уменьшить достоверность полученных выводов и заключений по результатам проверок; — подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита; — приведены (при их наличии) неразрешенные противоречия между группой внутреннего аудита и проверяемым подразделением; — рекомендации по улучшению, если это предусмотрено целями внутреннего аудита; — согласованный план действий по результатам внутреннего аудита и другие данные. По результатам внутренних аудитов формируется перечень корректирующих и предупреждающие действий в отношении действующей на предприятии системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья работников. В частности, руководитель проверенного подразделения предприятия анализирует выявленные несоответствия действующей системы менеджмента требованиям ГОСТ Р 54934-2012/ГОСТ Р 54934-2012/OHSAS 18001:2007, принимает решения, определяет корректирующие действия и предупреждающие мероприятия с назначением ответственных исполнителей и сроков выполнения |