Основы делопроизводства. Вопросы к экзамену. Вопросы к экзамену по дисциплине основы делопроизводства
 Скачать 273 Kb.
|
|
20. Документация по личному составу (личные документы). Это приказы о личном составе, личные дела, характеристики, анкеты и др. На каждого работника предприятия ведется личное дело, его состав: – Внутренняя опись документов дела; – Личное заявление о приеме на работу (и об увольнении); – Трудовой договор; – Личный листок по учету кадров (анкета); – Аттестационные листы; – Заявления сотрудника о перемещениях; – Представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв; – Дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете); – автобиография; – копии документов об образовании; – характеристики или рекомендательные письма; – выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами; – копии наградных листов; – карточки учета поощрений и взысканий; – фотографии; – результаты медицинского обследования; – карточка формы № Т-2; – копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении. В необходимых случаях в личное дело включаются список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов, собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (копии актов ревизий, справки-объективки…). Личные дела рядовых работников предприятия должны храниться 75 лет, а руководителей – постоянно. Доступ к ним ограничен, хранить в сейфе с кодовым замком. Сейф должен опечатываться. Личное заявление работника, уже работающего на предприятии, не должно содержать в адресной части указания на местожительство работника, но должно включать указание на его должность и место работы на предприятии. Характеристика – содержит описание характерных и отличительных качеств работника и отражает мнение администрации о нем. Составляется в 2-х экземплярах. Автобиография – автор составляет самостоятельно, типовой формы нет, но необходимо отразить в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности. Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности человека. Ведутся на всех работников, проработавших в организации более 5 дней, в т.ч. на сезонных и временных (если они подлежат государственному и социальному страхованию). Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Это документ строгой регистрации. Трудовой договор – этот документ регламентирует отношения работника и работодателя. Работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Работник обязуется выполнять трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего распорядка. В настоящее время государство предоставляет работникам минимальные социальные гарантии: минимальный размер оплаты труда; продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не менее 28 календарных дней; максимальная продолжительность рабочего времени на предприятиях 40 часов в неделю. Договор от имени организации подписывает ее руководитель. Оформить трудовой договор необходимо не позднее 3-х дней со дня фактического допущения работника к работе. 21. Порядок передачи дел в архив учреждения. Архивному хранению подлежат документы, прошедшие экспертизу ценности. Это означает изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения (роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа), содержания (значимость события или явления, отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации повторение информации в других документах, вид документа, его подлинность), внешних особенностей (форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние). Для этого создается экспертная комиссия (в нее входят наиболее компетентные люди, возглавляет один из руководителей предприятия, курирующий делопроизводство) под методическим руководством архива, Положение о которой до его утверждения подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов администрации области. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется их отбор для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с документами с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации правильность определения сроков хранения дел. Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела – это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию), что оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении передаются в архив организации. Их передача производится только по описям дел путем полистного пересмотра. В период подготовки дел к передаче в архив ведущим специалистом организации (входящим в состав ЭПК – экспертно-проверочной комиссии) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Передача дел в архив производится не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве. При передаче-приеме каждого дела в обоих экземплярах описи дел делается отметка. Передача и прием дел осуществляется поединично, из рук в руки ответственного за делопроизводство к работнику архива. Вместе с ЭД (электронными документами) и БД (базами данных) передается сопроводительная документация (распечатка, электронный адрес и индекс документов и т.д.). Система обеспечения сохранности документов включает в себя организацию места хранения документов и их размещение, обеспечение средствами хранения и организацию доступа к документам, обеспечение режимными средствами (в архивохранилище должны поддерживаться постоянные температура и влажность, благоприятные для длительного хранения бумажной – до 19 градусов, до 55% - и на других носителях документации – до 20 градусов, до 65%; световой – документы должны постоянно храниться в темноте; санитарно-гигиенический режим – исключение появления плесени, насекомых и грызунов, запрещено курить, находиться в мокрой верхней одежде и т.д.; противопожарный – скрытое устройство электропроводок, герметизация розеток, рубильники – вне помещения, отделка помещений неагрессивными материалами, запрет применения нагревательных приборов и открытого огня; охранный – пропускной режим, прочные двери и надежные замки, приспособления для опечатывания, металлические решетки на окнах, регулярная скрытая смена кодов замков) и организацию контроля за наличием и состоянием документов. Документы, хранящиеся в архиве, в любой момент могут потребоваться для ознакомления или изучения историкам, политикам, хозяйственникам или любому гражданину. Использоваться ими могут только те документы, которые попали в архив – это единственно объективная информация. Возможна выдача дел для проведения дезинфекции (обработка от инфекции и грибка) и дезинсекции (обработка от насекомых). 22. Оформление дел с документами. Дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения, конфиденциальные, секретные, а также дела по личному составу должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению. Они должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела – это подготовка дела к хранению. Оно включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела, как было уже сказано, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложения 3:дела №30 «Приказы по основной деятельности» и №251 «Приказы по личному составу» Отдела общего и профессионального образования Новосильского района Орловской области); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 4: дела №30 «Приказы по основной деятельности» Отдела общего и профессионального образования Новосильского района Орловской области); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 5: в составлении обычно нет необходимости); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: наименование фондообразователя; наименование структурного подразделения; индекс дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по сводной номенклатуре дел, согласованной с ЭПК управления по делам архивов администрации области; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола (по ГОСТу) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металл скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются во избежание появления ржавчины. При подготовке документов для архивного хранения важно также предусмотреть: – максимальное обеспечение прочности и гибкости переплетов, позволяющих при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять что-то на время (например, для реставрации) без нанесения повреждения другим листам; – обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему; – создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов (или неформатных документов), необходимо хранить в закрытых твердых папках с 3-мя клапанами с завязками или в специальных картонных коробках (футлярах). Для каждого носителя (бумага – А3, А4, А5 и крупноформатные; пленочные, магнитные и др.) применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов оформляется на бумаге стандартных форматов. Личные документы (удостоверения личности, трудовые книжки, военные билеты, дипломы, удостоверения), фотографии и другие не удобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей) вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. При наличии большого количества таких документов они изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются – арабскими цифрами валовой нумерацией простым карандашом (или нумератором) сверху в них, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный (формата А3, А2) лист разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографии, врезки, выписки и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста. Переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются – сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист (А4) для заверительной записки. Это так называемый лист-заверитель. Заверительная запись составляется после завершения нумерации листов на каждую единицу хранения по установленной форме (приложение 9). В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в данном деле, количество листов внутренней описи, оговариваются наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для этой цели чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». В начале дела перед документами при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела. Она составляется для учета документов определенных категорий (особо ценные, личные дела и т.д.) постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых диктуется спецификой данной документации. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. А также – для специфичной документации: личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи дел постоянного (приложение 1: опись №1 для постоянного хранения за 1998-2005 годы Областного государственного учреждения «Редакция газеты «Новосильские вести» Новосильского района Орловской области»), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 2: Опись №2л дел по личному составу за 1996-2006 годы Областного государственного учреждения «Редакция газеты «Новосильские вести» Новосильского района Орловской области»), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 8: Акт №1 «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» Отдела образования Новосильского района Орловской области). |