Основы делопроизводства. Вопросы к экзамену. Вопросы к экзамену по дисциплине основы делопроизводства
 Скачать 273 Kb.
|
|
37. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем. ГОСТы и другие инструктивные материалы закрепляют требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.д.; требования к языку документа. Официально-деловой стиль – это стиль документов служебных, а также дипломатических. У всех деловых документов есть ряд общих черт: сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартное расположение материала, нередко – обязательность формы, употребление присущих этому стилю клише; широкое использование терминологии, номенклатурных наименований, наличие особого запаса лексики и канцелярской фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур; частое использование отглагольных существительных, отыменных предлогов (в соответствии с, в целях, за счет), сложных союзов (ввиду того что, в связи с тем что), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей сложного предложения (на случай, если…; на том основании, что…); повествовательный характер изложения, наличие номинативных предложений с перечислением; преобладающий принцип конструирования предложения – с прямым порядком слов; почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных средств; преобладание сложных предложений; слабая индивидуализация стиля. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Сознательная установка на стандартизацию языка, преимущественно употребление простых предложений подчас с однородным перечислением. Специфичны такие способы управления, как закончить делопроизводством, передать по принадлежности. Однако такие обороты не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления и их нужно избегать. Процесс стандартизации языка деловой речи охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип – особый функциональный стиль. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему и пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующие стандартные ситуации. При помощи служебных писем ведутся переговоры, выясняются отношения, излагаются претензии. Письма составляют в виде просьбы, ответа, запроса, сообщения, уведомления и др. разновидностью являются циркулярные письма. Информационные письма имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства в работе. В сопроводительных письмах указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению. Письма, адресованные организации с требованием выполнить взятые обязательства, называются письмами-требованиями.(они бывают рекламационными – по поводу качества продукции и претензионными – по поводу всех других вопросов). Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки. Письма печатают на бланках формата А4 и А5. Если объем письма не превышает 7-8 строк, то используют формат А5, независимо от того, кому оно адресовано. Текст располагают через полтора межстрочных интервала, а для удобства чтения каждый абзац отделяют двумя межстрочными интервалами. Если есть необходимость расположить весь текст письма на одном листе, допускается один межстрочный интервал. 38. Стадии создания документов. В зависимости от стадии создания документы делятся на оригиналы и копии. Прежде создается черновик. Оригинал или подлинник – это первый или единичный экземпляр документа, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором и обладающий юридической силой. В нем содержатся сведения, подтверждающие его достоверность об авторе, времени и месте создания. Черновой документ может быть изготовлен рукописным, машинописным способами, на компьютере и отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой. Копия – это факсимильное (изготовленное на копировальной технике) или свободное (содержит все реквизиты, но не обязательно повторяет форму) повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке (какие-то копии требуют заверения нотариусом, какие-то – в сельсовете или руководителем предприятия). Различают несколько видов копий. Наиболее распространенные – выписка и отпуск. Выписка – это копия части документа, которая выдается на руки. Отпуск – полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство. Особый вид копий представляет дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Его выдают в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о рождении и т.д. 39. Правила оформления справочно-информационных документов. Нередко для регистрации поступают различные информационно-справочные документы: протоколы, акты, сводки, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, факсы, доверенности. Они составляют значительную часть документооборота предприятия. Информация, которая содержится в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению. Эти документы часто служат основанием для принятия распорядительных документов. Протоколы – содержат информацию о ходе обсуждения вопросов, документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, собраний акционеров, заседаний советов и т.д. В кратком протоколе указываются фамилии председателя и секретаря заседания, список присутствующих, повестка заседания, фамилии выступавших и текст принятого решения. Полный протокол, кроме этого содержит запись текстов докладов, выступлений, вопросов и ответов докладчиков. Составляется на основе записей, которые ведет секретарь во время заседания. Оформляется на общем бланке. Датой является дата заседания (или даты начала и окончания заседания). Номером – порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Текст включает вводную и основную части. Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают председатель и секретарь. Письмо оформляют на специальном бланке А4, а если текст не превышает 7-8 строк – А5. В ответных письмах дают ссылку на номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ. Рекомендуется посвящать письмо одному вопросу, а объем его не превышал одной странички. Текст документа должен быть изложен ясно, четко, кратко, содержать достаточные обоснования и полную информацию, позволяющую адресату принять решение по вопросу. Тон письма должен быть нейтральным. Акт представляет собой документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Но возможно составление акта и одним специально уполномоченным лицом – при ревизии финансовой деятельности учреждения. В акте каждый факт основывается на неопровержимых материалах, доказательствах, установленных лично проверяющим. Акты готовятся при приеме-передаче дел, проведении испытаний, новых изделий и образцов, приемке законченных объектов, обследований. Составляются акты и на списание пришедшего в негодность хозяйственного инвентаря, инструментов, оборудования, при несчастных случаях. В некоторых случаях акты подлежат утверждению. Формуляр акта: название учреждения, название структурного подразделения, вид документа, место составления, дата, индекс, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи лиц, составивших акт. Заголовок акта в краткой форме должен отражать содержание актируемого события или факта. Он формулируется с помощью отглагольного существительного в именительном падеже, например: Передача дел… . Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Если акт готовился комиссией, то первой указывают фамилию председателя. Фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляют должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта, существо и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. «Дела в количестве … штук сдал», «Дела в количестве … штук принял». В конце текста акта помещают сведения о количестве экземпляров акта (определяется числом заинтересованных сторон) и месте их нахождения. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в составлении, их должности при этом не указывают. Акты печатают на бланках формата А4. Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от целевого назначения содержание докладной записки может носить инициативный, информационный или отчетный характер. Формуляр докладной записки: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, должность лица, написавшего докладную записку, расшифровка подписи, личная подпись, адресование. Текст докладной записки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй – выводы и предложения автора. Докладные записки, направляемые в другие организации, печатают на бланках. Внутренние докладные записки могут быть отпечатаны на чистых листах, но с учетом расположения реквизитов, как на бланках. Докладные записки, исходящие от имени учреждения или структурного подразделения, подписывает руководитель. Докладные записки внутреннего характера подписывают их авторы. Разновидностью докладной записки является объяснительная записка. Она может быть написана от руки, но обязательно должна иметь дату и личную подпись сотрудника, ее написавшего. Телефонограмма – документ срочного уведомления, переданный по телефону или радио в виде телефоно- или радиограммы. Телефонограммой обычно передают несложные тексты, например, приглашение на совещание. Формуляр телефонограммы: наименование, номер, дата, сведения о времени передачи и приема, о лицах, осуществляющих связь, и номерах телефонов или раций, по которым передавалась информация (там есть такие слова: «Телефонограмма. Дата. Номер. Текст телефонограммы. Должность (от чьего имени передается), инициалы, фамилия. Передала в … часов утра секретарь Такая-то. Приняла секретарь Этакая»). Оформляются телефоно- или радиограммы в одном экземпляре на специальном бланке или чистом листе бумаги. Подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Особенность этого документа состоит в том, что он поступает непосредственно в учреждение или его структурное подразделение, минуя экспедицию (специальную почту). Телефонограммы в учреждениях учитывают в общем порядке, как и все служебные документы. Этапы работы с телефонограммой: прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения. 40. Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция. Управленческая деятельность учреждения, предприятия, организации выражается посредством распорядительных документов, которые подразделяются на организационные (положения, уставы, инструкции, правила), определяющие порядок образования, функции, права и обязанности учреждения, предприятия, организации; и собственно распорядительные (административные – распоряжения, постановления и т.д.). Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Первым разделом идут «Общие положения», затем разделами более подробно: функции, права работников, организационная структура, управление и средства предприятия. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. В положении обычно определены задачи структурного формирования, степень его ответственности за свою деятельность. Разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности. Формуляр положения и структура текста (состоит из разделов, текст каждого раздела излагается по пунктам – арабскими цифрами в пределах каждого раздела) унифицированы. Раздел 1 «Общие положения»: устанавливает точное название службы, ее место в структуре организации или фирмы, степень самостоятельности службы. Далее указывается наименование должности руководителя (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. Если в службе есть еще участки, то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы. Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации или фирмы). Если служба имеет свою печать, в положении дается ее описание, условия хранения и использования. Раздел 2 «Цели и задачи»: формулируются цель и основные задачи службы. При этом их нельзя сужать до задач его руководителя. Раздел 3 «Функции»: является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой, в том числе и специфические для данной организации. Раздел 4 «Права»: перечисляются те, что закрепляются за службой для выполнения возложенных на нее задач и функций. Персональные права руководителя (подписывать, утверждать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы, поощрять их). Раздел 5 «Ответственность»: основные позиции, за которые несет ответственность служба. Возможно выделение персональной ответственности руководителя. Раздел 6 «Взаимосвязи»: наличие и характер взаимосвязей с другими службами – отношения с отделом кадров, юридическим отделом, хозяйственными службами и т.д. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации или фирмы. Оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, внедрении новых форм и методов труда, новых технологий. Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Темы контрольных работ: 1. Автобиография, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 2. Доверенность, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 3. Заявление, его структура, типы заявлений и требования, предъявляемые к ним. Образцы. 4. Объяснительная записка, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 5. Расписка, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 6. Устав организации, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 7. Положение организации (предприятия), его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 8. Должностная инструкция, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 9. Правила внутреннего трудового распорядка, их структура и требования, предъявляемые к ним. Образец. 10. Штатное расписание, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 11. Памятка, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 12. Постановление, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 13. Приказ, его структура, типы приказов и требования, предъявляемые к нему. Образец. 14. Распоряжение, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 15. Указание как вид распорядительного документа, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 16. Управленческое решение, его структура, его виды и требования, предъявляемые к ним. Образец. 17. Докладная записка, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 18. Протокол, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 19. Служебная записка, её структура и требования, предъявляемые к ней. Образец. 20. Справка, её структура, типы справок и требования, предъявляемые к ним. Образец. 21. Пресс-релиз, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 22. Письмо-приглашение, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 23. Гарантийное письмо, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 24. Письмо-просьба, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 25. Письмо-ответ, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 26. Благодарственное письмо, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 27. Сопроводительное письмо, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 28. Письмо-предложение, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. 29. Резюме, его структура и требования, предъявляемые к нему. Образец. Оформление контрольной работы: 1. Титул Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова Кафедра культурологии и русского языка КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по теме: … Выполнил: студент группы… ФИО Проверил: канд. филол. наук, доцент В.Б. Волкова Магнитогорск 2013 2. Распечатать работу на листах формата А4, поместить в папку с файлами и сдать до 1 июня в ауд 386. |