Возможности ЭТ_ПКД-20-9-1. Возможности динамических (электронных) таблиц Электронная таблица
 Скачать 76.5 Kb.
|
|
Возможности динамических (электронных) таблиц Электронная таблица – это специальная модель структурирования, представления и обработки произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных. Microsoft Excel – одна из самых популярных программ вычислений электронных таблиц. Областью ее применения является выполнение расчетов, как в бизнесе, так и в быту. С помощью Microsoft Excel можно проанализировать полученные числовые данные представить результаты в графическом виде. Документом MS Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. такой файл называется рабочей книгой. В каждом таком файле может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, и каждая из них называется рабочим листом. В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 16384 строк и 256 столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, C, …Z, AA, AB… На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. Ширину столбца и высоту строки можно изменять. Для указания на конкретную ячейку таблицы используется адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, А1). Запуск Excel. Команда Пуск – Программы – Excel. Создание, загрузка и сохранение файлов-документов происходит по тем же принципам, что и в текстовом редакторе, используя пункт горизонтального меню Файл. Окно программы Excel Элементы окна: заголовок; горизонтальное меню; панель инструментов «Стандартная»; панель инструментов «Форматирование»; строка формул; заголовок столбца; поле имени; заголовок строки; ярлычки листов; строка состояния; полосы прокрутки. Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки называется относительным адресом или просто адресом. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, вы можете назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и перед номером строки знак доллара. Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца и т.д. Чтобы сослаться на диапазон ячеек, можно указать через двоеточие адреса начальной и конечной ячейки в диапазоне. Например, А7:Е7 адресует ячейки A, B, C, D, E в строке 7. Диапазоном можно обозначить и блок ячеек. Ввод текстовых данных Ввод данных в ячейку таблицы Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: нажав на кнопку Enter; щелкнув на кнопке с галочкой; щелкнув мышью на другой ячейке. Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке. Содержимое ячеек можно также форматировать командой Формат. С помощью этого же пункта меню можно изменять ширину столбца и высоту строки. Что можно записать в ячейку таблицы число; формулу; текстовую (алфавитно-цифровую) информацию. Можно в ячейке задать отображение с переносом по словам с помощью команды Формат / Ячейка / Выравнивание / Переносить по словам. В этом случае высота ячейки будет изменяться таким образом, чтобы текст располагалась внутри одной ячейки. Ввод цифр в качестве текстовых констант начинается с апострофа (например, `365). Тогда число не будет использоваться в расчетах. Ввод числовых данных Если набрана некая последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-«, «.» эта последовательность считается числом. Например, 257 - 145.2 + 4890.859 Если нужно увеличить ширину ячейки, нужно подвести указатель мыши к границе заголовков столбцов и, удерживая левую кнопку мыши, расширить столбец на необходимую величину. Аналогично можно изменить высоту строки. Ширину столбца также можно изменять методом автоподбора. Для этого установите курсор на правую границу заголовка столбца и сделайте двойной щелчок – компьютер сам подберет оптимальную ширину столбца. Создание последовательностей дат Для быстрого создания последовательности дат необходимо выполнить следующие действия: вести начальную дату в первую ячейку; подвести курсор в правый нижний угол ячейки с набранной датой до изменения вида курсора на черный крест; нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть маркер автозаполнения на нужный интервал ячеек. При протягивании вниз и вправо даты нарастают, а при протягивании вверх и влево – даты убывают; отпустить кнопку мыши – произойдет автозаполнение выбранного интервала ячеек. Точно так же создается последовательность записей, состоящих из текста и нарастающей числовой последовательности, например записей вида: отдел 1, отдел 2 и т.д. Создание числовой последовательности При создании последовательности числового ряда типа 1, 2, 3, … 30 необходимо набрать первые два числа числового ряда вместо одного. Таким образом, придется сделать следующее: ввести первое число ряда в первую ячейку; в следующую ячейку ввести второе число; выделить мышкой эти две ячейки с набранными числами, начиная с первого; подвести курсор в правый нижний угол выделенных ячеек до изменения вида курсора на черный кресс; нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть маркер автозаполнения на нужный интервал ячеек; отпустить кнопку мыши – произойдет автозаполнение ряда числами. Ввод формул К данным относятся и формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, то есть формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа «=» (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения. При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения – константы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например, «константа». Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами. Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т.е. в виде А1, В1, С1. например, для того чтобы получить в ячейке А3 сумму ячеек А1 и А2, в неё достаточно ввести формулу = А1 + А2. Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа, однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в диаметрально противоположных углах диапазона. Разделенные символом «:» (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона С3:D7, используйте формулу = СУММ (С3:D7). В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично, если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом «;» (точка с запятой), например С3:D7; E5; F3:G7. При вводе формулы ссылки на ячейки могут непосредственно набираться с клавиатуры символ за символом на английском языке, но намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу = А1 + В2, выполните следующие действия: выделите ячейку, в которую нужно ввести формулу; начните ввод формулы, нажав клавишу (=) (равно); щелкните мышью по ячейке А1; введите символ «+»; щелкните мышью на ячейке В3; закончите ввод формулы, нажав клавишу (Enter). Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры. Редактирование уже введенной формулы можно сделать несколькими способами: двойным щелчком мышью по ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке; выбрав ячейку и нажав клавишу F2; выбрав ячейку и щелкнув мышью в строке формул. В результате программа перейдет в режим редактирования, в процессе которого можно вносить необходимые изменения. Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править как непосредственно с клавиатуры, так и путем наведения мыши на нужный диапазон данных. В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки Автосуммирование на панели инструментов. При заполнении таблицы принято задавать расчетные формулы только для первой строки или первого столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. При копировании формул компьютер сразу производит расчеты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат. В формуле может присутствовать два вида адресации: относительная и абсолютная. Возможные виды адресации показаны в следующей таблице.
Форматирование данных. Печать готовой таблицы Для придания внешнему виду таблицы выразительности следует отформатировать как первично введенные текстовые и числовые данные, так и результаты расчетов. Форматирование включает в себя: установку формата изображения числа; выравнивание в ячейке; изменение типа шрифта и его размера; оформление ячейки рамкой; цвет фона и шрифта. Все указанные действия по форматированию таблиц могут быть выполнены через команды меню Формат/ Ячейка или через контекстное меню Формат ячеек, вызываемое правой кнопкой мыши. Меню форматирование ячеек содержит шесть вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита. Форматирование чисел – это часто используемые операции, поэтому в панели инструментов Форматирование им соответствует ряд кнопок. Слева направо эти кнопки устанавливают: денежный формат, процентный формат, число с разделением групп разрядов, увеличение разрядности (дробной части) числа и уменьшение разрядности числа. Их применение значительно упрощает процесс форматирования чисел в таблице. Для оформления заголовка таблицы удобно использовать кнопку Объединить и поместить в центре, при этом надо выделить группу ячеек по ширине таблицы вместе с заголовком. Симметрия придает строгий и приятный вид документа. Построение диаграмм Большую помощь при обработке и анализе информации оказывает ее графическое представление. Excel предоставляет пользователю мощные средства построения диаграмм. В Excel используются два типа диаграмм: внедренная диаграмма и диаграммные листы. Внедренная диаграмма применяется, когда исходные данные и диаграмму необходимо отобразить на одном листе. Соответственно диаграммные листы используются, когда графическое представление данных требуется расположить на отдельном листе рабочей книги. Виды диаграмм: Гистограмма; Линейчатая; График; Круговая; Точечная; С областями; Кольцевая; Лепестковая; Поверхность; Пузырьковая; Биржевая; Цилиндрическая; Коническая; Пирамидальная. Построение графического изображения производится на основе ряда данных – группы ячеек с данными в пределах одного столбца или строки таблицы. Для диаграммы можно использовать несколько рядов данных. Перед запуском Мастера диаграмм для создания внедренной диаграммы выделим диапазон данных. Тип диаграммы задается при выполнении команды Диаграмма в меню Вставка. На втором шаге необходимо указать диапазон, содержащий данные для построения диаграммы. Поскольку диапазон данных был предварительно выделен, мастер предлагает использовать его в качестве диапазона данных для диаграммы. Щелкнув на кнопке Далее, переходим к третьему шагу построения диаграммы, где можно присвоить название осям и задать заголовок всей диаграмме. На четвертом шаге в окне диалога указывается способ размещения диаграммы. Далее нажимаем кнопку Готово. Ускорить процесс создания или изменения диаграммы помогает панель инструментов Диаграмма. Для изменения диаграммы ее не нужно создавать с самого начала: достаточно щелкнуть мышью на области диаграммы, а затем нажать соответствующую кнопку на панели Диаграмма. При работе с диаграммами можно изменять не только параметры и опции, задаваемые в диалоге мастера диаграмм, но и параметры элементов самой диаграммы при помощи команд в меню Формат. Например, можно изменить цветовую настройку и подписи легенды диаграммы, добавить к графическому представлению числовые значения из заданного диапазона и т.д. |