Документ Microsoft Word (2). Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно
 Скачать 21.33 Kb.
|
|
Введение Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов. В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные (приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты и др.); документы, имеющие юридическую силу (трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров, учетные карточки (форма Т-2) и т.п. Все эти документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности. Таким образом, значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. 1. Роль кадровых документов в решении задач по управлению персоналом. Основной процесс документационного обеспечения кадрами условно можно подразделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами. Документирование управления кадрами представляет собой создание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Примерный перечень наиболее важных задач может быть представлен в следующем виде: - оформление организации труда работников; - заключение трудового договора и оформление приема на работу; - оформление перевода на другую работу; - оформление предоставления отпусков работникам; - оформление поощрения работников; - оформление дисциплинарных взысканий работников; - оформление учета использования рабочего времени; - оформление привлечения к работе в выходные и праздничные дни; - оформление служебных командировок; - прекращение трудового договора и оформление увольнения с работы. Организация работы с кадровой документацией представляет собой процесс обработки кадровых документов, также обеспечивающих решение кадровых задач. Примерный перечень наиболее важных задач, решаемых в течение этого процесса, состоит из таких операций: -ведение трудовых книжек; - учет кадров, создание и ведение справочного аппарата; - формирование и ведение личных дел; - составление номенклатуры дел службы кадров; - подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации; - хранение дел службы кадров в архиве организации; - порядок передачи дел службы кадров. Существенным недостатком нынешней системы документирования кадровой службы является то, что она во многом построена на основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в областях трудового законодательства, гражданского права, учета, статистики и пр. Ведомства эмпирически занимаются как созданием нормативно-методической базы, так и построением на ее основе форм документов исходя из своих ведомственных функций и задач. Отсюда и возникают принципиальные отличия в формах и документов по кадрам. Одна из главных причин такого положения – отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нормативно0методической базы документирования. Конечно, жестко задокументировать любую управленческую кадровую ситуацию практически невозможно. Но разработать оптимальную унифицированную систему взаимосвязанных правовых форм кадровых документов, необходимых и достаточных для решения кадровых задач, вполне целесообразно и реально. В этом плане основная группа кадровых документов, включенных в систему, должна быть утверждена на федеральном уровне и иметь межведомственный статус. Ряд форм кадровых документов можно утверждать на уровне федеральных ведомств или органов субъектов Российской Федерации, а некоторые формы кадровых документов допустимо утверждать на уровне отдельных организаций. Такая система кадровых документов получит полную правовую поддержку, и будет возведен определенный барьер на пути произвольного, субъективного ведения форм документов по кадрам. 2.Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис. 1). В целом нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников, условно можно разделить на пять групп. 1. Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Кодекс РФ об административных правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информатизации, защите информации» и другие, ряд указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ. 2. Нормативно-методические документы по труду, делопроизводству по кадрам, классификации и стандарты кадровой документации, архивному делу: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров; Инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы. Рис.1 Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства 3. Локальные нормативные акты работодателя. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка; положение о персональных данных работника; графики сменности и отпусков; положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др. 4. Литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности и др. 5. Нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции работников. 3. Организационно-распорядительная документация, используемая в деятельности кадровых служб. Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы. Документы, используемые в управлении персоналом, классифицируются по следующим видам: - организационно-кадровая документация – устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнении отдельных видов работ, должностные инструкции; - организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида: 1) распорядительная документация – приказы, постановления, распоряжения, указания, решения; 2) информационно-справочная документация – письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки; - документация по личному составу. Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом. В общем делопроизводстве, которое охватывает не только кадровую, но и все другие службы организаций и предприятий, организационно-кадровая документация включается в единое понятие организационно-распорядительной документации (ОРД) вместе с распорядительной и информационно-справочной документацией. ОРД представляет наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов, так как охватывает вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие. 4.Основные документы по личному составу, регулирующие взаимоотношения предприятий с работниками. Правоотношения предприятий с работниками регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и положением о персонале фирмы. Документы по личному составу. К документам по личному составу относятся: - трудовые договоры (контракты) заключенные с работниками; - приказы (о приеме, увольнении, переводе, командировании сотрудников, предоставлении им отпуска, поощрении или наказании и пр.) - трудовые книжки; - личные карточки по форме Т-2; - личные дела; - лицевые счета по заработной плате; - автобиографии; - характеристики; - личные листки и анкеты; - рекомендации и рекомендательные письма. Документы по личному составу – наиболее важные документы, хранящиеся длительное время, которые затрагивают жизненно важные моменты для людей и относятся к категории конфиденциальной информации согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и зашиты информации». Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Он заключается в письменном виде и содержит следующие основные положения: - место работы; - конкретный вид деятельности (должность); - дату начала работы; - условия оплаты труда; - режим работы. Трудовая книжка – основной документ, где ведется запись всей трудовой деятельности работника. Личное дело (досье) - это совокупность документов, содержащих сведения о работнике. В его состав обычно включается: - внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; - анкета или личный листок по учету кадров; - автобиография или резюме; - копии документов об образовании; - копии документов об утверждении в должности (для руководителя фирмы); - характеристика или рекомендательное письмо; - трудовой контракт (договор); - копии приказов о назначении, перемещении и увольнении; - справки и другие документы, относящиеся к данному работнику. Составление личных документов. Личный документ -это персональное письменное обращение сотрудников к руководству предприятия, организации (жалобы, ходатайства, просьбы). Виды личных документов: - заявление; - резюме; - автобиография; - расписка; - доверенность (личная) и т.д. Заявление – документ, отражающий просьбу или предложение, адресованное должностному лицу или предприятию. Резюме – документ, содержащий краткие сведения автобиографического характера лица, заполняемый при трудоустройстве. Резюме содержит краткие автобиографические сведения, дату, должность, почтовый адрес, телефон, подпись. Если есть рекомендательные письма, то они прикладываются к резюме с фамилиями и телефонами рекомендующих. Расписка – документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей. Необходимые реквизиты: название, дата, текст с указанием должности, фамилии, имени, отчества лиц, выдавших или получивших что-либо, перечень полученного количества и стоимость цифрами и прописью, подпись давшего расписку. Личная доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или материальных ценностей вместо доверителя. Личная доверенность содержит следующие реквизиты: название документа, дату написания, фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, текст доверенности, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать. Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме приводит краткое содержание своей жизни и трудовой деятельности. Обязательные реквизиты: название вида документа, текст (сведения о себе), подпись, дата. 5.Документы по организации работы с персоналом. Должностная инструкция. Должностная инструкция помогает дать представление работнику о его трудовых обязанностях, помимо этого она также играет роль в решении трудовых споров и влияет на устранение различного рода разногласий по поводу возложенных должностных обязанностей на работника. Должностная инструкция относится к категории локальных документов. Должностная инструкция является обязательным документом только в государственных учреждениях, но не в коммерческой структуре. Она может помочь при судебных разбирательствах, проведении процедуры аттестации персонала, увольнении сотрудника во время прохождения испытательного срока, сокращении штата персонала. Все, что было выше перечислено, относится к положительной стороне применения должностной инструкции на предприятии. Единственным ее недостатком является сложность разработки. Для создания должностной инструкции необходимо обратиться к документу, носящему название «Положение о должностной инструкции». В данном документе четко прописаны все правила создания должностной инструкции, которые мы обязаны соблюдать при ее разработке. Штатное расписание предназначено для консолидации информации о суммарном количестве работников организации и заработной плате. По штатному расписанию определяют количество открытых вакансий. Унифицированной формой штатного расписания принято считать форму Т-3. Итак, штатное расписание в организации может быть введено на усмотрение руководителя той или иной организации. Каких-либо требований об обязательном наличии штатного расписания в организации со стороны законодательства нет. С другой стороны, штатное расписание помогает выстроить более конструктивное взаимодействие с налоговыми органами, также оно позволяет высчитать точное необходимое количество штатных единиц в компании, выстроить структуру в организации. В структуру штатного расписания входят следующие составляющие: 1) структура (подразделения); 2) штатный состав; 3) штатная численность; 4) зарплатная составляющая (оклад, надбавки, месячный фонд заработной платы). Штатное расписание в организации едино, хотя возможно исключение в случае наличия у компании представительств или филиалов. Готовое утвержденное штатное расписание подписывают начальник отдела по работе с персоналом, главный бухгалтер и руководитель организации. Отдельно стоит отметить, в случае наличия пункта в трудовом договоре о том, что оклад устанавливается на основании штатного расписания, ознакомление каждого сотрудника предприятия со штатным расписанием обязательно под подпись с указанием даты ознакомления с ним. Любые изменения в штатном расписании возможны только после издания соответствующего приказа руководителя организации или другого должностного лица, имеющего на это право. Положение о премировании. Премирование — это один из самых распространенных способов поощрения работников за выполнение своих должностных обязанностей. Выплата премии в организации основывается на так называемом «Положении о премировании». В нем должны быть четко отражены виды премий: 1) месячные; 2) квартальные; 3) разовые; 4) за год (тринадцатая зарплата). Принято премии условно делить на: премии, которые выплачивают за достижение плановых показателей за определенный период времени; премии за особые достижения; премии, связанные с важными событиями, произошедшими в жизни сотрудников (рождение ребенка, свадьба и т.п.). По структуре положение о премировании имеет следующий вид: 1) общие положения; 2) показатели премирования; 3) порядок премирования; 4) перечень нарушений, влекущих за собой снижение размера премий. В «общих положениях» прописывают сотрудников, имеющих право на получение премии, перечисляются критерии премирования, правила распределения премий, прописывают источник финансирования премий. В пункте «показатели премирования» фиксируются основания для выплаты премии, устанавливаются конкретные показатели. В пункте «порядок премирования» прописывают порядок выплаты премий внутри организации. В пункте «перечень нарушений» прописывают список критериев, на основании которых размер премии будет уменьшен, если сотрудник их нарушит. Положение о премировании должно быть оформлено на основании ГОСТ Р 6.30-2003. Заключение Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ. Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, имеющих сегодня «достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде». Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником. Таким образом, кадровая документация, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. Список используемой литературы: 1.Капранова М. В., Бучацкая М. В. Основы психологической диагностики и оценки персонала [Электронный ресурс]:учебное пособие. - Москва, Берлин: Директ-Медиа, 2019. - 161 с. – Режим доступа: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=572173 2. Иванова С. Как найти своих людей: искусство подбора и оценки персонала для руководителя [Электронный ресурс]:практическое пособие. - Москва: Альпина Паблишер, 2016. - 173 с. – Режим доступа: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=279463 3. Ильина И. Ю., Потехина Е. В. Рынок труда и маркетинг персонала [Электронный ресурс]:учебное пособие. - Москва, Берлин: Директ-Медиа, 2020. - 226 с. – Режим доступа: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=574100 4. Иванова С. Кандидат. Новичок. Сотрудник: комплексная типология метапрограмм в управлении [Электронный ресурс]:практическое пособие. - Москва: Альпина Паблишер, 2020. - 192 с. – Режим доступа: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=598231 5 Иванова С. Поиск и оценка линейного персонала: повышение эффективности и снижение затрат [Электронный ресурс]:практическое пособие. - Москва: Альпина Паблишер, 2016. - 129 с. – Режим доступа: https://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=279762 |