информатика. Отчет_Паневкин.doc. Введение Табличный процессор Excel, назначение и возможности

• Название: Введение Табличный процессор Excel, назначение и возможности
• Анкор: информатика
• Дата: 15.03.2023
• Размер: 31.67 Kb.
• Имя файла: Отчет_Паневкин.doc.docx
• Тип: Решение; #991976

Введение

Табличный процессор Excel, назначение и возможности
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. 
   проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
   
2. 
   автоматизация итоговых вычислений;
   
3. 
   решение задач путём подбора значений параметров;
   
4. 
   обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
   
5. 
   проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
   
6. 
   подготовка табличных документов;
   
7. 
   построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
   
8. 
   создание и анализ баз данных (списков).
   

Раздел I

Создание таблиц
Порядок создания таблиц
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:

1. 
   Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
   
2. 
   Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
   
3. 
   Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
   

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:

1. 
   Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры… и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге: установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке OK.
   
2. 
   На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке Создать.
   
3. 
   Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов Стандартная.
   

Основные способы копирования, форматирования

1. 
   Копирование с помощью горячих клавиш
   

Этот способ – самый простой. Клавиши копирования и вставки совпадают с общепринятыми в приложениях для Windows:

• 
  Ctrl+C – копировать выделенный диапазон
  
• 
  Ctrl+X – вырезать выделенный диапазон
  
• 
  Ctrl+V – вставить без удаления из буфера обмена
  
• 
  Enter – вставить и удалить из буфера обмена
  

2. 
   Копирование с помощью контекстного меню
   

Команды копирования, вырезания и вставки есть и в контекстном меню рабочего листа Excel. Чтобы скопировать диапазон — выделите его и кликните правой кнопкой мыши внутри выделения. В контекстном меню выберите «Копировать» или «Вырезать«. Аналогично, для вставки скопированной информации, в ячейке для вставки вызовите контекстное меню и выберите «Вставить» (либо переместите туда курсор и нажмите Enter).

3. 
   Копирование с помощью команд ленты
   

Те же действия можно выполнить и с помощью команд ленты:

• 
  Копирование: Главная – Буфер обмена – Копировать
  
• 
  Вырезание: Главная – Буфер обмена – Вырезать
  
• 
  Вставка: Главная – Буфер обмена – Вставить
  

4. 
   Копирование перетягиванием в Эксель
   

Этот способ – самый быстрый и наименее гибкий. Выделите массив для копирования и наведите мышью на одну из его границ. Курсор примет вид четырёхнаправленной стрелки. Хватайте мышью и тяните ячейки туда, куда хотите их переместить.

Чтобы скопировать массив – при перетягивании зажмите Ctrl. Курсор из четырехнаправленного превратится в стрелку со знаком «+».

5. 
   Копирование автозаполнением
   

Если нужно скопировать данные или формулы в смежные ячейки – выделите ячейку для копирования найдите маленький квадратик (маркер автозаполнения) в правом нижнем углу клетку. Тяните за него, чтобы заполнить смежные клетки аналогичными формулами или скопировать информацию.

Редактирование таблиц, сохранение, вывод на бумагу

Программа Excel позволяет на основе данных рабочих листов и диаграмм создавать отчеты и распечатывать их. Для этого используются команды Печать, Параметры страницы, Предварительный просмотр из пункта Файл главного меню команд.

По умолчанию Excel печатает содержимое текущего рабочего листа. Однако можно выделить и распечатать любой интервал рабочей книги или рабочего листа. Управление производится из диалогового окна Печать пункта Файл главного меню команд.

Если часто печатается один и тот же интервал рабочего листа, его можно определить как область печати и ускорить подготовку к печати. Определяют область печати командой Файл - Параметры страницы -Лист - в поле Выводить на печать диапазон задать диапазон области.

При определении области печати Excel автоматически вставит границы страницы печати в виде штриховых линий в рабочий лист. Excel может делить документ не только по вертикали, но и по горизонтали (если на печать выводится широкая таблица). Причем, по умолчанию Excel выполняет постраничную разбивку табличных данных сначала вертикально по строкам вниз, а затем по столбцам вправо. Концы страниц можно вставить «вручную», разделяя большую страницу по вертикали (щелчок на имени граничного столбца) или по горизонтали (щелчок по строке), и далее, Вставка - Разрыв страницы.

Если отдельные строки печатаемого интервала не помещаются на одной странице, их размер можно подогнать под размер страницы: Файл

-              Параметры страницы - Страница - Разместить не более чем на ...

-              задать количество страниц. Excel сам подберет и укажет в диалоговом окне масштаб отображения. В этом же окне устанавливается ориентация бумаги, способ выравнивания текста, выбираются поля, задается печать заголовка. В окне (вкладка Лист) можно скрыть или напечатать линии сетки, ввести печать заголовков строк и столбцов, установить цветную или черно-белую печать.

Вкладка Колонтитулы управляет созданием верхних и нижних колонтитулов. Редактирование колонтитула такое же, как в Word.

Страницы, подготовленные к печать, можно просмотреть (Файл -Предварительный просмотр). Для перемещения по страницам используют кнопки Далее и Назад. В этом режиме можно изменять размеры полей (кнопка Поля) и масштаб изображения.
Мастер функций
Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Диалоговое окно Мастер функций  состоит из двух связанных между собой списков: Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в спискеФункция появляется соответствующий ему перечень функций.

В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того, какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию.
При создании таблицы по своему варианту я использовал следующие функции:

-ВПР - ищет значение в крайнем левом столбце таблицы и возвращает значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки.

-СУММ – суммирует аргументы.

-СРЗНАЧ – возвращает среднее арифметическое аргументов.

-ЧАСТНОЕ – возвращает целую часть результата деления с остатком.
Раздел II

Построение диаграмм
Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на листе, удобный для анализа и сравнения.

Описание разных типов диаграмм можно посмотреть в справочной системе Excel.

Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные на листе будут использованы.

Область данных диаграммы - это выделенная область ячеек на листе, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов используются соответственно для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды.

Область числовых данных - это ячейки, которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X.

Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме категории оси X используются для обозначения сегментов круга.

Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов указанных категорий данных.

Часто именно прямоугольная область листа используется для создания диаграммы. В этом случае достаточно выделить эту область, чтобы сгенерировать диаграмму.

Иногда необходимо исключить некоторые части листа перед созданием диаграммы, потому что они пустые или содержат данные, которые должны отсутствовать на диаграмме. Простейший путь исключить ячейки, которые не должны отображаться на диаграмме, - это нажать клавишу Ctrl при выделении несмежных областей ячеек.

При создании диаграмм с помощью Мастера диаграмм данные автоматически разделяются наряды данных и категории. Например, рядами данных могут стать выделенные строки, а категориями - заголовки столбцов. Или, при построении графика функции, столбец значений аргумента функции является категорией, а столбец значений функции -рядом.

Чтобы создать диаграмму на рабочем листе, нужно выделить данные, которые будут в ней использованы, и вызвать Мастер диаграмм с помощью пиктограммы

Мастер диаграмм имеет четыре окна - четыре шага, позволяющие:

шаг 1 из 4- выбрать тип диаграммы,

шаг 2 из 4- определить диапазон, содержащий данные для построения диаграммы (вкладка диапазон данных); классифицировать данные как ряды и категории (вкладка ряд);

шаг 3 из 4- внести метки для обозначения осей, выбрать способ представления легенды и задать название диаграммы;

шаг 4 из 4- разместить диаграмму на отдельном или имеющемся листе.

Переход от одного окна к другому (от одного шага к другому) осуществляется по нажатию кнопки далее.

По завершении 4-го шага нажимается кнопка готово. Диалоговое окно Мастер диаграмм- шаг 4 из 4 закрывается и на рабочем листе появляется внедренная диаграмма.

Изменение данных диаграммы. Во внедренную диаграмму можно вносить некоторые изменения: удалять, добавлять, исправлять и переупорядочивать ряды данных.
Раздел III

Сортировка данных

Сортировка данных в Excel

При работе с данными в Excel может понадобиться их упорядочить. Например, в большой организации нужен список сотрудников в алфавитном порядке фамилий, а также списки их в порядке убывания или возрастания стажа работы, возраста или размера зарплаты. Для решения этой задачи не требуется вводить данные несколько раз. С помощью механизма сортировки в Excel легко отсортировать имеющиеся данные в нужном порядке.

Фильтрация данных в Excel

Для обработки части большого диапазона данных можно воспользоваться фильтрацией. При фильтрации остаются видимыми только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям, а остальные скрываются до тех пор, пока не будет отменен фильтр.

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

1. 
   Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
   
2. 
   Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
   
3. 
   Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.
   

Включение автофильтра:

1. 
   Выделить одну ячейку из диапазона данных.
   
2. 
   На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
   
3. 
   Щелкнуть по кнопке Фильтр[Filter] .
   

Фильтрация записей:

1. 
   В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
   

2. 
   Выбрать условие фильтрации.
   

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010. 

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он  позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

Вначале надо скопировать шапку таблицы. Построить таблицу условий отбора данных можно либо на активном листе, либо на другом. Предпочтительнее на другом листе, иначе после фильтрации эти условия или их часть могут быть скрыты. 

Записать условия фильтрации. Условия, записанные в одной строке, выполняются одновременно (как условие «И»), а в разных строках - как условие выбора («ИЛИ»). В качестве условия может быть совпадение значения, которое заносится в ячейку, или сравнение с заданным в ячейке значением с помощью знаков < или >. Если один столбец должен удовлетворять двум условиям, его заголовок нужно повторить еще раз и записать в этом столбце второе условие.

На вкладке Данные [Data] найти группу команд Сортировка и фильтр [Sort&Filter] и выбрать команду Дополнительно [Advansed]. 

В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.

Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.

Указать при необходимости место с результатами в поле  Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.

Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].

Список использованной литературы

1. 
   Соболь Б.В. и др. Информатика: Учебник. –Ростов н/Д: Феникс, 2009. -448с.
   
2. 
   Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере/ Под редакциекй профессора Н.В. Макаровой. – М: Финансы и статистика, 2005. – 255с.