кадры. 1Документирование кадровой службы. Ях с работником обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права
 Скачать 134.5 Kb.
|
|
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ Все работодатели (физические лица и юридические лица независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности) в трудовых отношениях с работником обязаны руководствоваться положениями трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (статья 11 ТК РФ). 1. Состав локальных нормативных актов для каждой организации закреплен ТК РФ Внутренние локальные нормативные акты, документы разрабатываемые для регламентирования трудовых отношений и установления условий труда в пределах своей компетенции, являются основой для юридического закрепления рабочих вопросов. Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие (ст.12 ТК РФ) Всех поступающих на работу сотрудников обязательно знакомить с внутренними локальными нормативными актами, касающимися их деятельности под роспись. 1.1 Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения сотрудников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к сотрудникам меры поощрения и взыскания. Приложением к «Правилам внутреннего трудового распорядка могут являться «Кодекс деловой этики», «Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия», «Перечень сведений конфиденциального характера, составляющих коммерческую тайну, «Корпоративный кодекс». 1.2 Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника. Должностные инструкции утверждаются Генеральным директором. Перечни функциональных обязанностей сотрудников разрабатываются и подписываются руководителями структурных подразделений. Все сотрудники должны быть ознакомлены с должностными инструкциями и перечнями функциональных обязанностей под роспись. 1.3 Структура и штатная численность - документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, визируются в подразделениях, утверждается директором. Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименование и штатная численность. ОБРАЗЕЦ Акционерно-коммерческий банк УТВЕРЖДЕНА "ИНФО-БАНК" Советом директоров СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ АКБ "ИНФО-БАНК" ЧИСЛЕННОСТЬ (протокол №6 от15.04.2002) Краснодар
1.4 Штатное расписание – применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Штатные расписания на следующий календарный год разрабатываются Кадровым управлением компании, согласовываются с директорами по направлениям и начальниками подразделений и представляются на утверждение Генеральному директору не позднее 15 декабря текущего года. Штатное расписание утверждается приказом Генерального директора. Изменения в штатное расписание вносятся так же в соответствии с приказом Генерального директора, основанием для издания которого является служебная записка с обязательными визами согласования руководителя соответствующего структурного подразделения. Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)- рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием 1.5 График отпусков – обязательный локальный нормативный акт, утверждаемый ежегодно, не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников подразделений на календарный год по месяцам. Утвержденный график отпусков является обязательным для исполнения. Форма графика отпусков Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". График отпусков утверждается приказом руководителя структурного подразделения не позднее 15 декабря текущего года после предварительного согласования с начальниками подразделений. Сотрудники должны быть ознакомлены с графиком отпусков под роспись(ст.123 ТК РФ). При переносе срока отпуска на другое время с согласия сотрудника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения. Примечание: при составлении графика отпусков рекомендуется произвести равномерное распределение ежегодных оплачиваемых отпусков по всему календарному году таким образом, чтобы это не отразилось на нормальной работе предприятия. 1.6 Положение об оплате труда, размеров тарифных ставок, окладов, различного рода выплат (ст.135 ТК РФ) 1.7 Положение о системе премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст.144ТК РФ) При составлении 1.5.,.1.6. участвуют экономист и юрист. 1.8 График сменности - при сменном режиме работы, обязательное ознакомление работников (ст. 103 ТК РФ) 1.9 Положение (инструкция) о порядке обработки персональных данных работника - локальный нормативный акт, в котором в соответствии с главой 14 ТК РФ «Защита персональных данных работника» (ст.85-90) регламентированы требования при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, хранение и использование персональных данных. 1.10 Положение о введении, замене и пересмотре норм труда (ст. 162ТК РФ) принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее, чем за два месяца. 1.11 Положения о структурных подразделениях - локальный нормативный акт, в котором регламентируются основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность структурного подразделения. Работа отдела кадров регламентируется положением об отделе кадров предприятия. Работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы труда, не противоречащие ТК РФ Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований: локальные нормативные акты, регламентирующие режим работы и условий труда принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190 ТК РФ) Штатное расписание, положение о структурных подразделениях, должностные инструкции - принимаются работодателем единолично УТВЕРЖДАЮ. Другие локальные нормативные акты могут приниматься в установленном в организации порядке. Особенностью локальных нормативных актов является включение Госкомстатом России в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и оплате (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» 2. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника. 2.1. Трудовой договор – соглашение между Работником и Работодателем, в соответствии с которым Работодатель обязуется предоставить Работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, своевременно и в полном размере выплачивать Работнику заработную плату, а Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением функцию, соблюдать действующие в организации Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Трудовой договор заключается в письменной фирме в 2-х экземплярах, подписывается Руководителем и Работником, заверяется печатью. Один экземпляр Трудового договора хранится в личном деле Работника в отделе кадров предприятия, второй – у Работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме («Дополнительное соглашение к трудовому договору»). Возможно по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, изменение определенных сторонами существенных условий Трудового договора по инициативе Работодателя при продолжении Работником работы без изменения трудовой функции. О введении указанных изменений Работник должен быть уведомлен Работодателем в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения, если иное не предусмотрено ТК РФ или иным федеральным законом. 2.2. Трудовая книжкаустановленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в является для Работника основной. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы (ст.66ТК РФ). Инструкция по ведению трудовых книжек утверждена Постановлением Минтруда и социального развития РФ № 69 от 10 октября 2003 г. Постановление Правительства О трудовых книжках N 225 от16 апреля 2003 г. (в ред. Постановления Правительства РФ от 06.02.2004 N 51). 3. Распорядительная документация. Приказы по личному составу – частично унифицированы по форме и содержанию и утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Приказы по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы по личному составу не имеющие установленной формы оформляются на бланках ф А4 ОБРАЗЕЦ ООО «Уралбытснаб» ПРИКАЗ 27.06.2006. Краснодар №35 О замещении В целях замещения находящегося в отпуске начальника транспортного отдела Котова Сергея Петровича и обеспечения графика поставок продукции ПЕРЕВЕСТИ: Дятлова Георгия Степановича, состоящего в должности заместителя начальника планового отдела, на должность начальника транспортного отдела на срок с 27 июня 2003г. по 15 июля 2006г., с выплатой разницы между окладами по основной и замещаемой должностями. Основание: докладная записка заместителя генерального директора Крылова С.А. от __№__ Генеральный директор Морозов А.И. Морозов Начальник юридического отдела Петров И.А. Петров 27 июня 2006г. С приказом ознакомлен Дятлов 27.06.2006г. Г.С. Дятлов Распорядительная часть начинается с глагола- «ИЗМЕНИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «СЧИТАТЬ» и т.д., напечатанного прописными буквами без абзаца, с новой строки, после заголовка к тексту. В заголовке к тексту таких приказов пишут: «о компенсации», «об изменении фамилии», «о назначении на должность» и т.п. Далее с новой строки, с абзаца, пишется полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ, и действие приказа. Необходимость визирования данного приказа главным бухгалтером и (или) юристом устанавливается по усмотрению администрации или руководителя организации  4. Информационно-расчетная документация. 4.1 Табель учета использования рабочего времени – применяется для учета использования рабочего времени сотрудниками компании, для контроля за соблюдением сотрудниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а так же составления статистической отчетности по труду. Формой учета рабочего времени является форма Т-13. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листков временной нетрудоспособности, приказов на отпуск, и т.д.) Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль: за своевременной явкой сотрудников на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших; за нахождением сотрудников в рабочее время на своих рабочих местах, а так же за своевременным уходом и приходом сотрудников во время обеденного перерыва; за своевременностью ухода сотрудников по окончании рабочего дня; за фактически отработанным временем, временем простоя, временем болезни, отпусков и другими формами использования рабочего времени. Составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию. 4.2 Личная карточка Т-2 – заполняется на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а так же сведений, сообщенных о себе сотрудником. Форма Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Для заполнения личной карточки необходимы следующие документы: паспорт (или иной документ удостоверения личности); трудовая книжка; военный билет; документ об окончании учебного заведения; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; приказ о приеме на работу. Вся остальная информация вносится на основании его персональных данных, т.е. сведений, сообщенных о себе сотрудником. В соответствии с 14 разделом Трудового кодекса эти сведения являются конфиденциальной информацией, и работодатель принимает на себя ответственность по защите персональных данных сотрудников. Личное карточка сотрудника ведется в период всей его трудовой деятельности на предприятии, и после увольнения хранится 75 лет в архиве. 4.3 Личное дело сотрудника – оформляется в картонном скоросшивателе и содержит документы (копии документов), которые располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета сотрудника; дополнение к личному листку по учету кадров ; копии документов сотрудника (паспорт, об образовании, и т.д.); справка о состоянии здоровья; трудовой договор; копии приказов о приеме, переводе, перемещении сотрудника; договор об индивидуальной материальной ответственности (если есть); другие документы (копии документов), поступившие в отдел кадров и связанные с трудовой деятельностью и личными данными сотрудника. На обложке личного дела должны содержаться следующие реквизиты: наименование предприятия; номер личного дела (присваивается при передаче дела на архивное хранение); фамилия, имя, отчество сотрудника; дата приема на работу; дата увольнения (при передаче дела на архивное хранение); количество листов в деле (при передаче дела на архивное хранение); срок хранения – 75 лет. Личное дело сотрудника ведется в период всей его трудовой деятельности на предприятии, и после увольнения хранится 75 лет в архиве. Среди других документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на следующие: Документация по охране труда (должны быть составлены и доведены до сведения работников под роспись инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и т.д.). За отсутствие указанной документации к юридическому лицу могут быть применены штрафные санкции. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Таким образом, договоры о полной материальной ответственности не могут заключаться с лицами, которым материальные ценности непосредственно не передаются для осуществления их производственной деятельности. 4.4 Официальная внутренняя переписка Внутренняя переписка решает следующие задачи: выражает письменное мнение (просьбу, предложение) одной из сторон: работодателя или работника; является неотъемлемым звеном в процедуре приема, увольнения, перевода работников, оформления отпуска и другого движения персонала; служит необходимым документальным доказательством в вопросах трудового спора. Наиболее типичной формой внутренней переписки является: со стороны Работника – заявление; со стороны Работодателя – уведомление.
Личные заявления пишутся сотрудником от руки. Образцы заявлений: О приеме на работу __________________________________ (должность, фамилия, инициалы руководителя) _________________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) Проживающего по адресу:_________________ ________________________________________ (указывается адрес прописки) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня,___________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) на работу в (подразделение, цех, отдел)_____________________________на должность (или по профессии) _________________________________________с «_____»___________________200_г., с окладом______руб. «_____»_________________200_г. ______________________________ (подпись) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- О предоставлении отпуска ____________________________ (должность, фамилия, инициалы руководителя) _________________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) _________________________________________ (занимаемая должность или профессия) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ___________________________________________________________________ (очередной отпуск, ученый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы) (согласно графику отпусков, справке - вызова, по семейным обстоятельствам) на ______дней с «_____»__________________200_г. по «_____»_________________200_г. «_____»__________________200_г. ________________________________ (подпись подавшего заявление) Об увольнении по собственному желанию ____________________________ (должность, фамилия, инициалы руководителя) _________________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) _________________________________________ (занимаемая должность или профессия) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу уволить меня с работы по собственному желанию с «____»______________200_г., в связи с невозможностью продолжения мною работы по причине _____________________________________ _______________________________________________________________________________________ (зачисления в образовательное учреждение, выхода на пенсию, необходимости осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, установленного нарушения работодателем законов и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора) «____»______________200_г. _____________________ (подпись) Об увольнении в порядке перевода ____________________________ (должность, фамилия, инициалы руководителя) _________________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) _________________________________________ (занимаемая должность или профессия) ЗАЯВЛЕНИЕ В соответствии с пунктом 5 статьи 77 Трудового кодекса РФ прошу уволить меня «____»___________200_г., в порядке перевода на работу к другому работодателю в_____________________________________________ (наименование организации) на должность_____________________________ «____»______________200_г. _____________________ (подпись) О переводе в связи с беременностью ____________________________ (должность, фамилия, инициалы руководителя) _________________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) _________________________________________ (занимаемая должность или профессия) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу в связи с беременностью перевести меня на другую работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов, с сохранением среднего заработка по прежней работе. До решения вопроса о предоставлении другой работы прошу освободить меня от работы с сохранением среднего заработка за все пропущенные вследствие этого рабочие дни за счет средств работодателя. Приложение: медицинское заключение от «___»_____________200_г. «____»______________200_г. _____________________ (подпись) О переводе на другую работу ____________________________ (должность, фамилия, инициалы руководителя) _________________________________________ (наименование предприятия или учреждения) от_______________________________________ (фамилия, имя, отчество работника) _________________________________________ (занимаемая должность или профессия) ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перевести меня на постоянную работу в должности (или по профессии) ________________________ в ____________________(подразделение, цех, отдел), с «____»_____________200_г., с окладом согласно штатному расписанию «____»______________200_г. _____________________ (подпись) |