практическое занятие по документообороту. практика 1. Занятие 1 организация работы с письмами цель работы
 Скачать 179.32 Kb.
|
|
Выполнила: Бакирова Р. Р. ЭК-382 ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМАМИ ЦЕЛЬ РАБОТЫ Ознакомиться с основными требованиями организации работы со служебными письмами, получить практические навыки регистрации, отправки, систематизации и хранения служебных писем. Контрольные вопросы 1. Где печатается реквизит «адресат»? Реквизит «адресат» печатается в правом верхнем углу документа. Письмо адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. При направлении документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже 2. Что такое электронное сообщение? Электронное сообщение (электронное письмо) – это документ, передаваемый по каналам электронной почты, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений. 3. Что такое электронное факсограмма? С помощью средств электронной связи осуществляется передача писем в виде факсограмм, электронных сообщений. Факсограмма передается в случае срочного доведения информации. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к письму. 4. Определение понятие «служебное (деловое) письмо» Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером или по факсу. Письмо составляется на специальном бланке или стандартном листе бумаги формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. 5. Перечислите обязательные реквизиты письма? Обязательные реквизиты делового письма 01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); 02 - эмблема; 03 - товарный знак (знак обслуживания); 04 - код формы документа; 05 - наименование организации - автора документа; 06 - наименование структурного подразделения - автора документа; 07 - наименование должности лица - автора документа; 08 - справочные данные об организации; 09 - наименование вида документа; 10 - дата документа; 11 - регистрационный номер документа; 12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; 13 - место составления (издания) документа; 14 - гриф ограничения доступа к документу; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - заголовок к тексту; 18 - текст документа; 19 - отметка о приложении; 20 - гриф согласования документа; 21 - виза; 22 - подпись; 23 - отметка об электронной подписи; 24 - печать; 25 - отметка об исполнителе; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка о поступлении документа; 28 - резолюция; 29 - отметка о контроле; 30 - отметка о направлении документа в дело. 6. Составные части реквизита «подпись»? Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 7. Классификация писем? Существуют различные классификации служебных писем. Каждое учреждение, организация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в дела. В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые учреждением), что определяет форму их обработки, и на письма, требующие ответа (просьба, предложение, презентация) и письма, не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное и т.п.). Письмо-просьба Письмо-ответ Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Письмо-извещение Письмо-напоминание Письмо-подтверждение Циркулярные письма По своему назначению встречаются и другие виды писем: коммерческие, рекламные, письма–приглашения инструкционные и т.д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению. 8. Каковы требования, предъявляемые к тексту служебного письма? Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Оно должно быть: а) Кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5–7 строк, то можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случаи печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается. б) Полным. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п. в) Точным и объективным. Служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование. г) Корректным по форме. При составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения. Тон изложения должен быть нейтральным. Текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру. Приложение А  Приложение Б  |