Лабораторное занятие 1-2 Сбор и анализ информации. Занятие 1,2 Сбор и анализ информации Анализ предметной области на примере компании "мед"
 Скачать 64.05 Kb.
|
Лабораторное занятие № 1,2Сбор и анализ информацииАнализ предметной области на примере компании “МЕД”Цель: Изучить состав, содержание и процедуры формирования основных документов, которые создаются в процессе типового проектирования ИС, приобрести навыки разработки диаграмм бизнес-процессов на основе их вербального описания, которое получается в результате обследования деятельности предприятий Порядок выполнения практического задания В процессе выполнения практического задания проводится анализ и оформление результатов обследования деятельности гипотетического предприятия "МЕД", и на его основе разрабатываются документы, необходимые для настройки типовой ИС. По итогам проведения обследования обычно формируются следующие документы: Предварительная информация. Видение выполнения проекта и границы проекта. Отчет об обследовании. План составления документов Предварительная информация Краткая информация о компании (профиль клиента). Цели проекта. Подразделения и пользователи системы. Видение выполнения проекта и границы проекта Отчет об обследовании: Анализ существующего уровня автоматизации Общие требования к ИС Формы документов Описание системы учета: Учетная политика компании Используемых план счетов Список типовых хозяйственных операций и их отражение в проводках Описание справочников Иерархическая структура справочников Физическая диаграмма Организационная диаграмма Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов Диаграммы прецедентов Описания бизнес-процессов (книга бизнес-процессов): Описание бизнес-процесса Диаграмма действий Таблица операций диаграммы действий Проектирование реализации операций бизнес-процесса в информационной системе Диаграмма классов Диаграмма базы данных Краткая информация о компании "МЕД"Компания - дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Компания осуществляет доставку товаров, как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Основные бизнес-процессы компании - закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами. Уровень конкуренции для компании в последнее время возрос, так как на рынок вышли два новых конкурента, к которым перешла часть клиентов и ряд наиболее квалифицированных сотрудников ЗАО "МЕД". ЗАО "МЕД" имеет два филиала - в Курске и Санкт-Петербурге. Каждый филиал функционирует как самостоятельное юридическое лицо, являясь полностью принадлежащей ЗАО "МЕД" дочерней компанией. По предварительным планам, Компания намерена открыть также дочернее предприятие для организации производства в непосредственной близости к своим заказчикам. Адреса и телефоны Москва, К-123 Центральная улица, д. 20, стр. 7, офис 709 Телефон: (095) 345-6789, факс: (095) 345-9876 Контактные лица Борис Нефедьев - Генеральный директор Дмитрий Кононов - Исполнительный директор Артур Иванченко - Директор по маркетингу Сотрудники На момент проведения Диагностики штат компании составляет 110 сотрудников. Цели проекта. Основными целями проекта автоматизации компании "МЕД" являются: Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы поддержки логистических процессов компании. Повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе. Видение выполнения проекта и границы проектаВ рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях ЗАО "МЕД": Отдел закупок; Отдел приемки; Отдел продаж; Отдел маркетинга; Группа планирования и маркетинга; Группа логистики; Учетно-операционный отдел; Учетный отдел; Отдел сертификации (в части учета сертификатов на медикаменты); Бухгалтерия (только в части учета закупок, продаж, поступлений и платежей). Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, расчета и начисления заработной платы, управления кадрами. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами. Количество рабочих мест пользователей - 50. Отчет об обследованииСуществующий уровень автоматизацииСписок программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования "1С: Предприятие 7.7" ("Бухгалтерия", "Торговля", "Зарплата", "Кадры", "Касса", "Банк") для работы бухгалтерии. Две собственные разработки на базе конфигуратора "1С" - "Закупки" и "Продажи". Собственная разработка на базе FOXPRO для финансового отдела. Excel для планирования продаж.
Общие требования к информационной системеОдно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве. Ключевые функциональные требования к информационной системе: Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями. Возможность удаленного доступа. Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе. Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков. Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов. Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами. Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы. Формы отчетных документов Отчет о дебиторской задолженности
Отчет о кредиторской задолженности
Отчет о требуемых закупках
Описание системы учетаУчетная политика компании Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчетности по методу начисления. Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО). ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы). Используемый план счетов
Описание справочниковОписания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД".
Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиентов первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень - "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибьюторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены пятизначные порядковые номера 00001, 00002 и т.д. Задание 1. Физическая диаграммаСоставьте физическую диаграмму в соответствии с описанием деятельности компании дистрибьютора МЕД. Компания дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Планирование закупок компания осуществляет на основании статистики продаж, которую предоставляют сеть аптек и дистрибьюторы. Компания осуществляет доставку медикаментов как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Компания имеет собственный склад для хранения медикаментов. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| № п.п | Код бизнес-процесса | Наименование бизнес-процесса |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
Номер бизнес-процесса составьте из букв и цифр так, чтобы по номеру был интуитивно понятен смысл бизнес-процесса.
Задание 4. Диаграмма прецедентов компании "МЕД"
На основе таблицы описания состава автоматизируемых бизнес-процессов и организационной диаграммы составьте диаграмму прецедентов.
Описание бизнес-процессов предприятия оптовой торговли лекарственными препаратами
Задание 5. Построение диаграммы действий бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
На основании описания бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними.
Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Описание бизнес-процесс "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Предприятие планирует закупки медикаментов. Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется следующим образом:
Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.
Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре.
Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков. Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие). В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета.
Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.
Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.
Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.
Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.
Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.
Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами.
Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику.
Задание 6. Таблица операций диаграммы действий бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам", отразите в Таблице описания операций.
| Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) |
| | | | | | |
Задание 7. Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" в информационной системе
Все операции, участвующие в процессе, отразите в Таблице проектирования операций, имеющей следующий формат:
| Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
| | | | | |
Задание 8. Построение диаграммы действий бизнес-процесса "Запасы-склад (приходование товара)"
Описание бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"
Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.
Задание 9. Таблица операций диаграммы действий бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"
| Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) |
| | | | | | |
Задание 10. Проектирование реализации операций бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)" в информационной системе
| Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
| | | | | |
Задание 11. Построение диаграммы действий бизнес-процесса "Продажи"
Описание бизнес-процесс "Продажи"
Менеджер отдела продаж ежедневно получает от клиента Заказ на конкретную номенклатурную единицу медикаментов. В Заказе номенклатурных единиц клиент указывает желаемую отсрочку платежа.
При получении Заказа менеджер отдела продаж по справочнику лицензий проверяет наличие у клиента действующей лицензии на право реализации медикаментов. При отсутствии лицензии продажа медикаментов клиенту не производится. Наличие лицензии проверяется по мере необходимости.
Менеджер отдела продаж ежедневно проверяет наличие необходимого количества заказанных медикаментов на складе.
Если медикаментов недостаточно для выполнения заказа, то менеджер отдела продаж размещает Заказ в реестре "неудовлетворенный спрос". Затем менеджер ежедневно проверяет возможность выполнения Заказа, размещенного в реестре "неудовлетворенный спрос".
При наличии у клиента необходимой лицензии и достаточном количестве товара на складе в отделе продаж на основании Заказа и договора формируется Заявка на номенклатурные единицы. Заявки формируются ежедневно.
Ежедневно на основании Заявки менеджер отдела продаж осуществляет резервирование товара.
Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует кредитный лимит и дебиторскую задолженность потенциальных покупателей.
Если кредитный лимит и дебиторская задолженность не превышают допустимых значений, то Заявка передается на склад в Учетно-операционный отдел.
При превышении кредитного лимита или наличии просроченной дебиторской задолженности свыше допустимого количества дней менеджер отдела продаж заявку в Учетно-операционный отдел не передает, процесс продаж приостанавливается, осуществляются переговоры с клиентом.
Менеджер учетно-операционного отдела, получив Заявку, ежедневно производит подборку номенклатурных единиц.
Менеджер учетно-операционного отдела ежедневно формирует упаковочные листы для вложения их в каждый ящик.
Менеджером учетно-операционного отдела ежедневно формируются для клиента следующие документы: счет, расходная накладная, счет-фактура.
При фактической отгрузке товара со склада осуществляется его списание. Списание медикаментов осуществляется по расходной накладной и сопровождается формированием проводки Д62-К41.
Задание 12. Таблица операций диаграммы действий бизнес-процесса "Продажи"| Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) |
| | | | | | |
Задание 13. Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Продажи" в информационной системе
| Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
| | | | | |
Задание 14. Построение диаграммы действий бизнес-процесса "Взаиморасчеты с клиентами"
Описание бизнес-процесс "Взаиморасчеты с клиентами"
Менеджер отдела продаж до 10 раз в день отгружает товары клиентам в соответствии с договорами и Приказом по кредитной линии. Одновременно с отгрузкой товара менеджер отдела продаж выставляет счет клиенту. Счет регистрируется в реестре счетов.
По факту произведенной отгрузки менеджер отдела продаж делает запись в журнале отгрузок и оплат, тем самым фиксируя задолженность клиента.
Бухгалтер компании ежедневно получает и обрабатывает выписки с расчетных счетов банков. Бухгалтер на основании банковской выписки определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.
Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов, проверяя допустимый срок оплаты счета.
Если платежи по счету на расчетный счет компании не поступили и срок оплаты счета истек, то менеджер отдела продаж блокирует отгрузку товара клиенту. Если клиент оплатил счет, то менеджер вносит сведения об оплате в Журнал отгрузок и оплат.
Бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов с клиентами.
Задание 15. Таблица операций диаграммы действий бизнес-процесса "Взаиморасчеты с клиентами"| Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) |
| | | | | | |
Задание 16. Проектирование реализации операций бизнес-процесса "Взаиморасчеты с клиентами" в информационной системе
| Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
| | | | | |
Задание 17. Диаграмма классов
На основе составленных диаграмм и таблиц сформировать диаграмм классов.
Задание 18. Диаграмма базы данных
На основе диаграммы классов составить диаграмму базы данных.
