Практическое занятие 7 ф1. Занятие 7 Пошаговая инструкция Создание базы данных в ms access 2007

• Название: Занятие 7 Пошаговая инструкция Создание базы данных в ms access 2007
• Дата: 27.01.2023
• Размер: 185.14 Kb.
• Имя файла: Практическое занятие 7 ф1.docx
• Тип: Занятие; #908664

Практическое занятие 7

Пошаговая инструкция Создание базы данных в MS Access 2007:

Цель работы: освоить пошаговое создание базы данных в MS Access 2007.

Задачи работы:

1. 
   Изучить описание MS Access;
   
2. 
   Изучить определения основных понятий
   
3. 
   Изучить создание БД
   

1. 
   Создание и заполнение таблиц
   
2. 
   Создание и редактирование схем данных
   
3. 
   Выполнение запросов
   
4. 
   Создание формы
   
5. 
   Формирование отчета
   

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. 
   Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
   
2. 
   Сущность – отдельная таблица базы данных.
   
3. 
   Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
   
4. 
   Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
   
5. 
   Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
   
6. 
   Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
   
7. 
   SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.
   

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. 
   Запустите MS Access 2007.
   
2. 
   Нажмите на кнопку «Новая база данных».
   
3. 
   В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. 
   Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   

2. 
   Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   
   

Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

3. 
   После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
   
4. 
   Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
   

3. 
   Заполните таблицу необходимыми значениями.
   

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. 
   Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
   
2. 
   Нажать на кнопку «Схема данных».
   
3. 
   Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   

4. 
   Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
   
5. 
   Нажмите кнопку «ОК».
   

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. 
   Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.