курсовая организация архивной справочно-организационной работы. курсовая Организация архивной и справочно-информационной работы. 1. теоретические основы подготовки номенклатуры дел предприятия 11
 Скачать 356.56 Kb.
|
|
СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 9 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПРЕДПРИЯТИЯ 11 1.1 Понятие, виды и назначение номенклатуры дел 11 1.2 Этапы разработки оформления номенклатуры дел 15 2. АНАЛИЗ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПЕРМСКОГО НАЦИОНАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОГО ПОЛИТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА И РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЕЕ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ 22 2.1 Анализ организационной структуры, документооборота и номенклатуры дел Пермского национального исследовательского политехнического университете 22 Адрес ПНИПУ: 614990, Пермский край, г. Пермь, Комсомольский проспект, д. 29 22 Телефон/факс: +7 (342) 219-80-67, +7 (342) 212-39-27 22 Е-mail: rector@pstu.ru. 22 Номенклатура дел ПНИПУ оформляется на общем бланке организации. Она в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Номенклатура визируется руководителем архива и должна быть одобрена экспертной комиссией организации. Номенклатура дел – многостраничный документ. Первый лист оформляется на общем бланке или чистом листе формата А-4. 23 Реквизиты номенклатуры дел: 23 1. Наименование организации. 23 2. Наименование вида документа. 23 3. Дата. 23 4. Индекс. 23 5. Место составления. 23 6. Гриф утверждения. 23 7. Заголовок к тексту на 2018 год. 23 8. Текст. 23 9. Отметка о согласовании виза согласования. 23 Номенклатура дел организации подписывается руководителем отдела документационного обеспечения Управления документацией и в обязательном порядке утверждается ректором университета. 24 Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения после ее согласования с архивом университета. 24 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ПНИПУ. 24 Основным документом, отражающим методику разработки номенклатуры дел, являются Основные правила работы архивов организации. Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, закрепляют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел и т.д. 24 Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов. 24 Для организации хранения и обеспечения сохранности документов архив ПНИПУ создает документальный фонд университета. Сводная номенклатура дел как раз и отражает весь документальный фонд организации. В архиве ПНИПУ сводная номенклатура дел создается на основании Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения и Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 24 Сводная номенклатура дел в архиве ПНИПУ составляется заведующим архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений. 25 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Названиями ее разделов являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой ПНИПУ. 25 Номенклатура дел имеет строго унифицированную форму и пять обязательных граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения, примечание. 25 1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела. 25 Каждому делу, заголовок от которого включен в номенклатуру дел, присваивается свой индекс. Индексы имеют особое значение для практического использования номенклатуры. 25 Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. 25 Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. 25 Например: 02-01-03 означает, что 02 – это Управление документацией, 01 – это Отдел документационного обеспечения, а 03 будет обозначать порядковый номер дела в номенклатуре этого структурного подразделения. Группы цифр отделяются с помощью тире. 25 2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел, в обобщенной форме отражающие основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «переписка по кадрам» и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований. 25 Заголовки дела располагаются в определенной последовательности. Она основывается на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. Стабильность расположения заголовков обеспечивает быстрый поиск заголовков дел. 26 Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и другую документацию. 26 Внутри перечисленных категорий документации заголовки также систематизируют с учетом их важности. 26 Заголовок дела должен четко отражать и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов всего комплекса. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 26 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например: документы (книги учета поступления и выбытия документов, паспорт архива, реестры описей) архивного учета. 26 В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например: переписка с Рособразованием, МОиПО Свердловской области по вопросам приема в университет. 26 3. В графу 3 номенклатуры дел заполняется количество единиц хранения. 26 Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел. Дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов). 26 В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по сроки хранения документов на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения, по типовой или примерной номенклатуре дел или по согласованию Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Федерального архивного агентства. Отметка экспертно-проверочной комиссии в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие народно- хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Например: 5 лет ЭПК ст. 254. 27 Примечание экспертов экспертно-проверочной комиссии в отдельных статьях перечня документов со сроками хранения означает, что среди этих бумаг могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное или социально-культурное значение или историческое значение. 27 Специалисты экспертизы вместе с службой делопроизводства и заведующим архивом контролируют формирование дел в процессе производства и качество подготовки документов для передачи на хранение. Они также оказывают методическую и практические помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел (описи), актов и т.п. 27 Часть функции ЭПК заключается в рассмотрении, утверждении и согласовании с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатуры документов организации, описи дел постоянного хранения или длительного хранение (свыше 10 лет), а также актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. 27 Как ПНИПУ является источником комплектования государственного архива, университет должен представить описи дел документов постоянного хранения и по личному составу (годовые разделы) на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения. На утверждение в установленном порядке, а по личному составу – на согласование. Перед отправкой документов в государственный архив номенклатура дел должна быть согласована с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения. 27 4. В графе 5 проставляются отметки о заведении дела, переходящем деле и выделении дел к уничтожению. О лицах ответственных по формированию документов или передаче их в другую организацию 28 Так, в случае появления дел на следующий год у фирмы возникает дело, формирование которого продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». Выбрав время для формирования дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером 28 На основании перечня документов организации при наличии в перечне дел, который определяет срок хранения дела. В графе «Примечания», комментарии (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются») переносятся в графу No 5 номенклатуры дел организации без изменений 28 Номенклатура дел на предстоящий год составляется в последнем квартале и вводится в действие с первого дня следующего года. Если в организации не была изменена структура или реорганизация, в ходе которой перераспределялись функции и направление деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практики работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случае коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. 28 В номенклатуре должны быть учтены все документы, которые организация получает от иных организаций и лиц или создает в процессе своей деятельности. Номенклатура включает не только управленческие документы, но и все регистрационные формы - картотеки или журналы учета. 28 Сводная номенклатура дел печатается не менее чем в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в раздел службы документационного обеспечения управления; второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра; третий применяется в работе архива организации для осуществления контроля за формированием дел в делопроизводстве организации, учета дел и так далее; четвертый остается в архивном учреждении, с которым номенклатура дел была согласована (это для организаций источников-комплектования). Первый (титульный) лист номенклатуры печатается на бланке организации. 29 При завершении текущего года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Факт наличия заведенных за год дел в архиве организации. При этом, сводная номенклатура дел организации пересматриваются не реже чем раз в 5 лет. С каждым годом она уточняется и утверждается руководителем организации 29 Если в течение производственного года структура обеспечивает ведение номенклатур дел, то структурные подразделения обеспечивают их ведение. В частности при необходимости включают новые дела с действующей номенклатурой дел и используют резервный индексы в конце каждой категории 29 После окончания годового периода номенклатура дел структурного подразделения обязательно закрывается итоговой записью, в которой указываются количество и категория фактически заведенных за год документов. В службу делопроизводства передан экземпляр итоговой записи, подписанный лицом, ответственным за ведение дел в структурном подразделении. 29 Процесс согласования номенклатуры дел с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет и осуществляется обязательно при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда необходимо разработать новую номенклатуру дел. 29 Для оформления документов в государственных органах и муниципальных учреждениях необходимо иметь четыре экземпляра. 30 Один из первых экземпляров находится на хранении в службе делопроизводства. 30 В государственный архив, с ЭК которого согласовывалась номенклатура дел, передаётся второй экземпляр. 30 А третий экземпляр находится в архиве организации, у лица, отвечающего за архивное хранение. 30 На данный момент четвертый является рабочим экземпляром, который служба делопроизводства направляет в структурные подразделения для отправки выписок соответствующих разделов как обязательного плана формирования дел следующего года. 30 Сводный перечень дел утверждается руководителем организации (гриф утверждения руководителем в федеральных органах исполнительной власти) и регистрируется на общем потоке документов, связанных с управлением или управлением. 30 2.2 Рекомендации по совершенствованию оформления номенклатуры дел ПНИПУ 30 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 34 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 35 ВВЕДЕНИЕ В наше время классификация документов является одной из наиболее важной и до сих пор нерешенной проблемой. Появляются новые виды документов, увеличивается объем электронного документооборота, вопросы упорядочения работы с документами, а в основном их систематизация и классификация, выступают на первый план. Одним из эффективных способов систематизации и классификации крупных документальных фондов, образующихся в процессе деятельности организаций, является создание номенклатуры дел. Актуальность темы исследования обуславливается важностью обеспечения для любой организации упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает затраты труда и времени на повторную подготовку однотипных документов. Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации. Объект данной работы: номенклатура дел образовательной организации. Предмет работы: разработка номенклатуры дел Российского государственного профессионально – педагогического университета. Целью данного исследования является анализ порядка составления и назначения номенклатуры дел, на примере Пермского национального исследовательского политехнического университета. Для ее достижения необходимо решить следующие задачи: - рассмотреть понятие, виды и назначение номенклатуры дел; - охарактеризовать этапы разработки оформления номенклатуры дел; - провести анализ организационной структуры, документооборота и номенклатуры дел Пермского национального исследовательского политехнического университете; - предложить рекомендации по совершенствованию оформления номенклатуры дел ПНИПУ. При написании курсовой работы был использован общенаучный диалектический метод познания и его разновидности: метод логического анализа, сравнительно-правовой. Структура исследования. Курсовая работа состоит из введения, двух глав подразделенных на параграфы, заключения и списка использованных источников. 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПРЕДПРИЯТИЯ 1.1 Понятие, виды и назначение номенклатуры дел В настоящее время ФЗ «Об архивном деле в РФ»1 обязывает коммерческие организации сохранять документы, образующиеся в процессе их деятельности в соответствии с установленными сроками хранения. Если компания ликвидируется, то ей следует передать на государственное (муниципальное) хранение документы, срок хранения которых еще не истек. Они должны быть сформированы и оформлены в надлежащем виде. Вследствие этого, перед коммерческими организациями возникает необходимость создания архива. Он не может функционировать без локального нормативного акта компании – номенклатуры дел. Итак, «номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения». За разработку данного локального нормативного акта несет ответственность служба документационного обеспечения управления (ДОУ) (должностное лицо, ответственное за ДОУ) предприятия, которая создает сводную номенклатуру дел. Она включает в себя номенклатуры дел каждого структурного подразделения. Номенклатура дел конкретного структурного подразделения составляется его сотрудником, отвечающим за делопроизводство в отделе, или делопроизводителем, если в организации централизованная системе ДОУ. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом компании, положениями структурных подразделений, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год (если она имеется), описями дел постоянного и временного хранения, а также по личному составу (если такие имеются). При определении сроков хранения необходимо использовать «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Вопросы, связанные с номенклатурой дел организации, поднимаются в нормативных документах и в литературе постоянно. В основном, они касаются традиционных аспектов, как то: определение номенклатуры дел, ее функции и оформление. Тем не менее две группы вопросов пока что не получили нормативной регламентации и оставлены на усмотрение практиков делопроизводства: 1) развитие номенклатуры дел в связи с активным включением в документальный фонд организаций электронных документов; 2) ведение номенклатуры дел. Первая группа вопросов остается нерешенной в связи с консервативностью сферы делопроизводства и сравнительно недавней активизацией включения в документационное обеспечение управления электронных ресурсов2. Вопросы второй группы стоят давно, но регламентируются в нормативных документах редко и поверхностно. Рассмотрим их подробнее. Номенклатура дел по своим основным функциям выступает как: 1) поисковый справочник по документам организации; 2) учетный документ, отражающий состав документов и количество дел документального фонда организации. Характерным свойством номенклатуры дел можно назвать то, что она отражает изменяющийся объект (документальный фонд организации), сведения об изменениях которого вносятся в таблицу номенклатуры. Последнее особенно важно. Именно оно делает номенклатуру дел основой для составления описей. Это свойство реализуется в процессе функционирования номенклатуры дел посредством ее ведения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная, индивидуальная. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Типовые номенклатуры имеют обязательный характер. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для организации всей системы3. Такая номенклатура обязательна для использования всех лиц, работающих с документацией. Для того чтобы создать ее, необходима основа, к которой и будет добавляться остальная часть. Таким документом выступает примерная номенклатура дел. Если предприятие принимает для себя типовой вид номенклатуры, то в ней достаточно обозначить базовые разделы и подразделы3. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов в дела в определённой категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов. Примерная форма может использоваться каждым отделом для создания своей, которой будет удобно пользоваться в конкретном отделе. Чаще всего используется усредненный, общий пример документа, который будет удобно подогнать под работу конкретной организации, и ее отделов. Поэтому, собрав нужную информацию, сотрудник, занимающийся созданием номенклатуры, изучает ее, а потом создает примерный образец, который может использоваться всеми отделами. Индивидуальная номенклатура – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Индивидуальную номенклатуру дел должна иметь каждая организация. Обычно к индивидуальному типу номенклатуры предприятие приходит с годами, когда выработана определенная структура. Индивидуальный вариант устраивает именно конкретную организацию и применяется только в ней. В процессе работы она может постоянно меняться в зависимости от деятельности предприятия и издаваемых на нем бумаг. Так же различают сводную номенклатуру дел организации. В сводную номенклатуру входят все документы организации, а также она состоит из всех номенклатур структурных подразделений. Сводная номенклатура дел организации составляется службой делопроизводства по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений. Наличие номенклатуры дел в организации и ее структурных подразделениях не зависит от того, существует ли в этой организации типовая или примерная номенклатура4. Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы. В составлении номенклатуры дел также участвует экспертная комиссия организации, состоящая из руководителей структурных подразделений. Они контролируют процесс создания номенклатуры дел, принимают решения по спорным вопросам. Например, в том случае, если в типовом перечне документов с указанием сроков хранения отсутствует необходимый вид документа, именно комиссия определяет срок хранения. Также она может изменять сроки хранения документации, но они должны быть не менее установленных в типовом перечне5. Структура номенклатуры дел основывается на штатном расписании, так как разделы и подразделы соответствуют названиям структурных подразделений. Также их номера по данному локальному нормативному акту входят в состав индекса дел. Номенклатура дел оформляется в соответствии с унифицированной формой, которая закреплена в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» 2015 г. Она представляет собой таблицу, столбцы которой имеют следующие названия: индекс дела, заголовки дел, количество дел, сроки хранения дел и примечание. Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации, визируется руководителем архива (сотрудником, ответственным за архив), подписывается руководителем службы ДОУ (должностным лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с экспертной комиссией организации, а также экспертно-проверочной комиссией архива (при необходимости). 1.2 Этапы разработки оформления номенклатуры дел Название дел является основным учетным документом, поскольку создается для того чтобы правильно формировать и учитывать дела организации в процессе делопроизводства, включая отдел кадров. Есть три типа номенклатуры дел: стандартизированная (стандартная), приблизительная (прогнозная) и индивидуальная. Для каждого предприятия разрабатывается своя индивидуальная номенклатура дел. Многие коммерческие организации не обязаны разрабатывать и утверждать номенклатуру дел. Для его составления должны быть организации из списка субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов6. Вопросы ведения номенклатуры дел можно разделить на: 1) процессуальные, связанные с организацией получения информации об изменениях в количестве и составе дел; 2) связанные с процедурой внесения изменений. Процедура иногда рассматривается в методических документах, которые содержат рекомендации по процедурным вопросам. В них говорится, что структурные подразделения отмечают несозданные дела в течение года и учитывают дополнительные вопросы деятельности организации из-за неожиданных вопросов работы компании. Эти данные передаются на хранение и учет службе делопроизводства. В конце года они будут записаны в первую номенклатуру дел, а затем отойдут к окончательному отчету. Для достижения цели окончательного учета количества сформированных дел и состава документов, необходимо придерживаться такого порядка действий. Кроме того, это недостаточно для выполнения функции поиска, поскольку информация о реальных случаях может понадобиться до конца года. Мы считаем, что необходимо установить срок передачи информации о незапланированных делах и внести их службой делопроизводства в рабочую копию номенклатуры дел сразу после их появления. Вопросы, связанные с внесением изменений в номенклатуру дел, влияют на порядок: - внеочередное составление номенклатуры дел в связи с изменением структуры организации; - ввод информации о потерянных, неисправимо поврежденных и т.д. делах. Структура дел организации и ее структурных подразделений формируется каждый календарный год. Каждое подразделение должно иметь индивидуальную номенклатуру дел. Обычно они готовят номенклатуру отдела кадров – обновленную, дополненную или новую, руководитель или инспектор отдела кадров7. Объединенная номенклатура дел должна проверяться и утверждаться ежегодно, удаляя несущественные дела и добавляя новые. Номенклатура дел организации — это документ постоянного хранения, рассматриваемый как самостоятельный вопрос. В организациях, которые не передают документы на государственное хранение, номенклатурные дела хранятся не менее 10 лет. Алгоритм работы с номенклатурой дел представлен на рисунке 1.  Рисунок 1. Этапы работы с номенклатурой дел При составлении номенклатуры дел организации «следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошедший год, описями постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их хранения, стандартные и примерные номенклатуры дел.» В приложениях 7 и 8 Основных правил работы архивов организаций (утверждены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.) приведены соответственно установленные формы номенклатуры дел организации (сводная) и структурных подразделений, имеющие следующие разделы: индекс дела; наименование организации. заголовок (название); количество дел; срок сохранности дела. |