Отель. 1С Отель Инструкция пользователя. 1С Отель Инструкции пользователя Оглавление
 Скачать 2.4 Mb.
|
|
«1С:Отель» Инструкции пользователя Оглавление Оглавление ..................................................................................................................................... 2 Бронирование ............................................................................................................................. 3 Как оформить бронь на номер .............................................................................................. 3 Как оформить групповую бронь .......................................................................................... 6 Как найти ранее созданную бронь ....................................................................................... 9 Как оформить бронь по безналичному расчету ................................................................ 10 Как сменить в брони способ оплаты с безналичного расчёта на наличный .................. 13 Как внести предоплату наличными по брони ................................................................... 18 Размещение .............................................................................................................................. 20 Особенности использования графического инструмента «Карта номерного фонда» .. 20 Размещение без предварительного бронирования: графический способ ...................... 21 Размещение без предварительного бронирования через журнал размещений ............. 24 Как поселить по брони ........................................................................................................ 26 Особенности поселения по групповой брони ................................................................... 28 Как найти созданное ранее размещение ............................................................................ 30 Как продлить срок проживания ......................................................................................... 32 Как поселить с «Upgrade» ................................................................................................... 34 Как переселить гостя в другой номер ................................................................................ 36 Разделение стоимости проживания при поселении ......................................................... 37 Выселение гостя .................................................................................................................. 39 Расчеты с гостями .................................................................................................................... 41 Как оформить новый лицевой счет гостю......................................................................... 41 Как добавить гостю дополнительные услуги ................................................................... 42 Как оформить оплату наличными ...................................................................................... 43 Как повторно распечатать счет .......................................................................................... 44 Как сторнировать услуги .................................................................................................... 45 Как внести предоплату за дополнительные услуги ......................................................... 47 Работа с кассой ........................................................................................................................ 48 Как закрыть смену ............................................................................................................... 48 Работа с номерным фондом .................................................................................................... 49 Изменение статуса у одного номера .................................................................................. 50 Регистрация информации по утерянным вещам. ............................................................. 53 Инструкция по оформлению возвратов ................................................................................ 55 Процедура выполнения зачёта аванса. .................................................................................. 55 Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 3 Бронирование Как оформить бронь на номер 1. Нажмите кнопку «Новая бронь» а. В списке «Фронт-офис» на закладке «Заезд» б. В списке «Бронирования» (открывается из меню Фронт-офис/Журнал брони) 2. В новом окне Бронь (создание) укажите дату заезда, дату выезда и выберите тип номера. Вместо даты выезда можно указать количество суток пребывания в поле Ночей. (рис. 1). Рис. 1. Окно создания брони 3. Укажите количество гостей в полях Взрослые, Дети и укажите возраст детей, если такие имеются. После этого система автоматически подберёт вид размещения для каждого добавленного гостя (рис. 2 ). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 4 Рис. 2. Автоподбор вида размещения ПРИМЕЧАНИЕ Отметим, что особенности настройки шаблонов размещения описаны в разделе «Шаблоны видов размещения». 4. Далее начните вводить фамилию клиента в поле Гость №1 - система предложит выпадающий список подходящих гостей (рис. 3). Далее возможны три ситуации: а. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, и по паспортным данным это нужный Вам человек. Значит, гость уже бывал, и Вам нужно его выбрать либо щелчком мыши, либо нажатием клавиши «Enter». б. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, но по паспортным данным Вы понимаете, что это не тот человек, а полный тёзка Вашего нового клиента. Тогда необходимо нажать клавишу «Esc» на клавиатуре и только после этого подтвердить ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter». в. Если в списке нет гостя с указанными ФИО. Тогда Вы полостью вводите ФИО клиента и подтверждаете ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter». После в случае успешного создания брони новый клиент автоматически будет добавлен в список клиентов. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 5 Рис. 3. Поиск гостя при бронировании ПРИМЕЧАНИЕ Отметим, что существует возможность самостоятельно добавить информацию о клиенте, изменить имеющиеся данные, а также провести расширенный поиск клиентов по дополнительным параметрам. Подробную информацию можно найти в разделе Клиенты: добавление, изменение, поиск. 5. Если гость приезжает от организации необходимо указать контрагента в поле Заказчик. А также указать кто осуществляет оплату, способ оплаты и другие параметры 6. После завершения ввода данных по брони в окно Бронь (создание), нужно нажать кнопку OK или сочетание клавиш «Ctrl+Enter». В результате программа сформирует подтверждение брони. Причём номер подтверждения совпадает с номером группы (рисРис. 4). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 6 Рис. 4. Окно подтверждения брони 7. Отметим, что в журнале брони появится добавленная Вами бронь (рис. 5). Рис. 5. Новая бронь в журнале брони Как оформить групповую бронь Иногда необходимо забронировать некий набор номеров не указывая данные гостей и/или состав этого набора. А в дальнейшем при поступлении дополнительной информации от клиента провести детализацию групповой брони. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 7 1. Для бронирования нескольких номеров откройте форму «Что свободно» из меню «Фронт-Офис» 2. На форме отображен календарь наличия номеров – по категории на каждую датот обображается наличие номеров. 3. Выберите нужные даты и категории. 4. Укажите состав гостей в одном номере. 5. Укажите общее количество номеров 6. Кнопка «Добавить в заказ» добавляет номера к «Корзину заказа». 7. В «Корзину можно набрать разный набор номеров на один период или на разные сроки. Система автоматически рассчитает стоимость такой группы. 8. Нажмите кнопку «Забронировать» - откроется новая группа. 9. Выберите плательщика и нажмите кнопку «Записать и закрыть». Рис. 6. Групповое бронирование а. Просмотр существующей брони с возможностью её редактирования Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 8 Выделите нужную бронь и нажмите кнопку Открыть или дважды кликните на нужной брони. Откроется окно с параметрами брони (см.рис.Ошибка! Источник ссылки не найден.). Укажите ФИО, контакты гостя (или гостей), информацию о заказчике, тариф, скидку и другие параметры. Для сохранения изменений нажмите кнопку OK (клавиши «Ctrl+Enter»). б. Изменение некоторого параметра одной или нескольких броней Данная опция позволяет вносить изменения по конкретному параметру (цена номера, цена на гостя, тариф, пакет услуг, скидка, статус брони, период проживания) для выбранных одной или нескольких броней. Используя клавиши «Shift» и «Ctrl» выделите нужные брони, нажмите кнопку Изменить и выберите параметр из выпадающего списка (рис.7). Задайте новое значение параметра. Рис. 7. Изменение некоторого параметра одной или нескольких броней 10. Нажмите кнопку Записать и закрыть, чтобы покинуть окно редактирования состава группы. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 9 Как найти ранее созданную бронь 1. Откройте Фронт-офис, далее перейдите в Журнал брони. 2. Для поиска брони по параметрам: индивидуальный номер брони, контрагент, договор, примечание, путевка, ФИО гостя, группа гостей, дата заезда, тип номера, номер, гостиница - нажмите на кнопку Поиск и переключитесь на нужный тип брони: Все, Действующие, Бронь и т.д. с помощью соответствующих переключателей (рис. 8). Рис. 8. Поиск ранее созданной брони по параметрам 3. Далее заполните одно или несколько полей поиска: Номер, Автор, Заказчик, Агент, Группа, Клиент, Дата заезда, Тип номера, Гостиница (рис. 9). После окончания ввода нажмите «Enter». Рис. 9. Параметры поиска брони 4. Кнопка Поиск обеспечивает возможность вывода брони в виде списка отсортированного по дате создания брони. Флаг В периоде, помогают уточнить критерии отбора (рис. 10). Проставьте флаг В периоде и задайте свой период создания брони (рис. 11). Рис. 10. Список брони отсортированной по дате создания Рис. 11. Настройка периода создания брони Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 10 Как оформить бронь по безналичному расчету 8. Для оформления брони по безналичному расчету откройте вкладку Фронт-офис, далее перейдите в Журнал брони. В Журнале брони нажмите кнопку Новая бронь или клавишу «Insert». В новом окне Бронь (создание) укажите дату заезда, дату выезда, выберите тип номера и вид размещения. Введите фамилию клиента в поле Гость №1. ПРИМЕЧАНИЕ Подробно процесс создания брони описан в разделе «Как оформить бронь на номер». 1. Если гость приезжает от организации, то бронь оформляется по безналичному расчету. Для этого в окне Бронь (создание) в поле Платит: укажите значение «Заказчик» (рис. 12). Рис. 12. Ввод информации по заказчику 2. Система автоматически предложит выбрать заказчика из справочника контрагентов. Выберите заказчика двойным щелчком мыши по соответствующей строке или же установите курсор на строку с заказчиком и нажмите кнопку Выбрать (рис. 13). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 11 Рис. 13. Выбор заказчика из справочника Контрагенты 3. Если заказчик новый (отсутствует в справочнике Контрагенты), то его необходимо добавить. На рис. 14 представлено окно Контрагент: Создание. Рис. 14. Добавление нового заказчика (контрагента) ПРИМЕЧАНИЕ Подробную информацию о том как добавить заказчика или изменить имеющиеся данные можно найти в разделе «Контрагенты: добавление, изменение». После выбора заказчика система автоматически подставит в поле Способ оплаты: значение из столбца Планируемый способ оплаты (рис. 13). Если это значение Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 12 «Наличные», то система вновь поменяет значение поля Платит: на «Гость». Поэтому проследите, чтобы бы после выбора контрагента все три поля Платит, Способ оплаты и Заказчик имели содержали нужные Вам значения. 4. Далее необходимо сохранить созданную бронь путём нажатия кнопки ОК или сочетанием клавиш «Ctrl+Enter» на клавиатуре. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 13 Как сменить в брони способ оплаты с безналичного расчёта на наличный Иногда возникает ситуация, когда в ранее созданной брони нужно сменить способ оплаты с безналичного расчёта на наличный. При этом необходимо, чтобы в лицевом счёте гостя по-прежнему фигурировало наименование контрагента. Таким образом платит гость наличными, а указание заказчика носит информативный характер. 1. В журнале бронирования найдите нужную Вам бронь с безналичным расчетом (см. раздел «Как найти ранее созданную бронь»). Откройте найденную бронь двойным щелчком мыши или нажатием кнопки Изменить . Как видно на рис. 15 способ оплаты брони – безналичный расчет, плательщиком выступает заказчик. Рис. 15. Пример брони с безналичным расчетом Отметим, что в одном лицевом счете брони с безналичным расчетом фигурирует заказчик (рис. 16). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 14 Рис. 16. Пример лицевого счета брони с безналичным расчетом 2. Теперь укажем в поле Платит значение«Гость». Система автоматически поменяет Способ оплаты на «Наличные», при этом оставив наименование заказчика в соответствующем поле. 3. Сохраните измененную бронь путём нажатия кнопки ОК или сочетанием клавиш «Ctrl+Enter» на клавиатуре. Обратите внимание как поменялась карточка брони с наличным расчетом (рис. 17) и соответствующие лицевые счета (рис. 18). Ни один счет не содержит наименование заказчика, но по карточке брони видно от какой организации прибыл клиент. Рис. 17. Пример брони с наличным расчетом Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 15 Рис. 18. Пример лицевого счета брони с наличным расчетом Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 16 Как оформить новый счет на оплату брони по безналичному расчету 1. В журнале бронирования найдите нужную бронь (см. раздел «Как найти ранее созданную бронь»). Откройте бронь двойным щелчком мыши или нажатием кнопки Изменить 2. В открывшейся карте брони нажмите кнопку Новый счет на оплату . Откроется окно Счет на оплату (Создание) 3. В открывшемся окне создания нового счета проверьте сумму сформированного счета. Чтобы сохранить счёт нажмите кнопку Провести и закрыть или«Ctrl+Enter». 4. Далее система откроет печатную форму счета, который можно отправить на печать или сохранить в подходящем формате Как распечатать ранее созданный счет на оплату по брони 1. В журнале бронирования найдите нужную бронь (см. раздел «Как найти ранее созданную бронь»). 2. Выделите бронь щелчком мыши. В правой части окна Бронирование отображается список всех счетов к оплате по выбранной брони (рис. 19). Рис. 19. Просмотр счетов на оплату по выбранной брони 3. Для открытия нужного счета дважды щелкните по нему мышью. Откроется форма счета, в которой можно редактировать данные. Чтобы распечатать счет в нужном формате нажмите кнопку Печать (Shift+F9) (рис.Ошибка! Источник ссылки не найден.). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 17 4. Выберите из предложенного списка печатную форму отчета Отправьте на печать сформированный счет. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 18 Как исправить ранее созданный счет на оплату после редактирования брони Отметим, что при внесении изменений в бронь, которые связаны с изменением стоимости услуг, система автоматически не изменяет соответствующий счет на оплату услуг. Таким образом, после редактирования брони следует, если это нужно, вручную обновить соответствующий счет. 1. Считаем, что изменения в бронь уже внесены. В журнале бронирования найдите нужную бронь (см. раздел «Как найти ранее созданную бронь»). 2. В таблице счетов, которая располагается справа от таблицы брони найдите нужный счет (рис. 20). Обратите внимание, что сумма по брони и сумма в счете отличаются. Дважды щелкните мышью на счете, чтобы открыть его. Рис. 20. Открытие счета для исправлений 3. В открывшейся форме счета нажмите кнопку Пересчитать услуги , проверьте правильность пересчитанной стоимости услуг. После пересчета значения сумм в счете и в брони совпадают 4. Сохраните изменения в счете нажав кнопку Записать и закрыть. Как внести предоплату наличными по брони 1. Оформите бронь, если бронь ещё не создана. 2. Найдите бронь в журнале брони (см. раздел «Как найти ранее созданную бронь») или на графической карте. 3. Откройте бронь и нажмите кнопку Лицевые счета (Ctrl+F9) 4. В открывшемся списке счетов выберите нужный счет и откройте его. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 19 5. Нажмите кнопку Оплатить (F10) 6. В открывшемся окне выберите счет на оплату. 7. В окне Платёж укажите сумму предоплаты. 8. Нажмите на кнопку Провести и закрыть. Оплата будет проведена и в лицевом счете появиться отрицательный долг (рис.21). Рис. 21. Лицевой счёт с предоплатой по брони Отметим, что если выбран способ оплаты «наличные» или «кредитная карта», то будет пробит чек. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 20 Размещение Особенности использования графического инструмента «Карта номерного фонда» Карта номерного фонда представлена на рис. 22. Для удобства дальнейшего изложения карта условно разбита на пять зон: 1 - настройки графического отображения (масштаб, временной промежуток, прорисовка) 2 – номерной фонд 3 – область графического отображения 4 - фильтры Рис. 22. Области карты номерного фонда Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 21 Размещение без предварительного бронирования: графический способ В данном разделе рассматривается поселение с улицы одного или нескольких человек в один номер с использованием графической карты номерного фонда. 1. Для размещения гостя без предварительного бронирования нажмите кнопку Фронт-офис Карта номерного фонда (F6) или клавишу «F6» (рис. 23). Рис. 23. Размещение через главное меню 2. По умолчанию откроется графический инструмент Карта номерного фонда (рис. 24). Период отображения размещений начинается с даты, которая предшествует текущей календарной дате (на рис. 24 выделена текущая дата). Рис. 24. Окно Карта номерного фонда ПРИМЕЧАНИЕ Для детального знакомства с особенностями использования Карты номерного фонда нужно прочитать раздел «Особенности использования графического инструмента «Карта номерного фонда». Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 22 3. Прежде чем проводить размещение гостя, настроим некоторые параметры карты номерного фонда. а. Задайте масштаб отображения: 2 месяца, месяц, 2 недели, неделя, дни в зависимости от того на сроков размещается гостей и размера экрана. б. В поле Тип номера укажите подходящий для размещения тип номера 4. Закрасьте кликом левой кнопки мышки свободное место на карте (рис. 25). Рис. 25. Графический ввод размещения 5. Отпустите левую кнопку мыши, и в окне Выбор действия нажмите ПОСЕЛИТЬ (рис. 26). Обратите внимание, что в окошке подтверждения поселения содержится номер и тип размещения, даты заезда-выезда. Рис. 26. Подтверждение поселения гостя 6. Откроется окно с информацией о создаваемом размещении (номер группы гостей, дата заезда-выезда, номер, тип номера). Если нужно добавьте информацию о плательщике, способе оплаты, количестве гостей (взрослых и детей), ФИО каждого гостя. Вид размещения система настроит в зависимости от указанного количества и возраста гостей Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 23 7. Нажмите кнопку Записать и закрыть. Система сохранит новое размещение и выведет анкету гостя (рис.Ошибка! Источник ссылки не найден.). Анкету можно сохранить или распечатать. 8. Также система откроет окно с лицевыми счетами (проживание и дополнительные услуги) автоматически созданными по данному размещению (рис. 27). Как оплатить счёт см. раздел «Оплата лицевого счета». Рис. 27. Лицевые счета размещенного гостя 9. В карте номерного фонда появится графическое отображение факта размещения (рис.Ошибка! Источник ссылки не найден.). Чтобы его увидеть, не забудьте отключить опцию Показать только свободные/чистые номера. Обратите внимание, что при наведении мыши на размещение система выдаст выплывающее окошко с основной информацией. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 24 Размещение без предварительного бронирования через журнал размещений 1. Для размещения гостя с улицы нажмите кнопку Фронт-офис или клавишу «F6». 2. Перейдите на поле создать размещение(рис. 28 24). Рис. 28. Журнал размещений 3. Чтобы разместить гостей, нажмите кнопку (см. рис. 28 24). Откроется окно размещения с добавленными по умолчанию данными. 4. Введите фамилию в поле Гость №1 - система предложит выпадающий список подходящих гостей. Далее возможны три ситуации: а. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, и по паспортным данным это нужный Вам человек. Значит, гость уже бывал, и Вам нужно его выбрать либо щелчком мыши, либо нажатием клавиши «Enter». б. Если в списке имеется гость с указанными ФИО, но по паспортным данным Вы понимаете, что это не тот человек, а полный тёзка Вашего нового клиента. Тогда необходимо нажать клавишу «Esc» на клавиатуре и только после этого подтвердить ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter». в. Если в списке нет гостя с указанными ФИО. Тогда Вы полостью вводите ФИО клиента и подтверждаете ввод нового гостя нажатием клавиши «Enter». При сохранении размещения новый гость автоматически будет добавлен в список клиентов. 5. Обязательно укажите дату заезда и выезда (или продолжительность пребывания). Можно указать тип номера, плательщика, способ оплаты и другие параметры (рис. 29). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 25 Рис. 29. Окно формирования размещения 6. Нажмите , чтобы подобрать номер с помощью модуля Подбор номеров (рис. 30). Модуль Подбор номеров представляет собой таблицу номеров, сгруппированных по этажам, и их основных свойств. Мощность инструмента заключается в возможности отбора из всего множества номеров только тех, которые удовлетворяют определенным параметрам. Это позволяет уменьшить количество номеров, которые подойдут конкретному гостю, а соответственно упростить поиск персоналу. Параметры отбора сгруппированы в такие категории: - отбор по свойствам: вид во двор, вид на улицу, чайник в номере, курящий номер (рис. 30, область 1); - отбор по статусу номера: любой (все номера), занят и чист, занят и грязный, свободен и грязный, свободен и чист, на ремонте, инспектируется, вещи в номере (рис. 30, область 2); - отбор по фильтрам: период пребывания, тип номера, квота номеров, возраст гостя, пол гостя, группа номеров (например, номер корпуса), этаж (рис. 30, область 3). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 26 Рис. 30. Группы параметров модуля Подбор номеров 7. Воспользуйтесь модулем Подбор параметров. Для этого выберите статус номера, настройте фильтры. Отметьте свойства и нажмите кнопку Обновить (Ctrl+R) 8. Если таблица окажется пустой – измените условия отбора. В противном случае выберите двойным щелчком мыши из таблицы строку содержащую подходящий номер. После этого вы вновь окажетесь в окне формирования размещения (рис. 29), но с уже выбранным для размещения номером и указанной стоимостью проживания в нём. 9. Далее нажмите кнопку Записать и закрыть. Система сохранит новое размещение и выведет анкету гостя, которую можно сохранить или распечатать; откроет окно с лицевыми счетами. Как поселить по брони 1. Откройте журнал брони. Нажмите кнопку Фронт-офис и нажмите кнопку Журнал брони 2. В журнале брони найдите нужную бронь (см. раздел «Как найти ранее созданную бронь»), выделите её и нажмите кнопку Поселить (рис. 31). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 27 Рис. 31. Поселение по брони 3. Откроется окно создания Размещение (основные поля которого заполнены данными из брони. Обратите внимание, что в примечании указано, по какой брони создано размещение (см. рис. 32), и по данной ссылке можно перейти на соответствующую карту брони. Рис. 32. Окно создания Размещение 4. Проверьте данные, введите недостающие и нажмите кнопку Записать и закрыть. 5. Система сохранит новое размещение, выведет анкету гостя для печати и откроет окно с автоматически созданными счетами. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 28 Особенности поселения по групповой брони 1. В журнале брони найдите бронь по номеру группы (если известен) или по фамилии одного из гостей (рис. 33). Чтобы уточнить условие поиска укажите дату заезда. Рис. 33. Результаты поиска групповой брони 2. Откройте карточку группы нажав на номер группы гостей (выделен на рис. 33). В открывшейся карточке группы перейдите на вкладку Состав группы (рис. 34). Рис. 34. Карточка группы гостей 3. Далее по очереди откройте карточку брони каждого гостя (кнопка Открыть или двойной щелчок мыши) и выполните его размещение. Для этого нажмите кнопку Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 29 Поселить , и проделайте пункты 4-9 раздела «Размещение без предварительного бронирования (журнал размещений)». 4. В итоге после поселения у всех членов группы статус Бронь сменится на статус Заезд и будут указаны номера комнат размещения (рис. 35). Рис. 35. Изменения в карточке группы гостей после размещения 5. Нажмите Записать и закрыть, чтобы закрыть карточку группы гостей. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 30 Как найти созданное ранее размещение 1. Откройте журнал размещений нажав кнопку Фронт-офис (F6). 2. Перейдите на нужную вкладку: a. вкладка Занято (Ctrl+1) отображает размещения, которые занимают номер или место в номере. Таким образом это те гости, которых всё ещё не выселили из номера. Причём дата их выезда может быть в прошлом.(рис.54) Рис. 36. Вкладка Проживающие гости в журнале размещений b. вкладка Архив (Ctrl+2) отображает все созданные размещения. (рис.37). Рис. 37. Вкладка Архив в журнале размещений c. вкладка Шахматка (Ctrl+3) отображает в виде таблицы весь номерной фонд (свободные и занятые номера) и все соответствующие номерам размещения и брони. Показывает целостную картину брони и размещений по номерному фонду. d. вкладка Карта использования номеров (Ctrl+4) является графическим представлением шахматки. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 31 3. Далее нажмите на и заполните одно или несколько полей поиска. После окончания ввода нажмите «Enter» или кнопку Найти Отметим что кнопка сбрасывает все фильтры и очищает поля поиска. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 32 Как продлить срок проживания Возможна ситуация, когда клиент хочет остаться в своём номере ещё на несколько дней. Соответственно, нужно продлить срок его проживания в номере. 1. В журнале размещений или на графической карте найдите нужное размещение (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение»). 2. Если размещение на один номер: a. откройте размещение - в журнале «Занято» двойным щелчком мыши; - в графической карте щелчком мыши или нажмите правую кнопку мыши и выберите ОТКРЫТЬ КАРТОЧКУ РАЗМЕЩЕНИЯ. b. в карточке размещения измените дату выезда, увеличив её на нужное количество дней; c. система автоматически рассчитает новую стоимость проживания. 3. Если размещение является частью группового размещения: a. откройте карточку группы - в журнале размещений нажав на номер группы гостей - в графической карте нажмите правую кнопку мыши и выберите Группа№. b. в карточке группы перейдите на вкладку Состав группы ; c. используя клавиши «Shift» и «Ctrl» выделите нужные размещения, нажмите кнопку Изменить и выберите параметр «период проживания» Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 33 ; d. не меняя дату заезда нажмите ОК, далее укажите дату заеза и выезда и снова нажмите ОК; дата выезда поменяется у всех выделенных членов группы; Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 34 Как поселить с «Upgrade» При поселении гостя по брони может возникнуть ситуация, когда номеров по забронированной гостем категории нет в наличии. В таком случае делается «upgrade», т.е. поселение гостя в номер более высокой категории по стоимости номера более низкой категории, которая была указана в брони. 1. Найдите нужную бронь в журнале брони и нажмите кнопку Поселить 2. Если при подборе номера окажется, что доступных номеров по указанной в брони категории нет, то измените категорию на более дорогую, указав тип номера в поле Тип (рис. 38). 3. Далее необходимо изменить взымаемую стоимость за номер. Для этого в поле Цена укажите значение «по типу номера» (рис. 38). Рис. 38. Выбор способа расчёта цены за номер 4. В появившемся рядом поле укажите тип номера, который был изначально указан в брони (рис. 39). Обратите внимание на пересчитанную стоимость проживания - стоимость уменьшилась. Рис. 39. Расчёт стоимости по типу номера Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 35 5. Далее закончите размещение гостя: подберите номер, введите недостающую информацию и нажмите Записать и закрыть. В итоге гость будет размещён в номере более высокой категории по цене соответствующей номеру, указанному в брони. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 36 Как переселить гостя в другой номер 1. В журнале размещений перейдите на вкладку Занято (Ctrl-1). 2. Найдите размещение, по которому нужно выполнить переселение (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение») и откройте его. 3. В открывшейся карточке размещения укажите номер, в который переселяется гость. 4. Нажмите Записать и закрыть, чтобы сохранить изменения. Отметим, что при повторном открытии карточки размещения гостя, под полем Номер появится номерная цепочка, которая показывает в каких категориях номеров проживал гость, а также из какого в какой переезжал. ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы просмотреть или сформировать детальный план переселения, нажмите на вкладку Услуги (рис. 40). Данная вкладка содержит развернутый по дням план проживания. Отметим, что в представленной таблице можно задать номер и вид размещения на каждый день проживания. Рис. 40. Окно для изменения параметров проживания по дням Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 37 Разделение стоимости проживания при поселении Возможна ситуация, когда гость, приезжающий от контрагента, просит разместить его в номере, категория которого выше, чем категория забронированного для него контрагентом номера. При этом разницу в стоимости между категориями гость готов оплатить самостоятельно наличными. 1. Найдите нужную бронь в журнале брони и нажмите кнопку Поселить Откроется окно создания размещения. 2. Отметьте галочкой поле Строго по брони (рис. 41). Таким образом система при создании размещения разделит оплату за проживание между контрагентом и клиентом: контрагент оплатит стоимость номера той категории, которая указана в брони, а клиент оплатит разницу стоимостей между забронированным номером и номером более дорогой категории. 3. Далее выберите тип номера более высокой категории, чем указано в брони, и подберите свободный номер – поля Тип и Номер (рис.41). Обратите внимание, что цена за номер и стоимость проживание в размещении и в соответствующей брони отличаются (рис. 42). Рис. 41. Создание размещения с раздельной оплатой за проживание Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 38 Рис. 42. Бронь, по которой создано размещение с раздельной оплатой 4. Закончите размещение гостя и нажмите Записать и закрыть. Система откроет лицевые счета, соответствующие созданному размещению. Так на счёт контрагента начислена стоимость проживания по брони, а клиент должен оплатить наличными разницу в стоимости (рис. 43). Рис. 43. Лицевые счета размещения с раздельной оплатой Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 39 Выселение гостя 1. Найдите нужное размещение в журнал «Занято номеров» раздела «Фронт офис» или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение») по дате выезда, по ФИО, по номеру, по группе или другому параметру. 2. Откройте размещение двойным щелчком мыши. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Выселить. 3. Если у гостя нет задолженности, то статус размещение меняется на Выезд, и найти его можно в журнале размещения на вкладке Архив (Ctrl+2). Отметим, что на графической карте у размещения кроме статуса изменится цвет. 4. Если у гостя есть задолженность и указанный способ оплаты – наличные, то система выдаст предупреждение (см. рис.Ошибка! Источник ссылки не найден.). Нажмите кнопку Да, чтобы выселить гостя с неоплаченным долгом, и нажмите Нет, чтобы отменить выселение гостя. ПРИМЕЧАНИЕ Отметим, что выселить гостя с ненулевым балансом может не каждый пользователь, а только обладающий достаточными для этого правами. Как оплатить долг смотри раздел «Как оплатить долг». 5. Если у гостя указанный способ оплаты – на расчётный счёт, то система проводит выселение. 6. Отметим, что в журнале размещения (вкладка Архив) имеющийся долг (по наличному расчету) будет отображаться даже у выселенного гостя. Если долг по безналичному расчету, то в журнале размещений этот факт не отображается (рис. 44). Рис. 44. Гости с имеющимися долгами в архиве размещений ПРИМЕЧАНИЕ Долг любого типа отображается в лицевых счетах. Если способ оплаты – наличные, то долг записывается на лицевой счёт гостя, если способ оплаты – на расчётный счёт, то долг на заказчике (рис.45). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 40 Рис. 45. Лицевые счета гостей с долгами разных типов ПРИМЕЧАНИЕ Отметим, что провести выселение можно и не открывая карточки размещения гостя. Сделать это можно несколькими способами. В журнале размещений выделите нужное размещение и нажмите кнопку Выселить (Shift+F6) В обоих случаях независимо от наличия долга и способа оплаты происходит выселение гостя, после чего система открывает соответсствующие лицевые счета. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 41 Расчеты с гостями Как оформить новый лицевой счет гостю 1. Найдите нужное размещение в журнале размещения или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение»). Откройте размещение двойным щелчком мыши. 2. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Лиц. Счета (Ctrl+F9) . Откроется список всех лицевых счетов выбранного гостя. 3. Нажмите кнопку 4. Нажмите Начислить , чтобы начислить оплату услуги. В открывшемся окне Начисление выберите услугу и укажите количество. Нажмите ОК. 5. Нажмите Оплатить (F10) . Откроется окно Платеж для создания нового платежа. Укажите сумму, которая вноситься на счет гостю. Рис. 46. Оплата начисления 6. Нажмите кнопку Провести и закрыть (или нажмите Ctrl+Enter), чтобы пробить чек. В открывшемся окне выберите печатную форму счета. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 42 Как добавить гостю дополнительные услуги 1. Найдите нужное размещение в журнале размещения или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение»). Откройте размещение двойным щелчком мыши. 2. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Лиц. Счета (Ctrl+F9) . Откроется список всех лицевых счетов выбранного гостя. 3. Откройте двойным щелчком мыши нужный лицевой счет гостя. Выполните начисление одним из способов: Чтобы начислить оплату по одному типу услуг: нажмите Начислить (F5) , в открывшемся окне выберите услугу, укажите количество (рис. 47). Нажмите Провести и закрыть. Рис. 47. Начисление оплаты за услугу Рис. 48. Начисление оплаты за услуги различных типов Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 43 Рис. 49. Начисление оплаты на список дат 4. Если все начисления выполнены, нажмите Оплатить (F10) , укажите сумму оплаты и нажмите Записать и закрыть. Распечатайте чек. Как оформить оплату наличными 1. Найдите нужное размещение в журнале размещения (раздел «Фронт Офис», журнал «Занято номеров») или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение»). Откройте размещение двойным щелчком мыши. 2. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Лиц. Счета Откроется список всех лицевых счетов выбранного гостя. 3. Откройте двойным щелчком мыши лицевой счет гостя, по которому имеется долг (рис.50). Рис. 50. Лицевые счета с долгом 4. Нажмите на кнопку Оплатить (F10) . Откроется форма нового платежа. Укажите сумму, которую оплачивает гость. 5. Нажмите кнопку Записать и закрыть (или клавиши «Ctrl+Enter»). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 44 Как повторно распечатать счет 1. Найдите нужное размещение в журнале размещения или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение). Откройте размещение двойным щелчком мыши. 2. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Лиц. счета (Ctrl+F9) . Откроется список всех лицевых счетов выбранного гостя. 3. Откройте двойным щелчком мыши лицевой счет гостя, который нужно повторно распечатать. 4. Нажмите кнопку 5. В открывшемся окне (рис.51) выберите вариант печати. Рис. 51. Выбор варианта печати 6. Система сформирует печатную форму счета, который можно распечатать или сохранить в подходящем формате Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 45 Как сторнировать услуги 1. Если нужно сторнировать услуги в ранее созданном размещении, то найдите нужное размещение в журнале размещения или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение). Откройте размещение двойным щелчком мыши. 2. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Лиц. счета (Ctrl+F9) . Откроется список всех лицевых счетов выбранного гостя. 3. Откройте двойным щелчком мыши лицевой счет гостя, в котором нужно провести сторнирование. 4. Выделите начисление по услуге или несколько услуг, которые нужно сторнировать. Нажмите на кнопку Сторно 5. В открывшемся окне укажите тип сторно и добавьте примечания, если они нужны (рис.52). Нажмите ОК. Рис. 52. Выбор типа сторно 6. Обратите внимание, что после проведения сторнирования, в начислениях счета появится строка-сторно, которая повторяет выделенную услугу, но только со знаком «-» (рис.53). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 46 Рис. 53. Сторнирование услуги Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 47 Как внести предоплату за дополнительные услуги 1. Найдите нужное размещение в журнале размещения или на карте использования номеров (см. раздел «Как найти ранее созданное размещение»). Откройте размещение двойным щелчком мыши. 2. В открывшейся карточке размещения нажмите кнопку Лиц. Счета (Ctrl+F9) . Откроется список всех лицевых счетов выбранного гостя. 3. Откройте двойным щелчком мыши лицевой счет гостя, по которому необходимо ввести предоплату. 4. Нажмите на кнопку Оплатить (F10) . В открывшейся форме нового платежа укажите сумму предоплаты. 5. Нажмите кнопку Провести и закрыть (или клавиши «Ctrl+Enter»). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 48 Работа с кассой Как закрыть смену 1. В меню Фронт-Офис выберите пункт «Закрытие кассовых смен». Откроется журнал закрытия кассовых смен 2. Нажмите кнопку Закрыть смену (или клавишу «Insert»). Откроется новый документ закрытия кассовой смены 3. Нажмите на кнопку «Закрыть кассовую смену и распечатать Z-Отчет» (или «Ctrl+Enter»). 4. Система сформирует Z-Отчет и закроет смену, о чем свидетельствует соответствующая запись в журнале закрытия смен. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 49 Работа с номерным фондом Способ 1-й : Перейдите на вкладку «Горничные», далее «Список номеров» Способ 2-й : Перейдите на вкладку «Фронт-офис», далее «Список номеров» Рис. 54. Открытие списка номеров через главное меню 1. Откроется окно, которое содержит список номеров гостиницы (рис.Ошибка! Источник ссылки не найден.). 2. В верхней строке, выбирите необходимый статус номера,чтобы отобразить только те номера, которые совпадают с названием вкладки. Например, если ввести «Чистый», в списке остануться только чистые свободные номера (рис.79). (рис.79). Список номеров со статусом «Чистый» 3.Нажмите кнопку Иерархия , чтобы отобразить список номеров в любом из выбранных видов .(рис.80). Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 50 Изменение статуса у одного номера 1. Откройте Список номеров, находится во вкладке «Горничные» и «Фронт-офис» 2. Найдите нужный номер в списке и дважды кликните мышью в ячейке с текущим статусом номера. 3. Выберите новый статус номера кликнув на нем мышью. Либо передвиньте курсор и нажмите «Enter». Рис. 55. Ручная смена статуса номера Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 51 Просмотр истории изменения статусов номеров. 1. Откройте раздел «Фронт-офис» > «Список номеров», выбираем в списке конкретный номер комнаты. 2. Далее в верхней части формы списка будет кнопка «История изменения статусов номера». Дополнительное расположение «Истории изменения статусов номеров» 3. Во вкладке «Горничные» находится история изменения статусов номеров (рис.56). Рис. 56. Пример истории изменения статусов номера Отметим, что в колонке Период указывается дата и время, когда был установлен статус. В колонке Пользователь указывается, кто установил статус. Если в колонке Примечания не упоминается «Размещение …», то указанный в строке статус установлен вручную, иначе - статус установлен программой автоматически. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 52 4. Нажмите Установить период , чтобы отобразить историю изменения статусов номера за определенный период, который задается на вкладках Интервал и Период окна Настройка периода (рис.57). Рис. 57. Настройка периода отображения истории изменения статусов номеров ПРИМЕЧАНИЕ Можно настроить период отображения истории при открытии по умолчанию. Для этого установите нужный интервал или период на соответствующих вкладках, а после отметьте галочкой пункт Запомнить выбранный период. Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 53 Регистрация информации по утерянным вещам. 1. Откройте окно Номерной фонд и откройте нужный номер в списке. 2. Нажмите кнопку Потерянные вещи. 3. Откроется окно Потерянные вещи, в котором отображается информация об утерянных вещах в выделенном номере. Рис. 58. Окно Потерянные вещи 4. Полный список «Потерянных вещей», находится во вкладке «Горничные» Рис.86 Полный список «Потерянных вещей» 5. Нажмите кнопку Добавить чтобы зарегистировать новую утеренную вещь. Введите следующие данные: кто нашёл, ФИО гостя, ФИО сотрудника, примечания, место хранения. В дальнейшем, после возврвщения вещи хозяину, Фирма «1С» Инструкции пользователя конфигурации «1С:Отель» 54 необходимо дополнить запись данными: факт возврата, дата возврата, кому возвращено. 6. Установите флаг Есть сообщение , чтобы прикрепить сообщение с информацией об утерянной вещи к карточке гостя. Такое сообщение позволяет портье при следующем приезде гостя проинформировать его, что его вещи нашлись, и он может их забрать. Фирма «1С» Инструкции Пользователя конфигурации «1С:Отель» 55 Инструкция по оформлению возвратов 1. Найти и открыть список транзакций лицевого счета гостя (фолио). 2. Выделить платеж,по которому нужно сделать возврат,перейти на вкладку возврат. 3. Выбрать метод оплаты анологичный пробитому ранее платежу. 4. Подтвердить операцию по возврату «Печать заявления и возврат чека» Процедура выполнения зачёта аванса. Пример внесения: 1. Для начала фолио оформляется авансовый платёж. В рассматриваемом примере фолио пустой, так как процедура ночного аудита ещё не выполнялась. Для проведения платежа в фолио достаточно нажать на кнопку «Оплатить», внести в поле «Сумма платежа» необходимую сумму и нажать «Провести и закрыть». Платёж по кассе будет оформлен как авансовый. 2. После проведения ночного аудита в фолио появляется начисление и уже можно выполнять зачёт аванса. В нашем примере мы рассмотрим проведение зачёта аванса при выезде гостя. Фирма «1С» Инструкции Пользователя конфигурации «1С:Отель» 56 Для этого в лицевом счёте нажмём на кнопку «Выполнить зачёт аванса». В открывшемся окне автоматически будет проставлен необходимый способ оплаты зачёта аванса, а в табличной части отражена сумма, которая будет участвовать в зачёте и распределяться по фактически оказанным услугам гостю. 3. Нажатие на кнопку «Провести и закрыть» проведёт по кассе чек зачёта аванса. При наличии актуальной прошивки у используемого кассового аппарата такая сумма не увеличивает выручку по кассе. |