Базы данных. Лекция. Базы данных Краткие сведения о MicrosoftAccess 2016
 Скачать 62.43 Kb.
|
|
Базы данных 1. Краткие сведения о MicrosoftAccess 2016 1.1. Общие сведения о базах данных и системах управления базами данных База данных (БД) — структура для упорядоченного хранения больших массивов данных об объектах самого различного типа. Есть три стандартных типа структур данных в БД: иерархическая, сетевая, табличная (реляционная). Иерархические БД имеют структуру связей между объектами в виде дерева, начинающегося от корневого объекта первого уровня. От него идут связи к нескольким объектам второго уровня. От каждого из последних идут связи к объектам третьего уровня и т. д. Типичный пример – система хранения данных компьютера: корневой объект - папка Компьютер. Объекты второго уровня - устройства хранения данных: диски C:, D: (разделы НЖМД); диск E: (DVD-привод со сменными дисками). Третий уровень - корневые каталоги устройств. Другой пример - система доменных имён в Интернет. Корневой объект - основной сервер доменных имён Internick. Далее идут серверы первых доменов COM, GOV, ORG, …, RU, UA, UZ, BY, DE, US и т. п. Сетевые БД имеют структуру связей между объектами, напоминающую паутину. Типичный пример - система документов в Интернет с многочисленными перекрёстными связями между ними. В реляционных БД данные хранятся в виде одной или нескольких связанных между собой таблиц. Многотабличная форма обеспечивает уменьшение общего объёма памяти для хранения БД и более высокую наглядность работы с данными. Для создания, редактирования и ведения БД используются специальные программы - системы управления базами данных (СУБД). Фактически СУБД является редактором БД. Мicrosoft Access - одна из популярных СУБД для создания проектов БД малого и среднего размера до нескольких сотен или тысяч записей. Запись - совокупность данных для описания некоторого объекта. В реляционной БД запись образует одну строку в таблице. Отдельные компоненты данных об объектах - поля образуют столбцы таблицы. Конкретные значения компонентов находятся в ячейках на пересечении строк и столбцов. Например, в БД Кадры поликлиники объектами будут работники поликлиники. Данные о работниках будут включать: Фамилию, Имя и Отчество работника; год рождения; образование; специальность; должность; категорию; должностной оклад; вид трудового договора и другие сведения. Среди полей записей обязательно должно быть выделено ключевое поле, которое однозначно характеризует работника. Это может быть, например, условный номер записи, табельный номер работника. В качестве ключевого поля должен быть выбран параметр объекта, который гарантированно не повторяется в пределах всей БД у разных работников. Теоретически даже фамилия, имя и отчество могут повториться в коллективе, а табельный номер или номер записи в БД повторяться не могут. В Access в составе файлов БД могут создаваться и храниться объекты следующих типов: таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и некоторые другие, не рассматриваемые в нашем курсе. Таблицы - объекты для описания и хранения данных. Запросы - объекты для выборки данных из таблиц по некоторому набору условий. Формы - объекты для ввода данных в таблицы при добавлении или редактировании записей. Формы также могут использоваться для просмотра данных типа объектов, например, фотографий работников. Отчёты - текстовые файлы для печати. Отчёт всегда формируется по отдельному запросу. Типичный пример запроса для отчёта: вывести в алфавитном порядке список работников, достигающих в текущем году пенсионного возраста. Макросы - небольшие программы, автоматизирующие выполнение часто встречающихся функций. Макросы пишутся на встроенном в пакет Microsoft Office языке программирования VBA (Visual Basic for Application - Visual Basic для приложений). Макросы и их программирование в данном курсе не рассматриваются. Всем объектам внутри БД при создании присваиваются содержательные имена. Ячейкой таблицы является поле. В СУБД Access можно использовать следующие основные типы полей: числовой (числа в различных формах, допускающих вычисления); текстовый - текстовые строки обычно длиной до 255 символов - адреса, телефонные номера и.т.п.; дата и время в допустимых формах записи; логический - для данных, имеющих только два значения, 1 или 0, Истина или Ложь, Да или Нет — членство в профсоюзе, наличие детей на иждивении и т.п.; OLE - объект, графический, звуковой, текстовый или видео файл большого объёма (до 2 Гбайт); MEMO - относительно большой текстовый комментарий (в Access 2003 до 65536 (216) символов). Особое поле Счётчик формируется автоматически как условный номер записи в порядке их создания. Номер может формироваться как обычный порядковый номер 1, 2, 3, … или как случайное число. В последнем случае он формируется специальной программой – генератором случайных чисел. Нередко счётчик делают ключевым полем таблицы. Числовой тип имеет следующие разновидности: байт (8-битное целое без знака); целое; длинное целое; одинарной точности с плавающей точкой (32 бит); двойной точности с плавающей точкой (64 бит); действительное (число в естественной форме в виде целой и дробной частей, разделённых запятой). Даты могут задаваться в нескольких форматах. Предпочтительней использовать краткий формат даты типа 13.02.1942. В многотабличных базах между таблицами могут устанавливаться связи чаще всего двух видов: один к одному (1 — 1) или один ко многим (1 — ∞). Связи один к одному устанавливаются между одинаковыми полями различных таблиц. Связи типа один ко многим устанавливаются между таблицами, одну из которых можно считать главной, а другую подчинённой. Например, связи между полем таблицы Авторы и полем таблицы Произведения будет один ко многим. Смысл типов связей поясняется фрагментом схемы данных БД Школьная библиотека на рис. 1.  Рис. 1. Фрагмент схемы данных БД Школьная Библиотека со связями 1 - 1 и 1 - ∞ Все остальные объекты создаются на основе созданных таблиц. 1.2. Порядок проектирования баз данных в СУБД Access Проектирование новой БД включает следующие этапы. 1. Определение общего списка полей для отображения информации в БД. 2. Определение списка таблиц и состава полей в каждой из них. 3. Определение связей между таблицами с обеспечением целостности данных. Обеспечение целостности данных означает, что при изменении значения поля в одной таблице, одноимённые поля во всех остальных таблицах должны автоматически изменяться. 4. Создание пустой БД. Вначале следует создать папку для хранения БД. Далее необходимо подать команду создания БД, например, в форме Файл - Создать - Новую базу данных. В диалоговом окне кнопкой Обзор указать ранее созданную папку для сохранения, имя БД и тип файла. В Access 2003 можно создавать БД в формате Access 2002 - 2003 в виде файла типа mdb или в более раннем формате Access 2000, но с тем же расширением mdb. В Access 2007 - 2016 по умолчанию создаётся БД одноимённого типа в виде файла типа accdb. Возможно также создание БД в более ранних форматах Access 2002-2003 или Access 2000 в виде файлов типа mdb. 5. Создание запланированных таблиц. Каждой таблице необходимо присвоить имя. В каждой таблице необходимо создать запланированные поля, задать их имена, размеры и типы. Определить в таблицах ключевые поля, если необходимо. По крайней мере одно ключевое поле в главной таблице всей группы таблиц должно быть создано. 6. Включить режим Схема данных. Скопировать в окно Схемы данных эскизы необходимых таблиц и задать нужные связи между таблицами по значениям одноимённых полей. Связи проводятся вручную между одноимёнными полями двух таблиц с указанием в диалоге типа каждой связи (1 - 1, 1 — ∞, ∞ - 1). При установлении связей между двумя таблицами одна из них обычно является главной, другая подчинённой. 2. Ввод данных в таблицы Заполнять таблицы можно в режимах Конструктор и Таблица. Режим Конструктор позволяет кроме ввода данных редактировать вид таблицы: удалять ненужные поля, добавлять новые поля. Не забывайте сохранять файл БД после завершения создания таблиц, их заполнения и создания любых других объектов. Имя таблице присваивается при сохранении в файле БД после описания всех полей. Имена по умолчанию: Таблица1, Таблица2,... 3. Ведение БД: добавление новых данных и удаление устаревших; редактирование переменных данных; создание на базе таблиц других объектов - запросов, форм, отчётов и т. п. 4. Порядок работы с ранее созданной БД Ранее созданную БД можно открыть командой Файл - Открыть, указав путь и файл. Далее с ней можно работать в соответствии с пп. 1 – 3, то есть редактировать таблицы, добавлять объекты и т. п. 5. Пример набора таблиц БД Клиника Таблица 1. Структура таблицы Пациенты
Таблица 2. Структура таблицы Диагноз
Таблица 3. Структура таблицы Стационар
6. Пример заполнения БД Клиника Таблица 4. Данные для таблицы Пациенты
Таблица 5. Данные для таблицы Диагноз
Таблица 6. Данные для таблицы Стационар
7. Примеры практических БД в медицине Кадры Пациенты Лекарства |