Чпоу тоспо Тюмкэуп Вопросы по учебной практике студента 1 курса
 Скачать 66.5 Kb.
|
|
Частное профессиональное образовательное учреждение Тюменского областного союза потребительских обществ «Тюменский колледж экономики, управления и права» (ЧПОУ ТОСПО «ТюмКЭУП») Вопросы по учебной практике студента 1 курса специальности 40.02.03 «Право и судебное администрирование» группа ПСА-19-23 Сульхарнаевой Милены Рушатовны проходившей учебную практику в Ленинском районном суде города Тюмени Дата прибытия на место практики «16» декабря 2019 г. Дата убытия с места практики «20» декабря 2019г. Руководитель практики от организации Неустроева Светлана Юрьевна Руководитель практики от колледжа ________________ О.В. Смирнова Тюмень 2019 Содержание Прием документов в государственных и муниципальных архивах. Подготовка документов к хранению в ведомственных архивах...........3 Проверка наличия и состояния документов в архиве. Осуществление экспертизы ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами........................................................................5 Обеспечение учета и сохранности документов в архиве. Организация работы по выдаче дел во временное пользование..................................7 Создание и использование электронных архивов..................................9 Работа в системах электронного документооборота. Ведение работ в системах электронного документооборота...........................................10 Список литературы..............................................................................................13 Прием документов в государственных и муниципальных архивах. Подготовка документов к хранению в ведомственных архивах Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи. При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы. Архив принимает документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах и архивных службах государственных органов и организаций: документы федеральных органов государственной власти, а также документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения - через 15 лет; документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, городов, районов, государственных организаций краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения - через 10 лет; записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - через 50 лет; Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производит работник аппарата мирового судьи, на которого возложена обязанность по ведению архива. Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо: прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы; пронумеровать страницы в правом верхнем углу; составить внутреннюю опись документов — оглавление; подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя); Сдача дел и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в 2-х экземплярах. Сдатчик и приемщик расписываются в акте приема-передачи дел и дел общего делопроизводства. Второй экземпляр акта возвращается в архив мирового судьи. Перевозку дел в государственный архив организует мировой судья при непосредственном участии Управления по обеспечению деятельности мировых судей в Тюменской области. Подготовку к сдаче в архив документов, которые подлежат постоянному и временному хранению, производит работник аппарата мирового судьи, на которого возложена обязанность по ведению архива. Проверка наличия и состояния документов в архиве. Осуществление экспертизы ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется: -установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве; -выявление и устранение недостатков в учете документов; -выявление отсутствующих документов и организация их розыска; -выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка проводится не реже чем один раз в 5 лет, а в ведомственных архивах — перед передачей документов на государственное хранение. В особых случаях дела перемещаются в другое помещение: при чрезвычайных ситуациях, смене руководителя архива, ликвидации или реорганизации архива и проводятся разовые проверки. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается. Федеральный закон от 22 октября 2004г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" определяет понятие "экспертиза ценности документов", как изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов. Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам.Обеспечение учета и сохранности документов в архиве. Организация работы по выдаче дел во временное пользование Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться: -комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.); -комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения). Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. Дела выдаются во временное пользование структурным подразделениям организации на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом . Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми печатями организаций. Дела выдаются на срок не более трех месяцев. При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилищ, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело. Каждое выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь лист использования дела. В архиве Ленинского районного суда созданы условия, обеспечивающие сохранность архивных документов. Окна в помещении оборудованы распашными металлическими решетками, на каждом стеллаже установлены указатели (номер стеллажа, полки, регистрационные номера и крайние даты хранения документов), коробки с делами и материалами расположены в строгом хронологическом порядке Создание и использование электронных архивов Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях Основными направлениями деятельности электронных архивов являются: -разработка принципов хранения информации; -защита информации; -активизация вторичного использования информации; -стандартизация критериев описания данных; -оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов; -регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных; -реализация информационных гуслуг и исследовательских проектов. В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации рекомендуется принимать на постоянное хранение «достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость, не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных. Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя. Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфическое описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь. Работа в системах электронного документооборота. Ведение работ в системах электронного документооборота. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Системы электронного документооборота обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают такие системы включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям систем электронного документооборота относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных. Главной целью внедрения систем электронного документооборота (СЭД) является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации. Работа СЭД строится вокруг одного базового понятия — документ. Именно документ является «единицей информации» в СЭД. Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами: хранение аудит движение по исполнителям в организации выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение В организации, где внедрен электронный документооборот и используется система управления документооборотом, документ является и базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам. Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», на подобии, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса. Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих. Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации. Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск). Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы: категоризация документов по типам и видам; снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами; заданные бизнес-процессы обработки документов; механизмы управления задачами и контроля их выполнения; надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстного поиска. Список литературы Нормативные правовые акты, официальные акты высших судебных органов и судейского сообщества: 1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993. 2. Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации". 3. Федеральный закон РФ от 22.10.2004 года № 125 ФЗ «Об архивном деле РФ». 4. Федеральный закон от 22.12.2008 N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов". 4. Федеральный закон от 08.01.1998 N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации". 5. Приказ Верховного Суда РФ от 18.06.2010 "Об утверждении Порядка организации доступа к информации о деятельности Верховного Суда Российской Федерации". 6. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.12.2013 N 249 "Об утверждении Положения об информационно-правовом обеспечении деятельности судов". 7. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 03.07.2013 N 132 "Об утверждении Временного регламента перевода документов федеральных судов общей юрисдикции в электронный вид". 9. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 N 112 "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения". 10. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 № 56 "Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции". 11. «Инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Тюменской области», утвержденная начальником Управления по обеспечению деятельности мировых судей от 11.12.2019 Основная литература: 1. Справочно-правовая система «Консультант Плюс» 2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. УТВЕРЖДЕНЫ приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированы в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893 |