Финансовая служба предприятия
 Скачать 104.91 Kb.
|
1 2 ВВЕДЕНИЕ Современная экономика Республики Казахстан характеризуется появлением огромного числа предприятий различных форм собственности и характера деятельности, ростом и усложнением хозяйственных связей, что приводит к значительному увеличению объема финансовой работы. Одновременно это влечет существенное изменение организации, недооценка которых может привести к потери финансовой устойчивости и наступлению банкротства предприятия. За последние годы предприятиям приходится сталкиваться с новыми трудностями в области законодательства, кризисных явлений и развития бизнеса. Руководители и финансовые службы приобрели как позитивный, так и негативный практический опыт, наработали подходы, реализовали отдельные инновационные мероприятия для решения возникающих проблем. Практика показывает, что даже небольшие, но регулярные изменения в финансовой сфере трансформируют деятельность финансовой службы и способствуют устойчивому повышению эффективности предприятия, поэтому выявление роли финансовых служб в коммерческих организациях и дальнейшая рационализация их работы являются актуальными. Для организации финансовой работы хозяйствующий субъект создает специальную финансовую службу. Под финансовой службой предприятия понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе организации деятельности предприятия. Основным предназначением финансовой политики предприятия является организация движения ресурсов, способствующая эффективному хозяйствованию, максимизации получаемых доходов, своевременному и полному финансовому обеспечению его воспроизводственных нужд и осуществлению расчетов с финансовой системой государства и контрагентами. Деятельность финансовой службы подчинена главной цели – обеспечению финансовой стабильности, созданию устойчивых предпосылок для экономического роста и получения прибыли. Так, финансовая служба предприятия представляет собой организационную структуру, на которую возложены функции разработки предложений по формированию финансовой политики предприятия, реализации ее в финансовом, кассовом и других планах, контроля за их исполнением и движением денежных потоков, своевременной их коррекции, составления отчетности о финансовых результатах. По мере становления и развития рыночных отношений в нашей стране вопросы повышения эффективности управления финансовыми ресурсами и финансами в целом приобретают все большее значение. Именно по этой причине подробное изучение работы финансовых служб и анализ наиболее проблемных сторон деятельности на примере конкретного предприятия является актуальной и значимой для микроэкономических условий развития экономики. Цель работы – определить роль финансовых служб в организационной структуре коммерческих организаций. Для достижения цели поставлены следующие задачи исследования: – рассмотреть теоретические основы финансовых служб: понятие, задачи и принципы работы; – изучить основные функции финансовых служб; – исследовать особенности организации финансовых служб на предприятии; – рассмотреть методы рационализации работы финансовых служб. Объект исследования – финансовые службы в коммерческих организациях. Предметом исследования является финансовая работа предприятия. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений. 1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ ФИНАНСОВОЙ РАБОТЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ 1.1 Понятие, задачи и принципы работы финансовой службы Финансовая деятельность компании непосредственно регулируется финансовым менеджментом. Менеджмент – совокупность принципов, форм, методов, приемов и средств управления предприятием. В свою очередь, финансовый менеджмент – это система управления финансовыми ресурсами, сочетающая в себе финансовую политику, методы, инструменты, а также людей, принимающих управленческие решения и осуществляющих их. Цель такой деятельности – достижение финансовой стабильности и роста компании1. Реализация функций финансового менеджмента возлагается на специализированные отделы компаний – финансовые службы. Под финансовой службой предприятия понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием. Обычно таким подразделением выступает финансовый отдел. Его структура и численность зависят от организационно–правовой формы предприятия, характера хозяйственной деятельности, объема производства и общего количества работающих на предприятии. Финансовая служба предприятия – это организационная структура, на которую возложены функции разработки предложений по формированию финансовой политики предприятия, реализации ее в финансовом, кассовом и др. планах, контроля за их исполнением и движением денежных потоков, своевременной их коррекции (исходя из текущей обстановки), составления отчетности о финансовых результатах. Финансовая служба – это подсистема общей системы управления предприятием, это организация управления финансовыми потоками предприятия. Организация эффективной финансовой службы является одной из главных задач, стоящих перед финансовым директором организации. Структура финансовой службы зависит от финансовой стратегии, от конкретных задач, стоящих перед компанией. Организация финансовой службы начинается с определения функций и задач, присущих финансовым службам. Функции и задачи финансовой службы стандартны и универсальны, но при этом должны учитывать специфику деятельности предприятия и требования собственников. Таким образом, можно определить несколько основных задач стоящих перед отделами финансовых служб2: 1. Полный и достоверный учет прошлых и будущих платежей и финансовых рисков предприятия с учетом его обязательств и вероятных пассивов (возможной потребности в денежных выплатах по выданным гарантиям, судебным искам и т.д.); 2. Учет доходов и расходов с разбивкой по местам возникновения и целевому назначению; 3. Составление финансовых планов и бюджетов подразделений предприятия, а также контроль за их исполнением; 4. Контроль ликвидности предприятия и управление временно свободными денежными средствами; 5. Налоговое планирование. Главные отличия финансового менеджмента и финансовых отделов компаний от бухгалтерского учета заключаются в следующем: 1. финансовое планирование, управление временно свободными денежными средствами и налоговое планирование лежат за пределами бухгалтерского учета как такового; 2. далеко не все методы, применяемые в финансовом анализе, типичны для бухгалтерского учета и привычны для бухгалтера (например, сопоставление доходности различных финансовых инструментов выходит за рамки собственно бухгалтерского учета как такового). Финансовая экономическая служба занимает особое место в организационной структуре компании и играет особую роль в ее системе управления. Она является, с одной стороны, исполнителем одного из основных бизнес–процессов – процесса проведения расчетов с контрагентами, а с другой – оператором одновременно двух важнейших подсистем управления: подсистемы планирования финансово–хозяйственной деятельности и подсистемы управленческого и бухгалтерского учета. В таком качестве ФЭС является уникальным элементом организационной структуры. Двойственный характер решаемых ФЭС задач требует корректного распределения различных по характеру работ в рамках ФЭС и формирует определенные требования к ее организационной структуре (рисунок 1).  Рисунок 1 – Организационная структура финансовых экономических служб Поскольку организационная структура не может быть неизменна на протяжении долгого времени и процесс ее формирования может быть достаточно длительным и многоэтапным, рекомендуется соблюдать ряд принципов работы отделов финансового менеджмента3. Принцип экономической эффективности. Его смысловая нагрузка определяется тем обстоятельством, что, поскольку создание и функционирование некоторой системы управления финансами предприятия с неизбежностью предполагает расходы, эта система должна быть экономически целесообразной в том смысле, что прямые расходы оправданы прямыми иди косвенными доходами. Поскольку далеко не всегда можно дать однозначные количественные оценки, аргументирующие или подтверждающие эту целесообразность, оптимизация организационной структуры осуществляется на основе экспертных оценок в динамике – иными словами, она формируется постепенно и всегда субъективна. Принцип финансового контроля. Деятельность предприятия в целом, его подразделений и отдельных работников должна периодически контролироваться. Системы контроля могут быть построены по–разному, однако практика показывает, что финансовый контроль является наиболее эффективным и действенным. В частности, одним из важнейших способов контроля за конгруэнтностью целевых установок собственников компании и ее управленческого персонала является проведение аудиторских проверок. Аудиторская деятельность представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно–расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию иных аудиторских услуг (бухгалтерский учет, оценка, налоговое планирование, управление корпоративными финансами и др.). Внутренний финансовый контроль осуществляется путем организации системы внутреннего аудита. Принцип финансового стимулирования (поощрение/наказание). Этот принцип по сути тесно корреспондирует с предыдущим, смысл его заключается в том, что именно в рамках системы управления финансами разрабатывается механизм повышения эффективности работы отдельных подразделений и организационной структуры управления предприятием в целом. Достигается это путем установления мер поощрения и наказания (речь, естественно, идет о мерах финансового характера). Наиболее эффективно данный принцип реализуется путем организации так называемых центров ответственности. Принцип обеспечения финансовых резервов – необходимость формирования финансовых резервов и других аналогичных фондов связана с предпринимательской деятельностью, которая всегда сопряжена с риском. В условиях рыночных отношений последствия риска ложатся непосредственно на предпринимателя, который добровольно и самостоятельно на свой страх и риск реализует разработанную им программу. Таким образом, финансовая служба компании – это структура, управляющая финансовыми потоками компании, целью которой является эффективное использование всех средств. Основной задачей финансового менеджмента является постоянный контроль ключевых финансовых показателей компании. Большое значение при организации финансовой работы имеет своевременность расчетов, организация взаимоотношений с банками, контроль за соблюдением норматива оборотных средств. Суть основных принципов функционирования финансовых служб сводится к плановости, минимизации издержек, гибкости, рациональности. 1.2 Основные функции финансовых служб Для успешного формирования финансового блока финансовый директор должен определить, какие функции будет выполнять финансовая служба предприятия и какие подразделения войдут в ее состав. В каждой конкретной ситуации структура финансовой службы и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Чтобы структура финансовой службы была оптимальной, руководству компании необходимо определить ее задачи, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников, а также систему оценки деятельности службы и ее руководителя. Так, основные функции складываются из задач, стоящих перед финансовой службой компании, но в целом можно выделить следующие (таблица 1). Таблица 1 – Основные функции финансовых служб
Имеются еще две спорные функции, за ведение которых может отвечать финансовый директор, внедрение информационных технологий и внутренний контроль (аудит). Многие компании включают в состав финансовой службы службу информационных технологий. Это вызвано тем, что финансовый директор нередко является основным инициатором автоматизации бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета. Информационные технологии играют настолько важную роль в формировании бизнес–процессов компании, причем не только финансовых, что более эффективно выделить IT–подразделение в отдельный блок, подчиненный непосредственно генеральному директору. Что касается внутреннего контроля, то во многих компаниях соответствующая служба отвечает за анализ предпринимательских рисков и контролирует процедуры управления по всем аспектам деятельности компании. Поэтому, для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору. Однако в компаниях, где кредит доверия финансовому директору высок, функция внутреннего контроля делегируется финансово–экономической службе. Таким образом, отдел внутреннего контроля (или контрольно–ревизионное управление) становится составной частью финансовой службы. Несколько иначе обстоят дела с внутренним аудитом. Тенденция такова, что внутренний аудит затрагивает, в том числе и деятельность любого топ–менеджера компании, и ни финансовый директор, ни генеральный не являются здесь исключением. Поэтому соответствующее подразделение обычно напрямую подчиняется совету директоров или собственнику компании. Таким образом, набор функций финансовых служб компаний зависит от задач поставленных перед ними руководством. Основные функции финансового менеджмента реализуются в процессе формирования и использования финансовых ресурсов, и распределяются в процессе формирования стратегических целей и задач компании, среди них можно выделить основные: финансовый анализ и планирование, управление источниками финансирования, управление инвестиционной деятельность, управление финансово–кредитной системой. 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ФИНАНСОВОЙ СЛУЖБЫ ПРЕДПРИЯТИЯ 2.1 Роль финансовой службы в работе организации Организация финансовой службы компании зависит от ее масштаба и характера уставной деятельности. Особенности организации финансовой службы определяются следующими факторами: – финансовыми отношениями предприятия с государством (налоговыми льготами, санкциями, бюджетным финансированием, дотациями и т.д.); – условиями и методами формирования капитала предприятия; – распределительными отношениями и мерой финансовой ответственности перед акционерами, вышестоящей управляющей компанией, работниками предприятия и т.д. Любая система управления состоит из двух ключевых элементов – субъекта управления и объекта управления; субъект воздействует на объект с помощью так называемых общих функций управления (анализ, планирование, организация, учет, контроль, регулирование), руководствуясь при этом системой целей, стоящих перед хозяйствующим субъектом. В приложении к управлению финансами предприятия субъект управления, или управляющая подсистема, может быть представлена как совокупность шести базовых элементов: оргструктуры управления финансами, кадров финансовой службы, финансовых методов, финансовых инструментов, информации финансового характера и технических средств управления финансами. Организационная структура системы управления финансами хозяйствующего субъекта, а также ее кадровый состав могут быть построены различными способами в зависимости от размеров предприятия и вида его деятельности. На отдельных малых и средних предприятиях финансовая служба представлена в организационной структуре отделом бухгалтерии. В обязанности этого отдела входит сбор бухгалтерской информации и предоставление её директору предприятия, осуществляющему управление финансами. По мере расширения предприятия и увеличения объёма финансовой деятельности генеральная дирекция создаёт финансовую службу и передает ей часть своих полномочий и обязанностей, связанных с управлением финансовой деятельностью предприятия. Как, правило, в данном случае финансовая служба представлена финансовым отделом или финансово–экономическим отделом. Для работы в финансовом отделе на малых и средних предприятиях, как правило, привлекаются менеджеры широкого профиля – работники, осуществляющие практически все функции финансового управления фирмой4. На крупных предприятиях структура финансовой службы более сложная, так как финансовые потоки таких предприятий связаны не только с производственной и финансовой деятельностью, но и с участием в капитале других предпринимательских организаций. Функции финансовой службы расширяются в зависимости от того, насколько возрастают экономические и финансовые возможности предприятия. Для работы в финансовой службе крупных предпринимательских структур привлекаются как финансовые менеджеры широкого профиля, так и функциональные финансовые менеджеры. Финансовые менеджеры широкого профиля привлекаются для общего руководства финансовой деятельностью, а функциональные финансовые менеджеры – как исполнители конкретных задач в финансовом управлении. Функциональный финансовый менеджер является узким специалистом, осуществляющим специализированные функции управления в одной из сфер финансовой деятельности предприятия. На крупных предприятиях финансовая служба представлена, как правило, финансовым департаментом, который включает в себя несколько специализированных отделов. При такой организации финансовой службы каждый отдел выполняет определенные функции, а общее руководство финансовым менеджментом осуществляет финансовый директор. В настоящее время в Казахстане нет единой концепции построения организационной структуры финансовой службы. Через взаимоотношения финансового директора (директора по финансам и экономике) и главного бухгалтера можно выразить три варианта построения концепции: главный бухгалтер подчиняется финансовому директору (западная концепция); существуют главный бухгалтер и финансовый директор, вследствие чего происходит постоянный конфликт интересов (эклектическая концепция); финансовый директор – главный бухгалтер – одна должность. Западная концепции построения организационной структуры финансовой службы предполагает, что бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером входит в финансовую службу, и главный бухгалтер подчиняется финансовому директору. На сегодняшний день такая концепция используется во многих организациях в Казахстане. Система финансового управления компанией подобна пирамиде, состоящей из нескольких уровней (рисунок 2).  Рисунок 2 – Система организации финансовой службы компании На нижнем уровне сосредоточены транзакционные системы, в основные задачи которых входит учет (желательно в режиме реального времени) всех производимых в компании операций. Основная задача данных систем – собрать всю необходимую информацию о деятельности компании и подготовить для последующей обработки системами более высокого уровня. К таковым в первую очередь относятся системы налогового, бухгалтерского и управленческого учета. На среднем уровне пирамиды финансового управления сконцентрированы системы аналитического уровня – те, которые агрегируют данные отдельных транзакций, совершаемых в компании, в информацию, пригодную для аналитической обработки. Например, данные о единичной покупке, которую в тот или иной день совершил клиент, представляют собой отдельную транзакцию, фиксируемую в некоей транзакционной системе. Необработанные данные об отдельных транзакциях (например, продажах отдельных групп продуктов или услуг) ввиду их большого объема и значительного отклонения от средних величин малопригодны для принятия каких–либо управленческих решений. Но если агрегировать данные об отдельных операциях в разрезе временных периодов, отдельных географических регионов, различных товарных групп, а также групп покупателей, то полученная информация будет чрезвычайно полезна менеджеру. Статистика, отражающая различные тренды и зависимости (например, тренды продаж), является основой для принятия обдуманных решений. Именно поэтому сбор и сортировка информации такого рода относятся к основным задачам систем аналитического уровня. К подобным системам в первую очередь можно отнести системы бюджетирования и управленческой отчетности5. На самом верхнем уровне располагаются системы стратегического уровня, ориентированные на потребности среднего и высшего менеджмента компании. Главная задача данных систем – оперативно отражать степень достижения организацией своих стратегических целей. Такие системы должны в режиме реального времени (или приближающемся к нему) представлять состояние дел в компании по ключевым показателям деятельности как отдельных подразделений, так и компании в целом. К данному уровню стоит отнести систему ключевых показателей деятельности, а также систему сбалансированных показателей деятельности, хотя они и близки к системам аналитического уровня. Кроме того, на стратегическом уровне находятся различные мониторинговые системы, предназначенные для контроля деятельности предприятия по важнейшим показателям со стороны высшего менеджмента (в режиме реального времени). В эту же категорию стоит отнести и мониторинговые системы, контролирующие главным образом производственные (нефинансовые) показатели деятельности компании, поскольку они напрямую влияют на ее финансовое положение. При построении системы управления компанией нельзя также забывать о том, что вся система финансового управления должна находится под постоянным мониторингом системы внутреннего контроля компании. Система внутреннего контроля: – отслеживает состояние системы финансового управления компанией; – определяет степень управляемости компании; – обеспечивает информационную прозрачность системы по отношению к принимаемым управленческим решениям; – способствует снижению бизнес–рисков. Полноценная отдача от системы внутреннего контроля возможна только в случае ее организационно–функциональной независимости от объекта своего контроля. Это может достигаться за счет подчинения системы внутреннего контроля аудиторскому комитету, состоящему из членов совета директоров компании. финансовый служба менеджмент учет Таким образом, организация финансовой службы компании, в первую очередь зависит от масштабов и направлений деятельности компании. В целом можно выделить два типа систем организации финансовых служб – для небольших и средних компаний с ограниченным набором функций, и для крупных корпораций и холдингов, со строгим разделением функционала между бухгалтерией и финансовыми менеджерами. 1 2 | ||||||||||||||||||||