Индивидуальное задание ПМ 01. Индивидуальное задание Документальное оформление заказа
 Скачать 27.78 Kb.
|
|
Индивидуальное задание Документальное оформление заказа Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям. Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки. В них рекомендуется: 1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»; 2) присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.). Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа; 3) указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет; 4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком. Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом; 5) указывается дата, наименование и адрес поставщика. 6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров; 7) описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию; 8) если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать; 9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары; 10) нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения. Требования предъявляемые к оформлению заказа При оформлении заказа товара для конкретного клиента надо использовать документ Заказ товара. Документ Заказ товара позволяет описать сложный бизнес-процесс, который включает в себя описание сделки между вами и вашим клиентом, а также между вами и вашим поставщиком по каждой позиции Заказа товара. Общие принципы работы документа Заказ товара Внесение изменений в Заказ товара. Сообщение клиентам о поступлении товара по заказу товара. Учет собственных остатков товара при оформлении заказа товара. Использование документа Заказ товара позволяет вам определить статус заказанной клиентом позиции в любой момент времени, например, при звонке клиента. Документ Заказ товара является документом, который требует определенного навыка в работе. В Заказе товара фиксируются не только детали, которые заказал клиент, но и по каждой детали виден статус, между вами и клиентом, и между вами и поставщиком. Например, статус по поставщику – Товар прибыл, а статус по клиенту – Клиент ожидает товар. Перед началом работы с документом Заказ товара необходимо посмотреть инструкции, в которых описаны общие принципы работы с документом. В документе Заказ товара при выборе товара можно отсортировать список договоров, по заранее заданному правилу. Внесение изменений в документ Заказ товара. Оформление ситуаций, когда клиент отказался от товара, или поставщик отказал в поставке товара. При поступлении товара необходимо сообщить клиентам о поступлении заказа. В следующей инструкции описан способ, которым можно сообщить клиенту о том, что его заказ поступил. При заказе товара надо учитывать наличие товара на собственном складе. В инструкции разобран вопрос об оформлении заказа клиента при наличии товара на собственном складе. |