!_МУ для лаб. Методические указания для выполнения лабораторных работ по теме анализ и моделирование деятельности организации с целью принятия управленческих решений
 Скачать 2.84 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ УКРАИНСКАЯ ИНЖЕНЕРНО – ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ Автоматизированные системы организационного управления МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ ПО ТЕМЕ «АНАЛИЗ И МОДЕЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ С ЦЕЛЬЮ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ» Специальность 6.010104.36 – «Профессиональное обучение. Компьютерные технологии в управлении и обучении» Утверждено Методическим советом Украинской инженерно - педагогической академии Протокол № __ от «__» _________ 2009 г. Харьков 2009 УДК 004.738.5:339.138 Автоматизированные системы организационного управления. Методические указания для выполнения лабораторных работ по теме «Анализ и моделирование деятельности организации с целью принятия управленческих решений» для специальности 6.010100.36 «Професісиональное обучение. Компьютерные технологии в управлении и обучении». Шеховцова В.И. – Харьков: УИПА, 2009. – 85 стр. Аннотация: методические указания для выполнения лабораторных работ по дисциплине «Автоматизированные системы организационного управления» для студентов специальности «Профессиональное обучение. Компьютерные технологи в управлении и обучении» разработаны на основе рабочей программы дисциплины и содержат следующие составляющие п каждой лабораторной работе: цель, теоретические сведения, практческое решение поставленной задачи, пример выполнения задачи, варианты заданий. Составитель: Шеховцова Виктория Ивановна Ответственный за выпуск: д.т.н., проф. Ашеров Акива Товиевич Рецензент: Г.И. Сажко, канд. пед. наук, доц. © Шеховцова В.И. © УІПА СОДЕРЖАНИЕ 1. Лабораторная работа № 1 Анализ и моделирование деятельности организации для целей управления 4 2. Лабораторная работа № 2 Базовые технологии автоматизации задач управления. Анализ данных и принятие решений средствами MS Office 22 3. Лабораторная работа № 3 Анализ данных и прогноз для целей управления 51 4. Лабораторная работа № 4 Средства анализа данных: Таблицы подстановок, Сценарии и Поиск решения 73 Лабораторная работа № 1 Анализ и моделирование деятельности организации для целей управления. Цель: освоить классификацию бизнес-процессов, научиться моделировать организационную структуру организации, составлять матрицу распределения ответственности 1. Теоретические сведения 1.1. Принципы формализации процесса управления При значительно возросшем в современном мире интересе к общепринятым стандартам управления (менеджмента) многих руководителей до сих пор ставит в тупик вопрос об организационной структуре компании или о схеме существующих бизнес-процессов. Поэтому актуальным вопросом в решении проблемы повышения эффективности управления бизнесом является необходимость иметь модель деятельности предприятия, которая отражала бы все механизмы и принципы взаимосвязи различных подсистем. С помощью моделирования различных областей деятельности можно достаточно эффективно анализировать «узкие места» в управлении и оптимизировать общую схему управления организацией. В настоящее время при необходимости анализа того или иного процесса управления (от системы проектирования космического корабля или подводной лодки до процесса подготовки делового документа) можно использовать проверенные и обкатанные методы. К этим методам относятся, в частности, формализованные способы описания процесса управления (для того чтобы управлять, оптимизировать, нужно знать, что оптимизировать) и концепции построения эффективной системы управления. Примечание: Наиболее широкое распространение в мире получила методология менеджмента, называемая «бизнес-инжиниринг», основанная на построение информационных моделей организации деятельности и позволяющая осуществлять постоянный мониторинг, улучшение и перестройку организации деятельности компании. В начале 1990-х годов на Западе появились первые программы для решения задач, связанных с организационными проблемами управления предприятием. Orgware - новый класс программ - был ориентирован на решение задач систематизации, хранения и обработки "неколичественной" информации об организации бизнеса, которые раньше не имели адекватной компьютерной поддержки. 1.2. Классификация и основные виды бизнес - процессов. Основные категории бизнес-процессов могут быть сгруппированы по трем основным типам: основные процессы - "потребитель - поставщик", инженерные; вспомогательные процессы – вспомогательные, обеспечивающие функционировании основных; организационные процессы - управленческие, организационные. Таблица 1.1 Классификация бизнес - процессов
Продолж. табл.1.1
Продолж. табл. 1.1
Продолж. табл. 1.1
1.3. Описание организационной структуры Модель организационной структуры включает иерархический перечень продуктов и услуг, предоставляемых компанией; иерархический перечень функций, поддерживающих производство и предоставление продуктов и услуг; иерархический перечень исполнительных звеньев, обеспечивающих реализацию функций; и, как логическое завершение, матрицу проекций, описывающей закрепление функций за исполнительными звеньями. Для визуального представления иерархических перечней исполнительных звеньев используют хорошо знакомые структурные схемы. Таким образом, если в компании (предприятии) аккуратно составлены перечни функции и исполнительных звеньев, то в качестве следующего шага можно попытаться построить матрицы проекции, и на его основе написать соответствующий раздел "Положения об организационной структуре". Описание организационной структуры может быть составлено с разной степенью детализации. Во-первых, в компании существуют подразделения разных уровней. Во-вторых, функциональная модель компании тоже имеет иерархическую структуру с несколькими уровнями функций. Соответственно, степень детализации матрицы организационных проекций зависит от степени детализации организационной и функциональной моделей. Так, можно взять лишь верхний уровень организационных звеньев и функций, а можно опуститься на второй, третий и так далее. Если первая матрица проекции представляет собой описание организационно-функциональной структуры компании в целом, то остальные матрицы - это более детализированные описания организационно-функциональной структуры подразделений. Первый этап на пути к совершенствованию бизнес процессов и построению на их основе эффективной организации и организационной структуры – структуризация и описание организации, для чего устанавливаются: Основные направления деятельности (продукты и услуги). Функции обеспечения. Функции менеджмента. Перечень структурных звеньев. Закрепление функций за структурными звеньями. 5. Структурные схемы. На рис.1.1 приведена методика из четырех шагов, позволяющая сделать описание структуры организации.  Рис. 1.1. Последовательность создания структуры организации Шаг 1. Предоставление потребителю продуктов и услуг требует реализации компанией функций закупки, поставки производства, хранения, сбыта и других. Современный подход к организации управления, зафиксированный в стандарте ISO-9000, предполагает аккуратное выделение и документирование функций, выполняемых компанией. При документировании функции часто используются два списка. Во-первых, это список функции обеспечения деятельности компании: поставки, производство, сбыт (их часто также называют функциями логистики, бизнес - функциями), и во-вторых, список других функций менеджмента: финансы, учет, маркетинг и т. д.  Рис. 1.2. Вариант функциональной модели, построенной по критериям «Управление» и «Функции» Шаг 2. Каждый из бизнес-процессов состоит из соответствующих функций и работ. Вертикальное описание бизнес-процессов иногда называют функциональным описанием деятельности (уровни иерархии), а горизонтальное описание – процессным описанием или просто описанием бизнес-процессов. При горизонтальном описании бизнес-процессов показывается как они выполняются, какие информационные и материальные потоки существуют между отдельными процессами, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности движутся. В этом случае в модели бизнес-процесса появляются горизонтальные связи между различными работами, которые составляют процесс.  Рис. 1.3. Процесс описания бизнес - процессов Шаг 3. После описания бизнес-направлений и бизнес-процессов компании нужно проделать третий шаг по описанию организации "как есть" - описать организационную структуру, которая все это реализует. Организационная структура, в отличие от бизнес-направлений и бизнес-процессов, описывается быстро, потому что она определена штатным расписанием, подразделения и должности, существующие в компании идентифицируются просто. Данный формат включает два типа объектов. С помощью первого типа описываются структурные подразделения, а с помощью второго - должности, то есть люди, которые работают в организации. При описании организационной структуры рекомендуется использовать графический подход, как более наглядный и удобный. В рамках такого подхода нужно показать, какие подразделения и должности в компании существуют, а также показать связи подчинения. При описании каждого подчинения показывается, к какому типу данное подчинение относится: к линейному или функциональному. Что такое линейное и функциональное подчинение? Линейное подчинение это подчинение сотрудника своему непосредственному руководителю, который имеет основные полномочия заставить сотрудника выполнять работу в рамках оговоренных функциональных обязанностей. При этом линейный руководитель имеет основные права по приему на работу, вознаграждении, наказании и увольнении сотрудника. Для повышения качества и скорости определенных бизнес-процессов в компаниях вводят функциональное подчинение, в рамках которого сотрудник по определенным оговоренным заранее функциям одновременно подчиняется и другому руководителю или сотруднику из другого подразделения. Как правило, полномочия руководителя у которого находятся в функциональном подчинении сотрудники других подразделений невелики и ограничиваются возможностью требовать от сотрудника сроков и качества исполнения определенных работ. Примером функционального подчинения может служить подчинение продавцов главному бухгалтеру по функциям, связанным с оформлением бухгалтерских документов. В рамках функционального подчинения Главный бухгалтер имеет полномочия напрямую, в обход его линейного руководителя, требовать от продавца правильности оформления и своевременного предоставления договоров, актов, счетов, счетов-фактур и других установленных документов. Шаг 4. Четвертым и последним шагом описания деятельности "как есть" является описание распределения ответственности структурных звеньев за реализуемые в компании бизнес-процессы. На данном шаге необходимо указать, кто что делает и кто за что отвечает. На четвертом шаге описывается соответствие между результатами второго и третьего шагов по описанию деятельности "как есть" - соответствие между бизнес-процессами и организационной структурой компании. Для решения этой задач нужно использовать такой инструмент, как построение матрицы распределения ответственности (рис. 1.3). По столбцам матрицы, указываются работы, которые осуществляются в компании - результаты шага номер 2. По строчкам указываются структурные подразделения и должности компании - результаты шага номер 3. В клетках матрицы ответственности указывается, кто в какой работе принимает участие, и кто за какую работу отвечает. При этом используются следующие обозначения. О - ответственный за работу; И – исполнитель работы. В реализации конкретной работы могут участвовать несколько должностей и структурных подразделений, но в менеджменте ответственный за выполнение работу должен быть только один. Это базовое правило построения эффективной организации. Пример выдержки из матрицы распределения ответственности приведен на рис. 1.4.  Рис. 1.4. Матрица распределения ответственности. Если при построении матрицы распределения ответственности в компании окажется, что за работу отвечают несколько человек, либо ни одного, то нужно показать сложившуюся ситуацию "как есть", поставив либо несколько символов "О" напротив данной работ, либо ни одного. Часто в данной ситуации сотрудники компании склонны показывать картину "как надо", искажая тем самым работы по описанию деятельности "как есть". При дальнейшем анализе модели организации "как есть" и разработке оптимальной модели "как надо" на данную ситуацию нужно обратить особое внимание и внести в модель соответствующие изменения.  Рис. 1.5. Пример из матрицы распределения ответственности 2. Задание 2.1. Изучить возможности построения модели организации с помощью пакета BigDemo на демонстрационном примере. 2.2. Выполнить пример, предлагаемый в методических указаниях. 2.3. Выполнить задание по варианту (см. ниже). 2.4. Сделать отчет, сохраняя копии экрана в текстовом документе. Пример: модель организационно-функциональной структуры торговой компании «Бытовая техника» I. Бизнес–направления 1.1. Розничная торговля бытовой техникой 1.1.1. Реализация через магазин «Океан» 1.1.2. Реализация через магазин «Космос» 1.1.3. Реализация через магазин «Универсальный» 1.2. Оптовая торговля бытовой техникой 1.3. Прочая реализация 1.3.1. Услуги по доставке бытовой техники населению 1.3.2. Услуги по ремонту бытовой техники  Рис. 1.6. Бизнес-направления компании II. Бизнес-процессы и функции 2.1. Основные и обеспечивающие бизнес-процессы и функции. 2.1.1. Закупка товаров 2.1.1.1. Поиск поставщиков 2.1.1.2. Заключение договоров 2.1.1.3. Контроль за оформлением документов и отгрузкой товаров 2.1.1.4. Выработка ценовой политики по закупу 2.1.1.5. Работа с представительствами 2.1.2. Транспорт 2.1.2.1. Заключение договоров по аренде автомобилей 2.1.2.2. Заключение договоров на транспортировку грузов 2.1.2.3. Контроль за продвижением товаров 2.1.2.4. Поддержка автотранспорта в технически исправном состоянии 2.1.2.5. Предоставление информации по транспорту для оперативного учета 2.1.2.6. Обеспечение сохранности автотранспорта 2.1.3. Хранение 2.1.3.1. Организация хранения товаров 2.1.3.2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей 2.1.3.3. Контроль за состоянием складов 2.1.4. Сбыт 2.1.4.1. Выработка ценовой политики по сбыту 2.1.4.2. Заключение договоров на продажу товаров 2.1.4.3. Контроль за исполнением договоров продаж 2.1.4.4. Контроль за качеством и сбытом 2.1.4.5. Предпродажная подготовка товаров 2.1.4.6. Доставка и установка товаров 2.1.4.7. Предоставление информации по сбыту для оперативного учета 2.1.5. Послепродажное обслуживание 2.1.5.1. Гарантийный ремонт 2.1.5.2. Прием и обмен некачественного товара 2.1.5.3. Контроль по срокам гарантии 2.1.5.4. Оформление документов по обмену и возврату 2.1.5.5. Предоставление информации по гарантийному ремонту для оперативного учета 2.1.6. Ремонт бытовой техники 2.1.6.1. Заказ запасных частей 2.1.6.2. Оформление документов по ремонту 2.1.7. Реклама 2.1.7.1. Планирование рекламных мероприятий 2.1.7.2. Контроль за рекламной кампанией 2.1.7.3. Организация рекламной кампании 2.2. Бизнес-процессы и функции управления. 2.2.1. Структура 2.2.1.1. Организационная структуризация 2.2.1.2. Финансовая структуризация 2.2.2. Финансы 2.2.2.1. Финансовое планирование 2.2.2.2. Анализ финансового состояния 2.2.2.3. Ведение операционных бюджетов 2.2.2.4. Ведение бюджета движения денежных средств 2.2.2.5. Ведение бюджета доходов и расходов 2.2.3. Учет 2.2.3.1. Бухгалтерский учет 2.2.3.2. Оперативный учет 2.2.3.3. Внутренний учет для менеджеров и руководителей 2.2.4. Маркетинг 2.2.4.1. Проведение маркетинговых исследований 2.2.4.2. Прогноз продаж 2.2.4.3. Формирование заказа товара 2.2.4.4. Анализ продаж 2.2.4.5. Поиск новых направлений сбыта 2.2.4.6. Оценка рынка 2.2.4.7. Анализ конкурентов 2.2.4.8. Ценовая политика 2.2.5. Экономика 2.2.5.1. Управление затратами 2.2.6. Бизнес-планирование 2.2.6.1. Разработка бизнес-планов 2.2.6.2. Контроль за исполнением бизнес-планов 2.2.7. Персонал 2.2.7.1. Подбор кадров и управление персоналом  Рис. 1.7. Бизнес-процессы и функции компании III. Организационная структура 3.1. Коммерческая служба 3.1.1. Руководство коммерческой службой 3.1.2. Отдел закупок 3.1.3. Отдел продаж 3.1.4. Отдел маркетинга 3.1.5. Транспортный отдел 3.1.6. Ремонтная мастерская 3.1.7. Отдел рекламы 3.2. Финансовая служба 3.2.1. Отдел оперативного учета 3.2.2. Бухгалтерия 3.2.3. Финансовый отдел 3.3. Исполнительная дирекция 3.3.1. Руководство исполнительной дирекции 3.3.2. Административно-хозяйственная часть  Рис. 1.8. Организационная структура компании IV. Распределение ответственности 3.1. Коммерческая служба Бизнес-процессы и функции 2.1.1. Закупка товаров 2.2.6. Бизнес-планирование 3.1.1. Руководство коммерческой службой Бизнес-процессы и функции 2.1.1.2. Заключение договоров 2.1.4.2. Заключение договоров на продажу товаров 2.1.7.2. Контроль за рекламной кампанией 2.2.1.1. Организационная структуризация 2.2.2.3. Ведение операционных бюджетов 2.2.4.4. Анализ продаж 2.2.4.7. Анализ конкурентов 2.2.5.1. Управление затратами 2.2.6.1. Разработка бизнес-планов 2.2.6.2. Контроль за исполнением бизнес-планов 2.2.7.1. Подбор кадров и управление персоналом 3.1.2. Отдел закупок Бизнес-процессы и функции 2.1.1.1. Поиск поставщиков 2.1.1.2. Заключение договоров 2.1.1.3. Контроль за оформлением документов и отгрузкой товаров 2.1.2.2. Заключение договоров на транспортировку грузов 2.1.2.3. Контроль за продвижением товаров 2.2.2.5. Ведение бюджета доходов и расходов 2.2.4.7. Анализ конкурентов 2.2.4.8. Ценовая политика 3.1.3. Отдел продаж Бизнес-процессы и функции 2.1.4.1. Выработка ценовой политики по сбыту 2.1.4.2. Заключение договоров на продажу товаров 2.1.4.3. Контроль за исполнением договоров продаж 2.1.4.4. Контроль за качеством и сбытом 2.1.4.5. Предпродажная подготовка товаров 2.1.4.7. Предоставление информации по сбыту для оперативного учета 2.2.2.5. Ведение бюджета доходов и расходов 2.2.4.2. Прогноз продаж 2.2.4.3. Формирование заказа товара 2.2.4.8. Ценовая политика 3.1.4. Отдел маркетинга Бизнес-процессы и функции 2.1.1.4. Выработка ценовой политики по закупу 2.1.4.1. Выработка ценовой политики по сбыту 2.2.4.1. Проведение маркетинговых исследований 2.2.4.2. Прогноз продаж 2.2.4.3. Формирование заказа товара 2.2.4.4. Анализ продаж 2.2.4.5. Поиск новых направлений сбыта 2.2.4.6. Оценка рынка 2.2.4.7. Анализ конкурентов 2.2.4.8. Ценовая политика 3.1.5. Транспортный отдел Бизнес-процессы и функции 2.1.2.4. Поддержка автотранспорта в технически исправном состоянии 2.1.2.5. Предоставление информации по транспорту для оперативного учета 2.1.2.6. Обеспечение сохранности автотранспорта 3.1.6. Ремонтная мастерская Бизнес-процессы и функции 2.1.5.1. Гарантийный ремонт 2.1.5.2. Прием и обмен некачественного товара 2.1.5.3. Контроль по срокам гарантии 2.1.5.4. Оформление документов по обмену и возврату 2.1.5.5. Предоставление информации по гарантийному ремонту для оперативного учета 2.1.6.1. Заказ запасных частей 2.1.6.2. Оформление документов по ремонту 3.1.7. Отдел рекламы Бизнес-процессы и функции 2.1.7. Реклама 2.1.7.1. Планирование рекламных мероприятий 2.1.7.2. Контроль за рекламной кампанией 2.1.7.3. Организация рекламной кампании 3.2. Финансовая служба Бизнес-процессы и функции 2.2.1.2. Финансовая структуризация 2.2.2. Финансы 2.2.3. Учет 2.2.5. Экономика 3.2.1. Отдел оперативного учета Бизнес-процессы и функции 2.2.3.2. Оперативный учет 2.2.3.3. Внутренний учет для менеджеров и руководителей 3.2.2. Бухгалтерия Бизнес-процессы и функции 2.2.2.4. Ведение бюджета движения денежных средств 2.2.3.1. Бухгалтерский учет 3.2.3. Финансовый отдел Бизнес-процессы и функции 2.2.2.1. Финансовое планирование 2.2.2.2. Анализ финансового состояния 2.2.2.3. Ведение операционных бюджетов 2.2.2.4. Ведение бюджета движения денежных средств 2.2.2.5. Ведение бюджета доходов и расходов 2.2.3.3. Внутренний учет для менеджеров и руководителей 3.3. Исполнительная дирекция Бизнес-процессы и функции 2.1.2.1. Заключение договоров по аренде автомобилей 2.2.1.1. Организационная структуризация 2.2.7. Персонал 3.3.1. Руководство исполнительной дирекции Бизнес-процессы и функции 2.1.3.1. Организация хранения товаров 2.1.3.2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей 2.1.3.3. Контроль за состоянием складов 2.2.2.1. Финансовое планирование 3.3.2. Административно-хозяйственная часть Бизнес-процессы и функции 2.1.2.4. Поддержка автотранспорта в технически исправном состоянии 2.1.3.3. Контроль за состоянием складов 3.4. Центральный офис Бизнес-процессы и функции 2.1.1.1. Поиск поставщиков 2.1.1.2. Заключение договоров 2.1.1.3. Контроль за оформлением документов и отгрузкой товаров 2.1.1.5. Работа с представительствами 2.2.1.1. Организационная структура 2.2.1.2. Финансовая структура 2.2.2.3. Ведение операционных бюджетов 2.2.3.2. Оперативный учет 2.2.4.3. Формирование заказа товара Построить матрицу ответственности.  Рис. 1.9. Фрагмент матрицы распределения ответственности структурных звеньев за бизнес-процессы и функции компании *************************************************************** Варианты индивидуальных Заданий:
Лабораторная работа № 2 Базовые технологии автоматизации задач управления. Анализ данных и принятие решений средствами MS Office Цель: научиться применять возможности пакета MS Office для анализа данных и принятия решений в автоматизированных задачах управления 1. Теоретические сведения Информационные системы масштаба предприятия, как правило, содержат приложения, предназначенные для комплексного многомерного анализа данных, их динамики, тенденций и т.п. Такой анализ в конечном итоге призван содействовать принятию решений. Нередко эти системы так и называются — системы поддержки принятия решений. Очень важно для принятия решения располагать полной информацией, поступающей из различных источников – информационных систем, баз данных, таблиц Excel, Интернет. Без знания прошлого, нельзя эффективно спланировать будущую деятельность, - "прошлое позволяет предвидеть будущее". Но информация лишь "сырье" для принятия решения. Зачастую, необходимы специальные и достаточно мощные средства, позволяющие должным образом обработать информацию. Набор таких средств, предлагаемых в MS Office , достаточно разнообразен. Такими возможностями обладает: Access при работе с базами данных; Outlook при работе с текущей оперативной информацией, - встречами, совещаниями, задачами; Power Point при подведении итогов и проведении презентаций; Специальное приложение Project, предназначенное для управления проектами и принятия решений в процессе работы с проектами. Однако, "главным" приложением, используемым при проведении анализа данных в деятельности предприятия (офиса), является Excel. Анализ многомерных данных, построение прогнозов, оптимизация, анализ типа "Что если", графическое отображение результатов анализа - все это и многое другое выполняется в Excel. В данной работе предлагается рассмотреть ряд инструментов Excel, которые принято относить к средствам, используемым при проведении анализа данных для целей принятия решений. |