Лабораторная работа 1. Обзор возможностей
 Скачать 41.1 Kb.
|
|
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Алтайский государственный технический университет им. И. И. Ползунова» Факультет информационных технологий Кафедры информационных систем в экономике Отчет защищен с оценкой_____________ __________________________________ «___» _____________ 202__г. Отчёт по лабораторной работе №1 По теме обзор возможностей ECM-систем Выполнила ст. гр. БИ-91 Усова А.Р. Проверила Чупракова А. А. Барнаул 2022 ОглавлениеЗадание 2 Цель работы 3 Теоретические сведения 4 Ход работы 5 1. Выбор трёх систем управления корпоративным контентом. 5 2.Определение перечня функциональностей каждой системы, согласно концепции ECM. 6 3. Анализ возможности каждой функциональности. 10 4.Итоговый анализ исследуемых систем. 12 Задание Используя поисковые системы выбрать для анализа три системы управления корпоративным контентом. Определить перечень функциональностей каждой системы, согласно концепции ECM. Проанализировать возможности каждой функциональности. Осуществить итоговый анализ исследуемых систем. Цель работы Познакомиться с функциональными возможностями коробочных систем управления корпоративным контентом. Теоретические сведения По определению аналитической консалтинговой компании Gartner Enterprise Content Management (ECM) - системы управления корпоративным информационными ресурсами – это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно. Основная цель ECM-системы - обеспечить эффективное управление накопленными информационными активами предприятия с целью повышения производительности и обеспечения компании устойчивого конкурентного преимущества. Предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, сталкиваются с неупорядоченным нагромождением своего контента. Его трудно должным образом классифицировать, часто к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке большое количество электронных писем. ECM обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет устранять эти и другие проблемы. ECM-технологии формируют вертикальную сервисно-ориентриованную ИТ- инфраструктуру, которая поддерживает специализированные приложения и подчиненные сервисы, обеспечивающие работу с содержимым самых разных типов и форматов (в числе которых фотографии, XML-компоненты, видеоклипы и сообщения электронной почты) на протяжении всего жизненного цикла контента. ECM-решения являются невидимым пользователю интегрирующим промежуточным программным обеспечением, реализуемым и используемым средствами интеграции корпоративных приложений (Enterprise Application Integration - EAI). Все приложения передают свой контент в хранилище ECM, которое комбинирует информацию компании в репозиторий с единообразной структурой, устраняя дорогостоящую избыточность и связанные с ней проблемы непротиворечивости информации. Gartner выделяет по своему целевому назначению следующие ключевые компоненты программного обеспечения ECM: управление документами (Document Management - DM): регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и библиотечные службы для деловых документов; управление записями (Records Management - RM): долгосрочное архивирование и автоматизация сохранения документов в соответствии с нормативными требованиями; управление потоками работ (Workflow) / управление бизнес- процессами (Business Process Management - BPM): поддержка бизнес- процессов и маршрутизация контента в соответствии с рабочими заданиями и состояниями; управление Web-контентом (Web Content Management - WCM): автоматизация функций Web-мастера, а также управление динамическим контентом и взаимодействием с пользователем; документо-ориентированная групповая работа (GroupWare или Document-Centric Collaboration): коллективная работа с документами и поддержка проектных команд. В комбинации или как альтернативы они связаны с базовыми технологиями ECM жизненного цикла контента, реализуемыми системами ввода или захвата (Capture), управления (Management), хранения (Store), сохранения (Preserve) и доставки или распространения (Deliver) документов. Ход работы 1. Выбор трёх систем управления корпоративным контентом. На российском рынке на сегодняшний день системы ЕСМ представлены достаточно широко. На 24.10.2022 года выявлено 27 наиболее распространенных систем управления корпоративным контентом. К ним относятся Microsoft SharePoint, Directum RX, LanDocs, ELMA ECM, Alfresco, Documentum, ТЕЗИС, PayDox, Open Text, EOS for SharePoint, WSS Docs и другие. Каждая система решает разные задачи и по своему своеобразна. В данной работе я буду анализировать такие системы как: M-Files, WSS Docs и Directum RX. Данный выбор обосновывается на основе учебной программы, данные системы частью захватывают нашу деятельность. 2.Определение перечня функциональностей каждой системы, согласно концепции ECM. M-Files - система электронного документооборота и управления корпоративной информацией. Решает задачи хранения, классификации, поиска и просмотра документов и автоматизирует бизнес-процессы, обладает широкими функциями и простым интерфейсом. Система M-Files постоянно участвует в аналитических обзорах Gartner, Nucleus Research, Forrester Wave, по итогам которых занимает лидирующие позиции. Эксперты признают ее одной из самых дружелюбных систем для пользователей. Веб-сайт - www.m-files.com/ru .Год выпуска первой версии 2005.Правообладатель M-Files Corporation. Общее количество внедрений – 25. Интерфейс системы электронного документооборота M-Files привычен для пользователей и прост для понимания, поскольку интегрирован с Проводником Windows Explorer. M-Files поддерживает все приложения Windows, включая программы Microsoft Office: Outlook, Word и Excel, CAD/CAM-системы, бухгалтерские программы и т.д. Доступ и работа с данными M-Files обеспечиваются через стандартные команды (Открыть, Сохранить, Сохранить как... и т.д.). Таким образом, пользователям не требуется тратить время и усилия на изучение системы M-Files, они просто продолжают работать в привычном режиме, используя уже имеющиеся знания в области работы с приложениями Windows. Система электронного документооборота M-Files поддерживает надежную и быструю работу, даже когда сеть или сервер работают медленно или недоступны. Как только соединение восстанавливается, клиент M-Files автоматически синхронизируется с сервером. Система M-Files обеспечивает эффективный поиск данных по ключевым словам документа, что избавляет от хаотичного поиска документов по папкам. Система документооборота M-Files автоматически хранит и отслеживает все предыдущие версии и историю изменения документа. Помимо доступа к любой версии документа, M-Files протоколлирует все изменения данного документа, включая пользователя, вносившего изменения, время изменения и комментарии. В системе можно настроить любые рабочие процессы с указанием последовательности действий, ответственных и других параметров. M-Files позволяет пользователям распределять задачи, инициировать и получать автоматические уведомления о назначенных, выполненных и просроченных задачах. M-Files можно развернуть на собственном сервере, в «облаке» или в гибридной среде. Система обеспечивает полнофункциональный веб-доступ для всех видов браузеров и мобильный доступ для платформ iOS, Android, Windows Phone. WSS Docs - ECM-платформа предназначена для автоматизации документооборота разных направлений деятельности: кадровый учет, делопроизводство, бухгалтерия и других. Внедрение коробочного решения позволяет оптимизировать типовые процессы делопроизводства и канцелярии, актуальные для большинства компаний: Управление потоками документов, регистрация, согласование входящей и исходящей корреспонденции Исполнение и контроль поручений Регистрация и согласование приказов, распоряжений Работа с протоколами совещаний, служебными записками и другими внутренними документами Договорной процесс Учет и хранение документации Обеспечение нормативно-справочной базы Платформа разработана на базе Microsoft SharePoint с учетом российской специфики документооборота и входит в реестр отечественного ПО. Веб-сайт https://www.wss-consulting.ru/. Год выпуска первой версии 2009. Правообладатель - WSS-Consulting Общее количество внедрений более 200. Между серверами передаются только минимально необходимые данные, что защищает корпоративную информацию от утечек. Файлы документов хранятся в СУБД MS SQL Server, позволяя обрабатывать до 10Tb данных. Пользователи не спрашивают «как работать с системой?». Система обладает простым и понятным интерфейсом. Все действия выполняются практически моментально, время отклика системы на действия пользователя < 1 сек. Удобный и полнофункциональный интерфейс работы с документами. Нет необходимости устанавливать на рабочие места дополнительное ПО, есть возможность работы через интернет. DIRECTUM - это ECM-система, которая поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. На основе технологии Workflow в СЭД DIRECTUM реализованы следующие возможности: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. Система отличается глубоко проработанной функциональностью и интерфейсом. Встроенные интеллектуальные сервисы сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных и шаблонных операциях при обработке корпоративной информации. Микросервисная архитектура обеспечивает производительность и отказоустойчивость системы. Система поддерживает кроссплатформенность — работает на СУБД Microsoft SQL Server и PostgreSQL, операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др. Система избавляет пользователей от рутины при обработке документов за счет их автоматического распределения по комплектам, классификации и создания уже заполненных карточек в системе. Веб-сайт https://www.directum.ru. Год выпуска первой версии – 2003. Правообладатель - Directum Общее количество внедрений 900. 3. Анализ возможности каждой функциональности.
4.Итоговый анализ исследуемых систем. В ходе данной лабораторной работы были анализированы три системы управления корпоративным контентом. Как ранее было уже сказано, мой выбор выпал именно на эти системы, так как они очень близки нашей дисциплине. Была приведена краткая характеристика системы, составлена сводная таблица возможностей каждой из систем. На основе этого можно сделать вывод о том, что DIRECTUM- это система, которая очень расширена и не имеет минусов, а даже напротив простой интерфейс. В данной системе уже ранее работала и впечатления положительные. Несмотря на множество возможностей и преимуществ M-Files, я бы не стала пользоваться системой, так как нет безлимитной версии. Остальные системы тоже хороши, но в них необходимо провести доработки. |