|
|
информатика. УИСЦП. Отчет по работе по дисциплине Управление проектированием ис цифрового предприятия тема
Кафедра иностранных языков
ОТЧЕТ ПО РАБОТЕ.
по дисциплине: Управление проектированием ИС цифрового предприятия
тема: Автоматизация бизнес-процессов.
Выполнил: студент факультета информационных технологий
Р.Р. Шакуров
Группа 3214
Проверил: кандидат технических наук
С.А. Мерзляков
Нижнекамск, 2022г.
Содержание
1. Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов
2.Что такое автоматизация бизнес-процессов?
3.Автоматизация бизнес-процессов — история
4.Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов
5.Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов
6.Тенденции в автоматизации бизнес-процессов
7.Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов
8.Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?
1. Упрощенный взгляд на автоматизацию бизнес-процессов. Руководители компаний зачастую прилагают массу усилий для улучшения процессов, нацеленных на достижение определённых целей и увеличения эффективности совместной работы задействованных сотрудников. Они действительно понимают важность обеспечения коммуникации и эффективности между отделами или группами в более крупном масштабе. Этот поиск оптимального подхода к взаимодействию связан с необходимостью решения жизненно важных проблем, которые неизбежно возникают при разобщённости в разных отделах и областях компании. Исполнение необходимой работы независимо от других подразделений компании может принести больше вреда, чем пользы, поскольку в этом случае сотрудники нацелены на решение конкретных вопросов, а не на достижении общей цели в рамках процесса.
Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов — BPMS — обеспечивает сотрудников компании возможностью визуализации роли своих задач в бизнес-процессе, что помогает увеличить продуктивность сотрудников, а также может принести положительный эффект в других сферах деятельности компании и достижении ключевых целей организации. 2. Что такое автоматизация бизнес-процессов? Термин «бизнес-процесс» используется для описания организации и структуры взаимосвязанных действий сотрудников компании для успешного достижения поставленной цели. Суть автоматизации бизнес-процесса состоит в том, чтобы задать структуру передачи ответственности за выполнение процесса и, следовательно, достижения цели. Для отдельных сотрудников бизнес-процесс представляет собой шаги для достижения успешных результатов. В случае малых и крупных групп бизнес-процесс понимается как назначение обязанностей, которые каждый участник группы должен выполнить для выполнения общей для группы задачи. 
Можно привести множество примеров автоматизированных бизнес-процессов, начиная от процесса приготовления блюда по заданному рецепту и до разветвлённого процесса поглощения одной компании другой. Компании, которые применяют автоматизацию бизнес-процессов в таких отраслях, как продажи, маркетинг, HR и других, отмечают положительные результаты использования такого подхода к управлению благодаря высокому уровню организации работ, целенаправленности действий сотрудников и дисциплине при выполнении обязанностей. Залогом успеха бизнес-процесса являются определенные незаменимые компоненты. Прежде всего, для каждого этапа процесса требуются данные и материалы. Во-вторых, необходим алгоритм – процесс, которому люди или программное обеспечение (в случае автоматизации бизнес-процесса) могли бы следовать. Наконец, должен быть определён результат, с целью достижения которого прилагаются усилия, тратится время и используются данные. Необходимо признать важность этих компонентов автоматизации бизнес-процесса и уделить время для выбора и формализации каждого из них, поскольку, только заложив правильную основу, вы сможете рассчитывать на корректный результат. 3. Автоматизация бизнес-процессов — история.
Впервые этот термин использовали Фредерик Тейлор и Генри Гант – инженеры-механики и консультанты по управлению – в 20-х годах ХХ века. Изначально этот термин был привязан к производству, но в процессе изучения и переосмысления термина бизнес-процесса он стал применим даже для описания динамики деятельности в рамках семьи. В начале 80-х годов на основе работ У. Эдвардса Деминга и Джозефа М. Джурана была разработана новая концепция бизнес-процесса, и теория нашла поддержку технологиями. Например, совершенно новые способы взаимодействия, постановки целей и достижения результатов появились благодаря появлению печатных машинок, копировальных аппаратов и персональных компьютеров. Интернет также стал одним из основных факторов для разработки новых подходов к управлению бизнес-процессами (BPM) и развития практики автоматизации бизнес-процессов.
Теории управления бизнес-процессами уже почти сто лет, и она продолжает развиваться, поэтому может быть полезна каждому бизнесу для достижения актуальных целей благодаря организации и разделению процессов на различные этапы, выполняемые людьми и решениями для автоматизации бизнес-процессов.
4. Примеры и идеи автоматизации бизнес-процессов. Существует множество примеров процессов, для успешного исполнения которых уместно применение автоматизации бизнес-процессов. Деятельность в таких областях, как финансы, человеческие ресурсы и маркетинг, может быть разделена на различные процессы, часть из которых может быть автоматизирована. Например, благодаря автоматизации бизнес-процессов по найму сотрудников и их адаптации на рабочем месте, процессов обработки запросов на закупку и заказов от клиентов, можно добиться отличных результатов в улучшении качества исполняемых работ и уменьшении операционных издержек.
Кейсы автоматизации бизнес-процессов могут быть очень разные. Например, “Изи Штандарт”, живая организация, в которой вместо корпоративной иерархии — коучинг и самоуправление, вместо KPI — цели и ценности, автоматизировала бизнес-процессы сертификации компаний и их продукции. Данный кейс внедрения Low-code BPMS наглядно показывает, как быстро автоматизировать процессы и в минимальные сроки получить ощутимый экономический эффект от инвестиций.
5. Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов. Ключевая идея использования цифровых инструментов состоит в том, чтобы эффективно работать со всеми данными о клиентах, задачах и услугах/товарах компании, а также автоматизировать определенные действия, которые могут быть выполнены без человеческих усилий. Целью автоматизации бизнес-процессов не является замена сотрудников, которые выполняют повторяющиеся задачи, на программных роботов. Благодаря автоматизации бизнес-процессов, сотрудники компании избавляются от рутинных и механических задач и получают возможность сфокусироваться на выполнении новых обязанностей, исследовательских задач или любой активности, предполагающей применение опыта и знаний сотрудника.
Автоматизация бизнес-процессов также помогает группам людей лучше координировать усилия, поэтому дезорганизация может быть исключена из уравнения. Наконец, автоматизация бизнес-процессов может гарантировать более высокую точность результатов. Все эти преимущества являются причиной того, что все больше и больше предпринимателей, руководителей отделов, а также малых и крупных компаний применяют автоматизацию бизнес-процессов в своей работе.
Все эти преимущества актуальны для каждой организации, которая хочет охранять свою конкурентоспособность и развиваться. У каждого бизнеса на примете есть конкуренты, которые стремятся завоевать актуальный рынок, и подход к управлению работой в компании может стать решающим фактором в конкурентной борьбе. Зачастую именно своевременная автоматизация бизнес-процессов решает, какой бизнес добьётся успеха, а какой будет балансировать на грани существования.
Как уже говорилось, системы управления бизнес-процессами предназначены для людей, которые хотят исполнять свою роль в компании максимально эффективно и чувствовать свой вклад в процесс достижения как локальных целей, так и ключевых целей компании. Дело не только в том, что система обеспечивает визуализацию процесса достижения цели и координацию работ, но также благодаря автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается ручная повторяющаяся и утомительная работа.
Поэтому использование технологий для автоматизации бизнес-процессов и новых преимуществ, которые они предлагают бизнесу, является одним из ключевых факторов успеха бизнеса в современном мире. Компании, которые делают ставку на традиционные стили управления бизнесом, не ошибаются; но эти традиционные подходы зачастую оказываются недостаточно эффективны для охвата огромной бизнес-среды, которая окружает компании. Именно здесь возникает конфликт ограничений выбранной технологии и новых требований бизнеса в связи с необходимостью адаптации к изменяющейся бизнес-среде. Те, кто хочет добиться успеха, должны рассмотреть возможность выхода из этой дилеммы путём смены подхода к управлению бизнесом и, при необходимости, замены используемой технологии. Автоматизация бизнес-процессов – это несомненно правильный шаг к росту и успеху в цифровую эпоху, и внедрение системы автоматизации бизнес-процессов будет означать положительные изменения и положительные результаты.
В чём особенности работы с бизнес-процессами сегодня? Посмотрите наше видео и узнайте самое важное о диджитализации и цифровизации бизнес-процесса в цифровую эпоху.
6. Тенденции в автоматизации бизнес-процессов.
Понимание ключей к успеху в бизнесе изменяется с течением времени и находит отражение в тенденциях использования автоматизации бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.
Одной из таких тенденций является переход на использование Low-code платформ для гибкого управления бизнес-процессами. Платформы такого типа помогают руководителям отделов и бизнес-аналитикам снизить риски и решать актуальные проблемы бизнеса на-лету. Low-code платформы существенно упрощают автоматизацию бизнес-процессов благодаря удобным пользовательским инструментам для моделирования бизнес-процессов и создания форм, а также возможности внесения изменений “на лету”, без остановки действующих процессов. Таким образом, Low-code системы в конечном счёте радикально сокращают сроки запуска в эксплуатацию ИТ-решений и обеспечивают быструю адаптацию к новым требованиям бизнеса, что становится козырями в руках опытных руководителей на пути к успеху бизнеса.
Low-code платформы играют жизненно важную роль в автоматизации операционных процессов. Ключевая задача цифровой трансформации: автоматизация сотен или тысяч операций, которые важны для обслуживания клиентов. Low-code платформы с мощным BPM-функционалом могут ускорить эти проекты, обеспечив бизнес-экспертам, которые лучше всего разбираются в данных процессах, возможность возглавить их. Low-code не сделает программирование устаревшим. И это не волшебное решение ваших проблем с программным обеспечением. Для получения систематических успехов вам понадобится тщательно продуманная стратегия.
7. Необходимая функциональность системы автоматизации бизнес-процессов.
Поскольку бизнес-процесс состоит из нескольких шагов, которые должны быть разделены между членами группы для достижения общей цели, программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов должно включать возможность представления этих шагов в графическом виде. Это даёт сотрудникам хорошее представление о том, что и когда нужно сделать и как процесс можно оптимизировать, а также упрощает организацию работы. Система автоматизации бизнес-процессов также должна должна быть проста в использовании, что обеспечивается благодаря интуитивному интерфейсу, адаптируемости и удобству доступа. Как небольшие, так и крупные компании всё чаще отдают предпочтение облачным системам для автоматизации бизнес-процессов и обеспечивают сотрудникам доступ к программному обеспечению из любой точки мира без привязки к конкретным десктопным компьютерам и мобильным устройствам.
Также система автоматизации бизнес-процессов должна своевременно сообщать всем заинтересованным стейкхолдерам об изменении статуса протекающего процесса, а также рассылать приятные напоминания о том, что было сделано и что еще нужно сделать. Но оповещения ничего не значат, если нет отчетов. Система автоматизации бизнес-процессов должна быть способна отразить прогресс бизнеса или компании в графиках и статистике и представить руководителям отделений организованный и точный обзор того, над чем подчинённые в настоящее время работают. Эти две комбинированные функции помогут руководителям всех уровней контролировать, что происходит, и вовремя принимать необходимые меры.
Параллельные рабочие процессы — отличный способ, которым ваше программное обеспечение может показать прогресс, который делается, потому что он ломается с традиционной идеей, что вещи делаются на первом шаге, а затем еще один.
В большинстве случаев люди, которые хотят достичь общей цели, выполняют некоторые задачи одновременно. Поэтому важна возможность построения и запуска нескольких параллельных бизнес-процессов, которые запускают друг друга при определённых заданных условиях. Но несмотря на то, что существуют общие цели, не вся информация, которая обрабатывается, предназначена для совместного использования со всеми сотрудниками. Именно поэтому контроль доступа на основе ролей является одной из важнейших функций при выборе системы для автоматизации бизнес-процессов. Хорошая BPM-система должна обеспечивать возможность в любое время и быстро изменять уровни доступа для конкретных людей или групп, если это необходимо. Также немаловажна возможность интеграции автоматизированных бизнес-процессов с другими ИТ-системами, используемыми в компании, для ещё более эффективного управления бизнесом.
8. Как правильно начать автоматизацию бизнес-процессов?
Приступая к автоматизации бизнес-процессов, компания часто сталкивается с проблемами, которые сводят усилия на нет или значительно уменьшают полезный эффект.
Вот самые типичные из них.
Проблема
|
Как не допустить
|
По окончании автоматизации первых нескольких процессов её польза неочевидна
|
Начинать с важных для компании процессов
|
Сотрудники сопротивляются изменениям и продолжают работать в обход системы
|
Наладить с ними взаимодействие, убеждать, собирать обратную связь
|
Интерфейс системы неудобен
|
Обеспечить разработчику интерфейса возможность наблюдать работу будущих пользователей, а им – вносить свои предложения
|
Система подходит лишь для шаблонных процессов
|
Не пытаться всё привести к шаблону, заложить возможность для владельца процесса самостоятельно его маршрутизировать.
|
Самая большая ошибка при создании/настройке системы автоматизации бизнеса – сначала подготовить ПО силами IT-отдела, а затем предложить его людям бизнеса “как есть”. Тесное взаимодействие с бизнес-аналитиками на всех этапах, их глубокое участие в настройке – ключ к успеху, к тому, что созданная система действительно окажется полезной.
|
|
|
Скачать 383.97 Kb.