|
|
хранение и уничтожение конфиденциальных документов лекция-презентация. хранение и уничтожение КД. Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения. Подготовка конфиденциальных документов для уничтожения
Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения. Подготовка конфиденциальных документов для уничтожения План: - 1. Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных дел
- 2. Хранение конфиденциальных документов
- 3. Уничтожение конфиденциальных документов.
1. Составление номенклатуры дел, формирование и оформление конфиденциальных дел - В целях обеспечения сохранности и быстрого поиска необходимых документов исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних конфиденциальных документов, группируют в дела.
- Дело представляет собой совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
- Номенклатурой дел называется систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием их номеров (индексов) и сроков хранения. Номенклатура составляется ежегодно в конце текущего года на следующий год.
- Номенклатура конфиденциальных дел может составляться отдельно от номенклатуры открытых дел. Однако, как правило, дела с конфиденциальными документами включаются в номенклатуру дел наряду с делами открытого характера.
- В номенклатуру дел организации в обязательном порядке включают не только дела с грифами конфиденциальности («Коммерческая тайна» или, например, «Конфиденциально»), но и журналы регистрации конфиденциальных документов, учета материальных носителей конфиденциальной информации, конфиденциальных документов выделенного хранения. При этом в графе «Номер дела» номенклатуры к номеру дела добавляют соответствующее буквенное обозначение «КТ» или «КИ».
- Формирование дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируют в течение года по мере поступления в них исполненных документов.
- Конфиденциальные документы группируют в дела, как правило, отдельно от документов открытого характера. Хранение открытых документов вместе с конфиденциальными допускается только в тех случаях, когда они относятся к одному вопросу либо являются приложениями к конфиденциальным документам.
- Если сопроводительные документы с грифом конфиденциальности, имеющие дополнительную пометку «без приложения неконфиденциально», подлежат хранению без приложений, то их подшивают в дело с открытыми документами.
- Делу с конфиденциальными документами присваивают гриф конфиденциальности, который проставляется без кавычек от руки или с помощью штампа на обложке дела в правом верхнем углу. При этом он должен быть аналогичен грифу, указанному на помещенных в него документах. Номер экземпляра на обложке дела не указывают.
- Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела — дате последнего конфиденциального документа, подшитого в нем (если делом является журнал регистрации (учета), датой дела будут календарные даты первой и последней записей в журнале). Дату окончания дела проставляют на обложке дела после того, как в него подшит последний документ.
- Все подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруют полистно, номера проставляют простым карандашом в правом верхнем углу лицевой стороны листа документа. Если дело имеет несколько томов, листы нумеруют отдельно по каждому тому.
- На подшитые в дело конфиденциальные документы составляют внутреннюю опись, заполняемую по мере подшивки документов в дело. После подшивки документа в дело в соответствующих графах журналов регистрации проставляют индекс (номер) дела, его том и номера листов дела (тома). В деле группируются, как правило, документы одного календарного года.
- При небольшом количестве конфиденциальных документов целесообразно собирать в деле документы за несколько лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.
- Если конфиденциальный документ изымают из дела, вместо него в дело помещают карту-заместитель документа, в графе «Примечание» которой указывают индекс дела, номера тома и листов (при подшивке документа в другое дело); наименование адресата, номер и дату сопроводительного документа (в случае отправки документа в стороннюю организацию или другое структурное подразделение компании); номер и дату акта об уничтожении (если документ был уничтожен). Если документ изымают из дела безвозвратно, необходимо также сделать соответствующую отметку во внутренней описи документов дела.
- При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае карта-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производят в соответствующих журналах регистрации документов и внутренней описи дела. При изъятии документов из дела сохраняют старую нумерацию листов.
- При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности его изымают из дела с конфиденциальными документами и помещают в открытое дело. При этом в деле, где ранее хранился документ, нумерацию листов сохраняют, но во внутренней описи дела необходимо указать причину изъятия документа и его новое местонахождение. Одновременно соответствующую отметку вносят в журнал регистрации конфиденциальных документов.
- Листы внутренней описи дела нумеруют отдельно.
- По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывают (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилию работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
- Необходимо ежегодно (по окончании календарного года) проводить отбор конфиденциальных документов для архивного хранения и уничтожения (экспертизу ценности документов). С этой целью создают экспертную комиссию, которая полистно просматривает каждое дело и принимает соответствующее решение о передаче дел на архивное хранение и о выделении к уничтожению дел или отдельных документов.
- На архивное хранение передают дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет. Дела со сроком хранения до 10 лет (включительно) передаче на архивное хранение не подлежат. Их хранят в структурном подразделении и по истечении сроков хранения уничтожают в установленном порядке.
- При оформлении дел, передаваемых на архивное хранение, в конце каждого дела (тома) подшивают лист-заверитель дела.
- Дело (том) с конфиденциальными документами прошивают вручную плотной нитью либо переплетают типографским способом, опечатывают и заверяют подписью работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства. Дело (том) опечатывают с помощью бумажной наклейки с оттиском печати организации (структурного подразделения), которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома). Конфиденциальные дела передают на постоянное хранение в архив организации с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.
- Если дела с грифом «Коммерческая тайна» (или «Конфиденциально»), хранящиеся в архиве компании, предоставляют для ознакомления и (или) выдают во временное пользование работникам организации для выполнения работы в рамках их компетенции, то на выданное дело работник архива оформляет карту-заместитель дела. При возврате дела в архив работник архива осуществляет обязательную полистную проверку помещенных в дело документов.
2. Хранение конфиденциальных дел - Конфиденциальные документы должны храниться в служебных помещениях и/или архиве организации в сейфах, запираемых шкафах (ящиках). Для предотвращения несанкционированного входа в помещения, в которых хранятся конфиденциальные материалы, на дверях, по возможности, устанавливают электронные замки.
- Электронные версии конфиденциальных документов хранят с помощью учтенных в конфиденциальном делопроизводстве внешних электронных носителей, имеющих соответствующие инвентарные номера и грифы конфиденциальности (электронные носители с грифом конфиденциальности должны храниться отдельно от остальных внешних электронных носителей информации, в сейфе или запираемом шкафу), а также на жестких дисках компьютеров, не подключенных к внутренней компьютерной сети компании и сети Интернет, с использованием парольной защиты.
- Необходимо установить запрет на размещение и обработку конфиденциальной информации на компьютерах, подключенных к сети Интернет. В случае работы пользователей на компьютерах, подключенных к внутренней компьютерной сети организации, электронные версии конфиденциальных документов должны храниться на защищенном диске (информация на защищенных дисках становится доступной только тогда, когда администратор сети предоставляет пользователю соответствующие полномочия).
- Резервное копирование конфиденциальной информации осуществляют с использованием внешних электронных носителей, имеющих соответствующие грифы конфиденциальности и инвентарные номера.
- За сохранность конкретного конфиденциального документа (материального носителя информации) отвечает работник, получивший этот документ (материальный носитель информации) в пользование с проставлением им личной подписи в соответствующем журнале регистрации (учета). По окончании рабочего дня все документы следует убирать в сейф (шкаф).
- Передача конфиденциальных документов (материальных носителей информации) от одного работника организации другому производится через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с обязательной отметкой в журнале регистрации (учета) или по личному реестру работника.
- В случае смены или увольнения работника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляют акт приема-передачи конфиденциальных дел (документов на бумажных и других носителях конфиденциальной информации), утверждаемый руководителем компании.
- При увольнении работник организации обязан сдать лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства, все имеющиеся в его распоряжении материальные носители конфиденциальной информации. Кроме того, целесообразно в присутствии увольняемого работника и его непосредственного руководителя произвести осмотр локальных и сетевых информационных ресурсов увольняемого на предмет наличия в них информации ограниченного доступа и признаков нарушения установленных правил работы с указанной информацией; при этом необходимо переместить информацию с локальных и сетевых ресурсов увольняемого на персональные компьютеры (сетевые ресурсы) других работников либо на учтенные в конфиденциальном делопроизводстве внешние электронные носители, а ненужную информацию удалить.
Если увольняемый работник не передал в установленный срок числящиеся за ним конфиденциальные документы на бумажных и других носителях информации, а также если выявлены нарушения правил работы с конфиденциальной информацией при ее обработке (пересылка конфиденциальной информации по электронной почте; обработка такой информации на компьютере, подключенном к сети Интернет; несанкционированная запись файлов с конфиденциальной информацией на внешние электронные носители информации, не учтенные в конфиденциальном делопроизводстве, и т.п.), непосредственный руководитель увольняемого работника уведомляет о факте возможной утраты носителей конфиденциальной информации (ее разглашения) руководителя структурного подразделения, который принимает решение об инициировании служебного расследования. По результатам служебного расследования комиссией составляется заключение, которое представляется руководству организации для принятия решения. - Если увольняемый работник не передал в установленный срок числящиеся за ним конфиденциальные документы на бумажных и других носителях информации, а также если выявлены нарушения правил работы с конфиденциальной информацией при ее обработке (пересылка конфиденциальной информации по электронной почте; обработка такой информации на компьютере, подключенном к сети Интернет; несанкционированная запись файлов с конфиденциальной информацией на внешние электронные носители информации, не учтенные в конфиденциальном делопроизводстве, и т.п.), непосредственный руководитель увольняемого работника уведомляет о факте возможной утраты носителей конфиденциальной информации (ее разглашения) руководителя структурного подразделения, который принимает решение об инициировании служебного расследования. По результатам служебного расследования комиссией составляется заключение, которое представляется руководству организации для принятия решения.
- В организации должен быть установлен запрет на вынос конфиденциальных документов (материальных носителей) из служебных помещений для работы с ними на дому, в гостинице и т.д., хотя, конечно, в необходимых случаях руководитель может разрешить исполнителям документов или другим работникам вынести из здания конфиденциальные документы для их согласования, подписи и т.п. либо для работы с ними во время командировки.
3. Уничтожение конфиденциальных документов. - Образовавшиеся в процессе деятельности организации конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие научно-исторической ценности, подлежат уничтожению. Для проведения экспертизы ценности конфиденциальных документов и последующего уничтожения тех из них, надобность в которых миновала и срок хранения истек, в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия.
- Фактически уничтожить материалы можно только после подготовки проекта акта об уничтожении конфиденциальных документов (дел, носителей). Уничтожение может проводиться путем сжигания, с помощью бумагорезательной машины либо разрыванием документов на части вручную. В случае, когда планируется уничтожить такие материалы вне территории организации (например, на мусоросжигательном заводе), необходимо принятие дополнительных мер, исключающих доступ к документам посторонних лиц. Поэтому предпочтительнее производить уничтожение конфиденциальных документов механическим способом на бумагорезательных машинах, установленных в рабочих помещениях самой организации.
- Уничтожение оптических носителей однократной записи (CD-, DVD-дисков) и перезаписываемых электронных носителей (в том числе магнитных и оптических), содержащих файлы с конфиденциальной информацией, производится путем их физического разрушения. При размещении конфиденциальной информации на перезаписываемых электронных носителях ее уничтожают путем форматирования носителей либо частичного удаления файлов.
- Факт уничтожения конфиденциальных материалов оформляется соответствующим актом.
- После уничтожения материалов в журналах регистрации конфиденциальных документов (учета материальных носителей, документов выделенного хранения), в номенклатурах и внутренних описях дел делают отметку об уничтожении:
- - в случае уничтожения документов, дел, внешних электронных носителей: Уничтожено. Акт №_от_(указываются номер и дата утверждения акта руководителем, а также подпись лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства);
- - при стирании конфиденциальной информации с электронного носителя: Файлы удалены. Акт№_от_(указываются номер и дата утверждения акта руководителем, а также подпись лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства).
- Вместо уничтоженных документов в дела помещаются карты-заместители
- Для того чтобы уничтожить проекты конфиденциальных документов на бумажных носителях (например, по причине ненадобности либо в связи с их перепечаткой после внесения существенных изменений в текст документа и соответствующим присвоением носителю с новым проектом документа другого учетного номера), необязательно создавать специальную комиссию. Они обычно уничтожаются работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, в присутствии исполнителя путем измельчения на бумагорезательной машине. Факт уничтожения должен быть подтвержден отметкой в журнале учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации: Уничтожено (указываются подписи исполнителя и лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, и дата уничтожения).
- В случае внесения в проект документа незначительных изменений, не меняющих содержание документа, его перепечатывают (кстати говоря, в данном случае бумажному носителю, содержащему вновь распечатанный документ, присваивают прежний учетный номер), при этом работник, ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства, в присутствии исполнителя уничтожает черновики. Затем в соответствующей графе журнала учета проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации делают запись: Черновики уничтожены (указываются дата уничтожения, подписи исполнителя и лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства).
|
|
|
Скачать 3.31 Mb.