политика печати. Политика печати Энск. Политика централизованной печати
 Скачать 59.5 Kb.
|
|
Политика централизованной печати В данном документе устанавливаются требования, касающиеся политики в области печати, печатного оборудования и услуг, связанных с печатью. В политике печати рассматриваются печатающие устройства формата от А4 до А3. Политика распространяется на рабочие места пользователей, подключенных к информационной вычислительной сети предприятия. На рабочие места, подключенные к внешней информационной сети Интернет, а так же без подключения к информационной вычислительной сети предприятия не рассматриваются в данной политике. 1. Общие положенияПечать в современном офисе — одна из повседневных и весьма затратных процедур, как и другие участники бизнеса, заинтересовано в снижении эксплуатационных затрат печать в корпоративном сегменте. Снижение затрат достигается за счет оптимизации парка печатного оборудования. В этой части политики принимаются во внимание такие факторы, как срок эксплуатации оборудования, объемы печати, стоимость владения оборудованием, размещение и соответствие требованиям бизнеса и разумными стандартами. Оптимизация парка печатной техники является обязанностью Отдела вычислительной техники Управления корпоративной информатизации. Помимо оптимизации парка техники, Отдел вычислительной техники несет ответственность за: Аудит парка печатного оборудования; Учет объемов печати и расчет стоимости владения оборудованием; Разработка предложений по размещению высокопроизводительной печатной техники в местах общего пользования; Разработка предложений по выводу из эксплуатации старого и вводу в эксплуатацию нового оборудования; Работы по установке, ремонту, обслуживанию печатного оборудования; Списание устаревшего или неисправного оборудования, расходных материалов, запасных частей и опций/аксессуаров. 2. Назначение Установление требований по ведению печати внутренних документов на бумажных носителях, эксплуатации печатной и оргтехники, организации услуг технической поддержки пользователей в сфере печатной и оргтехники, использованию расходных материалов и запасных частей для печатной и оргтехники. 3. Цели политики Сокращение расходов на печать на бумажных носителях, сбор аналитических данных о печати на предприятии, управление процессами печати, оптимизация парка печатной техники на предприятии, избавление от проблем и снижение рисков выхода из строя большого количества устаревшей техники, повышение конфиденциальности и безопасности печати документов пользователей. 4. Задачи политики Снижение себестоимости одного отпечатанного листа бумаги форматом А4-А3. Оптимизация парка разнообразных моделей и разных производителей. Оптимизация размещения высокопроизводительных печатных устройств в местах общего пользования. Последовательный вывод из эксплуатации устаревших и низкопроизводительных устройств. Оптимальное перераспределение печатающих устройств, с учетом реальной нагрузки на устройство. Контроль нецелевого использования устройств для печати личных материалов, не относящихся к работе. Снижение количества используемой бумаги при печати на одинарных страницах, без использования дуплекса. Сокращение излишков печати в результате ошибки пользователя. Анализ заданий печати для сбора аналитических данных и контроля нерационального и личного использования печатных устройства Сбор статистических данных по печати\копированию\сканированию и использованию бумаги для планирования закупок расходных материалов. Обеспечение конфиденциальности и безопасности печати при авторизации на устройстве по личному пропуску. 5. Область применения Данная политика распространяется на.... 6. Организационные обязанности Управление печатной инфраструктурой, размещение высокопроизводительных печатных устройств в местах общего пользования, ввод в эксплуатацию, обслуживание и ремонт копировальной и оргтехники осуществляется Отделом вычислительной техники Управления корпоративной информатизации. 7. Оборудование и услуги 7.1 Печатное оборудование Повседневное управление принтерами и многофункциональными устройствами является обязанностью Отдела вычислительной техники Управления корпоративной информатизации. В рамках Управления корпоративной информатизации Отдел вычислительной техники несет ответственность за эффективную и бесперебойную работу печатного оборудования, в том числе: техническое обслуживание и восстановление работоспособности; снабжение расходными материалами и запасными частями; анализ объемов печати и, в зависимости от распределения объемов, установление места оптимального расположения оборудования. 7.2 Конфигурация и функции оборудования Требования к оборудованию: Многофункциональные устройства (МФУ) и принтеры — 100% аппаратов должны быть подключение к ЛВС предприятия, устройства, подключенные локально, выводятся из использования и перераспределяются по согласованию с Директором по корпоративной информатизации. Сканирование на многофункциональных устройствах (МФУ) — высокопроизводительные МФУ имеют функцию сканирования «по кнопке» с аппарата на электронную почту, а так же в общую сетевую папку /### в формате PDF. Печать с защищенным доступом — всем сотрудникам предоставлена авторизация на аппарате по пропуску. Энергосберегающие автоматические режимы — на всем оборудовании должен быть настроен режим энергосбережения, автоматически переводящий устройства в спящий режим, когда оно не используется. Двусторонняя печать — все устройства должны быть автоматически настроены на двустороннюю печать по умолчанию, если они имеют такую функцию. Односторонняя печать предоставляется в случае обоснованной необходимости по согласованию с руководителем подразделения Монохромная печать — все устройства должны быть настроены на монохромную печать по умолчанию. Цветная печать — определяется на устройствах, имеющих соответствующую функциональную возможность. Права печати предоставляются сотрудникам, которые назначаются руководителем подразделения по согласованию с Директором по корпоративной информатизации. По согласованию с руководителем подразделения ответственный специалист распечатывает документ в цвете при запросе сотрудников. 8. Управление политикой печати 8.1 Стандарты печати В этой части политики принимаются во внимание такие факторы, как объемы печати, отношение количества пользователей к количеству печатных устройств, расстояние от групп пользователей до устройства каждого типа, анализ периода активного использования для предотвращения перегрузки, производительность устройств, функциональность и резервирование, а так же срок эксплуатации оборудования. Отделом вычислительной техники Управления корпоративной информатизации проводится анализ заданий печати и мониторинг выполнения заданий устройствами для установления необходимости реорганизации процессов печати в управлении, перераспределении локально подключаемых печатных устройств, а так же мест расстановки высокопроизводительных многофункциональных устройств для общего пользования. В зависимости от необходимости использования, возможности расположения высокопроизводительных устройств, а так же от объемов печати рассчитывается расстояние от пользователя до печатного устройства, но не более чем в 20 метрах. В качестве стандарта по умолчанию для всех документов настроена монохромная двусторонняя печать в оптимальном и минимальном для устройства разрешении. Односторонняя печать может использоваться определенными группами сотрудников для определенных типов документов и задач при согласовании с руководителем подразделения. Цветная печать, по согласованию с руководителем подразделения, должна использоваться в конкретных обоснованных случаях, когда без нее необходимый результат работы функциональных групп недостижим. В рамках настоящей политики централизованная печать и связанное с ней оборудование должны быть оптимизированы и сконфигурированы в соответствии с требованиями производственных процессов и стандартами предприятия. Авторизованный (защищенный) доступ к оборудованию должен обеспечиваться к оборудованию, предназначенному для совместного использования. Авторизованный доступ должен реализовываться по персональному пропуску сотрудника. 8.2 Персональные принтерыПриобретение, установка и использование персональных принтеров допустима по определенному перечню рабочих мест и согласована руководителем подразделения с Директором по корпоративной информатизации. Со временем устройства будут перераспределяться по конкретной обоснованной необходимости. 8.3 Система управления печатью В рамках настоящей политики используется программное обеспечение сервера печати @@, развернутое на серверном комплексе управления 090. Данный комплекс решает следующие задачи: Авторизованный доступ к оборудованию, предназначенному для совместного использования Учет (биллинг) объема печати, копирования и сканирования. Установка правил перераспределения заданий печати с малопроизводительных устройств на высокопроизводительные в зависимости от объема страниц. Установка правил печати в дуплексе и в цвете. Настройка сканирования «по кнопке» в сетевую папку пользователя или на почтовый ящик, если сотрудник имеет корпоративную электронную почту. 9. Ответственность Все сотрудники предприятия, которые используют печатные устройства для выполнения своего задания, несут ответственность за сохранение работоспособности и внешнего вида оборудования. Отделом вычислительной техники разработана инструкция по использованию общих высокопроизводительных многофункциональных устройств, работающих через сервер печати @@. Распечатанная инструкция расположена в непосредственной близости от устройств, а так же в каталоге @@ пользователя для @. Все сотрудники предприятия, использующие печатную технику, должны руководствоваться настоящей политикой, а так же инструкцией по использованию устройств. Каждый пользователь несет личную ответственность за использование дорогостоящей печатной техники. |