менеджмент реферат. Понятие и цели самоменеджмента Основные функции самоменеджмента руководителя
 Скачать 47.44 Kb.
|
|
Содержание. Введение. 3 Понятие и цели самоменеджмента………………………...….. 4 Основные функции самоменеджмента руководителя…..…….6 Постановка целей……………………………………….……8 Планирование………………………………………….……10 Растановка приоритетов…………………………………….11 Реализация и организация трудового процесса…………..14 Самоконтроль и контроль итогов………………..………..16 Функции самоменеджмента ………………………………….17 Заключение ……………………………………………………….18 Список литературы……………………………………………….19 Введение. Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность — его нельзя накопить, передать, взять в кредит, потому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят: время — деньги. Это не просто слова. Действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется уплатить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономической величины, но и от того, как он распоряжается самым ценным приобретением — временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленной цели. Самоменеджмент (или таймменеджмент) — техника правильного использования времени. Самоменеджмент помогает выполнять работу с меньшими расходами, лучше организовать труд (следовательно, получить лучшие результаты), уменьшить загруженность работой и, как результат, уменьшить спешку и стрессы. Известный специалист в области менеджмента Ален Маккензи утверждал: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным». Понятие и цели самоменеджмента. Самоменеджмент – это относительно новое понятие в управленческой науке. Его возникновение во многом связано с переосмыслением содержания деятельности личности и более глубоким пониманием процессов самодеятельности, протекающих внутри организации. В процессе развития самоменеджмента как науки подходы к его определению, сфере применения и возможному инструментарию неоднократно изменялись, так что даже к настоящему времени большинство из базовых понятий до конца не является строго определенным. Первоначально самоменеджмент рассматривался исключительно как совокупность технологий управления временем. Такое его понимание закрепилось в основном благодаря книге Л. Зайверта «Ваше время — в ваших руках», в которой самоменеджмент определяется как «последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время». Отождествление самоменеджмента и тайм — менеджмента имело место вплоть до конца ХХ века, а в зарубежных и популярных публикациях оно встречается и до настоящего времени. В настоящее время самоменеджмент определяют как управление собственными ресурсами, т.е. умение их приобретать, сохранять, развивать и рационально использовать и быть успешным и самодостаточным человеком. Основные цели самоменеджмента: максимальное использование времени и своих возможностей; сознательное управление течением жизни; преодоление внешних обстоятельств как на работе, так и в личной жизни. Выделение и специальное рассмотрение многими специалистами в области менеджмента вопросов деятельности именно менеджера обусловлено важным значением данной проблемы, а именно: организация работы менеджера в значительной мере определяет результативность, эффективность его деятельности; работа менеджера оказывает существенное влияние на результативность деятельности подчиненных руководителей, специалистов и других работников; деятельность менеджера в значительной мере определяет результаты функционирования возглавляемой им организации или подразделения; оплата труда менеджера, как правило, существенно превышает оплату труда других работников, что требует эффективного использования данного труда; применение самоменеджмента способствует рациональной организации деятельности менеджера Основные функции самоменеджмента руководителя. Самоменеджмент помогает руководителю развиваться как личность и организовывать его личную деятельность, представляя собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике в специфических условиях преобладания самоорганизации. Основные цели самоменеджмента: 1) максимальное использование времени и своих возможностей; 2) сознательное управление течением жизни; 3) преодоление внешних обстоятельств, как на работе, так и в личной жизни. При ежедневном решении разного рода задач руководитель выполняет различные функции. Этот процесс можно представить как круг самоменеджмента, наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями (рис. 1).  Рис. 1. Круг самоменеджмента Во внешнем круге обозначено пять функций: 1) постановка целей; 2) планирование; 3) определение приоритетов по предстоящим делам; 4) составление распорядка дня и организация трудового процесса; 5) самоконтроль и корректировка целей. Во внутреннем круге самоменеджмента расположена объединяющая функция - работа с информацией. Вокруг нее в известной мере вращаются остальные функции, так как обмен информацией необходим во всех фазах процесса самоменеджмента. 2.1Постановка целей. Каждый управленческий работник должен ставить перед собой цели, что означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Цели - это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Постановка целей - это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще». Процесс постановки целей состоит из нескольких фаз: 1. нахождение целей. Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы: Каких целей Вы хотите достичь? Согласуются ли они между собой? Существует ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной? Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)? Одним словом, необходимо добиться ясности цели. 2. ситуационный анализ. Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны). Путём анализа своих способностей определяем, что вообще можно совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. С другой стороны, нужно ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков. «Знать свои слабости - значит укреплять свои сильные стороны». 3. формулирование целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. При этом нужно учитывать, что каждая цель имеет смысл тогда, когда установлены конкретные сроки ее воплощения и определены желаемые результаты. «Установить сроки - сформулировать результаты». При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей. Рассмотренные цели фиксируются в профессиональном плане, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться. Планирование. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и, в конечном счете, приводит к экономии времени в целом. Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей нужно, прежде всего, чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда можно перепоручать менее важные дела и уменьшать их число. Существуют некоторые основные правила планирования: При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время. Необходимо документировать потраченное время, чтобы иметь постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени. Сведение задач воедино - план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру: Разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела. Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым реально можно справиться. Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел. Определять какую работу выполнить лично, а какую поручить другим. В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел. Резервировать большие периоды времени на решение крупных задач. Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант. Растановка приоритетов. Определение приоритетов предполагает выбор первоочередных дел и задач. Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководителя проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому довольно таки простому правилу, то можно достичь следующего: соблюдать установленные сроки; получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы; избегать конфликтов; избегать стрессовых ситуаций и перегрузок. Очерёдность дел можно определять с помощью нескольких методов: принцип Парето Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод применительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. установления приоритетов с помощью АБВ-анализа. Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях: 1) важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%; 2) на важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%; 3) менее важные и несущественные задачи составляют около 65% всех дел, а в свою очередь значимость их составляет всего лишь около 15%. Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам: составить список всех предстоящих задач; систематизировать их по важности и установить очерёдность; пронумеровать эти задачи; оценить свои задачи в соответствии с категорией А, Б, В; задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепоручению; задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепоручению; оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению. Важной функцией менеджера является делегирование. Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована. Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование имеет несколько весьма важных положительных характеристик, а именно: - делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться; - делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников; - делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчинённых; - делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников. Для того чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила: - подобрать подходящих сотрудников; - распределить сферы ответственности; - координировать выполнение порученных задач; - стимулировать и консультировать подчинённых; - осуществлять контроль рабочего процесса и результатов; - давать оценку своим сотрудникам; - пресекать попытки обратного или последующего делегирования. Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д. Реализация и организация трудового процесса. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня: - начинать день с позитивным настроением; - хорошо позавтракать и без спешки на работу; - начинайте работу по возможности в одно и то же время; - перепроверка плана дня; - вначале - ключевые задачи; - приступать без раскачки;- согласовать план дня с секретарём; - утром заниматься сложными и важными делами; Правила основной части дня: - хорошая подготовка к работе; - влиять на фиксацию сроков; - избегать действий, вызывающих обратную реакцию; - отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы; - избегать незапланированных импульсивных действий; - своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп; - небольшие однородные задачи выполнять сериями; - рационально завершать начатое; - использовать временные промежутки; - работать антициклично; - выкраивать спокойный час; - контролировать время и планы; Правила завершения рабочего дня: - завершить несделанное; - контроль за результатами и самоконтроль; - план на следующий день; - домой с хорошим настроением; - каждый день должен иметь свою кульминацию. Эти правила должны послужить импульсом для составления плана дня. Самоконтроль или контроль итогов. Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Контроль охватывает три задачи: осмысление физического состояния; сравнение запланированного с достигнутым; корректировка по установленным отклонениям. Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех. Контроль над результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль). «Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля» Функции самоменеджента. Ежедневно решая те или иные задачи, мы порой не задумываемся о том, что занимаемся самоменеджментом. Тем не менее, чтобы достичь действительно значительных результатов, важно подходить к данному процессу осознанно и последовательно. Можно выделить следующие функции самоменеджмента: целеполагание (вы должны четко представлять себе конечный результат в реальном выражении, которого вы хотели бы достичь по итогам своей деятельности); составление плана (разработка детальной "дорожной карты", которая определит ваши шаги на пути к намеченным целям); принятие решений (каждый шаг сопровождается наличием нескольких альтернатив, из которых вы должны сделать выбор); организация своего рабочего времени и пространства (вы должны выработать для себя удобный график работы и четко его придерживаться, не отвлекаясь на посторонние занятия); постоянный самоконтроль (важно проводить анализ соответствия достигнутых результатов запланированным не только на конечном, но и на промежуточных этапах работы); налаживание коммуникаций и каналов информации (это, пожалуй, одна из важнейших функций, которая тесно взаимосвязана со всеми остальными). Вышеперечисленные функции в указанной последовательности можно также воспринимать как этапы самоуправления. Стоит отметить исключительную важность каждого из них, а потому перешагивать через тот или иной пункт недопустимо. Важно понимать, что, несмотря на то, что на первый взгляд это выглядит сложно, а также отнимает много времени, со временем эти действия дойдут до автоматизма. Учтите, что самоменеджмент является не просто обязанностью, но выработанной привычкой эффективного и успешного руководителя. Заключение. Одним из необходимых условий успешной и результативной работы является самоменеджмент. Он заключается в умении правильно распределять имеющиеся ресурсы, в том числе и временные. Стоит отметить, что довольно часто данное понятие отождествляют с тайм-менеджментом. И это не удивительно, ведь именно умение правильно организовать свой рабочий день обусловливает скорость и качество достижения целей. На данный момент, учитывая современный темп жизни, а также уровень конкуренции, самоменеджмент становится объективной необходимостью для тех людей, которые нацелены на результат. Стоит отметить, что функции самоуправления во многом соответствуют функциям менеджмента. Для начала необходимо разработать цель, которая определит направление, в котором нужно двигаться. Далее она детализируется путем составления плана. Реализация его представляет собой последовательное принятие цепочки управленческих решений, а также организации рабочего процесса. Если речь идет о предприятии, то между всеми его подразделениями должны быть установлены коммуникативные связи. И не стоит забывать о такой функции, как контроль, который может быть не только итоговым, но также и промежуточным. |